○南牧村議会事務局規程
昭和56年9月11日
議会訓令甲第3号
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、南牧村議会事務局(以下「事務局」という。)の組織、事務の処理及び職員の服務等に関し必要な事項を定めるものとする。
(組織)
第2条 事務局に次の係を置く。
庶務議事係
(職の設置)
第3条 事務局に事務局長(以下「局長」という。)及び書記を置く。ただし、次長を置くことができる。
2 書記は、主事又は主事補をもって充てる。
(職務)
第4条 局長は、議長の命を受け議会の事務を掌理し、事務局の職員を指揮監督する。
2 次長は、上司の命を受け、局長を補佐する。
3 職員は、上司の命を受け事務を処理する。
第2章 事務分掌
(事務分掌)
第5条 事務局の事務分掌は、次のとおりとする。
庶務議事係
(1) 文書の収受、発送、編さん及び保存に関すること。
(2) 公印の管理に関すること。
(3) 儀式、交際及び接遇に関すること。
(4) 議員の身分に関すること。
(5) 官公署各団体の連絡に関すること。
(6) 予算の経理及び物品の購入、出納保管に関すること。
(7) 議員報酬及び費用弁償に関すること。
(8) 関係条例、規則等の整備に関すること。
(9) 議長会に関すること。
(10) 議会図書の整理、保存に関すること。
(11) 議会資料の収集及び調査に関すること。
(12) 議員共済及び互助会並びに親和会に関すること。
(13) その他庶務一般に関すること。
(14) 本会議に関すること。
(15) 常任委員会に関すること。
(16) 特別委員会に関すること。
(17) 公聴会に関すること。
(18) 議案の取扱いに関すること。
(19) 議決及び決定事項の通知並びに報告に関すること。
(20) 議員の出欠席に関すること。
(21) 議場の整理及び傍聴に関すること。
(22) 請願及び陳情に関すること。
(23) 会議録に関すること。
(24) 議事日程及び諸般の報告事項に関すること。
(25) その他議事一般に関すること。
第3章 事務の決裁、専決及び代決
(決裁)
第6条 議会の事務は、議長が決裁する。
(専決事項)
第7条 次に掲げる事項は、局長において専決することができる。
(1) 諸証明に関すること。
(2) 職員の出張及び時間外勤務に関すること。
(3) 職員の休暇及び私事旅行の許否に関すること。
(4) 物品の購入に関すること。
(5) その他軽易な事項の処理に関すること。
(代決)
第8条 局長不在のときは、上席の職員が局長の事務を代決する。
(後閲)
第9条 代決した事務は、軽易なものを除き代決者において後閲の標示をし、取扱者は、速やかに上司の閲覧に供さなければならない。
第4章 事務の処理
(1) 親展でない文書は、開封の上、文書の欄外に受付印を押し、文書事件簿に登載し、局長の査閲を受けた後、主管係に配布すること。
(2) 親展文書は、封のまま文書事件簿に登載し、議長あてのものは事務局長に、その他のものはその名あて人に配布の上、認印を徴すること。
(3) 親展電報については、前号に準じて取り扱うこと。
(4) 金券その他貴重品添付の文書は、局長の査閲を受けた後、主管係又はその名あて人に配布すること。
(5) 前号に掲げる以外の物品は、局長の査閲を受けた後、主管係に配布すること。
2 請願、陳情及び議案関係文書は、係において収受し、請願、陳情処理簿に登載し、処理しなければならない。
3 口頭又は電話によって受理した事件は、口頭(電話)処理票に記載して、第1項第1号に定める手続をとらなければならない。
(文書記号、番号)
第11条 発送文書には、記号として、年次の数字の下に「南議」の文字を用い(機密に属するものは、その下に「秘」の文字を加える。)文書事件簿の番号を付する。
2 前項の文書のうち、軽易なものについては、記号及び番号を省略することができる。
(文書即日処理の原則)
第12条 職員は文書の配布を受けたときは、即日これを処理しなければならない。
2 特別の事由により即日処理することができないもの又は重要若しくは異例のものは、局長に報告し、その指揮を受けなければならない。
(回議)
第13条 回議書は、すべて職員及び局長を経て、議長の決裁を受けなければならない。
2 村長部局に関係のある回議書は、その係に合議しなければならない。
(令達の種別)
第14条 令達の種別は、次のとおりとする。
(1) 規則 法令の根拠に基づいて制定するもの
(2) 告示 村内の全部又は一部に公告するもの
(3) 訓令 所属職員に対して一般的に指揮命令するもの
(令達番号簿)
第15条 事務局は、令達番号簿を備え、令達の種別毎に、その番号、年月日及び件名を登載しなければならない。
(発送文書の差出名)
第16条 令達は、議長名を用いる。
2 令達以外の文書は、事案の軽重又はあて先の別により、議長名、議会名、委員長名又は事務局長名を用いる。
(発送の文書の取扱い)
第17条 発送文書は、職員において浄書し、原議とともに回付しなければならない。
2 発送文書は、登載し、処理の経過を明らかにしておかなければならない。
(公印の押印)
第18条 発送文書には、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書は、公印を省略することができる。
(完結文書の編さん保存)
第19条 完結した文書は、索引を付し、編さん製本の上、事務局長の検閲を受け、書庫に保存しなければならない。
(文書の保存年限)
第20条 文書の保存年限は、南牧村文書取扱規則(平成13年南牧村規則第6号)を準用し、次の5種とする。
永久
10年
5年
3年
1年
(保存文書の持出禁止)
第21条 保存文書は、局外に持ち出してはならない。ただし、局長の承認を受けた場合は、この限りでない。
(文書の廃棄)
第22条 毎年1回保存年限を経過した文書を事務局長の検閲を受けて廃棄しなければならない。
2 前項の文書であっても、局長において特に引き続き保存の必要があると認めるものは、さらに保存年限を延長することができる。
第5章 服務
(勤務時間)
第24条 職員の勤務時間、休暇日及び休日については、村長部局の職員の例による。
(タイムカード等)
第25条 職員が登庁したときは、村長部局備付のタイムカードに自ら出勤時刻を打刻し、カードラックに収納しなければならない。
2 出勤時間を過ぎて出勤したものは、理由を示し、局長に届け出なければならない。早退の場合も同様とする。
(欠勤の届出)
第26条 病気その他事故のため欠勤しようとする者は、局長に届け出なければならない。
2 病気のため欠勤7日以上に及ぶときは、医師の診断書を添え、期日を定めて局長に届け出なければならない。その期日を過ぎてなお欠勤しようとするときも同様とする。
(外出の許可)
第27条 職員が執務時間中一時外出しようとするときは、局長の許可を受けなければならない。
(文書の発表)
第28条 文書は、議長の許可を得ないで他に示し、又は謄写させてはならない。
(出張命令)
第29条 職員の出張は、あらかじめ通告の上、旅行命令簿をもって命ずるものとする。
2 旅行命令簿は、事務局に備え置くものとする。
(出張日程の変更)
第30条 出張中用務の都合その他の事由により日程を変更する必要があるときは、直ちに連絡の上、その指示を受けなければならない。
(復命)
第31条 出張員が帰庁したときは、速やかに出張中取り扱った事務の結果を文書で復命しなければならない。ただし、軽易な事項は口頭で復命することができる。
(退庁時の引継ぎ)
第32条 最後に退庁する者は、火気のないことを確かめ、消灯した後、退庁しなければならない。
第6章 補則
(南牧村処務規程の準用)
第33条 この規程に定めるもののほか、事務の処理及び服務については、南牧村文書取扱規則及び南牧村職員服務規程(平成13年南牧村規程第3号)を準用する。
附則
この規程は、昭和56年10月1日から施行する。
附則(昭和59年議会訓令甲第1号)
この訓令は、昭和59年12月1日から施行する。
附則(昭和60年議会訓令甲第1号)
この訓令は、公布の日から施行し、昭和59年4月1日から適用する。
附則(平成13年議会訓令甲第1号)
この訓令は、平成13年4月1日から施行する。