○那覇市上下水道局文書取扱規程

平成17年4月1日

上下水道局規程第6号

那覇市水道局文書取扱規程(1970年水道局規程第1号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条~第10条)

第2章 文書の収受及び配布(第11条~第14条)

第3章 事案の処理(第15条~第31条)

第4章 文書の整理(第32条~第50条)

第5章 その他(第51条)

付則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は、上下水道局(以下「局」という。)における文書の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。

(文書主義)

第2条 事務の処理は、文書によることを原則とする。

2 電子メール、ファクシミリ等(以下「メール等」という。)による処理は、文書により行われたものとみなす。

(文書取扱いの原則)

第3条 文書は、正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が適正かつ能率的に処理されるよう努めなければならない。

(文書作成の原則)

第4条 文書の作成に当たっては、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)により、平易、簡潔かつ正確に表現するよう努めなければならない。

(文書取扱いの年度)

第5条 文書の取扱いは、原則として会計年度によるものとする。

(文書事務の統括)

第6条 総務課長は、局における文書事務を統括する。

(課長、室長及び係長の責務)

第7条 課長は、常に課における文書事務が適正に処理されるよう留意し、その促進に努めなければならない。

2 室長及び係長(以下「係長等」という。)は、課長の指揮を受けて、係における文書事務を処理し、文書が完結するまでの経過を明らかにしておかなければならない。

(文書主任)

第8条 課長の文書事務を補佐させるため、課に文書主任を置く。

2 文書主任は、課の庶務を担当する係長等をもって充てる。

3 文書主任は、課長の命を受け、課における次の事務を処理する。

(1) 文書の審査に関すること。

(2) 文書の収受及び配布に関すること。

(3) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(4) ファイリング・システムに関すること。

(5) その他文書の処理に関すること。

(帳簿等の種類)

第9条 文書の取扱いに使用する帳簿、帳票等は、次に掲げるとおりとする。

(1) 文書収発簿(第1号様式)

(2) 書留文書配布簿(第2号様式)

(3) 供覧用紙(第3号様式)

(4) 起案用紙(甲・乙)(第4号様式)

(5) 令達簿(第5号様式)

(6) 公示文書簿(第6号様式)

(7) 文書借覧簿(第7号様式)

(特例の帳簿等)

第10条 次に掲げる文書を処理する場合には、課長は、総務課長と協議して、当該文書の管理に関し、文書収発簿によらず、別の帳簿を使用し、又は帳簿の使用を省略する等、適宜の処理をすることができる。

(1) 一時に多数を収受し、又は発送する文書

(2) 主管課において記載内容等を指導する必要がある文書

(3) メール等により収受し、又は発送する文書で軽易なもの

第2章 文書の収受及び配布

(文書の収受及び配布)

第11条 到着した文書は、総務課において収受し、次に掲げる方法により処理する。

(1) 開封が不適当と認められる文書は、書留文書配布簿に登載して主管課又は名宛人に配布すること。

(2) 前号以外の文書は、開封の上受付印を押し、文書収発簿に登載し、主管課に配布すること。ただし、請求書、領収書、その他定期刊行等の軽易な文書は、文書収受簿の登載を省略することができる。

(3) 書留郵便物は、書留文書配布簿に登載すること。

(4) 現金、金券、有価証券又は物品(以下「金品」という。)を添付した文書は、「金品」と朱書し、金品配布簿に登載して主管課に配布すること。

(5) 訴状、審査請求書等日時の到来が権利の得喪に関わるものについては、その日時を明らかにし、取扱者が証印の上配布すること。その際封筒があるときは、その封筒を添付しなければならない。

(6) 文書及び金品を配布するときは、必ず受領者の印を徴すること。

2 複数の課に関係のある文書は、最も関係の深い課に配布するものとし、関係の度合いが定めにくいとき又は異例に属するものであるときは、関係課長と協議の上、総務課長が主管課を決定する。

3 文書又は金品の収受に関し、送達証明を求められたときは、総務課長が証明するものとする。

4 メール等により送付された文書で重要なものは、総務課において収受するものとする。

5 メール等を受け取った課は、これを印刷し、総務課で収受させなければならない。

(主管に属しない文書)

第12条 配布を受けた文書が主管に属しないものであるときは、各課長が相互に授受することなく、理由を付して直ちに総務課長に返付しなければならない。

(担当職員への配布)

第13条 文書主任は、配布された文書を文書整理簿に件名、差出人等を記載した後に当該事務の担当職員に配布し、処理させなければならない。

(供覧等)

第14条 前条の規定に基づき文書の配布を受けた職員は、文書を処理する前に供覧用紙を用いて上司の供覧に供し、その処理について、指示を受けなければならない。この場合において、特に内容が軽易な文書については、閲覧のみに供することができる。

2 前項の文書で、他の課に関係のあるものは、その課の閲覧に供しなければならない。

第3章 事案の処理

(事案の処理)

第15条 事案の処理は、すべて文書によるものとし、起案用紙を用いて行わなければならない。ただし、単に閲覧のみで足りる軽易なものは、供覧用紙に必要な事項を記入して処理することができる。

2 メール等により処理する事案についても、前項の規定を適用する。この場合において、起案に添付する資料がフロッピーディスク、CD等(以下「フロッピーディスク等」という。)に記録されているものであり、かつ、印刷に大分の量を要するときは、フロッピーディスク等を添付して行うことができる。

(起案の方法)

第16条 起案は、次に掲げる方法により行わなければならない。

(1) 件名、起案者の職名及び氏名、起案年月日その他必要な事項を明記すること。

(2) 起案の理由、経過説明、本文の順に簡潔に記述し、関係規定その他参考となる事項を付し、関係書類を添付すること。ただし、事案が定例又は軽易なものについては、理由及び経過説明を省略することができる。

(3) 密接な関係をもつ事案は、努めて一括にし、案の1、案の2の方法で起案すること。

(4) 文体、用字、用語、書式、その他公用文の作成については、第4条に定めるほか那覇市公用文に関する規程(1967年那覇市訓令第5号)の例によること。

(5) 急を要するものについては、「急」と朱書すること。

(6) 秘密を要するものについては、「秘」と朱書し、封筒等に入れるなど他見に触れないように処置すること。

(7) 字句を訂正、削除又は挿入するときは、その箇所にその行為をした者の印を押印すること。

(決裁区分)

第17条 起案文書は、内容により次に掲げる決裁区分を表示しなければならない。

(1) 甲 水道事業管理者(以下「管理者」という。)の決裁を受けるもの

(2) 乙 部長の決裁を受けるもの

(3) 丙 副部長の決裁を受けるもの

(4) 丁 課長の決裁を受けるもの

(5) 戊 係長等の決裁を受けるもの

2 那覇市水道局事務決裁規程(昭和62年水道局規程第6号)に基づき専決者が決裁する事案は、管理者の決裁欄に「専決」と表示し、不要の欄は、斜線(左上から右下へ)で抹消しなければならない。

(文書の審査)

第18条 起案文書は、文書主任の審査を受けなければならない。

2 対外文書で管理者の決裁を受けるべきものは、部長の回議を経た後、総務課の文書主任の審査を受けなければならない。

3 文書の審査は、次に掲げる事項に重点をおいて行うものとし、訂正することにより文意を変えることがあってはならない。

(1) 用字、用語及び文体について

(2) 保存種目について

4 文書の審査の結果、訂正する箇所が多い場合は、起案者に返付し、再度起案をさせることができる。

(合議)

第19条 他課に関係のある起案文書は、関係課に合議しなければならない。

2 合議は、最も関係の深い課から順に行うものとし、起案用紙にはその順に合議先を表示しなければならない。

3 合議において、関係課の意見が調わない場合は、関係課長は協議しなければならない。

4 前項の協議が不調のときは、上司の指示を受けるものとする。

5 合議を受けた事案の結果を知る必要がある場合は、課長名の上に「要再回」と朱書するものとする。

(持回り決裁)

第20条 重要なもの、異例であるため説明を要するもの、急施の必要があるもの又は秘密を要するものは、起案者が自ら持ち回って、決裁を受けなければならない。

(代決及び後閲)

第21条 那覇市水道局事務決裁規程(昭和62年水道局規程第6号)第7条から第11条までの規定に基づき代決した場合は、代決者として押印した欄に「代」と表示し、管理者又は専決者の登庁後速やかに閲覧に供さなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、代決することが不適当と認められるものについては、代決をせず、当該決裁欄の上に「後閲」と表示し、決裁を進めるものとする。

3 前項の規定により後閲とした起案文書は、速やかに後閲とした者の閲覧に供さなければならない。

(変更、廃止、否決等の処置)

第22条 回議の途中において、起案文書が当初の趣旨と異なって決裁され、又は廃止された場合において、その起案文書が合議を受けたものであるときは、合議をした課に再び合議しなければならない。

2 決裁になった起案文書(以下「原議書」という。)を廃止し、又は保留すべき必要が生じた場合は、その理由を付して合議の回議順序に従って承認を受けなければならない。この場合においては、第15条から前条までの規定を準用する。

3 起案文書で否決されたものは、廃案の手続をとらなければならない。

(収受文書の処理状況の調査)

第23条 総務課長は、常に収受文書の処理状況を調査し、配布後1月を経過してもなお未処理のものがあるときは、主管課長にその旨通知するものとする。

2 前項の通知を受けた主管課長は、未処理の文書の処理を速やかに行うとともに、その処理されなかった理由を総務課長に報告しなければならない。

(管理者決裁文書の取扱い)

第24条 管理者が決裁した文書は、総務課において決裁年月日を記入して、主管課に返付するものとする。

(浄書)

第25条 浄書は、主管課において行うものとする。

(文書の記号及び番号)

第26条 発送文書には、記号及び番号を付さなければならない。ただし、メール等の処理で特に軽易なもの又は相手方が記号又は番号を省略した書式を指定しているものについては、この限りでない。

2 記号は、「那水」の文字と主管課の頭文字1字を併せ用いるものとする。ただし、主管課の頭文字1字のみでは分かりにくい場合は、この限りでない。

3 番号は、会計年度毎の一連番号を用いるものとする。

4 同一事案に属する文書は、同事案が完結するまでの間は同一番号を用いるものとする。ただし、年度内に完結しない事案については、翌年度におけるその事案の施行又は収受の際に新たに番号を付すものとする。

5 対内文書には、文書記号及び文書番号を付さないものとする。この場合において対内文書とは、那覇市の行政機関に発送する文書をいう。

(令達文書の取扱い)

第27条 規程、告示等の令達文書は、総務課において、種類毎に令達番号を付すものとする。

(公示文書)

第28条 文書を公示しようとするときは、その原議を総務課に送付しなければならない。

2 総務課長は、前項の送付を受けたときは、公示文書簿に番号、件名等必要な事項を記入して、公示に必要な手続をとるものとする。

(発信者名)

第29条 文書の発信は、原則として管理者名をもって行わなければならない。ただし、軽易なもの又はメール等によるもので相手方が発信者を指定しているものについては、部長名、副部長名、課長名若しくはその他の者をもって行うことができる。

(公印及び契印)

第30条 発送する文書には、那覇市水道局公印規程(1967年水道局規程第7号)に規定する公印を押し、契印により原議との間に割印を押さなければならない。ただし、対内文書又は対外文書のうち軽易な文書若しくはメール等による処理については、押印を省略することができる。

2 契約書その他とじ替えを禁ずる文書には、そのとじ目に公印で割印をしなければならない。

(文書の発送)

第31条 文書は、文書収発簿に記帳後、主管課において発送するものとする。ただし、メール等による処理で軽易なものは、文書収発簿の記帳を省略することができる。

2 文書収発簿は、総務課に備え付けるものとする。

3 郵送によらないものは文書送付簿により送付し、受領者の印を徴しなければならない。

第4章 文書の整理

(文書の整理)

第32条 配布を受けた文書は、常に処理経過が把握できるよう所定の箇所に保管し、又は保存しなければならない。

2 文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等に対する措置をとるとともに、重要な文書については、非常災害に際し、いつでも持ち出せるように準備しておかなければならない。

(文書の完結)

第33条 起案文書は、原議書に完結年月日を記入したときに完結したものとする。

2 完結年月日は、文書が発送文書であるときは発送年月日とし、収受文書であるときは決裁年月日とする。

3 起案文書で文書収発簿に記載のあるものについては、その起案文書を総務課に送付しなければならない。

4 総務課長は、前項の送付があつたときは、原議書及び文書収発簿に必要な事項を記入した上で、主管課に返付するものとする。

(ファイル基準表)

第34条 文書主任は、毎年4月末日までに、課においてファイルする文書のファイル基準表を3部作成し、そのうちの1部を総務課長に送付しなければならない。

2 前項のファイル基準表は、文書主任においてその年度の記載事項を記録するものとし、課長は、変更の都度これを総務課に送付しなければならない。

(ファイル基準表の精査)

第35条 総務課長は、前条の規定により提出されたファイル基準表の記載事項の適否を精査するものとする。

(保管用具)

第36条 文書の整理及び保管には、フォルダー、ファイル・ボックス、キャビネット等ファイリング用具を使用しなければならない。ただし、キャビネットに収納することが不適当な文書については、書棚、書架等を使用することができる。

(保管場所)

第37条 文書は、執務中を除き、一定の場所に保管しなければならない。

2 文書が完結したときは、速やかにファイル基準表の分類に従って個別フォルダーに収め、所定の位置に保管しなければならない。

3 未完結文書は、事務担当者別の懸案フォルダーに収め、退庁時に所定の位置に保管しなければならない。

4 秘密文書については、特定の場所に施錠して保管しなければならない。

(完結文書の編集)

第38条 完結文書は、会計年度毎に編集しなければならない。ただし、暦年により整理すべき完結文書は、暦年ごとに編集するものとする。

2 事案が2年度以上にわたる文書は、最も新しい文書の日付けが属する年度に編集しなければならない。

3 完結文書の編集は、次に掲げる方法により行わなければならない。

(1) 個別フォルダーに収める文書の厚さは、8ミリメートル以内を標準とし、これを超える場合は、分けて編集する。

(2) フォルダー化(個別フォルダーに収めることをいう。以下同じ。)する文書は、つづらないものとする。ただし、つづって整理したほうが便利なものについては、専用のファスナーによりつづって編集する。

(3) フォルダー化した文書の編集は、保管に必要な文書を廃棄した後、時系列に行う。

4 前項の規定にかかわらず、フォルダー化に適さない完結文書は、次に掲げる方法により編集及び製本しなければならない。

(1) 文書種目表の号種別に区分し、完結年月日の古いものを最上位にし、時系列的に編集する。

(2) 事案が複数の類目に関係するときは、最も関係の深い類目に編集し、他の関係する類目にその旨を記載する。

(3) 目次を付ける。

(4) 表紙及び背表紙には、年度(年)、号、種別、簿冊名、類目及び主管部課を記載する。

(5) 背表紙は、文書の種目が第1種は赤、第2種は青、第3種は黄に色分けする。

(6) 簿冊の厚さは、約6センチメートルを標準とし、これを超える場合は、分冊する。

(7) 文書の量が少ない場合は、2年度分以上を1冊にまとめることができる。この場合においては、年度の区分を明らかにするために区分紙を入れるものとする。

(8) 文書に附属する図面等で編集に不便なものは、適宜紙袋等に入れて整理し、当該文書にその旨を記載する。

(保管期間)

第39条 完結し、編集された文書の主管課における保管期間は、1年間(完結の日の属する年度の翌年度3月31日まで。ただし、暦年により整理した文書は、完結の日の属する年の翌年12月31日まで。)とする。

2 保管期間は、保存期間に算入するものとする。

(保管文書の引継)

第40条 総務課長は、課で保管を終えた文書の引継ぎについて、予算、決算又は会計に関するものは毎年8月末日までに、その他のものは毎年2月末日までに課長あて通知するものとする。

2 課長は、前項の規定により通知を受けたときは、ファイル基準表により引継ぎをする文書又は引継ぎをしない文書を回答しなければならない。

3 文書の引継ぎは、第1項の通知のあった日から1月以内に行わなければならない。

4 引継ぎをしない文書とは、次の各号のいずれかに該当する場合で、課長が、特に課で保管することが適当であると認めるものとする。

(1) 継続事業に係る文書

(2) 事故等による繰越事業に係る文書

(3) その他業務上必要な文書

5 総務課長は、第2項の規定による回答を受け、引継ぎを終了したときは、ファイル基準表に引継ぎの有無、年月日等を記入しなければならない。

6 総務課長は、引継ぎを受けた文書のうち保存を要する文書(以下「保存文書」という。)の編集、製本等について審査し、不適切なものがあると認めるときは、課長にその補正を求めるものとする。

(保存期間)

第41条 文書の保存期間の種別は、次の各号に定める4種とし、その期間は当該各号に定めるところとする。

(1) 第1種 永年保存

(2) 第2種 10年保存

(3) 第3種 5年保存

(4) 第4種 1年保存

(保存期間の始期)

第42条 文書の保存期間は、文書の完結の日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。この場合において、第39条の保管期間は、保存期間に算入するものとする。

(第1種文書)

第43条 第1種に属する文書は、おおむね次のとおりとする。

(1) 条例、規程その他例規に準じるもの

(2) 重要な事業計画及びその実施に関するもの

(3) 水道史及び市史の資料になる重要なもの

(4) 市長に提出した文書で特に重要なもの

(5) 予算、決算、その他議会の議決書等の重要なもの

(6) 政府からの通知文書等で重要なもの

(7) 訴願、訴訟、和解、審査請求等争訟に関する文書で重要なもの

(8) 統計で重要なもの

(9) 各種台帳、原簿類で重要なもの

(10) 職員の任免、賞罰等人事に関する文書で重要なもの

(11) 財産、営造物及び起債等に関する文書で重要なもの

(12) 認可、許可又は契約等に関する文書で重要なもの

(13) 重要な機関の設置、廃止等に関するもの

(14) 隣接市町村との間における水道施設等に関するもの

(15) 事務引継ぎに関する重要なもの

(16) その他重要で永年保存の必要があると認められるもの

(第2種文書)

第44条 第2種に属する文書は、おおむね次のとおりとする。

(1) 料金、手数料等に関する文書で重要なもの

(2) 金銭の支払いに関する文書で重要なもの

(3) 備品の出納に関する文書で重要なもの

(4) 陳情に関する文書で重要なもの

(5) その他10年保存の必要があると認められるもの

(第3種文書)

第45条 第3種に属する文書は、おおむね次のとおりとする。

(1) 調査、報告等で重要なもの

(2) 事務の施策に関する文書で重要なもの

(3) 事務の執行上参考となる統計資料

(4) 金銭等の出納に関するもの

(5) その他5年保存の必要があると認められるもの

(第4種文書)

第46条 第4種に属する文書は、第1種から第3種に属しないものとする。

(メール等への準用)

第47条 第39条から前条までの規定は、メール等による処理についても準用する。

(保存文書の収蔵)

第48条 保存文書は、書庫に収蔵しなければならない。

2 保存文書は、課別、年又は年度別及び種別に整理するものとする。

3 書庫は、総務課長が管理するものとする。

(借覧)

第49条 保存文書を借覧する場合は、借覧簿に必要な事項を記入し、総務課長の許可を受けなければならない。

2 保存文書は、総務課長が必要と認めたとき以外は、庁外に持ち出すことができない。

3 借覧期間は、7日以内とする。ただし、借覧期間中であっても総務課長が必要と認めるときは、随時その返還を求めることができる。

4 借覧文書は、いかなる理由があっても抜取り、取替え、増加又は訂正してはならない。

5 借覧を受けた者は、借覧文書を他に転借覧させてはならない。

6 借覧を受けた者は、借覧文書を損傷又は紛失したとき若しくは借覧文書に異常を認めたときは、直ちに総務課長に届け出なければならない。

(廃棄)

第50条 総務課長は、毎年4月に保存期間の終了した文書を調査し、その種別及び数量を文書廃棄台帳に記載し、関係課に合議して、管理者の決裁を経て廃棄処分するものとする。

2 保存期間の終了した文書であっても、課長の要求がある場合は、期間保存を延伸することができる。

3 文書の廃棄は、焼却又は溶解の方法で行わなければならない。

4 課長は、メール等により処理された事案に係るフロッピーディスク等の記録を、適当な方法により廃棄しなければならない。

第5章 その他

(その他)

第51条 その他文書の管理に関し必要な事項は、管理者が別に定める。

付 則

この規程は、平成17年4月1日から施行する。

付 則(平成25年3月26日上下水道局規程第3号)

この規程は、平成25年4月1日から施行する。

付 則(平成26年4月23日上下水道局規程第7号)

この規程は、平成26年7月1日から施行する。

付 則(平成27年3月31日上下水道局規程第1号)

この規程は、平成27年4月1日から施行する。

付 則(平成28年3月25日上下水道局規程第3号)

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

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那覇市上下水道局文書取扱規程

平成17年4月1日 上下水道局規程第6号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第12類 公営企業/第1章 上下水道事業/第2節
沿革情報
平成17年4月1日 上下水道局規程第6号
平成25年3月26日 上下水道局規程第3号
平成26年4月23日 上下水道局規程第7号
平成27年3月31日 上下水道局規程第1号
平成28年3月25日 上下水道局規程第3号