○南牧村文書取扱規則

平成13年3月30日

規則第6号

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規則は、法令その他特別の定めがあるもののほか、文書の収受、処理、保存その他文書の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 本村において事務処理上取り扱うすべての書類、各種記録(印刷物及び図面をいう。)又はこれらを撮影したマイクロフィルム並びに磁気テープ又は磁気その他これに類する媒体に記録したものをいう。

(2) 部 南牧村部設置条例(平成26年南牧村条例第12号)に規定する部並びに議会事務局、委員会及び委員の事務局をいう。

(3) 部長 前号に規定する部の長をいう。

(4)から(6)まで 削除

(7) 起案文書 事務処理の発議のため起案した文書で決裁前のものをいう。

(8) 完結文書 事案の処理が完結した文書をいう。

(9) 保管 文書を活用するために、文書が完結した年度及びその翌年度において、部で管理することをいう。

(10) 保存 保管期間が経過した後においても活用することが予想される文書及び証拠として残すべき文書を管理することをいう。

(11) 引継ぎ 文書を保管から保存に移すことをいう。

(事務取扱いの原則)

第3条 事務を処理するに当たっては、緊急を要する場合のほか、文書をもって行わなければならない。

2 文書事務の取扱いは、正確及び迅速かっていねいに行い、常に整理して事務能率の向上に資するように努めなければならない。

(部長の責務)

第4条 部長は、常にその部における文書事務の取扱いが事務取扱いの原則に従って行われるよう努めなければならない。

第5条 削除

(帳票の種類)

第6条 事務の取扱いに使用する帳票その他は、次の各号に掲げるとおりとする。

(1) 文書事件簿(様式第1号)

(2) 特殊文書配布簿(様式第2号)

(3) 文書受付印(様式第3号)

(4) 経由印(様式第4号)

(5) 文書処理カード(様式第5号)

(6) 軽易文書処理印(様式第6号)

(7) 起案用紙(様式第7号)

(8) 例規番号簿(様式第8号)

(9) 文書目録(様式第9号)

(10) 保存文書引継書(様式第10号)

(11) 保存文書貸出簿(様式第11号)

第7条 削除

(文書取扱責任者及び文書事務担当者の設置等)

第8条 部に文書取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)及び文書事務担当者(以下「事務担当者」という。)を置く。

2 取扱責任者は、部の課長、主幹又は係長の職にある職員をもって充てる。

3 事務担当者は、部の所属職員のうちから部長が指名する。

4 部長は、取扱責任者及び事務担当者を指名し、又は異動等により新たに指名したときは、速やかに総務部長に通知しなければならない。

(取扱責任者及び事務担当者の職務)

第9条 取扱責任者は、部長の命を受け、次の各号に掲げる事項を処理しなければならない。

(1) 文書の処理の促進に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(4) 文書の収受、配布及び発送に関すること。

(5) 文書処理カードの作成に関すること。

(6) 文書の整理、保管、引継ぎ及び廃棄に関すること。

(7) その他文書事務に関し必要なこと。

2 事務担当者は、取扱責任者の指示に従い、当該部における文書の収受、配布及び発送に関する事務を行うほか、取扱責任者の事務を補助するものとする。

(文書処理カード)

第10条 文書処理カードは、分類番号、保存年限等必要事項を記入して文書に添付するものとする。ただし、供覧のみにとどまるものは、当該文書の上部余白に軽易文書処理印を押印し、文書処理カードに代えることができる。

2 次の各号に掲げる文書は、文書処理カードの作成を省略することができる。

(1) 戸籍法(昭和22年法律第224号)の規定に基づく届書、申請書及び請求書

(2) その他取扱責任者が作成を省略することができると認める文書

第2章 文書の受領、配布及び収受

(文書の受領)

第11条 役場に到達した文書は、総務部で受領する。ただし、南牧村の執務時間を定める規則(平成4年南牧村規則第8号)に規定する執務時間以外の時間に到達した文書は、南牧村職員服務規程(平成13年南牧村規程第3号)に定めるところによる。

2 前項の規定により総務部で受領した文書は、次の各号に掲げるところにより処理するものとする。

(1) 封書は、開封しない。ただし、次に掲げる文書は、この限りでない。

 開封しなければ当該文書に係る事務を担当する部(以下「担当部」という。)を決定することができない文書

 金券を添付した文書

 その他総務部長が必要と認めた文書

(2) 書留文書及び金券を添付した文書は、特殊文書配布簿に記載するものとする。

(3) 訴訟及び審査請求その他受領の日時が権利の得喪に関係のある文書は、受領の日時を明記して取扱者の証印をし、封筒のあるものは、これを添付するものとする。

3 前項第2号に規定する特殊文書配布簿は、担当部の受領印を受けて総務部において整理保管するものとする。

(配布)

第12条 前条の規定により処理された受領文書は、総務部が次の各号により担当部の取扱責任者にこれを配布しなければならない。

(1) 受領された文書は、総務部においてその文書の担当部を決定の上配布する。

(2) 前号に規定する担当部の決定において2以上に関連する文書は、最も関係の深いと認める部に決定する。

(収受文書の受付)

第13条 取扱責任者は、前条の規定により総務部から配布を受けた文書を受領したときは、親展の記載のあるものを除き開封し、文書事件簿に収受年月日、文書番号、差出人及び件名等を記載する。ただし、次の各号については、文書事件簿への記載を省略することができる。

(1) 単なる通知、案内状その他これらに類するもの

(2) 新聞、雑誌その他これらに類するもの

(3) その他軽易な文書で処理経過を必要としないもの

2 前項の文書には、文書受付印を押し文書の受付年月日、文書番号を記入し、必要により文書処理カードを添付するものとする。

3 取扱責任者は、前2項の規定により処理を行った文書を直ちに部長に供覧しなければならない。ただし、親展文書及び書留文書は、宛名人に直接配布しなければならない。

4 部長は、配布文書を閲覧したときは、文書処理カードの所定欄に認印の上、業務担当係長に回付しなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当すると認めるときは、先に上司の供覧に付さなければならない。

(1) 処理前に村長、総務部長の供覧に付す必要のあるもの

(2) 重要な文書で上司の指揮により処理する必要のあるもの

5 回付を受けた業務担当係長は、文書処理カードに別表第1による保存文書の種別及び基準に基づき総務部長が定める文書科目表により分類番号及び保存年数並びに情報公開の可否等を記載(文書事件簿にも記載)し、認印しなければならない。

6 文書(例規文書を除く。)番号は、文書を収受し、又は施行する順序に従い、会計年度ごとの一連番号により付けるものとする。ただし、同一事案に属する文書の文書番号は、当該事案の処理が完結するまでは、その会計年度内においては同一番号を用い、往復の回数に従い順次枝番を付するものとする。

7 前項の番号は、年度ごとにこれを更新する。

(返付)

第14条 取扱責任者は、配布を受けた文書で当該部の担当でないと認められるものは、速やかに総務部に返付しなければならない。

2 配布を受けた親展文書で開封した結果機密に属せず一般文書の手続を必要とするときは、宛名人は、その文書の欄外に認印し、封筒を添えて総務部長に返付しなければならない。

(経由文書の処理)

第15条 経由文書は、その文書の余白に経由印を押し、第13条に準じて処理するものとする。

(担当部で受領した文書)

第16条 担当部で直接受領した文書は、前3条の規定の例により処理する。ただし、特殊文書は総務部に回付しなければならない。

第3章 文書の作成

(決裁)

第17条 事務の処理は、別に定めるもののほか、主務の係長、部長を経て村長の決裁を受けなければならない。

2 起案文書は、南牧村事務決裁規程(平成14年南牧村規程第3号)に規定する決裁及び専決区分に従い、指定欄又は上部の見やすい箇所に、当該起案文書に係る決裁権者の職名を表示しなければならない。

(起案)

第17条の2 事務処理の発議(電話による重要事項の収発を含む。)は起案用紙を用い、次の各号に留意して作成しなければならない。ただし、定例又は軽易なものの起案は、帳票又は文書の余白に軽易文書処理印を押印して行うことができる。

(1) 起案用紙には、件名、起案者職名、氏名及び起案年月日その他必要な事項を所定欄に明記すること。

(2) 立案の経過を知りやすくするため、必要に応じ、その参考資料又は法規等を添付すること。

(3) 文書は、常用漢字及び現代かなづかいにより、平易、正確に記載し、訂正の箇所は訂正者の認印をすること。

(4) 合議を要するものは、当該起案用紙の合議欄に関係職名を記入すること。

(起案文書の持ち回り等)

第18条 起案文書で事案が重要なもの、事案が秘密を要するもの又は事案について説明を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回って決裁を受けなければならない。

2 起案文書で至急に施行を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回り、決裁を受けなければならない。

(文書の審査)

第19条 起案文書は、登録前又は浄書前に取扱責任者の審査を受けなければならない。

2 審査は、次の各号に重点を置いて行い、訂正することにより文意を変えないものとする。

(1) 文体について

(2) 用字及び用語について

(3) 様式について

(4) 分類番号及び保存年限について

3 前項により訂正すべき箇所が多いと認められる場合は、起案者に返付し、再提出させなければならない。

(合議)

第20条 起案文書が他部に関連する事案を有するときは、その合議を経て決裁を受けなければならない。

2 合議の順序は、関連の深い部から順次他の部に及ぼすものとする。

3 前項の合議事案について関係部の意見が異なるときは、互いに協議し、なお双方の意見が一致しないときは、上司に各意見を述べ、決裁を受けるものとする。

4 起案文書の回議中、原案を加除訂正したときは、これに認印し、特に重要な訂正の場合は、欄外などにその理由を記入しなければならない。

(合議の特例等)

第21条 次の各号のいずれかに該当する文書は、総務部長に合議又は供覧しなければならない。

(1) 例規文書(指令を除く。)及び通達案類

(2) 議案類

(3) 法令、例規の解釈又は適用の方法に関する案類

(4) その他村政に重大な影響を及ぼす案類

2 前項の文書のうち、第1号及び第3号に該当する文書は、その事務が完結したとき直ちに総務部に引き継がなければならない。

第22条 合議文書で、上司不在のため代決したときは、代決者において「後閲」と明記し、上司在庁の際遅滞なくその文書を後覧に供しなければならない。

第23条 重要な合議事案であって、上司の命によりその原議案を変更又は廃棄したときは、起案者においてその旨合議先に通知しなければならない。

(決裁年月日)

第24条 起案文書で決裁の終わったものは、その所定欄に文書の記号、文書の番号及び決裁年月日を記入しなければならない。

2 前項の文書の記号は、別表第2に定めるとおりとし、文書番号は、文書事件簿により記入するものとする。

第4章 例規

(例規文書の種類)

第25条 例規文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により条例とするもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定により規則とするもの

(3) 告示 一般又は一部に公示又は公表するもの

(4) 訓令 庁中一般又は特定の部若しくは職員に対して事務処理又は一定事項につき指揮命令するもの

(5) 指令 申請、願出、伺出等に対して指示又は命令するもの

(例規事務)

第26条 例規文書は、あらかじめ例規担当部に回付し、その結果に基づいて起案するものとする。

2 例規文書は、指令を除くほか、例規担当部に備付けの例規番号簿に登録しなければならない。

3 指令は、前項の規定に準じて部で取り扱うものとする。

4 第2項の番号は、暦年ごとにこれを更新する。

(公告)

第27条 条例、規則及び告示は、南牧村公告式条例(昭和30年南牧村条例第1号)により公告しなければならない。

第5章 浄書

(浄書の方法)

第28条 浄書すべき文書は、原則として各部で浄書するものとする。ただし、総務部長が必要と認めたものは、外注することができる。

第6章 発送

(発信者名)

第29条 文書の発信者名は、村長名を用いる。ただし、次の各号のいずれかに該当する文書は、この限りでない。

(1) 各部、施設が対外的に発送する文書のうち、その内容が軽易であり、かつ、総務部長が特殊と認めたものは、当該部及び施設名又はその長の名

(2) 庁内の往復文書及びこれに類するものは、部長名

(発送文書の公印)

第30条 発送文書には、南牧村の公印に関する規程(昭和50年南牧村訓令甲第3号)の定めるところにより公印を押印しなければならない。ただし、印刷物その他文書の性質上不用と認めるものは、これを省略することができる。

(発送手続)

第31条 部において、文書を発送する場合は、次の各号に掲げる手続を経て総務部に回付しなければならない。

(1) 起案者は、施行年月日を起案用紙の当該欄に記入し、原議を保管し、浄書された文書を宛名記入の封筒に入れ(文書により葉書に浄書したものは葉書)総務部に回付する。

(2) 前号の規定による文書の回付は、午後4時までに行わなければならない。

第32条 総務部において発送文書を受けた場合には、次の各号に掲げる取扱いを経て発送しなければならない。

(1) 書留、速達等特殊な事務取扱いを要する文書は、封筒に「書留」、「速達」その他所定の表示をし、それぞれの郵便区分により発送する。

(2) 前号以外の文書は、数量を確認の上所定の手続により処理する。

第7章 保管、保存及び廃棄

(完結文書の編集)

第33条 完結文書は、完結の順序により次の各号に従って編集しなければならない。

(1) 普通文書(例規文書以外の文書)及び例規文書のうち指令に関するものにあっては会計年度別に、例規文書(指令を除く。)にあっては暦年別に編集する。ただし、数年にわたる事案に関する文書は、事案完結の年に編集する。

(2) 文書の区分は、文書科目表の分類ごとに保存年限別とする。

(3) 簿冊には、文書目録を添付するものとする。

(4) 文書目録は2部作成し、1部は簿冊に添付し、1部は総務部に提出するものとする。

(5) 簿冊の厚さは、約5センチメートルを標準とし、これを超える場合は分冊する。

(6) 文書に附属する図面等で編集に不便なものは、別に編集し、この旨文書に記入する。

(保存年限)

第34条 文書の種別及び保存年限は、次のとおりとする。

第1種 永年保存

第2種 10年保存

第3種 5年保存

第4種 3年保存

第5種 1年保存

2 前項の規定にかかわらず法令の保存期間の定めのある文書及び事項が完成する間、証拠として保存する必要がある文書については、文書の保存年限は、それぞれ法令に定める保存期間又は時効期間による。

3 文書各々の保存期限は、別表第3による文書分類表に基づいて文書科目表に定めるところによる。

(保存年限の始期)

第35条 保存年限は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度から起算する。

(保管)

第36条 文書は、完結した日の属する年度の翌年度から起算して1年間は担当部で保管するものとする。

2 前項の保管期間は、保存年限に算入する。

(保存文書の引継ぎ)

第37条 担当部における保管期間を経過した文書(保存年限が3年以下の文書を除く。)は、取扱責任者が保存文書引継書とともに総務部長へ引き継がなければならない。ただし、常用として用いる台帳、名簿等については、この限りでない。

2 総務部長は、前項の引継ぎを受けたときは、その簿冊の編集内容及び保存期間を審査しなければならない。

3 保存場所は、総務部で定める。

(保存文書の貸出し)

第38条 保存文書の貸出しを受けようとする者又は閲覧しようとする者は、保存文書貸出簿に記入の上総務部長の承認を受けなければならない。

2 保存文書は、いかなる理由があっても抜取り、取替え若しくは訂正又は他に転貸してはならない。

3 文書の貸出期間は、5日間以内とする。

(廃棄)

第39条 保存文書で、保存年限を経過したものは、総務部において、部長の決裁を経て廃棄しなければならない。

2 前項の規定により廃棄する場合は、焼却又は切断しなければならない。

3 総務部長は第34条第1項に規定する永年保存の文書について、当該文書の保存年限の起算の日から10年を経過するごとに、部長と協議の上、保存の可否を決定することができる。

4 廃棄する保存文書のうち、歴史的価値を有するに至ると認められるものは、教育委員会事務局長と協議し、別に保存することができる。

(その他)

第40条 この規則に定めるもののほか、必要な事項は、村長が定める。

附 則

この規則は、平成13年4月1日から施行する。

附 則(平成18年規則第16号)

(施行期日)

1 この規則は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2 この規則により改正された様式は、当分の間、従前の様式を適宜補正して使用することができる。

附 則(平成19年規則第15号)

(施行期日)

1 この規則は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2 この規則の施行の際現に改正前の南牧村文書取扱規則の規定により作成されている用紙は、当分の間、適宜補正して使用することができる。

附 則(平成24年規則第7号)

(施行期日)

1 この規則は、平成24年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規則の施行の日(以下「施行日」という。)前に現にこの規則による改正前の第1条から第3条までのそれぞれの規則の規定によりなされた文書の決裁等で施行日以後においても処理の途中にあるものは、この規則による改正後のそれぞれの規定によりなされたものとみなす。

3 この規則の施行の際現に改正前の第1条から第3条までの規定により作成されている用紙は、当分の間適宜補正して使用することができる。

附 則(平成26年規則第17号)

(施行期日)

1 この規則は、平成26年10月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規則の施行の日(以下「施行日」という。)前に改正前の南牧村文書取扱規則(以下「旧規則」という。)の規定によりなされた文書の決裁等で施行日以後においても処理の途中にあるものは、この規則による改正後の南牧村文書取扱規則の規定によりなされたものとみなす。

3 この規則により改正された様式は、当分の間、従前の様式を適宜補正して使用することができる。

附 則(平成28年規則第3号)

この規則は、平成28年4月1日から施行する。

別表第1(第13条関係)

保存文書の種別及び基準

第1種 永年保存に属するもの

1 村議会の議決及び議事録等重要なもの

2 条例、規則、告示、訓令その他例規の原議文書

3 所轄行政庁の訓令、指令、例規、重要な通達及び往復文書で重要なもの

4 訴訟、和解及び審査請求等に関する重要なもの

5 廃置分合、境界変更、村字の名称及び区域の変更に関する文書

6 村の沿革及び村史等の資料となる重要なもの

7 村有財産並びに公の施設の設置、取得、管理及び処分に関する重要なもの

8 村債及び借入金に関する文書で重要なもの

9 歳入歳出決算書

10 出納に関する帳簿及び文書で特に重要なもの

11 許可、認可、契約等に関する文書で特に重要なもの

12 工事の設計、施工又は物品等に関するもので特に重要なもの

13 原簿、台帳等の簿冊で特に重要なもの

14 事業及び事業計画に関する文書で特に重要なもの

15 職員の任免、賞罰等人事に関する重要なもの

16 事務引継に関する文書で重要なもの

17 儀式、表彰及び渉外に関する文書で重要なもの

18 調査、統計、報告、証明等に関する文書で特に重要なもの

19 その他永年保存の必要があると認められるもの

第2種 10年保存に属するもの

1 村議会に関する文書

2 陳情、請願、建議等に関する文書で重要なもの

3 出納に関する帳簿及び文書で重要なもの

4 許可、認可、契約等に関する文書で重要なもの

5 工事の設計、施工又は物品等に関する重要なもの

6 原簿、台帳等の簿冊で重要なもの

7 調査、統計、報告、証明等に関する文書で重要なもの

8 租税その他各種公課に関するもの

9 事務引継に関する文書

10 物品の出納に関する文書

11 その他10年保存の必要があると認められるもの

第3種 5年保存に属するもの

1 陳情、請願、建議等に関する文書

2 歳入歳出予算書

3 許可、認可、契約等に関するもの

4 出納に関する帳簿及び文書

5 工事の設計、施工又は物品等に関するもの

6 官報及び県報

7 調査、統計、報告、証明等に関する文書

8 各種行政施策の施行に関するもの

9 消耗品及び材料に関する重要なもの

10 その他5年保存の必要があると認められるもの

第4種 3年に属するもの

1 原簿、台帳等の簿冊

2 消耗品及び材料に関するもの

3 複命等に関する重要なもの

4 文書の収受、発送簿

5 照会、回答その他往復文書に関するもの

6 その他3年保存の必要があると認められるもの

第5種 1年保存に属するもの

1 原簿、台帳等に登録を終わり、又は統計等の材料に供した文書

2 文書の収受、発送、処置に関するもの

3 軽易な照会、回答その他の文書

4 日誌、調査、報告、通知等で特に軽易なもの

5 処理を終わった一時限りの願、届及びこれに関するもの

6 その他第1種から第4種までに属さないもの

別表第2(第24条関係)

部の記号

部名等

記号

部名等

記号

総務部

農業委員会

農委

選挙管理委員会

教育委員会

監査委員

監査

公民館

公平委員会

公平

給食センター

住民生活部

生涯学習センター

生涯

固定資産評価審査委員会

固定

議会事務局

振興整備部

会計局

別表第3(第34条関係)

文書分類表

中分類

大分類

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

0

議会

議会

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1

総務

庶務

企画運営

行政区域

文書

広報広聴

統計

選挙

監査

訴訟

 

 

2

人事

庶務

任免

服務賞罰

給与

労務

研修

厚生

公平

 

 

 

3

財務

庶務

予算

決算

出納

税務

税外

徴収

財産

村債

検査

 

4

住民公安

庶務

戸籍

住民基本台帳

印鑑

祝金

防災

交通

防犯

自衛官


 

5

福祉

庶務

社会福祉

児童福祉

高齢者福祉

障害福祉

福祉医療

介護保険

生活保護

年金

労働

 

6

保健衛生

庶務

保健

環境

清掃

公害

国民健康保険

老人医療

 

 

 

 

7

経済

庶務

商工

金融

観光

農業

土地改良

林業

農業委員会

 

 

 

8

建設

庶務

道路橋梁

河川溝渠

国土保全

建築

 

 

 

 

 

 

9

教育文化

庶務

教委人事

学校教育

学校教育施設

教育

社会教育

社会体育

文化財保護

公民館

 

 

10

上下水道

庶務

簡易水道

合併処理浄化槽

 

 

 

 

 

 

 

 

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南牧村文書取扱規則

平成13年3月30日 規則第6号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成13年3月30日 規則第6号
平成18年10月24日 規則第16号
平成19年6月27日 規則第15号
平成24年3月30日 規則第7号
平成26年9月29日 規則第17号
平成28年3月22日 規則第3号