2　文書取扱主任は、所属職員の中から課の長が指名し、文書担当課の長に届け出た者をいい、その所属に属する次の事務に従事する。

2　文書担当課の長は、必要に応じて、文書分類及びファイル基準について課の意見を聴取し、適正化を図るものとする。

3　課の長は、ファイル基準を参照し、文書を分類するための基準(以下「ファイル」という。)を文書管理システムに登録することができる。

2　文書担当課で収受した文書は、親展文書、書留文書、内容証明文書、配達証明文書等及び総合行政ネットワーク文書を除き、直ちに配付すべき課を確認し、配付するものとする。ただし、直接郵送等により課に到達した文書は、この訓令に準じ課で処理するものとする。

3　2以上の課に関連する文書は、最も関係が深いと認められる課に配付するものとする。

4　不服申立書、債権差押通知書その他の収受の日時が権利等の得失又は変更に関係のある文書は、受付の日時を明確に記入し、取扱者の印を押し、その封筒を本書に添付しなければならない。

2　前項の規定により情報が出力された紙は、市役所に到達した文書とみなし、この章の規定に基づき収受の処理を行うものとする。

2　課の長、課長補佐、グループ長、班長、係長又は担当は、収受した文書について次に掲げる事項を文書管理システムに登録しなければならない。この場合において、文書のうち紙文書については、受付印を押印した上登録しなければならない。

3　前項の規定にかかわらず、収受した文書が次の各号のいずれかに該当するときは、文書管理システムへの登録を省略することができる。

4　課の長は、収受した文書のうち課の所管に属しないと認められるものがあるときは、直ちに理由を付けて文書担当課の長に返還しなければならない。

5　前項の場合において、文書担当課の長は、必要に応じ上司の指示を求めて配付すべき課を決定し、配付するものとする。

6　職員は、郵送等により収受した紙文書については、書面に記載されている事項を光学式読取装置により読み取って電子化した電磁的記録(以下「電子化文書」という。)を電子文書として取り扱うことができる。ただし、受領した紙文書を電子化することにより、事務処理の効率化等の観点から合理的でないと認められる場合その他の総務部長が別に定める基準に該当すると認められる場合は、この限りでない。

7　職員は、電子化の対象となった紙文書と電子化文書とを照合し、当該電子化の対象となった紙文書を一定期間経過後に廃棄するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、期限のある文書のうち当該期限内に処理することができないものは、上司に報告するとともに、速やかに処理するものとする。

2　起案文書の決裁は、原則として、前項の電子起案方式による起案文書に決裁した旨を文書管理システムにより電磁的に表示し、記録する方法(以下「電子決裁方式」という。)により行うものとする。

3　前項の規定にかかわらず、総務部長が別に定める基準に該当すると課の長が認めるときは、起案用紙(別記第7号様式)を文書管理システムより出力し、起案用紙に決裁権者が押印して決裁する方法(以下「紙決裁方式」という。)により行うことができる。

4　第2項の規定により起案文書の決裁を電子決裁方式で行う場合において、紙文書を回付する必要があるときは、文書管理システムから当該起案に係る内容を表示した用紙を出力し、当該紙文書に付して回付するものとする。

5　第1項の規定にかかわらず、軽易な文書については、その文書の余白に処分案を記載して起案することができる。

2　文書取扱主任は、総務部長が別に定める基準に基づき、起案文書を審査しなければならない。

3　文書取扱主任は、前項の規定により審査した結果、起案文書に誤りがあるときは、起案者に差し戻すことその他必要な措置をとるものとする。

2　合議をするときは、決裁規程第4条に規定する順序により回議しなければならない。

2　合議を受けた部課において、合議を受けた事案に異議があるときは、その旨を速やかに起案者に連絡しなければならない。

3　前項の連絡を受けた起案者は、関係部課と協議を行い、起案文書を廃止し、又は重要な内容を変更しようとするときは、課の長の同意を得た上で、合議済みの部課の同意を得なければならない。

2　前項の規定により送付を受けた原本は、法規担当課において保存する。

2　紙決裁方式による回議文書で、急を要するものには赤紙を、重要なものには青紙をそれぞれ起案用紙の上部にはり、秘密の取扱いを要するものには「秘」と朱書し、必要に応じて封筒に納める等適切な措置を講じなければならない。

3　前項の回議文書は、部課の長、グループ長、課長補佐、班長、係長又は担当職員が自ら持参し、決裁を受けなければならない。

4　前2項の規定は、第17条第5項の規定による起案を行う場合について準用する。

2　前項ただし書の規定により公印の押印を省略する場合は、発信者名の下に「(公印省略)」の表示をするものとする。

3　総合行政ネットワークにより送信する文書については、電子署名を行うものとする。

4　電子署名を受けようとする課の長は、送信しようとする文書に係る決裁文書を文書担当課の長に提出し、電子署名を請求するものとする。

5　文書担当課の長は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を行うべき文書と当該文書に係る決裁文書とを照合し、相違がないことを確認した上で電子署名を行うものとする。

6　前3項に定めるもののほか、電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、市長が別に定める。

2　一時に多量の文書及び物件を発送しようとするときは、発送しようとする日の前日までに文書担当課に連絡しなければならない。

3　文書担当課の長は、提出された発送文書及び物件を一括して発送するものとする。ただし、急を要するものは、個別に発送することができる。

2　課の長は、次に掲げる全ての要件を満たす文書については、ファクシミリ、電子メール等を利用し、文書の送信をすることができる。

2　課の長は、前項の文書のうち年度を越えて使用するもので使用頻度が特に高いものその他特別の事情があるものを、必要と認める期間、当該年度に属する紙文書とみなして取り扱うことができる。

3　紙文書は、個別フォルダーにはさみ、キャビネットに収納しておくものとする。ただし、キャビネットへの収納に適さない紙文書については、他の保管用具に収納することができる。

2　文書取扱主任は、前項の電磁的記録を次に掲げるところにより整理しなければならない。

3　課の長は、前項の規定により整理した電磁的記録を適切に保存しなければならない。

2　ファイル基準表において永年保存と定められているものであって、20年を経過し、かつ、保存の必要がないと認められる文書については、必要に応じ廃棄し、又は保存年限を変更することができる。変更した際、課の長は、文書管理システムから保存満期変更ファイル一覧表(別記第9号様式)を出力し、変更の旨を文書担当課の長に報告しなければならない。

3　保存年限の経過した文書で、文書担当課の長が特に保存することが必要と認めたものについては、改めて保存年限を定めることができる。

2　課の長は、毎年度4月末日までに、文書の基準日の属する年又は年度の終了した日の翌日から起算して1年の間が経過した文書で引き続き保存を要するもの(以下「保存文書」という。)について、保存ファイル目録(別記第10号様式)を作成し、その写しを文書担当課の長に提出するものとする。

3　保存文書である紙文書は、保存期間別に個別フォルダーを区分し、文書保存箱(以下「保存箱」という。)に整理し、当該保存箱を書庫に収納するものとする。

4　前項の保存箱は、所定のものを用いるものとし、文書管理システムから出力した保存箱ラベル(別記第11号様式)を表面に添付し、保存文書を明確にしておかなければならない。

5　保存文書である電磁的記録(電子文書を除く。)は、課の長が指定した保存場所に整理して保存するものとする。

6　保存文書である電子文書は、文書管理システムにより保存するものとする。

2　保存文書を収録したマイクロフィルム等の保存期間は、当該文書の保存期間とする。

2　課の長は、毎年6月末日までに文書管理システムから廃棄対象ファイル一覧表(別記第13号様式)を出力し、廃棄する文書を確認するものとする。

3　文書の廃棄は、引継をした文書にあっては文書担当課の長の指示により課の長が行い、その他の文書にあっては課の長が行う。

4　課の長は、廃棄する文書で秘密に属するもの又は他に使用されるおそれのあるものについては、裁断、焼却、消去等適切な処理をしなければならない。

2　課の長は、毎年度末日までに、保存期間を延長した文書の文書保存目録を作成し、その写しを文書担当課の長に提出するものとする。

2　課の長は、前項の規定により常用文書の指定をしたときは、その旨をファイル基準表に記載しなければならない。

3　第1項の規定により指定した常用文書が常時使用する必要がなくなったときは、第30条の規定により完結の処理を行い、適切に保存しなければならない。この場合において、当該文書の保存期間は、常時使用する必要がなくなった日の属する年度の翌年度の初日から起算するものとする。

この訓令は、平成18年3月20日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(南房総市文書管理規程の一部改正に伴う経過措置)

4　地方自治法の一部を改正する法律(平成18年法律第53号。以下「改正法」という。)附則第3条第1項の規定により在職するものとされた収入役の任期中に限り、第5条の規定による改正後の南房総市文書管理規程別表第1の規定の適用については、同訓令別表第1中「会計室」とあるのは「会計課」とする。

この訓令は、平成19年5月16日から施行する。

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

この訓令は、公示の日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、公示の日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

この訓令は、公示の日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、公示の日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和6年9月2日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、この訓令による改正前の南房総市文書管理規程の規定により作成し、又は取得した文書類の保管、保存、廃棄等については、なお従前の例による。