○南アルプス市電子計算組織運営管理規則

平成15年4月1日

規則第17号

(趣旨)

第1条 この規則は、電子計算組織の適正かつ効率的な利用及び個人情報の適正な取扱いを図るため、電子計算組織の運営管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 電子計算組織 与えられた一連の処理手順に従い、記録、判断、演算その他一連の処理を自動的に行う電子的機器の組織をいう。

(2) 電子計算機 電子計算機室内のサーバをいう。

(3) 端末装置 電子計算機と通信回線その他の方法により接続されている、電子計算機室内の電子計算組織にデータを入出力する装置をいう。

(4) 電子計算処理 電子計算機及び端末装置を使用して行われる情報の入力、蓄積、編集、加工、修正、更新、検索、出力、消去及びこれらに類する処理をいう。

(5) 原課 電子計算機及び端末装置を使用して事務処理を行う課をいう。

(6) 個人情報 個人に関する情報であって、特定の個人が識別され、又は識別され得るものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。

 法人その他の団体に関する情報に含まれる当該法人その他の団体の役員に関する情報

 事業を営む個人に関する情報に含まれる当該事業に関する情報

(7) 記録媒体 電子計算組織に係る情報を記録している入出力帳票、磁気テープ等の磁気記録媒体、電子記録媒体その他の記録媒体をいう。

(8) データ 電子計算組織に係る記録媒体に記録された情報をいう。

(9) ドキュメント 情報を電子計算組織により処理するためのシステム設計書、操作手順書、プログラム説明書等をいう。

(10) 業務系システム 専ら行政事務を電子計算処理する電子計算組織をいう。

(11) 情報系システム 業務系システムで処理する情報以外の情報を電子計算処理する電子計算組織をいう。

(12) ユーザーID 電子計算処理を行う職員を識別するために職員一人一人に割り振られる文字列をいう。ユーザー名あるいはアカウント名ともいう。

(13) パスワード 電子計算処理を行うに当たって入力されたユーザーIDの正当性を認証するための暗証番号をいい、ユーザーIDを割り振られた職員と取扱責任者しか知りえない文字列をいう。

(14) 職員業務権限 職員がその担当業務を電子計算処理することができる権限をいう。

(15) オンライン結合 通信回線を用いて電子計算機その他の機器を結合し、南アルプス市行政組織規則(平成15年南アルプス市規則第4号)第2条に規定する課、議会事務局、教育委員会事務局、選挙管理委員会事務局、監査委員会事務局、農業委員会事務局、公営企業、消防本部、公平委員会及び固定資産評価審査委員会(以下「実施機関」という。)の保有する個人情報を実施機関以外のものが随時入手し得る状態にする方法をいう。

(電子計算組織の管理者等)

第3条 電子計算組織を適正かつ効率的に運営管理するため、総括管理者、管理責任者及び取扱責任者を置く。

2 総括管理者は、副市長をもって充てる。ただし、副市長に事故があるとき、又は副市長が欠けたときは、総務部長をもって充てる。

3 管理責任者は、南アルプス市行政組織規則第2条に規定する部及び課の分掌事務において、電子計算組織の運営に関することを所掌する課(以下「電子計算組織運営管理担当課」という。)が属する部の部長の職にある者をもって充てる。

4 取扱責任者は、電子計算組織運営管理担当課の課長の職にある者で、管理責任者が指定するものをもって充てる。

(総括管理者の職務)

第4条 総括管理者は、電子計算組織の運営及びデータの管理に関する事項を総括する。

(管理責任者の職務)

第5条 管理責任者は、次に掲げる事項に係る事務を行う。

(1) 電子計算処理に係る事務の総合調整に関する事項

(2) データの保護及び管理に関する事項

(3) 電子計算機及び端末装置の運用管理の統括に関する事項

(4) 職員に対するユーザーID及びパスワードの設定に関する事項

(5) 各業務担当職員に対する職員業務権限の設定に関する事項

(6) 電子計算機室への入室に関する事項

(取扱責任者の職務)

第6条 取扱責任者は、管理責任者を補佐し、電子計算組織及びデータの保護管理を行い、ユーザーID、パスワード及び職員業務権限の設定を行うとともに、電子計算機を操作する者、及びデータを取り扱う者を管理監督する。

(職員の責務)

第7条 職員は、電子計算組織による業務の処理に関し、個人の権利及び利益が侵害されることのないようその保護に努めなければならない。

2 電子計算処理の業務に従事する職員は、従事する事務の範囲を超えて電子計算組織を取り扱ってはならない。

(処理事務の範囲)

第8条 電子計算組織により処理する事務の範囲は、次のとおりとする。

(1) 実施機関の所管に係る事務

(2) 市の電子計算組織及び電子計算処理に影響を及ぼさない範囲での他の公共的機関の所管に係る事務

(3) 前2号に掲げるもののほか、市長が特に必要と認める事務

(適用業務の決定)

第9条 前条第1号の規定による適用業務の決定は、次に掲げる基準により市長が行うものとする。

(1) 事務処理の正確化、迅速化、高度化等管理効果が期待できるものであること。

(2) 人員の省力化、経費の節減等経済効果が期待できるものであること。

(3) 住民福祉の向上、住民サービスの拡充等行政効果が期待できるものであること。

(運営)

第10条 電子計算組織の運営に当たっては、次に掲げる事項に努めなければならない。

(1) 電子計算組織で新規に取り扱う業務を開発しようとするときは、その内容を調査検討し、能率的かつ効率的事務の運営を図ること。

(2) 電子計算組織に記録されているデータの正確性維持及び機密保持を図ること。

(取り扱うデータ)

第11条 電子計算組織で取り扱うデータは、実施機関が所掌する事務の目的を達成するために必要な範囲内での情報とする。

2 実施機関は、次に掲げる事項に関する個人情報を電子計算組織で取り扱ってはならない。

(1) 個人の思想、信条及び宗教に関する事項

(2) 社会的差別の原因となる事実に関する事項

(3) 犯罪に関する事項

3 前項の規定にかかわらず、実施機関は、次のいずれかに該当するときは、同項各号に掲げる事項に関する個人情報を電子計算組織で取り扱うことができる。

(1) 法令又は条例(以下「法令等」という。)に定めがあるとき。

(2) 実施機関が個人情報を取り扱う事務の公益上、当該個人情報が特に必要かつ欠くことができないと認めるとき。

(データの管理)

第12条 管理責任者は、データの適正な管理及び保護を行うため、次の事項について必要な措置を講ずるものとする。

(1) データの受払い及び保管に関する記録

(2) データの作成から廃棄までの経過の記録

(3) 前2号に掲げるもののほか、データの管理に関し必要な事項

2 管理責任者は、データを記録してある記録媒体とは別の記録媒体に複製を作成するものとする。

3 原課の長は、データの管理を適正に行うため、次の事項について留意するものとする。

(1) 当該原課の所管する業務に係るデータを適正に管理し、常に住民基本台帳その他の台帳と照合し、正確性の維持に努めなければならない。

(2) 本人から個人情報に関する訂正又は変更の申出があったときは、直ちに調査し、必要がある場合は、訂正又は変更を行わなければならない。

4 実施機関の長は、電子計算処理により作成した帳票等を適正に管理しなければならない。

5 電子計算組織を操作する者は、次に掲げるとき以外は、データ及びプログラムその他電子計算組織を維持するに必要な情報(以下「データ等」という。)を複製してはならない。

(1) データ等の管理及び保護に必要があると管理責任者が認めるとき。

(2) データ等の更新を伴う電子計算処理を行う場合であって、データ等を更新前の状態に戻す必要が生じるおそれがあると管理責任者が認めるとき。

(3) 前各号に掲げるもののほか、電子計算組織の管理に必要があると管理責任者が認めるとき。

6 電子計算組織を操作する者は、電子計算機及び端末装置に既に設置されている記録媒体以外の記録媒体を使用するときは、その記録媒体がコンピュータウィルスに感染していないことを確認しなければならない。

(記録媒体の管理)

第13条 管理責任者は、記録媒体を管理し、その障害の有無について常時点検するとともに、その作成から廃棄までの履歴を文書により記録するものとする。

2 記録媒体は、所定の保管用具に保管し、その出入れは、管理責任者が指定する電子計算組織運営管理担当課の職員が行うものとする。

3 管理責任者は、記録媒体に記録されている内容を複写及び消去並びに記録媒体の廃棄及び点検保守等するときは、その内容が第三者に漏えいすることのないよう必要な措置を講じなければならない。

4 管理責任者は、職員に端末装置から直接電子計算機を利用させる場合は、データが漏えいし、盗用され、消去され、又は変更されることのないよう、あらかじめ必要な措置を講じなければならない。

(ドキュメントの管理)

第14条 ドキュメントは、管理責任者が管理し、これを利用しようとする者は、ドキュメント貸出願(様式第1号)により管理責任者の承認を受けなければならない。

2 ドキュメントを利用した者は、利用後速やかに管理責任者に返却しなければならない。

(データの利用)

第15条 データを原課以外の各課等が利用しようとする場合は、あらかじめ当該原課の長の同意を得て、管理責任者の承認を受けなければならない。

2 原課以外の実施機関が端末装置にてデータを利用しようとする場合は、各課の長は、データ利用承認願(様式第2号)によりあらかじめ当該原課の長の同意を得て、管理責任者の承認を受け、職員業務権限の設定を受けなければならない。

(データの提供)

第16条 実施機関の長は、データを所属実施機関以外に提供してはならない。ただし、そのデータの利用目的が公共の福祉を目的とすると市長が認める場合は、この限りでない。

2 実施機関の長は、前項ただし書の規定によりデータを所属実施機関以外に提供しようとする場合は、原課の長の同意を得て、総括管理者及び管理責任者並びに総務課長と協議の上、市長の承認を受けなければならない。

3 データを所属実施機関以外に提供しようとする場合は、提供先の利用目的を調査し、提供するデータは、必要最小限度とする。

(データの提供を受けた者の責務)

第17条 データの提供を受けた者は、その利用目的以外に当該データを利用してはならない。

2 提供を受けたデータは、複写してはならない。

3 提供を受けたデータは、適正な管理をしなければならない。

4 データの提供を受けた者は、その利用目的を終了したときは、提供した実施機関の長に速やかに当該データを返却しなければならない。

5 実施機関の長は、提供したデータの返却を受けたときは、当該データを速やかに適正に抹消しなければならない。

(電子計算機の操作)

第18条 電子計算機の操作は、管理責任者が指定する電子計算組織運営管理担当課の職員又は各原課の長が指定し、管理責任者が適当と認める職員が行うものとする。

2 管理責任者は、前項に規定する職員以外の者が操作する必要があると認めるときは、管理責任者が指定する電子計算組織運営管理担当課の職員の立会いの上、これを操作させることができる。

3 電子計算機は、次に掲げるとき以外は操作してはならない。

(1) 既存のシステム及びプログラムにより定例的な電子計算処理を行うとき。

(2) システムの開発又は保守を行うとき。

(3) プログラムの作成又は修正を行うとき。

(4) 電子計算機の保守点検を行うとき。

(5) 職員の操作研修を行うとき。

(6) 前各号に掲げるもののほか、管理責任者が必要と認めるとき。

(電子計算機室の保安)

第19条 管理責任者は、電子計算機室における火災、盗難又は事故に備え、必要な保安措置を講じなければならない。

(電子計算機室への入室の制限)

第20条 管理責任者は、電子計算機室への入室を制限しなければならない。

2 管理責任者が指定する電子計算組織運営管理担当課の職員以外の者が電子計算機室へ入室しようとするときは、電子計算機室入室簿(様式第3号)に記載し、管理責任者の許可を得なければならない。

3 緊急を要する電子計算機操作のために前項の許可なく電子計算機室に入室した者は、退室後電子計算機室入室簿に記載し、速やかに管理責任者に入室の経緯を報告しなければならない。

4 管理責任者が指定した電子計算組織運営管理担当課の職員は、電子計算機操作のために電子計算機室に入室する場合は、電子計算機室入室簿に記載しなければならない。

5 電子計算機室に入室を許可された者は、その業務が終了したときはプログラムを終了させ、速やかに退室し、電子計算機室入室簿に退室時刻を記入し、管理責任者の確認を受けなければならない。

6 電子計算機室に入室を許可された者は、管理責任者の許可なく、電子計算機室に記録媒体を持ち込んではならない。

7 管理責任者は、第12条第5項各号に掲げるとき以外は、電子計算機室に記録媒体を持ち込むことを認めてはならない。

(端末装置の管理)

第21条 実施機関に端末装置が設置されたときは、実施機関の長は、その端末装置を適正に管理しなければならない。

2 実施機関の長は、端末装置を適正に管理するため、副主査以上の職員を端末装置管理主任に指定し、端末装置管理主任指定報告書(様式第4号)により管理責任者に報告しなければならない。

3 職員は、貸与された情報系システムの端末装置を適正に管理しなければならない。

(端末装置管理主任の職務)

第22条 端末装置管理主任は、次に掲げる事項に係る事務を行う。

(1) 端末装置の所在の確認

(2) 端末装置に係る障害の有無の確認

(3) 端末装置の軽易な障害復旧

(4) 端末装置消耗品の補給

(5) 端末装置の不正な使用の防止

(6) 前各号に掲げるもののほか、管理責任者が必要と認める事務

(端末装置の操作)

第23条 実施機関の長は、毎年4月及び担当職員に異動があったときは、業務系システムの端末装置の操作を行う者を指定し、端末装置操作者指定報告書(様式第5号)により管理責任者に報告しなければならない。

2 管理責任者は、前項の規定により報告を受けた職員に対してユーザーID、パスワード及び職員業務権限を設定するものとする。この場合において、パスワード設定を行った職員及びパスワードを設定された職員は、いかなる場合も、そのパスワードを漏らしてはならない。

3 情報系システムの端末装置を貸与された職員は、毎年管理責任者が指定する期日までにパスワードの登録及び変更を管理責任者に届け出なければならない。

4 業務系システムの端末装置において電子計算処理することができる事務の範囲については、当該原課の所管する業務に係るものとする。ただし、当該原課の所管する業務の処理上、当該原課以外の実施機関のデータを利用する必要がある場合は、第15条第2項の規定による。

5 情報系システムの端末装置において電子計算処理できる事務の範囲については、当該端末装置を貸与された職員の職務に係るものとする。

6 端末装置は、次に掲げるとき以外は操作してはならない。

(1) 第4号及び第5号の規定により定められた事務処理を行うとき。

(2) 職員の操作練習を行うとき。

(3) 端末装置の保守点検を行うとき。

(端末装置の目的外使用)

第24条 職員は、電子計算組織に影響を与えない範囲で、端末装置を目的外使用できるものとする。

(端末装置の改変)

第25条 端末装置のハードウェア及びソフトウェアの改変を行ってはならない。ただし、次の場合は、端末装置改変許可願(様式第6号)により管理責任者の許可を得て行うことができる。

(1) 端末装置にハードウェアを増設しようとするとき。

(2) 通信回線等を利用して外部ネットワークに接続しようとするとき。

(3) 端末装置に新しいソフトウェアをインストールしようとするとき。

(4) 前3号に掲げるもののほか、端末装置及び端末装置にインストールされているソフトウェアに変更を加えようとするとき。

(ネットワーク間接続の禁止)

第26条 業務系システムと情報系システムとの接続は、禁止する。

(オンライン結合の制限)

第27条 実施機関は、公益上の必要があり、かつ、個人の権利利益を侵害するおそれがないと認めるときを除き、実施機関以外のものに対して、業務系システムのオンライン結合による個人情報の提供をしてはならない。

2 実施機関は、オンライン結合による個人情報の提供を開始しようとするときは、南アルプス市電子計算組織運営委員会設置及び運営要領(平成15年南アルプス市訓令第11号)の審議に付さなければならない。その内容を変更するときも、同様とする。

3 南アルプス市電子計算組織運営委員会は、前項の審議に当たって、個人情報の保護を図ることができると認められるとき以外は、オンライン結合することを適当と決してはならない。

(電子計算機の操作時間等)

第28条 業務系システムの電子計算機の操作時間は、次のとおりとする。

(1) 南アルプス市の休日を定める条例(平成15年南アルプス市条例第2号)に規定する市の休日を除く月曜日から金曜日までの午前8時30分から午後5時15分までとする。

(2) 電子計算機を前号に規定する時間以外の時間に使用するときは、電子計算組織時間外使用承認願(様式第7号)により時間外使用する日前7日までに管理責任者の承認を得なければならない。ただし、この場合であっても、午後11時を過ぎての使用、住民情報業務における午後8時を過ぎてのデータ更新を伴う処理及び財務会計業務における閉庁日の使用はできない。

(3) 管理責任者は、前号の規定により時間外使用することを承認したときは、当該時間外使用が終了するまでの間、管理責任者が指定した電子計算組織運営管理担当課の職員を立ち会わせなければならない。

2 管理責任者が指定した電子計算組織運営管理担当課の職員が電子計算機を操作する場合は、業務系システム及び情報系システム共に操作時間を定めない。ただし、点検保守及び電子計算組織の管理のための操作以外で、前項第1号で規定する時間以外に操作する場合は、管理責任者の承認を得なければならない。

(端末装置の操作時間等)

第29条 業務系システムの端末装置の操作時間については、前条の規定を準用する。

2 情報系システムの端末装置は、電子計算組織の点検及び保守の場合を除き、操作時間を定めない。

(事故等発生時の対応)

第30条 管理責任者は、電子計算組織に災害又は事故が発生したときは、総括管理者に速やかに報告し、並びに各部長及び各課の長に連絡するとともに、復旧のための必要な措置を講じなければならない。

2 原課の長は、端末装置に災害又は事故が発生したときは、管理責任者に速やかに報告し、修理依頼書(様式第8号)を提出しなければならない。この場合において、管理責任者は、速やかに復旧のための必要な措置を講じなければならない。

(機器等の貸出し)

第31条 実施機関の長は、前条第2項に規定する災害又は事故が発生した場合を含め、所掌する業務において一時的に端末装置その他の入出力装置を使用する必要があり、機器等の貸出しを受けようとするときは、機器貸出願(様式第9号)を管理責任者に提出しなければならない。ただし、この場合にあっても、職員以外の第三者が使用することはできない。

(業務の委託)

第32条 市長は、電子計算組織に係る業務を外部に委託するときは、その委託契約においてデータの保護に必要な措置を講じるため、次に掲げる事項を定めるものとする。

(1) データの秘密保持に関する事項

(2) データの保護技術に関する事項

(3) 再委託の禁止又は制限に関する事項

(4) データの契約目的以外の使用及び第三者への提供の禁止に関する事項

(5) データの複写及び複製の禁止に関する事項

(6) データの授受及び搬送に関する事項

(7) 委託先におけるデータの保管及び廃棄に関する事項

(8) 作業場所、作業範囲、作業内容及び作業責任区分に関する事項

(9) 事故発生時における報告義務に関する事項

(10) 検査に関する事項

(11) 前各号に違反した場合における契約解除等の措置及び損害賠償に関する事項

(12) 前各号に掲げるもののほか、市長が特に必要があると認める事項

2 市長は、電子計算組織に係る業務を外部に委託する場合であって、その委託契約の適正な履行を確保するために必要があると認めるときは、職員に委託業務の処理の場に立ち会わせ、その処理状況等について必要な検査を行わせるものとする。

(電子計算処理区分)

第33条 電子計算処理の区分は、次に定めるところによる。

(1) 定例処理 電子計算組織を利用し、既存のシステム及びプログラムにより行う処理をいう。

(2) 新規処理 既存の電子計算組織に新たにシステム又はプログラムの追加又は変更を加えて、電子計算組織を利用して行う処理をいう。

(3) 臨時処理 前2号に掲げるもの以外の処理をいう。

(年間処理計画の作成)

第34条 定例処理をするため電子計算組織を利用する原課の長は、翌年度における年間処理計画書(様式第10号)を毎年1月末までに作成し、管理責任者に提出しなければならない。

2 管理責任者は、前項の年間処理計画書の提出を受けたときは、所属各課等の長と調整の上、全体の年間処理計画書を作成しなければならない。

(新規処理)

第35条 翌年度に新規処理をしようとする各課等の長は、原課の長の同意を得て、毎年9月30日までに電子計算処理依頼書(様式第11号)を管理責任者に提出しなければならない。

2 管理責任者は、前項の電子計算処理依頼書の提出を受けたときは、関係する実施機関の長と次に掲げる事項について検討し、その結果を電子計算処理依頼書とともに総括管理者に報告しなければならない。

(1) 電算処理の困難性

(2) 電算処理の必要性

(3) 電算処理周期と年間処理計画との関連

(4) 経費の分担

(5) 前各号に掲げるもののほか、新規処理の可否を決定する上で必要となる事項

3 総括管理者は、前項の規定による報告を受けた場合は、南アルプス市電子計算組織運営委員会の審議に付し、可否が決定したときは、速やかにその結果を依頼課長等に通知しなければならない。

4 管理責任者は、新規処理依頼を可と決定したときは、年間処理計画に組み入れるものとする。

(臨時処理)

第36条 電子計算処理の臨時処理を依頼しようとする実施機関の長は、原課の長の同意を得て、処理期間の2週間前までに電子計算処理依頼書(様式第11号)を管理責任者に提出しなければならない。

2 臨時処理は、既存の電子計算組織に変更を加えることなく、かつ、既存のソフトウェアを使用して処理できる業務に限る。

3 管理責任者は、臨時処理の電子計算処理依頼書が提出されたときは、電子計算処理の困難性、必要性、年間処理計画との関連等について検討の上、電子計算処理の可否及び処理期間を決定し、その旨を依頼各課等の長に通知するものとする。

(用紙の管理)

第37条 電子計算処理で使用する用紙の発注及び保管については、原課が管理するものとする。

2 複数の実施機関が共同で使用する統一用紙については、関係する実施機関で協議し、あらかじめ管理担当課を定め、管理するものとする。ただし、汎用使用する用紙については、管理責任者が指定した電子計算組織運営管理担当課の職員が管理するものとする。

3 電子計算処理により出力された用紙は、担当実施機関において適正に使用し、保管し、廃棄する等の処理をしなければならない。

(その他)

第38条 この規則に定めるもののほか、電子計算組織の運営及び管理に関し必要な事項は、市長が別に定める。

附 則

この規則は、平成15年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月20日規則第6号)

(施行期日)

1 この規則は、平成19年4月1日から施行する。

(様式に関する経過措置)

3 この規則の施行の際にある旧様式による用紙については、当分の間、これを取り繕って使用することができる。

附 則(平成21年3月24日規則第11号)

この規則は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成25年3月29日規則第17号)

この規則は、平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月22日規則第27号)

この規則は、平成28年4月1日から施行する。

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南アルプス市電子計算組織運営管理規則

平成15年4月1日 規則第17号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第6節 住民・印鑑
沿革情報
平成15年4月1日 規則第17号
平成19年3月20日 規則第6号
平成21年3月24日 規則第11号
平成25年3月29日 規則第17号
平成28年3月22日 規則第27号