2　文書事務の取扱いは、正確及び迅速かっていねいに行い、常に整理して事務能率の向上に資するように努めなければならない。

2　取扱責任者は、部の課長、主幹又は係長の職にある職員をもって充てる。

3　事務担当者は、部の所属職員のうちから部長が指名する。

4　部長は、取扱責任者及び事務担当者を指名し、又は異動等により新たに指名したときは、速やかに総務部長に通知しなければならない。

2　事務担当者は、取扱責任者の指示に従い、当該部における文書の収受、配布及び発送に関する事務を行うほか、取扱責任者の事務を補助するものとする。

2　次の各号に掲げる文書は、文書処理カードの作成を省略することができる。

2　前項の規定により総務部で受領した文書は、次の各号に掲げるところにより処理するものとする。

3　前項第2号に規定する特殊文書配布簿は、担当部の受領印を受けて総務部において整理保管するものとする。

2　前項の文書には、文書受付印を押し文書の受付年月日、文書番号を記入し、必要により文書処理カードを添付するものとする。

3　取扱責任者は、前2項の規定により処理を行った文書を直ちに部長に供覧しなければならない。ただし、親展文書及び書留文書は、宛名人に直接配布しなければならない。

4　部長は、配布文書を閲覧したときは、文書処理カードの所定欄に認印の上、業務担当係長に回付しなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当すると認めるときは、先に上司の供覧に付さなければならない。

5　回付を受けた業務担当係長は、文書処理カードに別表第1による保存文書の種別及び基準に基づき総務部長が定める文書科目表により分類番号及び保存年数並びに情報公開の可否等を記載(文書事件簿にも記載)し、認印しなければならない。

6　文書(例規文書を除く。)番号は、文書を収受し、又は施行する順序に従い、会計年度ごとの一連番号により付けるものとする。ただし、同一事案に属する文書の文書番号は、当該事案の処理が完結するまでは、その会計年度内においては同一番号を用い、往復の回数に従い順次枝番を付するものとする。

7　前項の番号は、年度ごとにこれを更新する。

2　配布を受けた親展文書で開封した結果機密に属せず一般文書の手続を必要とするときは、宛名人は、その文書の欄外に認印し、封筒を添えて総務部長に返付しなければならない。

2　起案文書は、南牧村事務決裁規程(平成14年南牧村規程第3号)に規定する決裁及び専決区分に従い、指定欄又は上部の見やすい箇所に、当該起案文書に係る決裁権者の職名を表示しなければならない。

2　起案文書で至急に施行を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回り、決裁を受けなければならない。

2　審査は、次の各号に重点を置いて行い、訂正することにより文意を変えないものとする。

3　前項により訂正すべき箇所が多いと認められる場合は、起案者に返付し、再提出させなければならない。

2　合議の順序は、関連の深い部から順次他の部に及ぼすものとする。

3　前項の合議事案について関係部の意見が異なるときは、互いに協議し、なお双方の意見が一致しないときは、上司に各意見を述べ、決裁を受けるものとする。

4　起案文書の回議中、原案を加除訂正したときは、これに認印し、特に重要な訂正の場合は、欄外などにその理由を記入しなければならない。

2　前項の文書のうち、第1号及び第3号に該当する文書は、その事務が完結したとき直ちに総務部に引き継がなければならない。

2　前項の文書の記号は、別表第2に定めるとおりとし、文書番号は、文書事件簿により記入するものとする。

2　例規文書は、指令を除くほか、例規担当部に備付けの例規番号簿に登録しなければならない。

3　指令は、前項の規定に準じて部で取り扱うものとする。

4　第2項の番号は、暦年ごとにこれを更新する。

2　前項の規定にかかわらず法令の保存期間の定めのある文書及び事項が完成する間、証拠として保存する必要がある文書については、文書の保存年限は、それぞれ法令に定める保存期間又は時効期間による。

3　文書各々の保存期限は、別表第3による文書分類表に基づいて文書科目表に定めるところによる。

2　前項の保管期間は、保存年限に算入する。

2　総務部長は、前項の引継ぎを受けたときは、その簿冊の編集内容及び保存期間を審査しなければならない。

3　保存場所は、総務部で定める。

2　保存文書は、いかなる理由があっても抜取り、取替え若しくは訂正又は他に転貸してはならない。

3　文書の貸出期間は、5日間以内とする。

2　前項の規定により廃棄する場合は、焼却又は切断しなければならない。

3　総務部長は第34条第1項に規定する永年保存の文書について、当該文書の保存年限の起算の日から10年を経過するごとに、部長と協議の上、保存の可否を決定することができる。

4　廃棄する保存文書のうち、歴史的価値を有するに至ると認められるものは、教育委員会事務局長と協議し、別に保存することができる。

この規則は、平成13年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2　この規則により改正された様式は、当分の間、従前の様式を適宜補正して使用することができる。

(施行期日)

1　この規則は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2　この規則の施行の際現に改正前の南牧村文書取扱規則の規定により作成されている用紙は、当分の間、適宜補正して使用することができる。

(施行期日)

1　この規則は、平成24年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規則の施行の日(以下「施行日」という。)前に現にこの規則による改正前の第1条から第3条までのそれぞれの規則の規定によりなされた文書の決裁等で施行日以後においても処理の途中にあるものは、この規則による改正後のそれぞれの規定によりなされたものとみなす。

3　この規則の施行の際現に改正前の第1条から第3条までの規定により作成されている用紙は、当分の間適宜補正して使用することができる。

(施行期日)

1　この規則は、平成26年10月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規則の施行の日(以下「施行日」という。)前に改正前の南牧村文書取扱規則(以下「旧規則」という。)の規定によりなされた文書の決裁等で施行日以後においても処理の途中にあるものは、この規則による改正後の南牧村文書取扱規則の規定によりなされたものとみなす。

3　この規則により改正された様式は、当分の間、従前の様式を適宜補正して使用することができる。

この規則は、平成28年4月1日から施行する。