○宮田村立小・中学校文書規程

平成18年3月23日

教育委員会訓令第1号

目次

第1章 総則(第1条―第4条)

第2章 文書事務の処理(第5条―第9条)

第3章 到着文書(第10条)

第4章 起案文書(第11条―第13条)

第5章 施行文書(第14条―第19条)

第6章 文書の整理保存(第20条―第25条)

第7章 補則(第26条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は、宮田村立小・中学校における文書事務の処理に関して必要な事項を定めるものとする。

(文書主任)

第2条 学校に文書主任を置き、校長が指定する職員をもって充てる。

(文書主任の職責)

第3条 文書主任は、校長の命を受けて、次の各号に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の収受及び配布に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書事務の処理の促進及び改善に関すること。

(4) 文書の整理保存に関すること。

(5) 前号に掲げるもののほか、文書の取扱いに関すること。

(文書分類表)

第4条 文書主任は、文書を整理するために、別表に定める文書分類基準表に従って、文書分類表を定めておかなければならない。

第2章 文書事務の処理

(取扱いの原則)

第5条 文書は、事務が能率的に処理されるよう正確かつ迅速に取り扱わなければならない。

(文書の左横書き)

第6条 文書は、左横書きとする。ただし、特別なものはこの限りでない。

(文書の記名)

第7条 文書の記名は、校長名とする。ただし、他の機関から校名を用いることを指定されたもの又は軽易な文書の記名は校名とすることができる。

(文書の記号等)

第8条 文書には、年次、記号及び番号並びに分類記号及び保存区分を付さなければならない。ただし、別に定めるものについては、この限りでない。

(1) 文書の年次は、その事案が完結するまで同一のものとし、当該文書を受け付け、又は施行する日の属する会計年度の年次によるものとする。

(2) 文書の記号は学校名とし、略記を用いることができる。

(3) 文書の番号は、文書番号簿(様式第1号)によって毎年4月1日から起こすものとする。ただし、継続的に行う同一事項に係る文書の番号にあっては校長の承認を得て枝番号で、往復文書で軽易なものは、文書番号を省略できる。

(4) 親展文書その他秘密の取扱いを要する旨の表示のある文書の番号は、校長が親展(秘密)文書処理簿(様式第2号)によって毎年4月1日から起こすものとする。

2 前項第3号の規定にかかわらず、同一案件に属する文書については、その事案が完結するまで同一のものを用いるものとする。

(分類記号)

第9条 分類記号は、文書分類表の記号を用いなければならない。

第3章 到着文書

(収受及び配布)

第10条 到着した文書及び物品は、全て文書主任が次の各号により処理するものとする。

(1) 校長又は学校宛ての文書は開封し、収受印(様式第3号)を押し、必要により文書収受簿(様式第4号)に登載し、校長の査閲を受け、校長が自ら処理するものを除き、担当者に配布すること。ただし、軽易な文書は、文書収受簿の登載及び校長の査閲を省略することができる。

(2) 前号の場合において、権利の得喪に関係ある文書及び封筒を失うことにより発信者名が不明となる文書には、その封筒を添えなければならない。

(3) 親展文書は、開封せずに、配布すること。

(4) 第1号の場合において、金券(現金及び小切手の有価証券を含む。)及び書留郵便物は、特殊文書集配カード(様式第5号)に登載し配布する。

2 文書主任以外で直接受領した文書は、直ちに文書主任に回付して、前項各号の処理を行わなければならない。

3 郵便料金の未納又は不足の文書が到達したときは、文書主任が必要と認めるものに限りこれを収受することができる。

4 学校で収受すべきでない文書は、文書主任において返送又は回送等必要な処置をとるものとする。

第4章 起案文書

(起案)

第11条 文書の起案は、第12条及び第13条の規定による場合を除き、起案用紙(様式第6号)を用いて行うものとし、次の事項に留意して作成しなければならない。

(1) 起案は、すべて1件ごと作成し、経費を伴う事案については、歳出予算科目及び予算金額を記入しなければならない。

(2) 文書は平易簡明に、文書は楷書で正確に書かなければならない。

(3) 文書には必要な関係書類、参考資料を添えなければならない。

(定例軽易な文書の処理)

第12条 定例又は軽易な文書の起案は、次の各号により処理できる。

(1) 余白処理 配布文書の余白に要旨又は処分案を朱書で記載する。

(2) 複写処理 軽易な照会、回答、通知等については、複写して処理する。

(3) 付箋処理 不備のある文書を整理して再提出するときは、付箋用紙(様式第7号)を用いて処理する。

(4) 帳票処理 法令その他により、用紙、帳簿等について定めるものについては、それにより処理する。

2 前項(1)(2)の規定により処理する場合においては、欄外に回議印(様式第8号)を押印して行うものとする。

(秘密又は緊急事実の処理)

第13条 秘密又は緊急を要する事案は、通常の手続によらず、校長の指示を受けて適宜処理することができる。この場合においては、事後その処理について決裁を経ておかなければならない。

第5章 施行文書

(施行の原則)

第14条 文書は、全て校長の決裁を受けた後、施行しなければならない。

(文書の日付)

第15条 文書の日付は、当該文書を施行する日とする。

(浄書及び照合)

第16条 文書の浄書及び照合は、原則して文書主任が行うものとする。

(押印)

第17条 施行する文書には公印を押印し、施行の確認をするため、起案文書と契印しなければならない。ただし、軽易な文書には、公印及び契印を省略することができる。

(発送)

第18条 発送する文書は、封入せず、起案文書又は原議とともに、文書主任に回付しなければならない。

2 文書主任は、前項により回付を受けた文書について決裁等の有無を点検し、発送しなければならない。

3 文書の発送は、原則として郵送及び使送により行う。

4 郵送により文書を発送する場合は、郵便切手受払い簿(様式第9号)に諸事項を記載する。

(施行済原議の処理)

第19条 文書主任において文書を発送したときは、起案文書、原議又は親展(秘密)文書処理簿に施行日を記載の上、担当者に回付しなければならない。

第6章 文書の整理保存

(整理、保管)

第20条 文書は完結文書と未完結文書に分け、完結文書は文書分類表に基づいて該当ホルダーに入れ、未完結文書は懸案ホルダーに入れて所定の場所に整理して保管しなければならない。ただし、ホルダーに入れることが適当でないものについては、この限りでない。

(保存区分)

第21条 文書の保存区分は、保存期間により次のとおりとする。

(1) 永年 11年以上の期間保存するもの

(2) 10年 10年間保存するもの

(3) 5年 5年間保存するもの

(4) 3年 3年間保存するもの

(5) 1年 1年以内の期間保存するもの

(6) 空欄 参照価値が消滅した時点まで保存するもの

2 前項の保存期間は、文書完結の翌年度から起算するものとする。

3 永年保存における文書の保存期間は、その重要度、利用度等を勘案し、校長が設定するものとする。

(文書の保存)

第22条 文書主任は、毎年3月において次の各号に定めるところにより、前前年度又は前前年に発生した文書を保存しなければならない。

(1) 年度ごと又は暦年ごとにし、保存区分別に仕分する。

(2) 分類表の配列順に保存場所に保存する。

(3) 保存箱ごとに文書保存カード(様式第10号)を作成する。

(4) 簿冊で収納する場合は、製本の厚さは、原則として6センチメートルを限度とし、表紙には文書名、学校名、背表紙(様式第11号)には、分類記号、作成年度、保存区分、文書名、学校名を記載する。

(5) 文書主任は、前条の規程により保存した文書を調査整理し、書庫に収納する。

(保存上の注意)

第23条 保存文書の保存については、次の事項に留意しなければならない。

(1) 書庫内には常に清潔にし、虫害及び温害の予防に努めること。

(2) 書庫内で喫煙し、又は一切の火気を使用させないこと。

(文書の閲覧及び貸出し)

第24条 教職員又はその他の者が保存文書の閲覧又は貸出しを受けようとするときは、文書主任の承認を得なければならない。ただし、重要な文書については校長の同意を得るものとする。

2 保存文書閲覧者は、次の事項を守らなければならない。

(1) 他の者に転貸しないこと。

(2) 取扱い、取替え又は訂正しないこと。

(3) 破損し、汚損し又は紛失したときは、直ちに文書主任に報告し、その指示を受けること。

(4) 許可無く校外に搬出しないこと。

(保存文書の廃棄)

第25条 保存期間を経過した保存文書は、文書主任が廃棄するものとする。この場合において、保存期限が10年以上の保存文書については、あらかじめ担当者及び校長に協議するものとする。

2 保存期間を経過しない保存文書で、文書主任と担当者又は校長の協議により保存の必要がないと認められるものは、文書主任が廃棄するものとする。

3 廃棄した文書は、原則として焼却しなければならない。

第7章 補則

第26条 この規程によるもののほか、文書の処理に関して必要な事項は、校長が定めることができる。

附 則

(施行期日)

1 この規程は、平成18年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規程の施行の日前までに収受した文書の年次、番号簿は、その事案が完結するまでの間、なお、従前の例による。

3 この規程の施行の日前までに完結した文書の保存区分は、なお、従前の例による。

4 この規程の施行前に作成した起案用紙等は、必要な調整をして、当分の間、使用することができる。

別表(第4条関係)

宮田村立小・中学校 文書分類基準表

第2分類

第1分類

0

(青)

1

(緑)

2

(灰)

3

(桃)

4

(茶)

5

(黄)

6

(青)

7

(緑)

8

(灰)

9

(桃)

10

(茶)

11

(黄)

0

教務

00

01

02

03

04

05

06

07

08

 

 

 

教育課程

自律教育

生徒指導

進路指導

安全指導

就学前教育

情報・視聴覚教育

図書館

学校行事

 

 

 

1

教科

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

110

 

国語

社会

算数・数学

理科

生活

音楽

図画工作・美術

保健・体育

技術・家庭

英語

少人数学習

 

2

道徳・人権教育・特別活動・総合的な学習

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

210

211

道徳

人権教育

学年・学級活動

児童会・生徒会

クラブ・部活動

福祉教育

環境教育

勤労教育

情報教育

国際理解教育

総合的な学習

選択学習

3

保健・給食

30

31

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

学校保健

学校給食

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4

総務

40

41

42

43

44

45

46

47

48

 

 

 

企画運営

文書

調査・統計

学校事故

学籍

教科用図書

奨学

監査

庶務

 

 

 

5

人事・服務・福利

50

51

52

53

54

55

56

57

58

 

 

 

人事

服務

研修

公務・通勤災害

共済組合

互助組合

社会保険

雇用保険

職員厚生

 

 

 

6

給与・旅費

60

61

62

 

 

 

 

 

 

 

 

 

給与一般

給与会計

旅費

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7

経理

70

71

72

73

74

75

 

 

 

 

 

 

公費予算

給食会計

校内会計

児童会・生徒会会計

学年・学級会計

その他の会計

 

 

 

 

 

 

8

管理

80

81

82

 

 

 

 

 

 

 

 

 

施設設備

図面

物品

 

 

 

 

 

 

 

 

 

9

渉外

90

91

92

93

94

95

96

 

 

 

 

 

PTA

同窓会

教育会

コープながの

退職教職員互助組合

教職員共済

その他の団体

 

 

 

 

 

宮田村立小・中学校文書分類表

第一分類

第二分類

補助分類

内容・取扱説明

保存区分

0 教務

00 教育課程 (青)

00.00教育課程一般

 

10

00.01全校研究

 

5

01 自律教育 (緑)

01.00自律教育一般

 

1

01.20就学指導委員会

村内、校内一切を含む。資料価値消滅まで累積

 

01.21自律学級入級承諾書

価値消滅時に廃棄する。

 

02 生徒指導 (灰)

02.00生徒指導一般

生活指導、児童・生徒理解研究 調査等

3

02.01不登校児の記録

価値消滅まで累積する。

 

02.20教育相談

生活相談、不適応者特別指導、心の教室相談等 価値消滅まで累積する。

 

03 進路指導 (桃)

03.00進路指導一般

職場実習、職場体験、高校体験入学を含む。

1

03.20学習成績一覧表

通知票、成績資料、ボーダーライン等累積を要するもの

5

03.21調査書作成委員会

 

5

03.22入学者選抜学力検査

入試問題、合否結果、進路一覧

5

04 安全指導 (茶)

04.00交通安全指導一般

校外指導等を含む。

5

04.01防災指導一般

避難訓練計画等

5

04.02防犯指導一般

防犯訓練計画等

5

05 就学前教育 (黄)

05.00就学前教育一般

 

1

05.20就学前関係検査

 

5

06 情報・視聴覚教育 (青)

06.00視聴覚一般

演劇等鑑賞及び巡回映画を含む。

1

07 図書館 (緑)

07.00図書館一般

 

1

07.01職員図書一般

 

1

07.20図書原簿

児・生・職員図書原簿、資料価値消滅時破棄

07.21図書基本カード

当該図書蔵書中保存 除籍した図書の基本カードは5年間保存

5

08 学校行事 (灰)

08.00入学式

 

5

08.01卒業式

 

5

08.02始業式・終業式

 

5

08.03音楽会

 

5

08.04文化祭

 

5

08.05運動会

 

5

08.06水泳大会

 

5

08.07クラスマッチ

 

5

08.08修学旅行

 

5

08.09臨海学習

臨海学校、自然教室含む。

5

08.10社会見学

年ごとに細分するかは学校の実状による。

5

08.11登山

 

5

08.12キャンプ

宿泊学習、自然教室等

5

08.13スキー教室

 

5

08.14遠足

学年ごとに細分するかは学校の実状による。

5

08.15対外的学芸行事

郡音楽会、南部音楽会・鑑賞会(音楽・劇)

5

08.16対外的体育行事

 

5

08.17その他の学校行事

開校式、落成式その他

5

08.20行事用記録写真

継続

08.21行事招待者名簿

継続 資料価値消滅時廃棄

 

1 教科

10 国語 (青)

10.00国語一般

 

5

11 社会 (緑)

11.00社会一般

 

5

12 算数・数学 (灰)

12.00算数・数学一般

 

5

13 理科 (桃)

13.00理科一般

 

5

14 生活 (茶)

14.00生活一般

 

5

15 音楽 (黄)

15.00音楽一般

 

5

16 図画工作・美術 (青)

16.00図画工作・美術一般

 

5

17 保健・体育 (緑)

17.00保健体育一般

 

5

18 技術・家庭 (灰)

18.00技術一般

 

5

18.20家庭一般

 

5

19 英語 (桃)

19.00英語一般

 

5

110 少人数学習 (茶)

110.00少人数学習一般

 

5

2 道徳・人権教育・特別活動・総合的な学習

20 道徳 (青)

20.00道徳一般

 

5

21 人権教育 (緑)

21.00人権教育一般

 

5

22 学年・学級活動 (灰)

22.00学年・学級活動一般

 

1

22.01学年学級通信

 

1

23 児童会・生徒会 (桃)

23.00児童会・生徒会一般

 

1

24 クラブ・部活動 (茶)

24.00クラブ活動一般

 

1

24.01部活動一般

各部ごとに細分するかは学校の実状による。

1

25 福祉教育 (黄)

25.00福祉教育一般

 

1

26 環境教育 (青)

26.00環境教育一般

 

1

26.01環境整備一般

 

1

26.02清掃活動一般

 

1

27 勤労教育 (緑)

27.00栽培活動一般

みどりの少年団含む。

1

27.01飼育活動一般

 

1

27.02生産活動一般

 

1

28 情報教育 (灰)

28.00情報教育一般

 

1

29 国際理解教育 (桃)

29.00国際理解教育一般

ALT・AET配置事業

3

29.01日本語指導

 

 

210 総合的な学習 (茶)

210.00総合的な学習一般

 

1

210.01その他の活動

 

1

211 選択学習 (黄)

211.00選択学習一般

 

1

3 保健・給食

30 学校保健 (青)

30.00学校保健一般

指導計画、指導記録をいう。

1

30.01欠席調査

 

5

30.02出席停止

 

5

30.03医療給付

 

5

30.04胸部X線間接撮影検査

 

5

30.05心電図検査

 

5

30.06寄生虫検査・尿検査

 

5

30.07貧血検査

 

5

30.08血液生化学検査

 

5

30.09環境衛生検査

水質検査、照度測定、CO・CO2検査を含む。

5

30.10予防接種

 

5

30.11その他の検査測定

 

5

30.12薬品管理表

 

5

30.13災害給付

健康センターに係わる災害報告、給付金領収書等をいう。

5

30.20学校保健統計

資料価値消滅まで累積

30.21学校保健委員会

資料価値消滅まで累積

5

30.22学校衛生委員会

資料価値消滅まで累積

5

30.23保健日誌

 

5

30.24校医・歯科医・薬剤師執務日誌

 

5

30.25学級保健簿

 

5

30.26児童生徒健康診断票

卒業に伴い進学先へ送付 就職者分は当該校で保存

5

30.27職員健康診断

当該校在職中保存、異動に伴い処理 退職者分は当該校で保存

5

30.60学校保健関係例規(通知等)

資料価値消滅まで累積

30.61災害給付関係例規(通知等)

資料価値消滅まで累積

31 学校給食 (緑)

31.00給食指導一般

 

1

31.01給食運営一般

 

1

31.02予定献立表

 

1

31.03実施献立表

 

1

31.04給食人員調査

実施人員、予定人員を含む。

1

31.05欠食復食届

 

1

31.06栄養管理一般

 

1

31.07栄養報告

 

1

31.08給食施設実態報告

 

1

31.09契約書

物資売買、委託加工、牛乳等

5

31.10需要申請書

 

5

31.11米穀台帳

 

5

31.12麺納入報告書

受領確認書を含む。

5

31.13麺運搬回数一覧表

 

1

31.14衛生管理一般

自主管理手帳、細菌検査、監視指導票等

3

31.15衛生管理チェックリスト

日常点検票

1

31.20給食日誌

 

5

31.21検収記録簿

物品検収

1

31.22検食記録簿

 

1

31.60学校給食関係例規(通知等)

資料価値消滅まで累積

31.61学校給食事務の手引

資料価値消滅まで累積

4 総務

40 企画運営 (青)

40.00学校企画運営

教育指導計画、年間行事計画、月暦、日課表、時間割編成、担任時間割表、校務分掌等をいう。

5

40.01学校企画運営諸報告

教育課程承認願、教材承認願、休業日承認願、振替休業授業届、校外における教育活動実施届、出席停止届、原学級留置届、教務主任等の報告、校務分掌報告書、校長の休暇届・承認願、校長の旅行届・承認願、施設設備の亡失・毀損届、防災及び警備計画報告書、校長・教頭名簿、年間行事計画表等をいう。

5

40.02学校自己評価

 

5

40.03学校訪問資料

村教委、県教委

5

40.20学校日誌

 

5

40.21当番日誌

 

5

40.22学校沿革誌

 

40.23学事報告

 

10

40.24学校要覧

学校運営計画を含む。資料価値消滅時に破棄

40.25学校経営概要

 

5

40.26学級編成認可申請書

 

10

40.27職員会議記録

 

5

40.28職員会資料

資料価値消滅まで累積

5

40.29職員朝会資料

資料価値消滅まで累積

5

40.30企画委員会資料

教務会、主任会、運営委員会等

3

40.31学校評議員会会議録

学校評議員会資料含む。

1

40.32県報

教育関係

1

40.33広報

県・村・教委・文部広報その他団体のもの

1

40.34学校開放

学校開放、学社融合、社会人活用事業等

3

40.60学校管理関係例規(通知等)

資料価値消滅まで累積

41 文書 (緑)

41.00文書一般

 

1

41.01サイボーズ一般

価値消滅まで累積

 

41.02文書番号簿

 

3

41.03親展(秘密)文書処理簿

 

3

41.04口頭電話記録用紙

 

3

41.05文書保存台帳兼保存目録

破棄処理手続後のもの

3

41.06特殊文書等集配カード

 

3

41.20情報管理一般

 

1

41.60文書関係例規(通知等)

文書規程、文書分類、情報公開基準を含む。資料価値消滅まで累積

42 調査・統計 (灰)

42.00調査統計一般

国・県・町等の調査統計に関する通知等一般的文書、調査票を含む。

1

42.20学校基本調査

卒業後の状況調査票、県単独統計調査票を含む。

42.21地方教育費調査

資料価値消滅まで累積

 

42.22その他調査統計

教員統計、教員需給調査、学校給食調査、学校図書館調査、校長会等の調査統計を含む。資料価値消滅まで累積

 

42.60調査・統計関係例規

 

43 学校事故 (桃)

43.00学校事故報告

学校施設設備等・教職員等・児童生徒に関わる事故の速報カード、事故報告書、事故処理(完結)報告書等をいう。

5

44 学籍 (茶)

44.00学籍一般

 

1

44.01児童生徒名簿

顔写真を含む。

3

44.02入学予定者名簿

 

1

44.03小中連絡会

幼保小連絡会、小中連絡会、中高連絡会等

1

44.04学級編成資料

 

5

44.20児童生徒数報告書

移動時に地教委へ報告するもの

5

44.21転入・転出一般

転入・転出簿を含む。細分化が望ましい。

5

44.22環境調査票

資料価値消滅まで保存 卒業後廃棄

 

44.23指導要録

抄本等を含む(「指導の記録」の保存区分は5年)

20

44.24卒業生台帳

 

44.25卒業生動向表

 

5

44.26児童生徒出席簿

 

5

44.27その他の学籍

区域外就学、原学級留置等特別に扱うもの

5

44.60学籍関係例規(通知等)

資料価値消滅まで累積

45 教科用図書 (黄)

45.00教科用図書一般

納入指示書、給与証明書、給与名簿等を含む。

5

45.01教科用図書システムマニュアル

システム取扱説明書

 

45.60教科用図書関係例規(通知等)

資料価値消滅まで累積

46 奨学 (青)

46.00奨学一般

育英会、奨学金等

5

46.01就学援助費一般

認定申請書、閲覧承諾書、支出負担行為決議書兼支出命令書、支給明細書兼領収書等を含む。

5

46.02就学奨励費一般

認定申請書、閲覧承諾書、支出負担行為決議書兼支出命令書、支給明細書兼領収書等を含む。

5

46.20世帯票

資料価値消滅まで保存

5

46.60就学事務関係例規(通知等)

資料価値消滅まで累積

47 監査 (緑)

47.00監査一般

 

1

47.20国・県の監査

会計監査院、関東財務局、県監査委員会、会計局等の計画・報告・講評を含む。

5

47.21村の定期監査

 

5

48 庶務 (灰)

48.00庶務一般

他に分類されない会議次第、会議資料をいう。

1

48.01教職員住宅一般

 

1

48.20証明書発行簿

学業成績証明書、卒業証明書、学割証発行等児童生徒に関わるもの及び教職員に関わるもの

5

48.21事務引継書

資料価値消滅まで保存

 

48.22事務連絡会議

資料価値消滅まで保存

 

48.23認定事例集

資料価値消滅まで保存

5 人事・服務・福利

50 人事 (青)

50.00人事一般

 

1

50.01内申書

給料の調整額内申、特殊担当時間数一覧表を含む。

5

50.02人事通知書(写)

 

5

50.03昇格・昇給

 

5

50.04資格免許

中学校非免許教科担任許可申請を含む。

5

50.05非常勤講師配置

任用内申、時間割計画、勤務実績報告 他

5

50.20現職員人事記録カード

当該校在職中保存、異動に伴い処理

50.21旧職員人事記録カード

異動者は写し、退職者は原本を保存

50.22職員配置表

 

50.23職員配置予定表

 

50.60人事関係例規(通知等)

資料価値消滅まで累積

51 服務 (緑)

51.00服務一般

着任届、宣誓書(写)等諸届を含む。

5

51.01職員住所録

連絡系統図を含む。

1

51.02自家用車公務使用

5

51.03職務専念義務免除承認書

承認願、整理簿

5

51.04研修承認願

教育公務員特例法(昭和24年法律第1号)第22条に規定するもの 報告書を含む。

5

51.05職員動向表

 

1

51.06週休日振替簿

代休日指定簿を含む。

5

51.07出勤簿

 

5

51.08休暇等整理簿

 

5

51.09超過勤務・休日勤務命令簿

 

5

51.10復命書

 

5

51.60服務関係例規(通知等)

資料価値消滅まで累積

52 研修 (灰)

52.00研修・講習一般

センター研修、国・県・その他の研修 細分が望ましい。

1

52.01校内研修

 

1

52.02派遣申請

研修計画、講師等派遣申請書を含む。

1

52.03初任者研修一般

開催通知、要項、勤務時間割振表等を含む。

5

52.04中堅者研修

開催通知、要項含む。

5

52.05教育実習生指導

 

3

52.60研修関係例規(通知等)

資料価値消滅まで累積

53 公務・通勤災害 (桃)

53.00公務・通勤災害一般

 

1

53.20認定、請求

 

53.60公務・通勤災害関係例規(通知等)

資料価値消滅まで累積

54 共済組合 (茶)

54.00共済組合一般

共済組合だよりを含む。

1

54.01組合員及び被扶養者

組合員の異動、資格取得・喪失、被扶養者の認定・取消し、確認組合員証、組合員原簿等

5

54.02掛金・負担金

 

5

54.03短期給付

保険給付、休業給付、災害給付等

5

54.04長期給付

年金、退職届

5

54.05厚生事業

各種検診、元気回復、施設利用補助等

3

54.06貸付事業

各種貸付け

5

54.20被扶養者申告書

当該校在職中保管、異動に伴い処理 完結分は区分して54.01で保存

 

54.21共済組合員原票

当該校在職中保管、異動に伴い処理 完結分は区分して54.01で保存

 

54.60共済組合関係例規(通知等)

細分することが望ましい資料価値消滅まで累積

55 互助組合 (黄)

55.00互助組合一般

資格、掛金、給付、貸付け、広報を含む。

1

55.60互助組合関係例規(通知等)

資料価値消滅まで累積

56 社会保険 (青)

56.00社会保険一般

臨時的任用職員に関わるもの 同一人のものは年度を越えて継続

1

56.60社会保険関係例規(通知等)

資料価値消滅まで累積

57 雇用保険 (緑)

57.00雇用保険一般

臨時的任用職員に関わるもの 同一人のものは年度を越えて継続

1

57.60雇用保険関係例規(通知等)

資料価値消滅まで累積

58 職員厚生 (灰)

58.00職員厚生一般

 

1

6 給与・旅費

60 給与一般 (青)

60.00給与一般

前渡資金預金利子報告を含む。

1

60.01退職手当

 

5

60.02寒冷地手当

寒冷地手当に係る扶養親族の居住地確認票等

5

60.03所得税・住民税

 

5

60.04非常勤講師報酬

初任研、少人数、学習集団 勤務状況整理簿を含む。

5

66.05現況届

扶養親族、児童手当現況届

5

60.20年未調整

申告書、源泉徴収票、個人別表等細分することが望ましい。

5

60.21特殊勤務手当

教育業務連絡指導手当、入学者選抜手当等の一切及び整理簿

5

60.22特殊業務手当

緊急業務、引率指導業務、部活動指導業務等の一切及び整理簿

5

60.23扶養親族届

当該校在職中保管、異動に伴い処理 完結分は区分して60.00で保存

 

60.24児童手当認定請求書

当該校在職中保管、異動に伴い処理 完結分は区分して60.00で保存

 

60.25住居届

当該校在職中保管、異動に伴い処理 完結分は区分して60.00で保存

 

60.26通勤届

確認簿含む。当該校在職中保管、異動に伴い処理 完結分は区分して60.00で保存

 

60.27単身赴任届

当該校在職中保管、異動に伴い処理 完結分は区分して60.00で保存

 

60.28給与口座振替申出書

当該校存職中保管、異動に伴い処理 完結分は区分して60.00で保存

 

60.60給与改定関係例規(通知等)

資料価値消滅まで累積

60.61扶養手当関係例規(通知等)

資料価値消滅まで累積

60.62児童手当関係例規(通知等)

資料価値消滅まで累積

60.63住宅手当関係例規(通知等)

資料価値消滅まで累積

60.64通勤手当関係例規(通知等)

資料価値消滅まで累積

60.65単身赴任手当関係例規(通知等)

資料価値消滅まで累積

60.66特殊勤務手当関係例規(通知等)

資料価値消滅まで累積

60.67特殊業務手当関係例規(通知等)

資料価値消滅まで累積

60.68超過勤務手当関係例規(通知等)

資料価値消滅まで累積

60.69特別調整額関係例規(通知等)

資料価値消滅まで累積

60.70期末・勤勉手当関係例規(通知等)

資料価値消滅まで累積

60.71寒冷地手当関係例規(通知等)

資料価値消滅まで累積

60.72退職手当関係例規(通知等)

資料価値消滅まで累積

60.73所得税関係例規(通知等)

資料価値消滅まで累積

60.74年末調整関係例規(通知等)

資料価値消滅まで累積

60.75その他の給与一般関係例規(通知等)

資料価値消滅まで累積

61 給与会計 (緑)

61.00給与会計一般

 

1

61.01インプットデータ

 

5

61.02アウトプットデータ

差額支給計算書、インプットリスト、アンマッチリスト、チェックリスト等

5

61.03給与支給内訳書

 

5

61.04給与基本内容表

 

5

61.05給与費決算調書

 

5

61.06法定外控除

教職員台帳、控除明細書、インプットデータ等

5

61.20財形貯蓄控除預入等依頼書

財形住宅貯蓄、財形年金貯蓄を含む。当該校在職中保存、異動に伴い処理する完結分は区分して61.00で保存する。

61.60給与会計関係例規(通知等)

給与入出力システムマニュアルを含む。資料価値消滅まで累積

62 旅費 (灰)

62.00旅費一般

 

1

62.01配当通知

 

5

62.02旅費経理簿

配当通知、支払関係書類含む。

5

62.20旅行命令・請求票

 

5

62.21旅費口座振込(変更)申出書

当該校在職中保管、異動に伴い処理 完結分は区分して62.00で保存

 

62.60旅費関係例規(通知等)

振込システム及び取扱いを含む。資料価値消滅まで累積

7 経理

70 公費予算 (青)

70.00公費一般

予算方針、予算会議資料等

1

70.01予算要求資料

見積書を含む。

3

70.02予算書

村予算書、校内予算計画書

5

70.03支出命令書

支出負担行為決議書兼支出命令書

5

70.04差引簿

歳出予算執行一覧表、係別差引簿を含む。

5

70.05郵券受払簿

 

5

70.60財務関係例規(通知等)

資料価値消滅まで累積

71 給食会計 (緑)

71.00給食会計一般

 

1

71.01収入

徴収台帳、収入伺等

5

71.02支出

納品書、請求書、領収書、支出伺等

5

71.03会計簿

 

 

71.04決算書

 

5

72 校内会計 (灰)

72.00校内会計一般

 

1

72.01会計簿

伝票を含む。

5

72.02決算書

 

5

73 児童会・生徒会会計 (桃)

73.00児童会・生徒会会計一般

 

1

73.01会計簿

伝票を含む。

5

73.02決算書

 

5

74 学年・学級会計 (茶)

74.00学年・学級会計一般

 

1

74.01予算書

 

 

74.02収入

 

5

74.03支出

 

5

74.04会計簿

 

5

74.05決算書

 

5

75 その他の会計 (黄)

75.00児童生徒貯金

 

5

75.01行事関係会計報告

 

5

75.02その他の会計

 

5

8 管理

80 施設設備 (青)

80.00施設設備一般

整備計画、維持管理計画を含む。

1

80.01防火防災一般

整備計画、維持管理計画を含む。

1

80.02校舎校庭等の貸与

 

1

80.03ガス設備点検

 

1

80.04電気設備保安点検

 

1

80.05浄化槽保守点検

 

1

80.06貯水槽点検

 

1

80.07プール浄化装置保守点検

 

1

80.08遊具体育設備点検

 

1

80.09消防設備点検

 

5

80.10夜間等警備保障

 

1

80.11その他の施設設備点検

 

1

80.20契約書(写)

施設整備に関するもの 当該施設設備を使用中保管

80.21施設設備工事記録

 

80.22取扱説明書

当該施設設備を使用中保管

81 図面 (緑)

81.01学校施設台帳

 

81.02学校配置図

 

81.03施設設備設計図

校舎、校具、校地、プール、体育館等一切を含む。当該施設設備を使用中保存する。

81.04電気・水道・ガス・灯油配管配置図

 

82 物品 (灰)

82.00物品一般

維持管理・補修整備等の結果を含む。

1

82.01備品貸与

 

1

82.20備品台帳

資料価値消滅まで累積

82.21教材整備台帳

 

82.22理科振興整備台帳

 

82.23寄附台帳

 

82.24保証書・取扱説明書

当該物品を使用中保存

82.25契約書

当該物品を使用中保存

9 渉外

90 PTA (青)

90.00PTA一般

運営計画、総会資料を含む。

1

90.01会計帳票

伝票、監査記録を含む。

5

90.02各部活動

 

1

90.03PTA安全互助会

 

5

90.60PTA規約

資料価値消滅まで累積

91 同窓会 (緑)

91.00同窓会一般

 

1

91.01会計簿

 

5

91.60同窓会規約

 

92 教育会 (灰)

92.00信濃教育会一般

信濃教育購読者名簿、職員録原稿、会報を含む。

1

92.01上伊那教育会一般

会員名簿、会報を含む。

1

92.02南部教職員会一般

 

1

92.20信教災害補償会員証

当該学校在職中保管、異動に伴い処理

 

92.60教育会規約

資料価値消滅まで累積

93 コープながの (桃)

93.00コープながの一般

 

1

94 退職教職員互助組合 (茶)

94.00退教互一般

退教互だよりを含む。

1

94.60退教互関係例規(通知等)

資料価値消滅まで累積

95 教職員共済 (黄)

95.00教職員共済一般

教職員共済だよりを含む。

1

96 その他の団体 (青)

96.00その他の団体

 

1

様式と条文

様式第1号(文書番号簿)(第8条関係)

様式第2号(親展(秘密)文書処理簿)(第8条、第19条関係)

様式第3号(収受印)(第10条関係)

様式第4号(文書収受簿)(第10条関係)

様式第5号(特殊文書集配カード)(第10条関係)

様式第6号(起案用紙)(第11条関係)

様式第7号(付箋用紙)(第12条関係)

様式第8号(回議印)(第12条関係)

様式第9号(郵便切手受払い簿)(第18条関係)

様式第10号(文書保存カード)(第22条関係)

様式第11号(背表紙)(第22条関係)

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宮田村立小・中学校文書規程

平成18年3月23日 教育委員会訓令第1号

(平成18年4月1日施行)

体系情報
第11編 育/第3章 学校教育
沿革情報
平成18年3月23日 教育委員会訓令第1号