○南アルプス市市長への手紙処理要領

平成15年11月5日

訓令第48号

(趣旨)

第1条 この訓令は、市民から市長に寄せられる意見・提案・要望・苦情等の手紙(以下「市長への手紙」という。)の処理に関し必要な事項を定めるものとする。

(種類)

第2条 市長への手紙の種類は、封書、葉書、電子メール、ファクシミリ及び電話とする。

(受理及び処理)

第3条 市長への手紙は、秘書課長が収受し、次により処理するものとする。ただし、封書によるものは市長が開封するものとする。

(1) 秘書課長は、市長への手紙管理簿(様式第1号)に所要事項を記入し、市長への手紙決裁票(様式第2号)により処理方針について決裁責任者の決裁を受けなければならない。この場合において特に重要な事案に係るものについては、あらかじめ市長の指示を受けて処理するものとする。

(2) 秘書課長は、前号の規定による決裁後、広聴カード(市長への手紙)(様式第3号)及び広聴カードの回答票(様式第4号)により、当該事案を所管する課長を経て、部長等に回議するものとする。なお、処理方針は、原則として、別表に掲げる区分のいずれかによるものとする。

(3) 市民に対する回答は、原則として、市長名の書簡文により行うものとし、副市長の決裁後、市長が署名し送付するものとする。ただし、内容が個別的かつ具体的、又は軽易なものについては、市長名、又は部長等名を記入し、回答することができるものとする。

(4) 部長等名で回答するもののうち内容が複数の部局にまたがる市長への手紙については、秘書課長名で回答するものとする。

(5) 広聴広報課長は、処理を完結した市長への手紙についてその概要を市長への手紙処理状況表(様式第5号)に取りまとめ庁議等に報告するものとする。

(その他)

第4条 市長への手紙で、その事案が軽易な内容でかつ早急に処理しなければならない場合は、この訓令によらず所管課で処理できるものとする。

附 則

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成19年3月20日訓令第3号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年11月1日訓令第36号)

この訓令は、平成19年11月1日から施行する。

附 則(平成21年3月26日訓令第26号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

別表(第3条関係)

処理方針の区分

処理方針

処理内容

回答処理

回答を要するため、部長等に措置意見を求めるもの

礼状処理

市政の参考にする旨を伝えるため、礼状を出すもの

回覧処理

匿名などの手紙で、特に具体的な対応を要しないもの

措置要請

匿名などの手紙で、具体的対応を要するため、部長等に措置を要請するもの

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南アルプス市市長への手紙処理要領

平成15年11月5日 訓令第48号

(平成21年4月1日施行)

体系情報
南アルプス市規程・要綱集/第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成15年11月5日 訓令第48号
平成19年3月20日 訓令第3号
平成19年11月1日 訓令第36号
平成21年3月26日 訓令第26号