○長崎大学法人文書管理規程

平成23年3月29日

規程第15号

目次

第1章 総則(第1条・第2条)

第2章 管理体制(第3条―第8条)

第3章 作成(第9条―第11条)

第4章 整理(第12条―第14条)

第5章 保存(第15条・第16条)

第6章 法人文書ファイル管理簿(第17条・第18条)

第7章 移管,廃棄又は保存期間の延長(第19条―第21条)

第8章 点検・監査及び管理状況の報告等(第22条―第24条)

第9章 研修(第25条・第26条)

第10章 雑則(第27条・第28条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は,公文書等の管理に関する法律(平成21年法律第66号。以下「法」という。)第13条第1項の規定に基づき,長崎大学(以下「本学」という。)における法人文書の適正な管理について必要な事項を定めることを目的とする。

(定義)

第2条 この規程において,次の各号に掲げる用語の意義は,当該各号に定めるところによる。

(1) 法人文書 本学の役員又は職員が職務上作成し,又は取得した文書(図画及び電磁的記録(電子的方式,磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)を含む。以下同じ。)であって,本学の役員又は職員が組織的に用いるものとして,本学が保有しているものをいう。ただし,次に掲げるものを除く。

 官報,白書,新聞,雑誌,書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの

 附属図書館及び経済学部東南アジア研究所において,公文書等の管理に関する法律施行令(平成22年政令第250号。以下「施行令」という。)第5条第1項第4号の規定により,歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているもの

(2) 法人文書ファイル等 本学における能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう,相互に密接な関連を有する法人文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物にまとめたもの(以下「法人文書ファイル」という。)及び単独で管理している法人文書をいう。

(3) 法人文書ファイル管理簿 本学における法人文書ファイル等の管理を適切に行うために,法人文書ファイル等の分類,名称,保存期間,保存期間の満了する日,保存期間が満了したときの措置,保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。

(4) 部局 監査室,広報戦略本部,原子力災害対策戦略本部,インスティテューショナル・リサーチ推進本部,海洋未来イノベーション機構,グローバル連携機構,研究開発推進機構,事務局,各学部,各研究科,各附置研究所,病院,附属図書館,保健・医療推進センター,各学内共同教育研究施設,やってみゅーでスク,ダイバーシティ推進センター,先端創薬イノベーションセンター,地域教育総合支援センター,障がい学生支援室,福島未来創造支援研究センター,子どもの心の医療・教育センター及び各学域をいう。

第2章 管理体制

(総括文書管理者)

第3条 本学に,総括文書管理者を置き,事務局長をもって充てる。

2 総括文書管理者は,次の各号に掲げる事務を行うものとする。

(1) 法人文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製

(2) 法人文書の管理に関する必要な改善措置の実施

(3) 法人文書の管理に関する研修の実施

(4) 組織の新設・改正・廃止に伴う必要な措置

(5) 法人文書ファイル保存要領その他この規程の施行に関し必要な要領等の整備

(6) その他法人文書の管理に関する事務の総括

(副総括文書管理者)

第4条 本学に,副総括文書管理者を置き,総務部総務企画課長をもって充てる。

2 副総括文書管理者は,前条第2項各号に掲げる事務について,総括文書管理者を補佐するものとする。

(文書管理者)

第5条 本学の部局に,所掌事務に関する文書管理の実施責任者として,文書管理者を置く。

2 次の各号に掲げる部局の文書管理者は,当該各号に掲げる者をもって充てる。

(1) 広報戦略本部 広報戦略本部主査(広報調査担当)

(2) 原子力災害対策戦略本部 原子力災害対策戦略本部事務局長

(3) インスティテューショナル・リサーチ推進本部 総務部総務企画課長

(4) 海洋未来イノベーション機構(海洋未来イノベーション機構環東シナ海環境資源研究センターに関するものを除く。) 研究国際部学術推進課長

(5) 海洋未来イノベーション機構環東シナ海環境資源研究センター 文教地区事務部総務課長

(6) グローバル連携機構 研究国際部国際企画課長

(7) 研究開発推進機構 研究国際部学術推進課長

(8) 保健・医療推進センター 保健・医療推進センター総務係長

(9) 前各号を除く部局 部局の事務部の長(課を置く部局にあっては課長(室長を含む。))

3 前項の規定にかかわらず,教育・研究関係文書及び医療関係文書の管理に当たっては,部局の長を文書管理者とする。

4 文書管理者は,その管理する法人文書について,次の各号に掲げる事務を行うものとする。

(1) 保存

(2) 保存期間が満了したときの措置の設定

(3) 法人文書ファイル管理簿への記載

(4) 移管,廃棄(移管・廃棄簿への記載を含む。)

(5) 管理状況の点検等

(6) 法人文書の作成,標準文書保存期間基準(別記様式第1号)の作成等による法人文書の整理その他法人文書の管理に関する職員の指導

(文書管理担当者)

第6条 本学の部局に,文書管理担当者を置き,文書管理者が指名する者をもって充てる。

2 文書管理担当者は,前条第4項各号に掲げる事務について,文書管理者を補佐するものとする。

(監査責任者)

第7条 本学に,監査責任者を置き,監査室長をもって充てる。

2 監査責任者は,法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。

(職員の責務)

第8条 職員は,法の趣旨に則り,関連する法令,規則等並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い,法人文書を適正に管理しなければならない。

第3章 作成

(文書主義の原則)

第9条 職員は,文書管理者の指示に従い,法第11条の規定により,法第1条の目的の達成に資するため,本学における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに本学の事務及び事業の実績を合理的に跡付け,又は検証することができるよう,処理に係る事案が軽微なものである場合を除き,文書を作成しなければならない。

(別表第1の業務に係る文書作成)

第10条 別表第1に掲げられた業務については,当該業務の経緯に応じ,同表の法人文書の類型を参酌して,文書を作成するものとする。

(適切・効率的な文書作成)

第11条 文書の作成に当たって反復利用が可能な様式,資料等の情報については,電子掲示板等を活用し職員の利用に供するものとする。

2 文書の作成に当たっては,常用漢字表(平成22年内閣告示第2号),現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号),送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号),外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)等により,分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。

第4章 整理

(職員の整理義務)

第12条 職員は,次条及び第14条の規定に従い,次の各号に掲げる整理を行わなければならない。

(1) 作成又は取得した法人文書について分類し,名称を付するとともに,保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。

(2) 相互に密接な関連を有する法人文書を法人文書ファイルにまとめること。

(3) 前号の法人文書ファイルについて分類し,名称を付するとともに,保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。

(分類及び名称)

第13条 法人文書ファイル等は,本学の事務及び事業の性質,内容等に応じて系統的(3段階の階層構造)に分類し,分かりやすい名称を付さなければならない。この場合において,別表第1に掲げられた業務については,同表を参酌して分類しなければならない。

(保存期間)

第14条 文書管理者は,別表第1の規定により,標準文書保存期間基準(別記様式第1号)を定めなければならない。

2 第12条第1号の保存期間の設定については,標準文書保存期間基準に従い,行うものとする。

3 標準文書保存期間基準及び前項の保存期間の設定においては,法第2条第6項の歴史公文書等に該当するとされた法人文書にあっては,1年以上の保存期間を定めるものとする。

4 第12条第1号の保存期間の起算日は,法人文書を作成し,又は取得した日(以下「文書作成取得日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし,文書作成取得日から1年以内の日であって4月1日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては,その日とする。

5 第12条第3号の保存期間は,法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。

6 第12条第3号の保存期間の起算日は,法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日(以下「ファイル作成日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし,ファイル作成日から1年以内の日であって4月1日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては,その日とする。

7 第4項及び前項の規定は,文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする法人文書及び当該法人文書がまとめられた法人文書ファイルについては,適用しない。

第5章 保存

(法人文書ファイル保存要領)

第15条 総括文書管理者は,法人文書ファイル等の適切な保存及び集中管理の推進に資するよう,長崎大学法人文書ファイル保存要領(以下「保存要領」という。)を作成するものとする。

2 保存要領には,次の各号に掲げる事項を記載しなければならない。

(1) 紙文書の保存場所・方法

(2) 電子文書の保存場所・方法

(3) 引継手続

(4) その他適切な保存を確保するための措置

3 第1項の保存要領については,別に定める。

(保存)

第16条 文書管理者は,保存要領に従い,法人文書ファイル等について,当該法人文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間,適切に保存しなければならない。ただし,他の文書管理者等に引き継いだ場合は,この限りでない。

第6章 法人文書ファイル管理簿

(法人文書ファイル管理簿の調製及び公表)

第17条 総括文書管理者は,本学の法人文書ファイル管理簿(別記様式第2号)について,施行令第15条第2項の規定により,磁気ディスクをもって調製するものとする。

2 法人文書ファイル管理簿は,広報戦略本部に備えて一般の閲覧に供するとともに,インターネットで公表するものとする。

3 法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する場所を変更した場合には,当該場所を官報で公示しなければならない。

(法人文書ファイル管理簿への記載)

第18条 文書管理者は,少なくとも毎年度1回,管理する法人文書ファイル等(保存期間が1年以上のものに限る。)の現況について,施行令第15条第1項各号に掲げる事項を法人文書ファイル管理簿に記載しなければならない。

2 前項の記載に当たっては,独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号。以下「独立行政法人等情報公開法」という。)第5条各号に規定する不開示情報に該当する場合には,当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。

3 文書管理者は,保存期間が満了した法人文書ファイル等について,独立行政法人国立公文書館に移管し,又は廃棄した場合は,当該法人文書ファイル等に関する法人文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに,その名称,移管日,廃棄日等について,総括文書管理者が調製した移管・廃棄簿(別記様式第3号)に記載しなければならない。

第7章 移管,廃棄又は保存期間の延長

(保存期間が満了したときの措置)

第19条 文書管理者は,法人文書ファイル等について,別表第2の規定により,保存期間の満了前のできる限り早い時期に,保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。

2 前条第1項の法人文書ファイル等については,総括文書管理者の同意を得た上で,法人文書ファイル管理簿への記載により,前項の措置を定めるものとする。

3 総括文書管理者は,前項の同意に当たっては,必要に応じ,独立行政法人国立公文書館の専門的技術的助言を求めることができる。

(移管又は廃棄)

第20条 文書管理者は,総括文書管理者の指示に従い,保存期間が満了した法人文書ファイル等について,前条第1項の規定により,独立行政法人国立公文書館に移管し,又は廃棄しなければならない。

2 文書管理者は,前項の規定により移管する法人文書ファイル等に,法第16条第1項第2号に規定する場合に該当するものとして本学において利用の制限を行うことが適切であると認めるときには,総括文書管理者の同意を得た上で,独立行政法人国立公文書館に意見を提出しなければならない。

(保存期間の延長)

第21条 文書管理者は,次の各号に掲げる法人文書ファイル等について保存期間を延長する場合は,当該法人文書ファイル等の区分に応じ,それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間,当該法人文書ファイル等を保存しなければならない。この場合において,一の区分に該当する法人文書ファイル等が他の区分にも該当するときは,それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間,保存しなければならない。

(1) 現に監査,検査等の対象になっているもの 当該監査,検査等が終了するまでの間

(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間

(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間

(4) 独立行政法人等情報公開法第4条に規定する開示請求があったもの 独立行政法人等情報公開法第9条各項の決定の日の翌日から起算して1年間

2 文書管理者は,保存期間が満了した法人文書ファイル等について,その職務の遂行上必要があると認めるときには,その必要な限度において,一定の期間を定めて法人文書ファイル等の保存期間を延長することができる。この場合において,文書管理者は,延長する期間及び延長の理由を総括文書管理者に報告しなければならない。

第8章 点検・監査及び管理状況の報告等

(点検・監査)

第22条 文書管理者は,自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について,少なくとも毎年度1回,点検を行い,その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。

2 監査責任者は,法人文書の管理状況について,少なくとも毎年度1回,監査を行い,その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。

3 総括文書管理者は,点検又は監査の結果等を踏まえ,法人文書の管理について必要な措置を講じるものとする。

(紛失等への対応)

第23条 文書管理者は,法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合は,直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。

2 総括文書管理者は,前項の報告を受けたときは,速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講じるものとする。

(管理状況の報告等)

第24条 総括文書管理者は,法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理状況について,毎年度,内閣府に報告するものとする。

第9章 研修

(研修の実施)

第25条 総括文書管理者は,職員に対し,法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ,又は向上させるために必要な研修を行うものとする。

(研修への参加)

第26条 文書管理者は,総括文書管理者及び独立行政法人国立公文書館その他の機関が実施する研修に職員を積極的に参加させなければならない。

第10章 雑則

(他の法令等との調整)

第27条 この規程の規定にかかわらず,法令の規定により,法人文書の分類,作成,保存,廃棄その他法人文書の管理に関する事項について特別の定めがある場合にあっては,法令の定めるところによるものとする。

(補則)

第28条 この規程に定めるもののほか,法人文書の管理について必要な事項は,学長が別に定める。

附 則

1 この規程は,平成23年4月1日から施行する。

2 長崎大学法人文書管理規程(平成16年規程第31号)は,廃止する。

附 則(平成23年6月1日規程第30号)

1 この規程は,平成23年6月1日から施行する。

附 則(平成25年1月31日規程第3号)

この規程は,平成25年1月31日から施行する。

附 則(平成25年3月26日規程第11号)

この規程は,平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成25年8月5日規程第34号)

この規程は,平成25年8月5日から施行する。

附 則(平成25年9月27日規程第39号)

この規程は,平成25年10月1日から施行する。

附 則(平成27年3月31日規程第28号)

この規程は,平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成27年8月28日規程第39号)

この規程は,平成27年9月1日から施行する。

附 則(平成28年3月29日規程第19号)

この規程は,平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成28年8月2日規程第43号)

この規程は,平成28年8月2日から施行する。

附 則(平成28年10月18日規程第53号)

この規程は,平成28年10月18日から施行する。

附 則(平成29年3月28日規程第13号)

この規程は,平成29年4月1日から施行する。

附 則(平成29年12月26日規程第54号)

この規程は,平成30年1月1日に施行する。

附 則(平成30年6月26日規程第36号)

1 この規程は,平成30年7月1日より施行する。

附 則(平成31年3月29日規程第18号)

この規程は,平成31年4月1日から施行する。

別表第1(第10条関係)

法人文書の保存期間基準

事項

業務の区分

当該業務に係る法人文書の類型

保存期間

具体例

国立大学法人長崎大学の組織の運営管理に関する決定及びその経緯

1

設立又は改廃及びその経緯

組織の存立に関する重要な経緯

設立又は改廃に係る登記,財産的基礎に関する文書

無期限

・登記書

・国有財産台帳

・資本金台帳

・庁舎図面

・承継計画書

2

規則等の制定又は改廃及びその経緯

(1) 立案の検討

イ 立案基礎文書

30年

・業務方針

・業務計画

・学長等の指示

・法令の改正等通知

ロ 立案の検討に関する調査研究文書

・調査・検討資料

・関係団体・関係者のヒアリング

ハ 立案の検討に関する会議等文書

・開催経緯

・議事概要・議事録

・配付資料

(2) 関係部署等への協議

関係部署等協議文書

・協議案

・関係部署等からの質問・意見

・関係部署等への回答

(3) 主管官公庁等の同意等

主管官公庁等の同意等を求めるための決裁文書及び提出された文書

・規則案

・理由,新旧対照表案,参照条文

・同意書等

(4) 役員会等の審議

役員会等における審議に関する文書

・議事録

・配付資料

(5) 制定又は改廃

制定又は改廃のための決裁文書

常用

・通知文

・規則案

・参考資料

(6) 主管官公庁等への届出

主管官公庁等への届出に関する文書

30年

・届出書

(7) 公表

規則等が記録された文書

常用

・国立大学法人長崎大学規則集

3

学部等組織の設置及びその経緯

(1) 立案の検討

イ 立案基礎文書

30年

・基本方針

ロ 関係部署との協議に関する文書

・協議案

・関係部署からの質問・意見

・関係部署への回答

ハ 立案の検討に関する会議等文書

・開催経緯

・諮問

・議事概要・議事録

・配付資料

・答申等

(2) 役員会等の審議

役員会等における審議に関する文書

・議事録

・配付資料

(3) 設置

イ 設置の申請のための決裁文書

・設置計画案

・設置報告案

ロ 設置に関する申請書

無期限

・設置計画書等

(4) 公表

設置に関する申請書

常用

・設置計画書等

4

法令の規定に基づく文部科学大臣の認可,承認の求め,届出等及びその経緯

独立行政法人通則法(平成11年法律第103号),国立大学法人法(平成15年法律第112号)その他の法令の規定による文部科学大臣の認可,承認の求め,届出等に関する立案の検討その他の経緯

イ 立案基礎文書

30年

・中期目標

・業務方針

・学長指示

ロ 立案の検討に関する調査研究文書

・調査・検討資料

・関係団体・関係者のヒアリング

ハ 評価委員会に意見聴取のための資料として提出された文書,評価委員会における議事が記録された文書及び評価委員会の決定又は了解に至る過程が記録された文書

・開催経緯

・諮問

・議事概要・議事録

・配付資料

・意見

ニ 認可,承認の求め,届出等を行うための決裁文書及び提出された文書

・業務方法書案

・中期計画案

・年度計画案

・届出案

・報告案

ホ 公表に関する文書

・公表書

5

業務運営の方針・計画等の審議及び決定又は了解(他の項に掲げるもの除く。)

業務運営の方針・計画等の審議及び決定又は了解に関する立案の検討その他重要な経緯

イ 立案基礎文書

10年

・業務方針

・業務計画

・学長指示

ロ 立案の検討に関する調査研究文書

・調査・検討資料

・関係団体・関係者のヒアリング

ハ 役員会,経営協議会及び教育研究評議会に検討のため資料として提出された文書

・配付資料

ニ 決定又は了解の内容が記録された文書

・議事概要・要旨

・決定・了解文書

6

運営費交付金,施設費及び会計検査に関する事項(4の項に掲げるものを除く。)

(1) 運営費交付金等の要求に関する重要な経緯

運営費交付金,施設費の要求に関する文書

10年

・執行状況調査

・要求書

(2) 会計検査に関する重要な経緯

イ 会計検査院に提出又は送付した計算書及び証拠書類

5年

・計算書

・証拠書類

(※会計検査院保有のものを除く。)

ロ 会計検査院の検査を受け結果に関する文書

・意見又は処置要求

(※会計検査院保有のものを除く。)

国立大学法人長崎大学の教職員の人事に関する決定又はその経緯

7

教職員の人事に関する事項(1の項から6の項までに掲げるものを除く。)

(1) 教員の人事に関すること及びその経緯

イ 選考の基礎となった委員会等における審議に関する文書

30年

・議事録

・委員会等資料

・教員公募資料

ロ 教授会等における審議に関する文書

・議事録

・教授会等資料

ハ 人事異動に関する決裁文書

・人事異動案

・人事異動手続依頼文書

・履歴書等選考資料

ニ 人事異動に関する内容が記録された文書

・人事異動通知書

(2) 職員の人事に関すること及びその経緯

イ 選考の基礎となった文書

・採用等面接資料

・人事ヒアリング資料

ロ 人事異動に関する決裁文書

・人事異動案

・履歴書等選考資料

ハ 人事異動に関する内容が記録された文書

・人事異動通知書

(3) 教職員の給与の決定及び経理に関すること並びにその経緯

イ 給与を決定するための決裁文書

・級及び号俸調書

・履歴書等選考資料

ロ 人事異動に関する内容が記録された文書

・人事異動通知書

ハ 給与の支給に関する文書

5年

・賃金台帳

・給与明細書

・現員現給表

・勤務時間報告書

ニ 税金支払に関する文書

・法定調書

・扶養控除等各種申告書

・住民税台帳

・異動届書

(4) 教職員の権利義務の得喪又は身分の異動に関すること及びその経緯

イ 事案発生の基礎となった文書

30年

・調査資料

ロ 人事委員会における審議に関する文書

・議事録

・調査説明書

・陳述請求書

ハ 教育研究評議会等における審議に関する文書

・議事録

・配付資料

ニ 不利益処分をするための決裁文書

・処分説明書案

(5) 教職員の研修の実施に関する計画の立案の検討その他の職員の研修に関する重要な経緯

イ 計画の立案に関する調査研究文書

3年

・外国・自治体・民間企業の状況調査

・関係団体・関係者のヒアリング

ロ 計画を制定又は改廃するための決裁文書

・計画案

ハ 職員の研修の実施状況が記録された文書

・実績

(6) 教職員の兼業の許可に関する重要な経緯

職員の兼業の許可の申請書及び当該申請に対する許可に関する文書

3年

・申請書

・承認書

(7) 退職手当の支給に関する重要な経緯

退職手当の支給に関する決定の内容が記録された文書及び当該決定に至る過程が記録された文書

支給制限その他の支給に関する処分を行うことができる期間又は5年のいずれか長い期間

・調書

国立大学法人長崎大学の教育に関する決定又はその経緯

8

学生募集に関する事項

学生募集の企画の検討その他の経緯

イ 立案基礎文書

5年

・業務方針

・業務計画

・学長指示

ロ 立案の検討に関する調査研究文書

・調査・検討資料

・関係団体・関係者のヒアリング

ハ 立案の検討に関する役員会,経営協議会及び教育研究評議会等文書

・開催経緯

・議事概要・要旨

・配付資料

ニ 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書

・企画書

・広報資料

・実績報告書

9

入学者選抜に関する事項

入学者選抜関する事務の実施その他の経緯

イ 立案基礎文書

10年

・業務方針

・業務計画

・学長指示

ロ 立案の検討に関する調査研究文書

・調査・検討資料

・関係団体・関係者のヒアリング

ハ 立案の検討に関する役員会,経営協議会及び教育研究評議会等文書

・開催経緯

・議事概要・要旨

・配付資料

ニ 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書

・企画書

・仕様書

・実績報告書

10

入学手続に関する事項

入学手続に関する事務の実施その他の経緯

イ 立案基礎文書

10年

・業務方針

・業務計画

・学長指示

ロ 立案の検討に関する調査研究文書

・調査・検討資料

・関係団体・関係者のヒアリング

ハ 立案の検討に関する役員会,経営協議会及び教育研究評議会等文書

・開催経緯

・議事概要・要旨

・配付資料

ニ 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書

・企画書

・仕様書

・実績報告書

11

教務に関する事項

教務に関する事務の実施その他の経緯

イ 立案・処分等に関する基礎文書

10年

・業務方針

・業務計画

・学長指示

ロ 立案・処分等の検討に関する調査研究文書

・調査・検討資料

・関係団体・関係者のヒアリング

ハ 立案・処分等の検討に関する役員会,経営協議会及び教育研究評議会等文書

・開催経緯

・議事概要・要旨

・配付資料

ニ 企画・処分等を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書

・企画書

・仕様書

ホ 実施の結果が記録された文書

無期限

・学籍関係文書

・卒業・修了証書発行台帳

・学位授与関係文書

12

学生支援に関する事項

学生支援に関する事務の実施その他の経緯

イ 立案・管理に関する基礎文書

5年

・業務方針

・業務計画

・学長指示

ロ 立案・管理に関する調査研究文書

・調査・検討資料

・関係団体・関係者のヒアリング

ハ 立案・管理に関する役員会,経営協議会及び教育研究評議会等文書

・開催経緯

・議事概要・要旨

・配付資料

ニ 企画・管理を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書

・企画書

・仕様書

国立大学法人長崎大学の学術研究に関する決定及びその経緯

13

学術研究に関する事項(1の項から12の項に該当するものを除く)

(1) 個別の研究事業の実施その他の重要な経緯

イ 立案・申請に関する基礎文書・調査研究文書

5年

・調査・検討資料

・関係研究機関・企業・関係者との調整に関する文書

ロ 立案・申請に関する役員会,経営協議会及び教育研究評議会等文書

・開催経緯

・議事概要・要旨

・配付資料

ハ 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書

・企画書

・採択通知

・事業成果報告書

(2) 機関として行う大型研究プロジェクト事業の企画立案・実施その他の重要な経緯

イ 立案・申請に関する基礎文書・調査研究文書

10年

・業務方針

・業務計画

・学長指示

・調査・検討資料

・関係団体・関係者との調整に関する文書

ロ 立案・申請に関する役員会,経営協議会及び教育研究評議会等文書

・開催経緯

・議事概要・要旨

・配付資料

ハ 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書

・企画書

・採択通知

・事業成果報告書

(3) 学術研究の実施に伴い行う申請等に関する事務の実施その他の重要な経緯

イ 立案に関する基礎文書・調査研究文書

30年

・業務方針・計画

・学長指示

ロ 立案に関する役員会,経営協議会及び教育研究評議会等文書

・開催経緯

・議事概要・要旨

・配付資料

ハ 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書

・国有特許・国際特許申請書類

・省庁等ヒアリング

・各種承認申請書類

14

学術研究関係資料に関する文書

学術研究関係資料の収集・管理に関する事務の実施その他の重要な経緯

イ 立案・基準・管理に関する基礎文書

10年

・業務方針・業務計画

・学長指示

ロ 立案・基準・管理に関する調査研究文書

・調査・検討資料

・海外機関・関係者との調整に関する文書

ハ 立案・基準・管理に関する役員会,経営協議会及び教育研究評議会等文書

・開催経緯

・議事概要・要旨

・配付資料

事業を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書

5年

・相互利用

・除籍,購入,寄贈及び交換

学術研究関係資料の内容が記録された文書

無期限

・蔵書目録

・利用統計

・蔵書統計

国立大学法人長崎大学と地域社会との連携,国際交流に関する事項

15

国際交流に関する事項

国際交流事業に関する事務の実施その他の重要な経緯

イ 立案に関する基礎文書

10年

・業務方針・業務計画

・学長指示

ロ 立案に関する調査研究文書

・調査・検討資料

・海外機関・関係者との調整に関する文書

ハ 立案に関する役員会,経営協議会及び教育研究評議会等文書

・開催経緯

・議事概要・要旨

・配付資料

ニ 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書

・交流協定書

16

地域社会との連携に関する事項

地域社会との連携に関する事業の実施その他の重要な経緯

イ 企画・立案に関する基礎文書

10年

・業務方針・業務計画

・学長指示

ロ 企画・立案に関する調査研究文書

・調査・検討資料

・自治体・関係者との会議等調整に関する文書

ハ 企画・立案に関する役員会,経営協議会及び教育研究評議会等文書

・開催経緯

・議事概要・要旨

・配付資料

ニ 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書

・企画書

・実施報告書

個人の権利義務の得喪及びその経緯

17

個人の権利義務の得喪及びその経緯

(1) 行政手続法(平成5年法律第88号)第5条第1項ロの審査基準,第12条第1項の処分基準,同法第6条の標準的な期間に関する立案の検討その他の重要な経緯

イ 立案の検討に関する会議等文書

10年

・開催経緯

・諮問

・議事概要・議事録

・配付資料

・中間答申,最終答申,中間報告,最終報告,建議,提言

ロ 立案の検討に関する調査研究文書

・外国・自治体・民間企業の状況調査

・関係団体・関係者のヒアリング

ハ 行政手続法第5条第1項の審査基準,第12条第1項の処分基準を定めるための決裁文書

・審査基準案・処分基準案

ニ 行政手続法第6条の標準的な期間を定めるための決裁文書

・標準処理期間案

(2) 許認可等に関する重要な経緯

許認可等をするための決裁文書その他許認可等に至る過程が記録された文書

許認可等の効力が消滅する日に係る特定日以後5年

・審査案

・理由

(3) 不利益処分に関する重要な経緯

不利益処分をするための決裁文書その他当該処分に至る過程が記録された文書

5年

・処分案

・理由

(4) 異議申立てに関する会議等における検討その他の重要な経緯

イ 異議申立書又は口頭による異議申立てにおける陳述の内容を録取した文書

裁決,決定その他の処分がされる日に係る特定日以後10年

・異議申立書

・録取書

ロ 会議等文書

・諮問

・議事概要・議事録

・配付資料

・答申,建議,意見

ハ 裁決,決定その他の処分をするための決裁文書その他当該処分に至る過程が記録された文書

・弁明書

・反論書

・意見書

ニ 裁決書又は決定書

・裁決・決定書

(5) 国立大学法人長崎大学を当事者とする訴訟の提起その他の訴訟に関する重要な経緯

イ 訴訟の提起に関する文書

訴訟が終結する日に係る特定日以降10年

・訴状

・期日呼出状

ロ 訴訟における主張又は立証に関する文書

・答弁書

・準備書面

・各種申立書

・口頭弁論

・証人等調書

・書証

ハ 判決書又は和解調書

・判決書

・和解調書

その他の事項

18

栄典又は表彰に関する事項

栄典又は表彰の授与又ははく奪の重要な経緯

栄典又は表彰の授与又ははく奪のための決裁文書

10年

・選考基準

・選考案

・伝達

栄典又は表彰の授与の結果を証明する文書

無期限

・受賞者名簿

19

文書の管理等に関する事項

文書の管理等

イ 法人文書ファイル管理簿その他の業務に常時利用するものとして継続的に保存すべき法人文書

常用

・法人文書ファイル管理簿

ロ 取得した文書の管理を行うための帳簿

5年

・受付簿

ハ 決裁文書の管理を行うための帳簿

30年

・決裁簿

ニ 法人文書ファイル等の移管又は廃棄の状況が記録された帳簿

30年

・移管・廃棄簿

20

施設に関する事項

施設整備に関すること及びその経緯

イ 検討の基礎となった文書

5年

・調査資料

ロ 各種会議等における審議に関する文書

・議事録

・配付資料

ハ 実施のための決裁文書

・実施案

ニ 工事設計に関する内容が記録された文書

無期限

・工事設計図面

ホ 工事完成に関する内容が記録された文書

・工事完成図書

21

図書に関する事項

蔵書に関すること及びその経緯

イ 受入の基礎となった文書

5年

・基本方針

・調査資料

ロ 各種会議等における審議に関する文書

・議事録

・配付資料

ハ 収集及び保存のための決裁文書

・実施案

ニ 図書の内容の見出しをまとめて記録した文書

常用

・図書目録

ホ 図書の管理を行うための帳簿

常用

・図書原簿

22

医事・診療に関する事項

(1) 法令の規定に基づく厚生労働大臣の認可,承認の求め,届出等に関する立案の検討その他の経緯

イ 立案基礎文書

10年

・中期目標

・診療方針

・病院長指示

ロ 立案の検討に関する調査研究文書

・調査・検討資料

・関係者のヒアリング

ハ 認可,承認の求め,届出等を行うための決裁文書及び提出された文書

・申請案

・届出案

・報告案

ニ 承認に関する文書

無期限

・承認通知

(2) 各種申請又は報告に関すること及びその経緯

イ 申請・報告の基礎となった文書

10年

・調査資料

ロ 各種会議等における審議に関する文書

・議事録

・配付資料

ハ 申請・報告のための決裁文書

・申請案

・報告案

ニ 承認に関する文書

・承認通知

(3) 診療に関すること及びその経緯

イ 診療に関する文書・記録

5年

・診療録等に関する文書

・診療報酬申請に関する文書

・外来患者に関する文書

・入院患者に関する文書

・患者給食・栄養に関する文書

ロ その他診療に関する文書・記録

3年

・受託実習生及び病院研修生に関する文書

・院内学級に関する文書

23

法令,条例,閣議その他の事項に関する関係機関,地方公共団体との協議又は調整に関する事項(1の項から21の項までに掲げるものを除く。)

法令,条例,閣議その他の事項に関する関係機関,地方公共団体との協議又は調整及びその経緯

法令,条例,閣議その他の事項に関する関係機関又は地方公共団体との協議又は調整に関する文書

10年

・照会・回答文書

・取得文書

・議事概要・議事録

・配付資料

・報告書

備考

1 この表において「特定日」とは,第14条の保存期間が確定することとなる日の属する年度の翌年度の4月1日(当該確定することとなる日から1年以内の日であって,4月1日以外の日を特定日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては,その日)をいう。

2 本表が適用されない法人文書については,文書管理者は,本表の規定を参酌し,当該文書管理者が所掌する事務及び事業の性質,内容等に応じた標準文書保存期間基準を定めるものとする。

別表第2(第20条関係)

保存期間満了時の措置の設定基準

1 基本的考え方

法第1条の目的において,「国及び独立行政法人等の諸活動や歴史的事実の記録である公文書等が,健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源として,主権者である国民が主体的に利用し得るものであること」及び「国及び独立行政法人等の有するその諸活動を現在及び将来の国民に説明する責務が全うされるようにすること」とされ,規程第9条において,経緯も含めた意思決定に至る過程及び事務・事業の実績を合理的に跡付け,検証することができるよう文書を作成しなければならない旨が規定されており,以下の【Ⅰ】~【Ⅳ】のいずれかに該当する文書は,「歴史資料として重要な公文書その他の文書」に当たり,保存期間満了後には独立行政法人国立公文書館に移管するものとする。

【Ⅰ】国の機関及び独立行政法人等の組織及び機能並びに政策の検討過程,決定,実施及び実績に関する重要な情報が記録された文書

【Ⅱ】国民の権利及び義務に関する重要な情報が記録された文書

【Ⅲ】国民を取り巻く社会環境,自然環境等に関する重要な情報が記録された文書

【Ⅳ】国の歴史,文化,学術,事件等に関する重要な情報が記録された文書

2 具体的な移管・廃棄の判断指針

1の基本的考え方に基づいて,個別の法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置(移管・廃棄)の判断については,以下の(1)及び(2)に沿って行う。

(1) 別表第1に掲げられた業務に係る法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置については,次の表(用語の意義は,別表第1の用語の意義による。)の右欄のとおりとする。

事項

業務の区分

保存期間満了時の措置

長崎大学の組織の運営管理に関する決定及びその経緯

2

規則等の制定又は改廃及びその経緯

(1) 立案の検討

廃棄

(2) 関係部署等への協議

(3) 主管官公庁等の同意等

(4) 役員会等の審議

(5) 主管官公庁等への届出

3

学部等組織の設置及びその経緯

(1) 立案の検討

廃棄

(2) 役員会等の審議

(3) 設置

4

法令の規定に基づく文部科学大臣の認可,承認の求め,届出等及びその経緯

独立行政法人通則法その他の法令の規定による文部科学大臣の認可,承認の求め,届出等に関する立案の検討その他の経緯

廃棄

5

業務運営の方針・計画等の審議及び決定又は了解

業務運営の方針・計画等の審議及び決定又は了解に関する立案の検討その他重要な経緯(他の項に掲げるものを除く。)

廃棄

6

運営費交付金,施設費及び会計検査に関する事項

(1) 運営費交付金等の要求に関する重要な経緯

廃棄

(2) 会計検査に関する重要な経緯

国立大学法人長崎大学における教職員の人事に関する事項

7

教職員の人事に関する事項

(1) 教員の人事に関すること及びその経緯

廃棄

(2) 職員の人事に関すること及びその経緯

(3) 教職員の給与の決定及び経理に関すること並びにその経緯

(4) 教職員の権利義務の得喪又は身分の異動に関すること及びその経緯

(5) 職員の研修の実施に関する計画の立案の検討その他の職員の研修に関する重要な経緯

(6) 職員の兼業の許可に関する重要な経緯

(7) 退職手当の支給に関する重要な経緯

国立大学法人長崎大学の教育に関する決定又はその経緯

8

学生募集に関する事項

学生募集の企画の検討その他の経緯

廃棄

9

入学者選抜に関する事項

入学者選抜に関する事務の実施その他の経緯

廃棄

10

入学手続に関する事項

入学手続に関する事務の実施その他の経緯

廃棄

11

教務に関する事項

教務に関する事務の実施その他の経緯

廃棄

12

学生支援に関する事項

学生支援に関する事務の実施その他重要な経緯

廃棄

国立大学法人長崎大学の学術研究に関する決定及びその経緯

13

学術研究に関する事項(1の項から12の項に該当するものを除く)

(1) 個別の研究事業の実施その他の重要な経緯

廃棄

(2) 機関として行う大型研究プロジェクト事業の企画立案・実施その他の重要な経緯

(3) 学術研究の実施に伴い行う申請等に関する事務の実施その他の重要な経緯

14

学術研究関係資料に関する文書

学術研究関係資料の収集・管理に関する事務の実施その他の重要な経緯

廃棄

国立大学法人長崎大学と地域社会との連携,国際交流に関する事項

15

国際交流に関する事項

国際交流事業に関する事務の実施その他の重要な経緯

廃棄

16

地域社会との連携に関する事項

地域社会との連携に関する事業の実施その他の重要な経緯

廃棄

個人の権利義務の得喪及びその経緯

17

個人の権利義務の得喪及びその経緯

(1) 行政手続法第5条第1項ロの審査基準,第12条第1項の処分基準,同法第6条の標準的な期間に関する立案の検討その他の重要な経緯

廃棄

(2) 許認可等に関する重要な経緯

(3) 不利益処分に関する重要な経緯

(4) 異議申立てに関する会議等における検討その他の重要な経緯

(5) 国立大学法人長崎大学を当事者とする訴訟の提起その他の訴訟に関する重要な経緯

その他の事項

18

栄典又は表彰に関する事項

栄典又は表彰の授与又ははく奪の重要な経緯

廃棄

19

文書の管理等に関する事項

文書の管理等

廃棄

20

施設に関する事項

施設整備に関すること及びその経緯

廃棄

21

図書に関する事項

蔵書に関する事項及びその経緯

廃棄

22

医事・診療に関する事項

法令の規定に基づく厚生労働大臣の認可,承認の求め,届出等に関する立案の検討その他の経緯

廃棄

各種申請又は報告に関すること及びその経緯

診療に関すること及びその経緯

23

法令,条例,閣議その他の事項に関する関係機関,地方公共団体との協議又は調整に関する事項

法令,条例,閣議その他の事項に関する関係機関又は地方公共団体との協議又は調整及びその経緯(1の項から22の項までに掲げるものを除く。)

廃棄

注 「廃棄」とされているものであっても,1の基本的考え方に照らして,国家・社会として記録を共有すべき歴史的に重要な政策事項であって,社会的な影響が大きく政府全体として対応し,その教訓が将来に活かされるようなものについては,移管が必要となる。

(2) 上記に記載のない業務に関しては,1の基本的考え方に照らして,文書管理者において個別に判断するものとする。

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長崎大学法人文書管理規程

平成23年3月29日 規程第15号

(平成31年4月1日施行)

体系情報
第3編
沿革情報
平成23年3月29日 規程第15号
平成23年6月1日 規程第30号
平成25年1月31日 規程第3号
平成25年3月26日 規程第11号
平成25年8月5日 規程第34号
平成25年9月27日 規程第39号
平成27年3月31日 規程第28号
平成27年8月28日 規程第39号
平成28年3月29日 規程第19号
平成28年8月2日 規程第43号
平成28年10月18日 規程第53号
平成29年3月28日 規程第13号
平成29年12月26日 規程第54号
平成30年6月26日 規程第36号
平成31年3月29日 規程第18号