○長崎大学文書処理規程

平成16年4月1日

規程第32号

目次

第1章 総則(第1条―第5条)

第2章 文書の接受及び配付(第6条―第11条)

第3章 文書の起案(第12条―第14条)

第4章 文書の決裁及び合議(第15条―第23条)

第5章 文書の浄書及び発送(第24条―第28条)

第6章 雑則(第29条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は,長崎大学(以下「本学」という。)における事務関係文書の適正かつ迅速な処理を図るために必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において「文書」とは,長崎大学法人文書管理規程(平成23年規程第15号)第2条第1号に規定する法人文書のうち,本学の事務の用務に供し,かつ,事務関係者又は事務組織が主体となって管理するもので,次に掲げる書類をいう。

(1) 起案文書

(2) 職名又は組織名をあて名とする接受文書(電報,ファクシミリ,電子文書等を含む。)

(3) 職名又は組織名をもって発送する文書(電報,ファクシミリ,電子文書等を含む。)

2 この規程において,次の各号に掲げる用語の意義は,それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 部局等 監査室,広報戦略本部,原子力災害対策戦略本部,インスティテューショナル・リサーチ推進本部,海洋未来イノベーション機構,グローバル連携機構,研究開発推進機構,事務局,各学部,各研究科,各附置研究所,病院,各附属学校,附属図書館,保健・医療推進センター,各学内共同教育研究施設,やってみゅーでスク,ダイバーシティ推進センター,先端創薬イノベーションセンター,地域教育総合支援センター,障がい学生支援室,福島未来創造支援研究センター,子どもの心の医療・教育センター,各学域及び九州地区国立大学島原共同研修センターをいう。

(2) 学外文書 前項の文書のうち,本学以外の機関,個人等から接受する文書又は本学以外の機関,個人等あてに発送する文書をいう。

(3) 学内文書 前項の文書のうち,前号以外の文書で,学内間の文書をいう。

(4) 文書担当者 文書の接受及び学外文書の発送,文書の記号及び番号の管理等を担当する職員をいう。

(5) 文書取扱者 文書の接受等を担当し,当該部局等を所掌する文書担当者の補助を行う職員をいう。

(6) 決裁 それぞれの文書について承認を経るべき最終責任者の承認を得ることをいう。

(文書担当者及び文書取扱者)

第3条 文書担当者は,次に掲げる部局等(事務局及びインスティテューショナル・リサーチ推進本部にあっては総務部総務企画課,海洋未来イノベーション機構(財務及び会計並びに海洋未来イノベーション機構環東シナ海環境資源研究センターに関するものを除く。)及び研究開発推進機構にあっては研究国際部学術推進課,グローバル連携機構にあっては研究国際部国際企画課,海洋未来イノベーション機構の財務及び会計並びに海洋未来イノベーション機構環東シナ海環境資源研究センターに関するものにあっては総合生産科学域事務部)の文書担当の主査又は係長(原子力災害対策戦略本部及び教育学部附属幼稚園にあっては文書担当の職員)をもって充てる。

広報戦略本部

原子力災害対策戦略本部

インスティテューショナル・リサーチ推進本部

海洋未来イノベーション機構

グローバル連携機構

研究開発推進機構

事務局

各学部

医歯薬学総合研究科

熱帯医学・グローバルヘルス研究科

熱帯医学研究所

原爆後障害医療研究所

病院

附属図書館

2 文書取扱者は,前項に掲げる部局等を除く部局等及び事務局の各課(総務部総務企画課を除く。)に置く。

3 前項の文書取扱者は,当該部局等の長(事務局にあっては各課長)が指名する者をもって充てる。

(不在中の文書の処理)

第4条 職員は,出張その他で不在になるときは,あらかじめ,文書の処理状況について,上司に報告し,事務が渋滞しないようにしなければならない。

(文書の記号,番号等)

第5条 学外文書の記号は,別表の区分による。

2 文書番号は,年度ごとに更新する。

3 学内文書については,必要に応じ,整理番号等を付すことができるものとする。

第2章 文書の接受及び配付

(文書の接受)

第6条 文書は,文書担当者において接受するものとする。

2 前項の規定にかかわらず,次に掲げる文書は,主管の班,係等において直接接受するものとする。

(1) 職員及び学生から提出される諸願書,届出書等

(2) 会計に関する見積書,納品書,請求書,領収書等の書類

(3) その他軽易な連絡文書で直接接受することが適当と認められるもの

(文書の処理)

第7条 接受した学外文書は,文書担当者において直ちに開封し,検討の上,班,係別等に分類し,当該文書に記号,番号及び受付年月日を記入し,文書取扱者又は主管の主査,係長等に配付しなければならない。この場合において,文書担当者は,長崎大学統合文書管理システム(以下「文書システム」という。)に当該学外文書の接受に係る所要事項を入力しなければならない。

2 文書取扱者は,前項の規定により学外文書の配付を受けたときは,班,係別等に分類し,主管の主査,係長等に配付しなければならない。

3 第1項により学外文書の配付を受けた文書取扱者又は主管の主査,係長等は,文書システムに当該学外文書の受領に係る所要事項を入力しなければならない。

第8条 接受した学内文書は,文書担当者又は文書取扱者が班,係別等に分類し,主管の主査,係長等に配付しなければならない。

第9条 文書の配付を受けた主管の主査,係長等は,検討の上,上司の指示を受ける必要がある場合はその指示に従い,また自ら処理するものを除き,速やかに担当者に配付するものとする。

第10条 文書の配付を受けた担当者は,起案又は供閲等の方法により,速やかに,当該文書を処理しなければならない。

(特殊文書の処理)

第11条 親展文書等は,文書担当者において封かんのまま特殊文書処理簿(別記様式第1号)に所要事項を記入の上,受信者又は文書取扱者の受領印を徴して配付しなければならない。

2 書留郵便物(配達証明,内容証明郵便物等を含む。)は,文書担当者において封かんのまま書留郵便物処理簿(別記様式第1号)に所要事項を記入の上,受信者又は文書取扱者の受領印を徴して配付しなければならない。

3 電報は,文書担当者において電報受信簿(別記様式第1号)に所要事項を記入の上,受信者又は文書取扱者の受領印を徴して配付しなければならない。

第3章 文書の起案

(起案)

第12条 事案の処理は,原則として起案文書によらなければならない。

2 文書の起案は,長崎大学原議書(別記様式第2号。以下「原議書」という。)を使用しなければならない。ただし,事務局長の承認を得て,原議書の様式を一部変更して使用することができる。

3 文書の起案は,原則として,文書システムを用いなければならない。

4 文書の用字,用語及び書式は,公文書の書式と文例(文部科学省編)等によるものとする。

5 起案文書には,当該文書の末尾に担当の部課班,係等名,担当者名,電話番号等を記載するものとする。ただし,学内文書のうち部局等(事務局を除く。)から事務局へ発送する文書については,送付先の課班,係等名を併記するものとする。

6 文書の起案及び訂正に当たっては,次の事項を守らなければならない。

(1) 字体は,楷書を用いなければならない。

(2) 起案文書を訂正したときは,訂正箇所に押印しなければならない。

第13条 起案文書は,原則として1案件について1起案文書とする。

2 起案文書には,必要な関係資料を添付しなければならない。

3 起案文書のとじ方は,左とじとする。ただし,縦書のもの及び縦書の関係書類が添付されているものについては右とじとすることができる。

(起案文書の区分)

第14条 文書は,次の区分によって起案し,当該文書の区分を件名の最後に括弧書により明示しなければならない。

通知 法令その他権限に基づいて発する文書又は一定の事実の通知に関する文書

依頼 依頼に関する文書

照会 照会に関する文書

回答 回答に関する文書

契約 契約に関する文書

伺定 学内規則を定めることを目的とする文書

報告 法令等に基づいて,官庁その他に報告する文書

上申 人事の上申に関する文書

申請 申請に関する文書

協議 官庁その他に対する協議に関する文書

供閲 供閲に関する文書

証明 学長名又は大学名等による証明に関する文書

内簡 礼状等簡易な文書

事務連絡 単なる事務的な連絡文書

その他の伺 前各区分に掲げるもの以外の伺に関する文書

第4章 文書の決裁及び合議

(文書の名義)

第15条 文書の名義者は,法令等に特別の定めがある場合を除き,学長のほか,所掌事務の範囲により,次に掲げる者とする。

(1) 理事

(2) 監事

(3) 事務局長

(4) 部局等の長

(5) 部長

(6) 課長

2 前項に掲げるもののほか,軽微な連絡文書等については,主査,係長等の名義とすることができる。

(決裁)

第16条 起案文書は,特に定めるもののほか,文書の名義者の決裁を受けるものとする。ただし,接受文書を供閲文書として起案するときは,特に定めるもののほか,受信者の決裁を受けるものとする。

2 決裁を受けた文書については,起案者は,原議書に決裁日を記入するとともに,文書システムに当該文書の決裁に係る所要事項を入力しなければならない。

(代理決裁)

第17条 部局等の長は,決裁者が不在の場合は,特に重要なものを除き,代理決裁者を定めて代理決裁させることができる。ただし,事後に決裁者の承認を得なければならない。

(専決)

第18条 部局等の長は,文書の速やかな処理を図るために必要があるときは,専決者を定めて専決させることができる。

(合議)

第19条 起案文書の内容が他の部,課,班,係等(以下「部課班係等」という。)に関係がある場合は,その部課班係等に合議しなければならない。

2 前項の場合において,事前に関係のある他の部課班係等と協議し,意見の調整ができたとき又は決裁を受けた後,起案文書の写しの送付をもって足りるときは,合議を省略することができる。

(合議文書の訂正)

第20条 合議を受けた部課係等において文書の訂正を要すると認めたときは,関係の部課係等と協議しなければならない。

2 合議を受けた者が起案文書を訂正するときは,訂正者はその箇所に押印し,又は原議書の備考欄等にその旨を記入しなければならない。

(至急文書の処理)

第21条 至急文書は,原議書の右上辺に赤紙を付し,他の文書に優先して処理しなければならない。

2 至急文書のうち特に緊急を要するものは,起案者又は文書の内容について説明のできる者が持ち廻りしなければならない。

(班長等の承認)

第22条 課長の決裁又は承認を経なければならない起案文書については,班長又は課長補佐の承認を経なければならない。

(施行日)

第23条 決裁を受けた起案文書の施行の日は,決裁の日とする。ただし,特別の理由があるときは,施行の日を決裁の日と異にすることができる。

第5章 文書の浄書及び発送

(浄書及び照合)

第24条 起案者は,決裁を受けた起案文書で発送を要するものは,主管の班又は係等において浄書及び照合を行うものとする。

(文書担当者における点検)

第25条 文書担当者は,学外文書の発送の際は,文書の誤字,脱字その他公文書の書式上不適当なものがあるときは,起案者に連絡の上,又は上司の指示を受けて訂正することができる。

(公印の使用)

第26条 公印の使用については,長崎大学公印規程(平成16年規程第33号)の定めるところにより,使用しなければならない。

(公印の省略)

第27条 学内文書は,諸証明書,許可書,人事異動通知書その他公印の押印をもって効力を発するものを除き,原則として公印の押印を省略する。

2 学外文書のうち,文部科学省,文部科学省関係機関等に発送する文書及び部局等の長が公印の押印の省略が適当と認めた文書は,公印の押印を省略するものとする。

3 公印の押印を省略する文書には,文書の名義者の横に「(公印省略)」の記載をしなければならない。

4 公印の押印を省略する文書は,原議書に公印を省略する旨を記入しなければならない。

(文書の発送)

第28条 文書の発送は,原則として,起案者において行う。ただし,郵送等により発送する学外文書については,この限りでない。

2 文書担当者が郵送等により学外文書を発送したときは,文書担当者は,原議書に所要事項を記入の上,起案者に返付しなければならない。

3 起案者は,文書の発送が完了したときは,文書システムに当該文書の発送に係る所要事項を入力しなければならない。

第6章 雑則

(補則)

第29条 文書の決裁その他この規程の運用について必要な事項は,各部局等において別に定めることができる。

附 則

この規程は,平成16年4月1日から施行する。

附 則(平成16年12月1日規程第145号)

1 この規程は,平成16年12月1日から施行する。

附 則(平成17年3月31日規程第31号)

この規程は,平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成18年3月31日規程第24号)

この規程は,平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月30日規程第29号)

この規程は,平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年6月1日規程第35号)

この規程は,平成19年6月1日から施行する。

附 則(平成19年6月29日規程第38号)

この規程は,平成19年7月1日から施行する。

附 則(平成19年12月26日規程第64号)

この規程は,平成19年12月26日から施行する。

附 則(平成20年3月31日規程第26号)

この規程は,平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成20年6月30日規程第46号)

この規程は,平成20年7月1日から施行する。

附 則(平成21年2月27日規程第9号)

この規程は,平成21年3月1日から施行する。

附 則(平成21年3月31日規程第18号)

この規程は,平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成21年3月31日規程第19号)

この規程は,平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成22年1月28日規程第4号)

この規程は,平成22年2月1日から施行する。

附 則(平成22年3月31日規程第27号)

この規程は,平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成23年3月28日規程第12号)

1 この規程は,平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成23年3月31日規程第22号)

この規程は,平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成23年3月31日規程第24号)

この規程は,平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成23年6月1日規程第30号)

1 この規程は,平成23年6月1日から施行する。

附 則(平成23年6月29日規程第36号)

この規程は,平成23年7月1日から施行する。

附 則(平成24年3月29日規程第16号)

1 この規程は,平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成25年1月31日規程第3号)

この規程は,平成25年1月31日から施行する。

附 則(平成25年3月26日規程第11号)

この規程は,平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成25年8月5日規程第34号)

この規程は,平成25年8月5日から施行する。

附 則(平成25年9月27日規程第36号)

この規程は,平成25年10月1日から施行する。

附 則(平成25年9月27日規程第39号)

この規程は,平成25年10月1日から施行する。

附 則(平成26年3月28日規程第17号)

この規程は,平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成26年3月28日規程第18号)

この規程は,平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成26年3月31日規程第24号)

この規程は,平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成27年3月27日規程第23号)

この規程は,平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成27年3月31日規程第28号)

この規程は,平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成27年8月28日規程第39号)

この規程は,平成27年9月1日から施行する。

附 則(平成28年3月29日規程第19号)

この規程は,平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成28年6月30日規程第32号)

この規程は,平成28年7月1日から施行する。

附 則(平成28年8月2日規程第43号)

この規程は,平成28年8月2日から施行する。

附 則(平成28年10月18日規程第53号)

この規程は,平成28年10月18日から施行する。

附 則(平成29年3月28日規程第13号)

この規程は,平成29年4月1日から施行する。

附 則(平成29年6月27日規程第35号)

この規程は,平成29年7月1日から施行する。

附 則(平成29年12月26日規程第54号)

この規程は,平成30年1月1日に施行する。

附 則(平成30年3月27日規程第20号)

この規程は,平成30年4月1日から施行する。

附 則(平成30年6月26日規程第36号)

1 この規程は,平成30年7月1日より施行する。

附 則(平成30年6月29日規程第37号)

この規程は,平成30年7月1日から施行する。

附 則(平成31年3月29日規程第18号)

この規程は,平成31年4月1日から施行する。

附 則(平成31年4月26日規程第22号)

この規程は,令和元年5月1日から施行する。

附 則(令和元年9月30日規程第16号)

この規程は,令和元年10月1日から施行する。

別表(第5条関係)

文書記号表

記号

主管

長大監第 号

監査室

長大広戦第 号

広報戦略本部

長大原戦第 号

原子力災害対策戦略本部

長大イ推第 号

インスティテューショナル・リサーチ推進本部

長大海イ第 号

海洋未来イノベーション機構

長大グ連第 号

グローバル連携機構

長大研推第 号

研究開発推進機構

長大総第 号

総務企画課

長大人第 号

人事課

長大学推 号

学術推進課

長大人域第 号

人文社会科学域事務部学域企画室

長大総域第 号

総合生産科学域事務部学域企画室

長大国企 号

国際企画課

長大財企第 号

財務企画課

長大財管第 号

財務管理課

長大調達第 号

調達課

長大教支第 号

教育支援課

長大学支第 号

学生支援課

長大入第 号

入試課

長大留第 号

留学支援課

長大施企第 号

施設企画課

長大施整第 号

施設整備課

長大施管第 号

施設管理課

長大情企第 号

情報企画課

長大情管第 号

学術情報管理課

長大人域北第 号

人文社会科学域事務部北地区事務課

長大人域南第 号

人文社会科学域事務部南地区事務課

長大総域西第 号

総合生産科学域事務部西地区事務課

長大総域東第 号

総合生産科学域事務部東地区事務課

長大保セ第 号

保健・医療推進センター

長大先セ第 号

先導生命科学研究支援センター

長大Iセ第 号

ICT基盤センター

長大大イ第 号

大学教育イノベーションセンター

長大言セ第 号

言語教育研究センター

長大核セ第 号

核兵器廃絶研究センター

長大留セ第 号

留学生教育・支援センター

長大環セ第 号

環境保全センター

長大ダ推第 号

ダイバーシティ推進センター

長大地支第 号

地域教育総合支援センター

長大障第 号

障がい学生支援室

長大心セ第 号

子どもの心の医療・教育センター

長大多第 号

多文化社会学部

長大教第 号

教育学部

長大教幼第 号

教育学部附属幼稚園

長大教小第 号

教育学部附属小学校

長大教中第 号

教育学部附属中学校

長大教特第 号

教育学部附属特別支援学校

長大経第 号

経済学部

長大工第 号

工学部

長大環第 号

環境科学部

長大水第 号

水産学部

長大生域研総第 号

生命医科学域・研究所事務部総務課

長大生域研学第 号

生命医科学域・研究所事務部学術・管理課

長大生域研学務第 号

生命医科学域・研究所事務部学務課

長大生域研歯第 号

生命医科学域・研究所事務部歯学系事務室

長大生域研薬第 号

生命医科学域・研究所事務部薬学系事務室

長大原研第 号

生命医科学域・研究所事務部総務課

長大熱研第 号

生命医科学域・研究所事務部熱帯医学研究支援課

長大病総第 号

病院事務部総務課

長大病人第 号

病院事務部人事企画課

長大病安第 号

病院事務部医療安全課

長大病経第 号

病院事務部経営管理課

長大病医第 号

病院事務部医事課

長大学推第 号

学務情報推進室

長大生域第 号

生命医科学域・研究所事務部総務課

画像

画像画像

長崎大学文書処理規程

平成16年4月1日 規程第32号

(令和元年10月1日施行)

体系情報
第3編
沿革情報
平成16年4月1日 規程第32号
平成16年12月1日 規程第145号
平成17年3月31日 規程第31号
平成18年3月31日 規程第24号
平成19年3月30日 規程第29号
平成19年6月1日 規程第35号
平成19年6月29日 規程第38号
平成19年12月26日 規程第64号
平成20年3月31日 規程第26号
平成20年6月30日 規程第46号
平成21年2月27日 規程第9号
平成21年3月31日 規程第18号
平成21年3月31日 規程第19号
平成22年1月28日 規程第4号
平成22年3月31日 規程第27号
平成23年3月28日 規程第12号
平成23年3月31日 規程第22号
平成23年3月31日 規程第24号
平成23年6月1日 規程第30号
平成23年6月29日 規程第36号
平成24年3月29日 規程第16号
平成25年1月31日 規程第3号
平成25年3月26日 規程第11号
平成25年8月5日 規程第34号
平成25年9月27日 規程第36号
平成25年9月27日 規程第39号
平成26年3月28日 規程第17号
平成26年3月28日 規程第18号
平成26年3月31日 規程第24号
平成27年3月27日 規程第23号
平成27年3月31日 規程第28号
平成27年8月28日 規程第39号
平成28年3月29日 規程第19号
平成28年6月30日 規程第32号
平成28年8月2日 規程第43号
平成28年10月18日 規程第53号
平成29年3月28日 規程第13号
平成29年6月27日 規程第35号
平成29年12月26日 規程第54号
平成30年3月27日 規程第20号
平成30年6月26日 規程第36号
平成30年6月29日 規程第37号
平成31年3月29日 規程第18号
平成31年4月26日 規程第22号
令和元年9月30日 規程第16号