○南アルプス市情報公開事務取扱要綱

平成15年4月1日

告示第2号

(総合窓口)

第2条 情報の公開に関する事務を総合的に行うため、総務課に総合窓口を置く。

(総務課の行う事務)

第3条 総務課において所管する事務は、次に掲げる事項とする。

(1) 情報公開についての相談、案内、受付及び受理に関すること。

(2) 情報公開について、実施機関との連絡調整に関すること。

(3) 条例及び規則に係る各種の通知に関すること。

(4) 公文書の写しの作成及び送付に要する費用の計算に関すること。

(5) 公文書の検索目録の管理に関すること。

(6) 情報の公開に係る審査請求の受付及び処理に関すること。

(7) 南アルプス市情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)の庶務に関すること。

(8) 実施状況の公表に関すること。

(9) 市政情報の提供に関すること。

(10) 前各号に掲げるもののほか、情報公開制度に関すること。

(担当課等の行う事務)

第4条 公開請求に関する公文書を作成し、又は取得した課(課相当の組織を含む。以下「担当課等」という。)において所管する事務は、次に掲げる事項とする。

(1) 公開請求に係る公開決定等又は公開決定等の期間の延長等についての決裁の手続及びその写しを総務課に送付すること。

(2) 第三者に対する意見照会に関すること。

(3) 公文書の写しの作成及び送付に要する費用の徴収に関すること。

(4) 公文書の公開の実施(公文書の写しの作成を含む。)に関すること。

(5) 公文書の検索目録(ファイル基準表)の作成に関すること。

(6) 担当課等に係る情報の提供に関すること。

(7) 総務課との連絡調整に関すること。

(総合窓口における相談及び案内)

第5条 情報公開についての相談は、原則として総務課文書法制担当において行う。

2 総務課は、公開請求をしようとするものの求める公文書が公開請求として対応すべきものであるかどうかを確認するため、その内容を具体的に確認し、必要に応じて担当課等と協議するものとする。

3 前項により公開請求の内容が情報提供で対応が可能なときは、情報提供で対応し、法令その他の定めにより閲覧等ができる公文書であるときは、担当課等を案内するものとする。

(受付時の公開請求内容の確認等)

第6条 総務課は、公開請求書(規則様式第1号)により請求があった場合は、当該公開請求のあった公文書について、検索目録により検索し、又は担当課等と連携して当該公文書の存在の有無を確認し、公文書の名称又は内容についての特定を行うものとする。この場合において、当該公文書が次に掲げる各号のすべてに該当することを併せて確認するものとする。

(1) 条例第2条第2項本文に規定する公文書に該当すること。

(2) 条例第2条第2項ただし書及び条例第13条に規定する次に掲げる事項に該当しないこと。

 図書、資料、刊行物等で特別な管理をしているもの及び一般の利用に供することを目的として保有しているもの

 法令等の規定により、公文書の閲覧若しくは縦覧又は公文書の謄本、抄本、その他写しの交付等について別に定められたもの

(3) 条例附則第2項に規定する平成15年4月1日以後に作成し、又は取得した公文書であること。

2 公開請求のあった公文書が複数の課等に存在するときは、当該公文書に係る事務を所管する課等をもって担当課等とする。

3 公開請求者が、条例第14条第2項の規定により公開実施手数料減免申請書(規則様式第10号)の申請を希望するときは、その理由を確認し、規則第6条第2項の規定による場合は、必要な証明等を申請書に添付するよう指導するものとする。

(公開請求書の記入指導)

第7条 公開請求書の記入指導に当たっては、次に掲げる事項に留意するものとする。

(1) 同一人から同一の担当課等に複数の公開請求がある場合には、1枚の公開請求書により受け付けることができる。

(2) 2以上の実施機関に対し公開請求をする場合には、実施機関ごとに公開請求書の提出を求める。

(3) 公開請求の手続は、原則として本人が行うものであるが、代理人であることを証明する書類(委任状等)の提示又は提出があった場合は、本人に代わり代理人が請求することができる。

(4) 「氏名」欄には、氏名及びふりがなを記入し、押印は要しない。

(5) 「連絡先」欄には、請求者が団体の場合にあっては担当者の氏名及び電話番号を、個人の場合にあっては本人と連絡が取れる電話番号が記入してあること。

(6) 「公文書の名称又は内容」欄には、公開請求の対象となる公文書を特定し、検索することができる程度に具体的に記入してあること。

2 公開請求者自らが請求書に記載をするのが困難であると認められる場合は、窓口職員が請求者の承諾を得て、請求書を代筆することができる。この場合において、窓口職員は代筆した請求書の内容を当該請求者に読み聞かせるなどして、請求者に請求書の記載内容等を確認するものとする。

(郵送等による公開請求の取扱い)

第8条 総務課は、郵送等により公開請求書の提出があったときは、当該請求書に公開請求年月日、請求者の住所及び氏名又は名称及び所在地、公開請求に係る公文書の名称又は内容その他請求者において記入すべき必要事項が記入されているときは、これを受け付ける(受付日は、請求書が市に到着した日とする。)ものとする。

2 所定の公開請求書以外の用紙による請求であっても、請求書に記載されるべき事項がすべて記載されている場合は、これを受け付けるものとする。

3 ファクシミリ、電話又は口頭による公開請求は認めないものとし、電子メールについては、その確実性が認められるまで、当分の間受け付けないものとする。

(公開請求書の補正)

第9条 公開請求書の記入欄に記入漏れ又は不明な箇所がある場合は、請求者に対し当該箇所を補正するよう求めるものとする。ただし、補正すべき事項が軽微なものであるときは、請求者の了解を得た上で総務課の職員が補正するものとする。

2 条例第4条第2項の「相当の期間」とは、当該補正箇所を補正するために社会通念上必要とされる期間とし、総務課又は担当課等において請求者との話合いにより、概ね2週間以内に提出するよう協力を求めるものとする。

(公開請求書の受理及び担当課等への写しの送付)

第10条 総務課は、公開請求書を受け付けたときは、その受付日をもって受理した日とし、当該請求書の写しを担当課等に送付するとともに、情報公開処理簿(別記様式)へ必要事項を記入しておくものとする。

2 担当課等は、当該請求書の写しが送付されたときは、その内容を確認し、公開請求に係る公文書を改めて特定しなければならない。

(公開決定等に係る内部調整及び決裁手続)

第11条 担当課等は、公開請求に係わる公文書の内容について、条例第9条第1項及び第2項に規定する公開決定等をするための検討を行うものとする。

2 担当課等は、当該公文書に係わる公開決定等を行うに当たっては、請求された公文書が明らかに公開できるものであるときを除き、総務課と協議するものとする。

3 協議を受けた総務課は、必要な助言を行うとともに、全庁的に調整を図る必要があると認めたときは、南アルプス市情報公開庁内検討会議に諮り、協議するものとする。

4 担当課等は、前3項の内部調整を経た上で、資料等を添付して当該公開決定等の決裁手続を行うものとし、決裁後その写しを総務課に送付するものとする。

(第三者の保護)

第12条 担当課等は、公開決定等に当たって、当該公文書に第三者に関する情報が含まれているときは、次に掲げる場合に応じて当該第三者から意見を聴くものとする。

(1) 第三者に関する情報が条例第11条第1項に該当する場合 総務課と協議し、必要に応じて「意見照会書(第11条第1項関係)(規則様式第7号)により当該第三者に通知し、意見を聴くものとする。ただし、意見聴取は公文書の公開の同意を求めるものではなく、参考意見を聴取するためのものであることから、当該公文書が条例第5条各号(非公開情報)若しくは第8条(公文書の存否に関する情報)のいずれかに該当すること又はいずれにも該当しないことが明らかであるときは、当該第三者からの意見聴取は行わないものとする。

(2) 第三者に関する情報が条例第11条第2項第1号又は第2号に該当するものとして公開請求を受けた場合「意見照会書」(条例第11条第2項関係)(規則様式第8号)により、当該第三者に対し、必ず意見書を提出する機会を与えなければならない。

2 担当課等が条例第11条第1項又は第2項の規定により第三者から意見を聴取する場合の処理は、次に掲げるとおりとする。

(1) 規則様式第7号又は第8号により当該第三者に通知するとともに、「当該公開決定等に係る意見書」(規則別紙。以下「意見書」という。)を当該意見照会提出依頼者に同封し、意見を求めるものとする。

(2) 前号の第三者の意見書は、1週間以内に提出するよう協力を求めるものとする。

3 担当課等は、第三者からの意見聴取の結果を慎重に検討した上で、当該公開決定等の決裁手続を行うものとし、決裁後その決裁の写しを総務課に送付するものとする。

(公開決定等の期間の延長)

第13条 担当課等は、公開決定等を条例第10条第1項の規定により15日(当該公開請求に形式上の不備がある場合において、当該公開請求に対し補正を命じたときは、当該補正に要した期間を除く。)以内に行うことができないときは、速やかに総務課にその旨を連絡するとともに、条例第10条第2項又は第3項に規定する決定期間の延長に必要な決裁等の手続を行うものとする。

2 担当課等は、前項により公開決定等の期間の延長について決裁を受けたときは、その写しを総務課に送付し、総務課において請求者に対し「公開決定等期間延長通知書」(規則様式第5号)又は「公開決定等期間特例延長通知書」(規則様式第6号)を送付するものとする。この場合において、「延長の理由」欄又は「条例第10条第3項を適用する理由」欄には、当該理由を具体的に記載するものとする。

3 総務課は、前項の通知書を送付するときは、公開請求書を受け付けた日から起算して15日以内に請求者に到達するよう努めるものとする。

4 条例第10条第3項の「相当の期間内」とは、おおむね30日以内とする。

(決裁文書の保管)

第14条 公開決定等に係る決裁文書は、担当課等において保管するものとする。

2 前項の決裁文書は、3年保存とする。ただし、争訟に係る場合には、関係する文書すべてについて、10年以上保存するものとする。

(公開決定等の通知書等の送付)

第15条 総務課は、担当課等より条例第9条第1項又は第2項の公開決定等についての決裁の写しが送付されたときは、速やかに請求者に対して「公開決定通知書」(規則様式第2号)、「一部公開決定通知書」(規則様式第3号)、「非公開決定通知書」(規則様式第4号)を配達証明郵便により送付するものとする。

2 前項の場合において、「公文書の公開をする日時及び場所」欄の記載に当たっては、担当課等と協議の上、請求者と事前に連絡を取り、できるだけ請求者の都合の良い日を指定するよう努めるものとし、公開する場所は、原則として市役所庁舎内の適当な場所とするものとする。また、写しの交付を要する場合は、条例第14条第2項を適用する場合を除き、条例第14条第1項に基づく手数料を計算し、納入通知書を同封するものとする。

なお、郵送料については、原則として郵便切手での提出を求めるものとする。

3 第三者に関する意見聴取を行った公文書について公開決定(部分公開を含む。)を行う場合は、当該第三者に対し、速やかに「公開決定に係る通知書」(規則様式第9号)を送付するものとする。

4 前項の場合において、第三者の意見に反して公文書を公開するときは、当該第三者が救済手続に要する期間として、少なくとも2週間の余裕をみて公開の日時を指定するものとし、当該第三者に対する公開決定に係る通知書の送付は、配達証明郵便により行うものとする。

(公開の実施)

第16条 公文書の公開は、あらかじめ公開決定等の通知書により指定した日時及び場所において、担当課等が実施するものとする。

2 公文書の公開を実施するときは、原則として総務課の職員が立ち会うものとする。

3 公開請求者から事前に指定した日時に来庁できない旨の連絡があった場合は、請求者と協議の上、別の日時を指定、公文書の公開を実施するものとする。

4 公文書の公開を実施する際には、公開請求者に対して公開決定等の通知書の提示を求め、次の事項を確認するものとする。

(1) 通知書に記入された公文書と公開しようとする公文書が一致すること。

(2) 公文書の公開の方法

(3) 写しの交付を必要とする場合は、その箇所等

(公開の方法)

第17条 文書及び図面の閲覧については、これらの原本を閲覧に供することにより行うものとする。ただし、原本が汚損し、又は破損するおそれがあると認められる場合その他相当の理由がある場合は、あらかじめ作成した当該公文書の写しを閲覧に供することにより行うものとする。

2 電磁的記録の開示の方法については、通常の方法によりプリンター等の印字装置を使用し、紙に出力したものの閲覧又は写しの交付により行うものとする。

3 紙に出力できないものの閲覧の方法については、それぞれ映写機、再生機器等の通常の方法により行うものとし、写しの交付については、フロッピーディスク、録音テープ又は録画テープ等に複写したものにより行うものとする。ただし、非公開情報とそれ以外の情報とが区分することが困難な場合は除く。

(部分開示の方法)

第18条 条例第6条の規定により公文書の一部を公開する場合は、次に掲げる方法により行うものとする。

(1) 非公開情報とそれ以外の情報とが別ページに記録されているときは、当該非公開情報が記録されているページを除いて公開する。

(2) 非公開情報とそれ以外の情報とが同一のページに記録されているときは、当該非公開情報部分を覆って公開するものとするが、この方法によることが困難であるときは、該当ページを複写し、非公開部分が見えないように黒く塗りつぶして複写したものにより公開する。

(3) 前2号の方法によることができないときは、その他可能な方法により公開する。

(写しの作成)

第19条 公文書の写しは、図面等を除き、原則としてモノクロにより日本産業規格A列3番までの大きさとし、担当課等が当該公文書の原本から作成した写しを交付することにより行うものとする。ただし、外部に委託しなければ複写できないものについては、総務課において外部委託を行うものとする。

(写しの交付事務)

第20条 写しの交付については、公開請求者から条例第14条第1項に定められた手数料を徴収した後に、当該写しを交付するものとする。

2 写しの交付部数は、公開請求があった公文書1件名につき1部とする。

3 郵送により写しを交付する場合は、次に掲げる手順により行うものとする。

(1) 担当課等は、公開請求者に対し、写しの交付を希望する部分を確認した上で、あらかじめ写しの交付に要する手数料を納入させることとする。

(2) 担当課等は、送金された手数料を納入し、公文書の写しに領収書を添えて開示請求者に郵送する。

(3) 手数料及び写しの送付に要する費用は前納とするが、前2号の取扱いができないやむを得ない理由があると認めるときは、この限りでない。

4 ファクシミリ又は電子メールを使用しての写しの交付は、行わないものとする。

5 第17条第3項の規定による写しの交付に係る物品の購入費用は、公開請求者の負担とするものとする。

6 前条の規定により外部委託をして複写した公文書を交付する場合は、その作成に要した費用は公開請求者の負担とするものとする。

(審査請求の受付)

第21条 審査請求の受付は、総務課で行うものとする。

(審査請求に関する相談)

第22条 総務課は、条例第9条第1項及び第2項の規定による公開決定等について、条例第16条第1項に規定する審査請求を行いたい旨の相談を受けたときは、次の事項について説明を行うものとする。

(1) 審査請求は、公開決定等があったことを知った日の翌日から起算して3箇月以内にしなければならないこと。ただし、この期間内に審査請求をしなかったことについて天災その他やむを得ない理由がある場合には、その理由がやんだ日の翌日から起算して1週間以内にしなければならないこと。

(2) 実施機関が行った公開決定等により、直接に自己の権利利益を侵害された場合に審査請求を行うことができるものであること。

(3) 審査請求は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)第19条の規定により、書面を提出してしなければならないこと。

(4) 審査請求の提出部数は、1通とすること。

(5) 審査請求書には、次の事項を記載しなければならないこと。

 審査請求人の氏名、年齢及び住所又は居所(審査請求人が法人その他の社団又は財団であるときは、その名称及び所在地並びに代表者又は管理人の氏名及び住所又は居所。ただし、代理人により審査請求をするときは、このほかにその代理人の氏名及び住所又は居所)

 審査請求に係る開示決定等の処分(以下「原処分」という。)の内容

 原処分があったことを知った年月日

 審査請求の趣旨及び理由

 処分庁(実施機関)の教示の有無及びその内容

 審査請求の年月日

(6) 審査請求の記載事項のうち、前号エの「審査請求の趣旨及び理由」の記載に当たっては、次の事項に留意すること。

 審査請求の趣旨は、原処分の取消しを求める場合にあっては、その取消しを求める部分を明確に記載すること。

 審査請求の理由は、送付を受けた決定通知書に記載された決定理由などを参照し、原処分がなぜ違法であるかを条文を引用するなどして具体的に記載すること。

(7) 審査請求書には、行政不服審査法施行令(平成27年政令第391号)第4条第3項の規定により代表者、管理人、代理人等の資格を証する書面(代表者資格証明書(法人にあっては代表者に係る登記事項証明書、法人でない社団又は財団の代表者又は管理人にあっては当該団体の規約及び代表者又は管理人を選出したことを証する総会等の議事録の写し等)、委任状等)を添付する必要があること。

(8) 審査請求書には、審査請求人の押印が必要であること。

(9) 審査請求書の提出先は、総務課であること。

(審査請求書の受理)

第23条 総務課は、審査請求書の提出があったときは、次の事項を確認し、これを受理するものとする。

(1) 審査請求が適法であるかどうかを確認すること。この場合において「不適法な審査請求」とは、次のいずれかに該当するものであること。

 審査請求書の記載事項に不備があるもの

 審査請求書に代表者、管理人、代理人等の資格を証明する書面が添付されていないもの

 審査請求をすることができる期間を経過した後にしたもの

 審査請求の提起先を誤っているもの

 審査請求をすることができない事項についてしたもの

 審査請求をする資格がないものからなされたもの

(2) 提出された審査請求書が、補正することができる程度の記載事項の不備があるときは、総務課は、行政不服審査法の規定により、相当の期間(その補正すべき箇所を補正するのに社会通念上必要とされる期間とし、請求者との協議により、おおむね2週間以内に提出するよう協力を求めるものとする。)を定めてその補正を命ずるものとする。この場合において、補正できるにもかかわらず補正を命じないで当該審査請求を不適法であるとして却下した場合は、その裁決は違法なものとなることに留意すること。

(3) 審査請求が適法であるときは、当該審査請求を受理する旨の決定を行うこと。この場合において、補正命令に従い指定期間内に補正された審査請求は、当初から適法な審査請求があったものとして取り扱うものとする。

2 郵送等により審査請求書を受理した場合においては、当該郵送等に係る封皮を審査請求書とともに保管するものとする。

(審査請求の却下)

第24条 審査請求が不適法であつて補正することができないもの又は補正命令に応じなかったものについては、条例第16条第1項第1号の規定により、審査会に諮問を行わず、当該審査請求を却下する裁決を行うものとする。

(処分の執行停止)

第25条 総務課は、第三者に対する情報が記録されている公文書の公開決定等について、当該第三者から行政不服審査法第25条(第3項を除く。)の規定により、処分の効力、処分の執行又は手続の執行の全部又は一部の停止その他の措置(以下「執行停止」という。)の申立て(以下「執行停止申立て」という。)があった場合は、文書により執行停止申立て手続をするよう指導するものとする。

2 処分庁(実施機関)に対する執行停止申立てに係る事務は、総務課で行うものとする。

3 執行停止に係る事務を行う総務課は、執行停止申立書を受理した場合において当該執行停止申立てに理由があると認めたときは、受理し、決裁手続を経て審査会への諮問手続を行うものとする。

4 前項の場合、総務課は審査会に諮問するとともに、当該第三者(以下「執行停止申立人」という。)及び公開請求者に次に掲げる事項を記載した通知書を送付するものとする。

(1) 執行停止申立人に対する通知書

 執行停止申立てに理由があると認め、執行停止をしたこと。

 執行停止は、審査会への諮問・答申を経て実施機関で再決定するまでの期間であること。

 その他必要な事項

(2) 公開請求者に対する通知書

 先に送付した公開請求に係る公開決定等について、執行停止の申立てがあったこと及び当該申立てを認めた理由

 執行停止は、審査会への諮問・答申を経て実施機関で再決定するまでの期間であること。

 その他必要な事項

5 執行停止申立てに係る決裁書は、総務課において保管するものとする。

(審査請求事案の審査会への諮問手続)

第26条 審査請求に係る事務を行う総務課は、審査請求書を受理した場合は、審査会への諮問の決裁の後、次に掲げる資料を添付した諮問書を作成し、速やかに審査会への諮問手続を行うものとする。ただし、条例第16条第1項第2号の規定により、審査請求に係る公開決定等を取り消し、又は変更し、当該審査請求に係る公文書の全部を公開する決定を行う場合は、審査請求人に対し「取消し・変更決定通知書」(規則様式第13号)を送付するものとし、審査会への諮問は行わないものとする。

(1) 審査請求書原本及び添付資料の写し

(2) 公開請求書の写し

(3) 公開決定等に係る通知書の写し

(4) 第三者に関する情報が記録されている公文書の公開請求に係る当該第三者から提出された公開決定等に係る意見書の写し

(5) その他必要な書類

(諮問した旨の通知)

第27条 総務課は、審査会に諮問したときは、条例第16条第3項の規定により、次に掲げるものに対し、諮問をした旨を「審査会諮問通知書」(規則様式第11号)により通知するものとする。

(1) 審査請求人及び参加人(行政不服審査法第13条第4項に規定する参加人をいう。以下同じ。)

(2) 公開請求者(開示請求者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)

(3) 当該審査請求に係る公文書の公開について反対意見書を提出した第三者(当該第三者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)

(答申書の写しの送付)

第28条 審査会は、実施機関に答申をしたときは、条例第24条第3項の規定に基づき答申書の写しを審査請求人及び参加人に送付するものとする。

(審査請求に対する裁決)

第29条 総務課は、審査会に諮問した審査請求について答申があったときは、その答申を尊重して、速やかに当該審査請求に対する裁決について起案しなければならない。

2 審査請求に対する裁決についての決裁文書は、総務課において保管するものとする。

(審査請求に対する開示決定等通知書等の送付)

第30条 総務課において審査請求に対する裁決を行う場合は、速やかに「審査請求に対する公開決定等通知書」(規則様式第12号)を作成し、審査請求人及び参加人に配達証明郵便により送付するものとする。

2 総務課において審査請求に係る公文書が第三者から意見聴取した公文書で、かつ、当該第三者の情報に係る公開決定等の内容が原処分と違う場合は、当該第三者に対し、「公開決定に係る通知書(対第三者)(規則様式第9号)に準じた様式により文書を作成し、これを配達証明郵便で送付するものとする。この場合において、「通知します。」の次に「(審査請求認容による再決定)」と記載するものとする。

3 前項の場合における公文書の公開は、当該第三者が救済手続を取るために必要な相当の期間経過後に行うものとする。

(公文書の検索に必要な資料の整備)

第31条 実施機関は、公文書の公開に当たって迅速かつ的確な検索ができるよう公文書の検索目録を整備するものとし、公開請求者の求めに応じ、常時検索ができるよう努めるものとする。

(情報の提供)

第32条 実施機関は、条例第40条の規定に基づき、情報の提供が容易にできるものについては、公開請求の手続によらないで、その保有する行政資料により積極的に情報提供を行うものとする。この場合において、個人のプライバシーを侵害しないよう十分配慮しなければならない。

(その他)

第33条 この告示に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。

附 則

この告示は、平成15年4月1日から施行する。

附 則(平成15年11月28日告示第108号)

この告示は、公布の日から施行する。ただし、第3条第1項第7号の改正規定は、平成16年4月1日から施行する。

附 則(平成17年2月17日告示第10号)

この告示は、平成17年3月7日から施行する。

附 則(平成19年11月1日告示第112号)

この告示は、公布の日から施行する。

附 則(平成25年3月29日告示第56号)

この告示は、平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月22日告示第66号)

(施行期日)

1 この告示は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月22日告示第67号)

この告示は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(令和元年9月18日告示第117号)

この告示は、公布の日から施行する。

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南アルプス市情報公開事務取扱要綱

平成15年4月1日 告示第2号

(令和元年9月18日施行)

体系情報
南アルプス市規程・要綱集/第3編 執行機関/第1章 長/第5節 情報の公開・保護等
沿革情報
平成15年4月1日 告示第2号
平成15年11月28日 告示第108号
平成17年2月17日 告示第10号
平成19年11月1日 告示第112号
平成25年3月29日 告示第56号
平成28年3月22日 告示第66号
平成28年3月22日 告示第67号
令和元年9月18日 告示第117号