(1)　専門用語はなるべく用いないで、易しい言葉を用いること。

(2)　外来語は、日常使われているものを用いること。日常使われていない外来語を用いるときは、注釈を付けること。

(3)　古い言葉及び硬い表現を避け、日常使い慣れている言葉及び表現を用いること。

(4)　あいまいな言葉を避け、具体的な言葉を用いること。

(5)　回りくどい表現を避け、簡潔な表現を用いること。

(6)　高圧的な言葉及び表現を避け、相手の気持ちを考えた言葉及び表現を用いること。

(1)　文体は、条例、規則、議案、専決処分、訓令、告示及び契約に関する文書を除き、原則として「ます」体を用いること。

(2)　文書は、なるべく区切って短くすること。

(3)　内容に応じ、箇条書の方法を取り入れ、一読して理解しやすい文書とすること。

(1)　用紙は、日本工業規格によるA4判を用いる。ただし、別に規格の定めのある場合その他特に他の規格の用紙を必要とする場合は、この限りでない。

(2)　受信者に付ける敬称には、「様」を用いる。