○南牧村戸籍情報システムに係る保護管理要領

平成24年5月21日

訓令甲第1号

(目的)

第1条 この訓令は、南牧村個人情報保護条例(平成17年南牧村条例第14号)及び南牧村個人情報保護条例施行規則(平成17年南牧村規則第13号)に定めるもののほか、戸籍主管課(以下「主管課」という。)における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データ等の保護の厳重な管理運営を確保することを目的とする。

(定義)

第2条 この訓令において次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 戸籍情報システムとは、戸籍専用コンピュータにより現在戸籍、除かれた戸籍(以下「除籍」という。)、附票及び人口動態調査票等を、磁気ディスク等に記録し、戸籍事務、附票事務及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。

(2) データとは、戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。

(3) 戸籍データとは、磁気ディスクをもって調製された戸籍又は除籍に関する記録をいう。

(4) 戸籍データ等とは、データ、戸籍データ、ソフト、ドキュメント等をいう。

(5) 磁気ディスク等とは、磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。

(6) ドキュメントとは、システム設計書、プログラム説明書、操作手引書、その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。

(処理の基本方針)

第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するよう配慮しなければならない。

(データ保護管理者の設置)

第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データ等の保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、主管課長をもって充てる。

(保護管理者の職務)

第5条 保護管理者は、戸籍データ等の管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データ等が適確に管理されるよう努めなければならない。

2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、保護管理者は速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、村長に報告しなければならない。

(データ取扱責任者の設置)

第6条 保護管理者を補佐させるため、データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、主管課戸籍担当係長をもって充てる。

2 取扱責任者は戸籍端末装置の管理を行うものとする。

(データ保護)

第7条 保護管理者は、戸籍データ及び磁気ディスク等の漏洩、紛失及び棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。

2 戸籍情報システムの処理が可能な端末機は、来庁者から内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。

3 データは、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。

4 入出力されたデータは、不要となった時点で、速やかに裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。

5 データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。

(磁気ディスク等の管理)

第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。

(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。

(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録し管理すること。

(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去したうえで、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。

(帳票出力の管理)

第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次の各号により適正に管理しなければならない。

(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等の方法により安全を確保すること。

(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。

(3) 出力された帳票を廃棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。

(ドキュメントの管理)

第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。

2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄のときには、保護管理者の許可を受けなければならない。

(パスワードの管理)

第11条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。

2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。

3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。

4 取扱職員は、パスワードを第1項により定められた業務以外の目的を超えて使用してはならない。

5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。

(取扱状況の把握)

第12条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。

(1) パスワードの使用状況

(2) 端末装置の管理状況

(3) データの取扱状況

(4) 戸籍事務室の管理状況

(5) その他戸籍情報システムの運営に関すること

(端末機の操作)

第13条 端末機の操作は、取扱職員でなければ使用することができない。

2 端末機の操作は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。また、見出データ及び戸籍に関するデータを、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。

(機器及びソフト等の管理)

第14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムに係る機器及びソフト等を管理しなければならない。

(戸籍データの重要性等についての研修及び点検の実施)

第15条 取扱責任者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して年1回以上の教育、訓練計画を策定し保護管理者の了承を得た後これを実施しなければならない。また、新任の取扱職員については採用後できるだけ早い時期に実施しなければならない。更に戸籍データの安全を確保するため、年1回の定期点検を実施するとともに記録簿を備えこれに記録するものとする。

(戸籍データ保護会議)

第16条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。

2 会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データ保護に係る事務について開催するものとする。

3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。

4 会議の庶務は、主管課において処理する。

附 則

この訓令は、平成25年7月27日から施行する。

別表(第14条関係)

戸籍情報システムに係る機器及びソフト等の保管方法一覧


管理責任者

プライバシー保護

内容

戸籍用サーバー

保護管理者

・パスワードによる起動

サーバーを起動する際は保護管理者が任命した取扱職員がパスワードを入力して、起動させる。

・システム使用状況リスト

システム使用状況リストを定期的に印字し、そのリストを施錠できる保管庫で管理する。

・保管場所

戸籍サーバーはサーバー室に設置し施錠できる専用ラックに収納する。鍵は保護管理者が管理する。

戸籍用クライアント

保護管理者

・パスワードによる起動

クライアントを起動する際は、保護管理者の任命した取扱職員がパスワードを入力し、起動させる。

・システム使用状況リスト

システム使用状況リストを定期的に印字し、そのリストを施錠できる保管庫で管理する。

バックアップ用媒体及び受附データ等印字する書類

保護管理者

・バックアップ記録リスト

・施錠ができる書庫

バックアップ記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠できる保管庫で管理する。

「戸籍総合システム・ブックレス」のプログラム

保護管理者

・複写及び変更後のプログラム保護

アプリケーションプログラムを複写変更させないための保安措置をソフト的に講じる。

南牧村戸籍情報システムに係る保護管理要領

平成24年5月21日 訓令甲第1号

(平成25年7月27日施行)