○南砺市文書管理規程

平成16年11月1日

訓令第6号

目次

第1章 総則(第1条―第6条)

第2章 文書管理の組織(第7条―第12条)

第3章 文書の収受及び配付(第13条―第16条)

第4章 文書の処理(第17条―第41条)

第1節 処理(第17条―第20条)

第2節 起案、合議及び決裁(第21条―第31条)

第3節 施行及び発送(第32条―第41条)

第5章 文書の保管(第42条―第48条)

第6章 文書の移換え、保存及び廃棄(第49条―第60条)

第7章 補則(第61条―第63条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は、法令その他別に定めがあるもののほか、公文書の適正な管理を図るため、文書の収受、処理、保管、保存、廃棄等に関し必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 市が行政機関として職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、当該行政機関の職員が利用できるように、一定の事項を記録し、組織的に保管整理する文書類をいう。

(2) 文書管理 文書の発生から系統的に分類し、整理し、保管し、及び保存し、不用となった文書を廃棄するまでの一連の過程をいう。

(3) 部 南砺市行政組織条例(平成16年南砺市条例第6号)第1条に規定する部及び室をいう。

(5) 行政センター長 組織規則第7条に規定する行政センター長をいう。

(6) 課長 組織規則第7条に規定する課長、室長、館長、所長、園長及び施設長並びに南砺市病院事業組織規則第4条に規定する事務局長をいう。

(7) 文書主管課 文書事務の全般を総括する総務部総務課(以下「総務課」という。)をいう。

(8) 所管課 当該文書に係る事案を担当する課等をいう。

(9) 文書管理システム 電磁的システムであって、ネットワークにより文書管理を総合的に行うものをいう。

(10) 総合行政ネットワーク 専用通信回線により、国及び地方公共団体を接続したネットワークのことをいう。

(11) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、当該情報を作成した者であることを示すもの及び当該情報が改変されていないことを確認することができるものをいう。

(文書処理の原則)

第3条 事務及び事業に係る意思決定、実績の確認その他の事務処理については、文書を作成し、又は取得して文書管理システムを使用し、磁気的記録により処理することを原則とする。ただし、次の各号に掲げる場合には、当該各号に定めるところによる。

(1) 意思決定の際、文書の作成又は取得が困難である場合、事後に文書を作成し、又は取得するものとする。

(2) 処理に係る事案が軽微なものである場合、文書の作成又は取得を省略することができるものとする。

(文書管理の原則)

第4条 文書は、正確、迅速及び丁寧に取り扱い、常に処理経過を明らかにし、事務が能率的かつ適正に行われるよう処理し、的確に保管、保存及び管理を行い、必要に応じて直ちに利用することができるようにしなければならない。

(文書の種類)

第5条 文書の種類は、おおむね次に掲げるとおりとする。

(1) 文書事務の取扱手続上の分類

 収受文書 市に送付された文書について、第13条に定める手続により収受の処理をした文書をいう。

 起案文書 配付を受けた文書に基づき、又は発議により、市の意思を決定し、具体化するため、市の機関が事案の処理についての基礎となる原案を記載した文書をいう。

 供覧文書 配付を受けた文書のうち、処理の手続を要しないもの又は処理について意思決定を伴わないもので、組織内の閲覧に供する文書をいう。

 決定文書 意思決定を行う権限のある者の決裁を受けた文書をいう。

 保管文書 保存又は廃棄までの間、所管課において保管している文書をいう。

 保存文書 一定の期間保存している文書をいう。

 電子文書 文書管理システムによる情報処理の用に供するため、当該システムに記録されたものをいう。

(2) 文書の性質による分類

 令達文書

(ア) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条第1項の規定により制定するものに係る文書をいう。

(イ) 規則 地方自治法第15条第1項の規定により制定するものに係る文書をいう。

(ウ) 告示 法令又は条例(以下「法令等」という。)に告示する旨の規定があるもの及び法令等に告示する旨の規定はないが、法令等又は権限に基づいて処分し、又は決定した事項等を広く一般に知らせる場合に用いる文書をいう。

(エ) 公告 法令等に公告する旨の規定がある場合及び法令等に公告する旨の規定はないが、ある一定の事実を広く一般に知らせる場合に用いる文書をいう。

(オ) 訓令 当該行政機関及び当該行政機関の職員に対して、その職務を指揮するため、一般的又は個人的に指示命令するものに係る文書をいう。

(カ) 指令 当該行政機関及び当該行政機関の職員以外の者に対して機関の意思を示達するものに係る文書をいう。

 一般文書 に掲げる文書以外の文書をいう。

(文体等)

第6条 文体、用語及び用字は、おおむね次のとおりとする。

(1) 文体は、「ます」体を基調とする口語体を用いること。ただし、法規文書の場合、その他特に必要がある場合には、「である」体を用いること。

(2) 用語は日常一般に用いられている平易なものとすること。

(3) 漢字は、やむを得ないもののほかは、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)の範囲に限ること。

(4) 仮名遣いは、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)によること。

第2章 文書管理の組織

(総務課長の職務)

第7条 総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は、所管課における文書の管理が、この規程に従って適正に行われるよう、所管課長に対し、必要な指導及び指示を行うものとする。

(所管課長の職務)

第8条 所管課長は、常に当該課における文書の管理が適正かつ効率的に行われるよう職員を指揮監督しなければならない。

(文書取扱責任者の設置)

第9条 課に、文書取扱責任者を置く。

2 所管課長は、毎年度当初に課長補佐の職にある者(課長補佐が2人以上ある場合は、庶務を担当する者)又はこれに相当する職にある者(これらの者が置かれていない課にあっては、庶務を担当する上席の職員)を文書取扱責任者に指名し、その職氏名を総務課長に報告しなければならない。

3 所管課長は、前項の規定により指名した文書取扱責任者を変更した場合には、速やかにその旨を総務課長に報告しなければならない。

4 文書取扱責任者が不在のとき、又は欠けたときは、所管課長がその所属する課の職員のうちから指名する者がその職務を代行する。

(文書取扱責任者の職務)

第10条 文書取扱責任者は、課長の命を受け、当該課の文書について次に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の収受、配付及び処理の促進に関すること。

(2) 起案文書の審査に関すること。

(3) 文書の完結の確認及び文書の発送に関すること。

(4) 文書の整理、保管、保存、利用及び廃棄に関すること。

(5) 文書管理システムの利用に係る調整及び管理に関すること。

(6) 総合行政ネットワーク文書の送信及び受信並びに電子署名に関すること。

(7) 前各号に掲げるもののほか、文書の取扱いに関し必要なこと。

(ファイル担当者の設置)

第11条 所管課長はその所属する課の職員(文書取扱責任者を除く。)のうちからファイル担当者を指名する。ただし、文書の発生量が少ないためファイル担当者を置く必要がないと認める場合には、総務課長の承認を得て、ファイル担当者を置かないことができる。

2 所管課長は、前項本文の規定によりファイル担当者を指名したときは、直ちにその職氏名を総務課長に報告しなければならない。これを変更したときも同様とする。

3 所管課長は、必要があると認めるときは、ファイル担当者の補助者を置くことができる。

(ファイル担当者の職務)

第12条 ファイル担当者は、当該課の文書取扱責任者の職務を補佐する。

2 前条第1項ただし書の規定によりファイル担当者を置かない場合におけるファイル担当者の職務は、文書取扱責任者が行う。

第3章 文書の収受及び配付

(収受及び配付)

第13条 市に到達した文書は、原則総務課において受領するものとする。ただし、部、課、行政センター等に到達したものにあっては、該当場所において受領することができる。

2 前項本文の規定により受領した文書は、開封しないで次の各号により配付しなければならない。ただし、配付先が明らかでない文書については、開封して配付先を確認するものとする。

(1) 普通文書(次号以下に掲げる文書以外の文書をいう。)文書配付棚により所管課に配付すること。

(2) 書留郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号。以下「信書便法」という。)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者の提出する同条第2項に規定する信書便(以下「信書便」という。)の役務のうち書留郵便に準ずるものとして市長が定めるもの、配達証明、内容証明その他特殊文書 特殊文書受付簿(様式第1号)に所要の事項を記載し、あて名の者又は所管課に配付すること。

(3) ファクシミリ又は電報による文書その他緊急の処理を要すると認められる文書 直ちに連絡の上配付するものとする。

(4) 複数の課に関係のある文書 最も主要な関係のある課に配付し、その関係の軽重を定め難いときは、上司の指示を受けること。

(5) 審査請求その他権利の得喪に関する文書で、その到達の時刻を明らかにする必要のあるもの 受け取った職員において、その封皮又は文書の欄外に到達の年月日及び時刻を記載し、押印すること。

3 前項ただし書の規定により開封した文書に現金、金券又は有価証券(以下「金券」という。)が同封されている場合は、特殊文書受付簿に所要の事項を記載し、所管課長に配付しなければならない。

4 料金の不足又は未払の郵便物又は信書便法第2条第3項に規定する信書便物の送達を受けたときは、発信者が官公署であるとき、又は公務に関し特に必要であると認めたときに限り、その不足又は未払の料金を支払って受領することができる。

5 重要又は異例な文書で緊急の処理を要すると認めたときは、市長又は副市長の閲覧に供し、その指示を受けなければならない。

6 受領した文書に係る事務の所管課が不明のときは、その文書に係る事務を担当すべき課は、総務課長が決定する。

7 総務課長は、定期的に運行する南砺レター便により、分庁舎及び行政センターに文書配付等を行うものとする。各分庁舎及び各行政センター間の文書配付等も同様とする。

(総合行政ネットワーク文書の受信)

第14条 総合行政ネットワーク文書の受信は、総務課において行う。

2 受信した総合行政ネットワーク文書は、次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証するものとする。

(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれに送信する。

3 総務課より各所管課へ総合行政ネットワーク文書を配信する。

4 前項の場合において、異なる所管課の電子文書を受信したときは、該当所管課の文書取扱責任者に転送するものとする。

5 所管課の文書取扱責任者は、原則として定時に総合行政ネットワーク文書の着信状況を確認しなければならない。

(執務時間外到達文書の取扱い)

第15条 執務時間外に到達した文書は、警備員等が受領し、親展文書、電報等で、緊急を要するものと認めるものは、関係者に取扱いの指示を受け、適切に引き継がなければならない。

(誤配文書又は返送文書の処理)

第16条 所管課長は、当該課の所掌に属しないと認める文書の配付を受けたときは、次に掲げるところにより処理するものとする。

(1) 所管課が明らかな文書は、直ちに該当所管課へ転送すること。

(2) 前号の規定にかかわらず、総務課において特殊文書受付簿に記載される文書及び所管課が明らかでない文書は、直ちに総務課へ返付すること。

第4章 文書の処理

第1節 処理

(処理方針)

第17条 文書の処理は、すべて所管課長の指示の下、文書取扱責任者において、絶えず文書の迅速な処理に留意して、案件が完結するまで、その経過を明らかにしておかなければならない。

(処理の期間)

第18条 市において収受した文書は、原則としてその日のうちに担当者へ回付しなければならない。

2 配付を受けた担当者は、文書の処理を迅速に行うため、次に掲げる事項を守らなければならない。

(1) 処理期限のあるものは、必ず期限内に処理すること。

(2) 即日処理できるものは、即日処理すること。

(3) 処理期限のないものは、速やかに処理すること。

(4) 調査、照会等を要するものは、直ちにこれを行い、このため事務処理を遅延しないこと。

3 回答及び報告を要する文書又は重要な文書で、指定された期日までに処理することが困難と認められるときは、あらかじめその理由を付して、課長の承認を得なければならない。

(配付文書の取扱い)

第19条 文書取扱責任者は、総務課等から配付を受けた文書を確認し、当該文書の余白に受付印(様式第2号)を押し、これを当該課長の閲覧に供し、指示を受けた後、担当者に渡さなければならない。

2 担当者は、渡された当該文書について、文書管理システムにより、次に掲げる事項を登録し、供覧書(様式第3号)を作成しなければならない。

(1) 作成年度

(2) 管理所属

(3) 件名

(4) 受付日

(5) 担当者

(6) ファイル名

(7) 前各号に掲げるもののほか、登録が必要な事項

3 収受処理された文書は、供覧書を付け、又は文書管理システムにより供覧又は回覧を行うものとする。ただし、次条に該当する文書については、当該文書の余白に供覧・回覧押印欄を設け、回付することができる。

4 経由文書は、所定の経由印(様式第4号)を押し必要に応じ経由簿(様式第5号)に登録するものとする。

(登録を要しない文書)

第20条 収受すべき文書類のうち、次に掲げるものについては前条の規定による登録を省略することができる。

(1) 各種台帳等に関する届書、申請書又は通知書

(2) 各種工事等に関する同一事案の届出、検査願等で原義に添付し決裁を経るもの

(3) 慣習的に実施されている通知書、案内書その他これに類する文書で閲覧だけにとどめるもの、届け書(収受の日時が権利の得喪又は変更に関係のあるものを除く。)及び定期的な報告書

(4) 新聞、雑誌、広告物その他これに類する印刷物

(5) 前各号に掲げるもののほか、保管の必要を認めないもの

第2節 起案、合議及び決裁

(起案)

第21条 すべての起案は原則、文書管理システムを用いて行うものとする。ただし、事務処理の効率化等の観点から合理的であると認めるときは、起案書(様式第6号)を使用して、事案の内容その他所要事項を記載し、起案者欄に押印することにより行うことができる。

2 起案は、次の要領により行わなければならない。

(1) 必要により起案理由、経過の要領その他参考となるべき事項を付記し、関係法規等の書類があるときは、これを文書に添付すること。

(2) 収受文書に基づいて処理した起案文書には、必ず当該文書を添付すること。

(3) 起案文書は、作成年度、管理所属、件名、登録日、担当者、ファイル名、伺文、決裁区分その他必要な事項を記載し、認印を押印すること。

(4) 文書は、すべて未決、既決に区分して整理し、未決文書は完結に至るまでこれを一括して常にその経過を明らかにしておき、完結文書は、定められた順序にしたがって整理するものとすること。

(起案文書の回議順序)

第22条 起案文書の回議は、文書管理システム及び起案書を用い、必要な関係職員に回議した後に、当該事案に係る事務を所管する係長から順次直属上司の決裁を受けなければならない。

2 事案の処理及び施行が他の課に関係があると認められる文書は、所管する部長及び課長の決裁又は閲覧を受けてから回付し、合議を受けなければならない。

3 係長以上の職にある者で、決裁権者より下位の職にあるものが不在のときは、文書管理システムにおいて引き上げ処理をし、上位の職にある者へ回議することができる。この場合においては、決裁後速やかに不在であった者の閲覧に供するものとする。

(議案等の取扱)

第23条 市議会に提案する議案等は、所管課で起案しなければならない。ただし、臨時会を招集して提案する必要があるときは、その旨を事前に総務課と協議後、市長の承認を受けなければならない。

2 前項の規定により決裁を受けたものは、総務課に回付し、令達件名簿(様式第7号)により順位番号を付け、浄書照査し、原案書については総務課において保存等管理するものとする。

3 議案等番号は、暦年により一連番号を付するものとする。

(特別取扱方法)

第24条 起案文書には、事案の性質により、「至急」、「秘密」、「重要」、「公印省略」等の注意事項を記載表示し、その旨を明らかにしなければならない。

(合議)

第25条 2課以上に関連する文書は、関連の深い課で処理案を起案し、関係部課の合議を求めなければならない。ただし、単に供覧にとどめる趣意のものは、決裁後回覧するものとする。

2 合議文書を受けたときは、同意、不同意を速やかに決定するとともに、その合議に関して意見があるときは、その起案した課と協議しなければならない。

3 前項に規定する場合において、意見が相違し協議が整わないときは、その双方の意見を添えて上司の指示を受けなければならない。

4 合議先の認印は、原則として係長以上とする。所管課長が定める担当者以外の単なる課員閲覧程度の認印はなるべくさけなければならない。ただし、審査又は記録を要するものその他特に必要のあるものについては、この限りでない。

5 重要な市行政の運営又は事業に関する決裁文書は、総務部長、副市長及び市長が別に指定する職に合議しなければならない。

(緊急又は機密を要する文書の扱い)

第26条 特に至急又は秘密を要する起案文書その他重要な文書は、課長等(内容を説明し得る職員)が持ち回りして回議しなければならない。

(文書の審査)

第27条 文書の適正かつ統一を図るため、次に掲げる事案に係る起案文書は、所管課長の合議を経た後、他の課に関係のあるものは、さらに当該関係課の合議を経て、総務課長の審査を受けなければならない。

(1) 条例、規則、訓令その他の規程

(2) 告示及び公告

(3) 指令(補助金に係るものを除く。)

(4) 協定書、契約書及び覚書(重要又は異例なものに限る。)

(5) 前各号に掲げるもののほか、特に必要と認められるもの

(未完結文書の追求)

第28条 文書取扱責任者は、所管課長の指示を受け、常に未完結文書を追及し、その処理状況を明らかにしておかなければならない。

(文書の処理経過の調査)

第29条 総務課長は、必要があると認めるときは、文書の処理の経過を調査し、又は所管課長から報告を受け、それに基づき所管課長に指示を与えることができる。

(決裁区分)

第30条 決裁は、市長決裁(副市長専決、部長専決及び課長専決)とする。

2 市長決裁を要するものと、専決との区分は、南砺市事務決裁規程(平成16年南砺市訓令第4号)によるものとする。

(決裁済み文書の処理)

第31条 決裁済み文書は、所管課の文書取扱責任者に回付するものとする。

2 回付された決裁済み文書は、所管課において速やかに、決裁年月日をシステム処理入力又は記入し、起案者が保管しなければならない。

3 前項の規定にかかわらず、第27条に規定する条例、規則、訓令、告示(条文構成のものに限る。)及び指令(補助金に係るものを除く。)に関する決裁済文書については、総務課で保管及び保存をしなければならない。

第3節 施行及び発送

(文書の浄書)

第32条 決裁文書で浄書を必要とするものは、次に定めるところにより直ちに浄書しなければならない。

(1) 文書の浄書は、所管課において行うこと。

(2) 浄書する文書は、書式、用字、用語、句読点等に誤りがないことを確認すること。

(3) 浄書する文書の日付けは、原則として当該文書の決裁日とすること。

(4) 所管課の文書取扱責任者は、浄書された文書を校合し、認印を押すこと。

(記号及び番号)

第33条 条例、規則、告示及び訓令には、市名を冠し、総務課においてその種類に従い、暦年ごとに令達件名簿に登録しなければならない。

2 指令及び一般文書には、次の各号に定めるところにより令達件名簿及び文書件名簿に、記号及び番号を登録しなければならない。

(1) 別表第1に定める記号(秘密の取扱いを要する文書にあっては、当該記号の次に「秘」又は「極秘」の文字を書き加える。)及び番号を付する。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。

 辞令、賞状、契約書その他これらに類する文書

 各種台帳等に関する届書、申請書又は通知書

 各種工事等に関する同一事案の届出、検査願等で原義に添付し決裁を経るもの

 証明に関する文書

 所管課長等に発する文書(事務処理の基準に関する文書その他重要な文書を除く。)

 請求書

 電報

 通知書、案内書その他これらに類する文書で閲覧だけにとどめるもの、届書(収受の日時が権利の得喪又は変更に関係のあるものを除く。)及び定期的な報告書

 新聞、雑誌、広告物その他これに類する印刷物

 法令の規定によって文書件名簿に代わるべき帳票に記載するように定められている文書

 前アからまでに定めるもののほか、保管の必要を認めないもの

(2) 文書の番号については、一般文書については年度ごととし、所管課単位ごとに、収受及び発送を通じて一連の番号を用いるものとする。

(3) 同一の事案に係る文書については、当該事案が完結するまで同一番号を用いるものとする。この場合においては、当該事案が年度を越えてなお継続する場合は、当該番号を付した年度を表す数字を記号の前に付けなければならない。

(4) 前号の場合において、必要なときは、枝番号を用いることができる。

(5) 指令には、市名を冠し、暦年ごとに記号及び番号を付する。

(記名)

第34条 文書の記名は、法令等に定めのあるもののほか、次の各号に定めるところによる。

(1) 条例、規則、告示、公告、訓令及び指令には、市長名を用いる。その種類ごとに記号及び番号を付するものとする。

(2) 公告には、必要に応じ市名を用いることができる。

(3) 一般文書には、事案の軽重又はあて先の別により、市長名、副市長名、部長名、局長名、会計管理者名又は主管課長名を用いることができる。ただし、特に必要があるときは、市名、主管課名等を用いることができる。

(事務分担の表示)

第35条 施行する一般文書には、当該文書の末尾に主管課名、係名、担当者名、電話番号等を表示するものとする。ただし、辞令、賞状、契約書その他これらを表示することが適当でない文書については、この限りでない。

(文書の発信者名)

第36条 庁外へ発送する文書は、原則として市長名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により、特に必要がある場合は、決裁権限を有する者の職及び氏名又は市名を用いることができる。

2 庁内文書は、事案の軽重により部長名、課長名等を用いるものとする。ただし、職名のみを用い、氏名は、省略することができる。

(公印及び契印)

第37条 施行する文書(指令及び一般文書に限る。)には、南砺市公印規則(平成16年南砺市規則第8号)の定めるところにより公印を押さなければならない。なお、特に重要なものについては文書が真正なものであることを証明するために、施行する文書と契印しなければならない。ただし、軽易な文書及び庁内文書にあっては、公印を省略することができる。

2 前項ただし書の規定により、公印の押印を省略するときは、必要に応じて発信者名の下に「(公印省略)」と表示するものとする。

(公印の使用確認)

第38条 公印を使用する場合は、公印を押す文書に決裁済みの文書を添えて、公印の保管者が指名した者に提示し、その確認を受けなければならない。

(電子署名の実施等)

第39条 総合行政ネットワーク文書(送信するものに限る。)については、電子署名を行うものとする。ただし、軽易な文書については、電子署名を省略することができる。

2 電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、市長が別に定める。

(文書の発送)

第40条 文書の発送は、行政センターごとに取りまとめ、行政センターで行うものとする。

2 起案者は、庁外へ発送する文書について、文書管理システムに登録し、文書発送簿(様式第8号)に必要事項を記載しなければならない。

3 郵便又は信書便による発送は、料金後納の方法によるものとする。ただし、総務課長が認めた場合は、この限りでない。

4 郵便により大量の文書を発送するときは、料金後納郵便差出票(様式第9号)に必要事項を記入し日本郵便株式会社の営業所に差し出さなければならない。

(総務課における使送文書)

第41条 総務課長は、所管課より県へ使送文書の送付を受けたときは、県において定める使送方法により使送日に発送処理を行わなければならない。

第5章 文書の保管

(文書保管の原則)

第42条 所管課長は、文書を必要に応じて直ちに利用することができるように分類し、及び整理して所定の場所に確実に保管し、常にその所在を明確にしておかなければならない。

(ファイル基準表)

第43条 文書取扱責任者は、当該課長の指示を経て、当該課における文書の分類、保管場所、保存期限等を定めるファイル基準表(様式第10号)を毎年度当初に作成し、総務課長に提出しなければならない。

2 前項の規定により作成するファイル基準表は、文書取扱責任者において当該年度の記載事項の変更を記録し、またこれを変更したときは、直ちに手続をとらなければならない。

3 文書取扱責任者は、毎年度末までに、前項に規定するファイル基準表の記載事項の変更を総務課長に提出しなければならない。

4 文書取扱責任者は、法令等により定められた簿冊その他の文書でファイルすることのできないものについてもファイル基準表に明記し、前3項の規定に準じて総務課長に提出しなければならない。

5 総務課長は、提出されたファイル基準表について、その記載事項の適否を精査し必要に応じて文書取扱責任者に指導助言を行う。

(文書の区分及び整理)

第44条 文書の区分及び整理は、原則として文書管理システムによって行う。

2 文書の保管は、完結文書と未完結文書(完結文書以外の文書をいう。以下同じ。)に区分し、整理しなければならない。

3 完結文書は、完結の日(当該文書の処理を終えた日をいう。以下同じ。)の属する年度(暦年により整理することが適当である文書にあっては、暦年)ごとに区分し、整理して保管しなければならない。ただし、完結の日が4月1日から5月31日までの間である前年度の出納に係る文書にあっては、当該完結の日が前年度に帰属するものとして区分するものとする。

4 前項の規定にかかわらず、数年度にわたり継続して処理される事案に係る完結文書については、数年度分まとめて区分し、整理して保管することができる。

(完結文書の保管の期間)

第45条 完結文書は、完結した日から当該完結の日の属する年度の翌年度末まで、当該課の事務室内において保管しなければならない。ただし、簡易な文書の保管の期間については、この限りでない。

2 所管課長は、常時利用する文書で前項に定める期間を超えて事務室内に保管する必要があると認めるもの(以下「常用文書」という。)については、その必要の存する期間(以下「常用期間」という。)が満了する日の属する年度の末日まで保管することができる。この場合においては、ファイル基準表に常用期間を明示しておかなければならない。

(完結文書の整理及び保管)

第46条 完結文書は、事案の処理経過が分かるように整理し、ファイル基準表に基づき、フォルダー及びファイリングボックスに収納し、キャビネットに配列して保管しなければならない。

2 完結文書が電磁的記録に係るものである場合は、その種別に応じ文書管理システムにより適切な方法で保管し、又は保存しなければならない。

(未完結文書の保管)

第47条 未完結文書は、その処理を終えるまでの間、懸案ボックスに収納し、当該課の事務室の所定の場所で保管を行い、常に文書の所在を明らかにしなければならない。

(秘密の取扱いを要する文書の保管)

第48条 秘密の取扱いを要する文書は、施錠することができる保管庫に収納する等厳正に保管しなければならない。

第6章 文書の移換え、保存及び廃棄

(移換え等)

第49条 文書の移替えは、年度文書にあっては毎年3月末に行うものとし、暦年文書にあっては毎年12月末に整理を行い、年度文書と同様に毎年3月末に行う。ただし、文書取扱責任者が定める文書については、この限りでない。

2 文書の引継ぎは、年度文書にあっては毎年4月に行うものとし、暦年文書にあっては毎年1月に行うものとする。ただし、事務に支障がない限り前項に定める移替えに引き続いて行うことができる。

3 常時使用する文書の移替えは、フォルダーラベルに所定の表示をし、引継ぎは行わない。

(文書の保存年限の種類)

第50条 文書の保存年限は、法令その他別に定めのあるものを除き、次の5種とする。

(1) 永年

(2) 10年

(3) 5年

(4) 3年

(5) 1年

(文書の保存年限)

第51条 文書の保存年限は、法令等の定め、文書の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮して定めなければならない。

2 文書の保存年限は、文書保存期間基準(別表第2)のとおりとする。ただし、文書保存期間基準に定めのない文書は、その文書の重要度、性質等を考慮し、所管課長が定める。

3 所管課長は、前2項の基準に基づき、文書のフォルダーごとにあらかじめ文書の保存期間を定め、明記しておかなければならない。

(保存年限の計算)

第52条 文書の保存年限の計算は、文書の完結日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年ごとに整理する文書のうち、完結の日が1月1日から3月31日までの間にあるものの保存期間は、完結の日の属する年の4月1日から起算する。

2 前項の規定にかかわらず、常用文書の保存期間は、当該文書を移替えた日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。

(文書の引継ぎ)

第53条 所管課長は、引継ぎ予定ファイル一覧表により、3年保存以上の文書を保存年限ごとに区分して文書保存箱に納め、ファイル一覧表(様式第11号)を作成するものとする。

2 所管課長は、前項のファイル一覧表を当該保存箱に納めた後、引継ぎ結果一覧表を総務課長に提出しなければならない。

(文書の保存)

第54条 所管課長は、総務課長の指示に従い、前条の規定により引き継ぐ文書を文書保存庫に配置して保存しなければならない。

2 電子文書は、文書管理システムにより整理し、及び保存するものとする。

3 保存文書は、行政センター長が管理する。

4 行政センター長は、文書保存庫の都合等により保存文書の管理を所管課長に委任することができる。

(保存文書の閲覧及び借覧等)

第55条 保存文書を閲覧し、及び借覧しようとする職員は、書庫文書借用簿(様式第12号)に所要事項を記載して、行政センター長に届け出なければならない。

2 保存文書は、これを抜き取り、取り替え、加筆し、又は訂正してはならない。

3 閲覧及び借覧者は、保存文書を紛失し、又は汚損したときは、直ちに行政センター長にその旨を報告し、その指示を受けなければならない。

4 文書の借覧期間は、7日以内とする。ただし、長期間の借覧を必要とする場合においては、行政センター長の承認を得たときは、この限りでない。

(電子文書の利用等)

第56条 所管課長は、職員の利用に供するため、文書管理システムに記録した文書の公開件名を当該システムを利用して職員に提供するものとする。

2 所管課長は、当該課の所掌に係る電子文書を当該職員が利用できるようにするものとする。

(文書の廃棄の決定)

第57条 総務課長は、毎年度当初に、その管理する保存文書のうち保存期間が満了したものについて、廃棄する文書の目録を作成し、所管課長に送付しなければならない。

2 所管課長は、前項の規定により送付を受けた目録に係る保存文書について、保存期間を延長する必要があると認めるときは、総務課長にその旨を申し出なければならない。

3 総務課長は、前項の規定による申出に理由があると認めるときは、保存期間の延長の決定をし、その旨を所管課長に通知しなければならない。

4 総務課長は、第1項の保存文書については、前項の規定により保存期間の延長の決定をしたものを除き、廃棄決定しなければならない。

5 保存期間にかかわらず、総務課長は、必要に応じて保存文書を審査し、保存する必要がないと認められるものについては、所管課長と協議の上、これを廃棄することができる。

6 所管課長は、毎年度当初に、1年の保存期間に係る文書でその期間が満了したものについて廃棄決定しなければならない。

7 前項の規定にかかわらず、所管課長は、1年の保存期間に係る文書であって、保存の必要がないと認められるものについては、当該保存期間の満了前に廃棄決定することができる。

(歴史的価値を有する文書の保存)

第58条 前条第4項の規定にかかわらず、総務課長は、廃棄決定する文書に歴史的価値を有すると認める文書があるときは、所管課長に対し、当該文書の移管を請求することができる。

2 所管課長は、前項の規定による移管の請求を受けたときは、当該請求に係る文書を総務課長に移管しなければならない。

3 第1項に規定する歴史的価値を有する文書の評価選別基準は、別表第3のとおりとする。

(永年保存文書)

第59条 総務課長は、第54条の規定により引継がれた文書のうち、永年保存文書については、該当文書の保存期限の起算日から10年ごとに、あらためて保存の可否を決定する。

(文書廃棄処分)

第60条 廃棄決定された保存文書は、所管課において速やかに廃棄処分しなければならない。

2 廃棄する文書で、秘密に属するもの又は他に悪用される恐れのあると認められるものは、適切な方法で処理しなければならない。

第7章 補則

(事務引継ぎの際における文書の整理等)

第61条 担当者は、異動等により担当事務に変更があったときは、当該事務に係る文書及び当該事務の処理に必要な資料を整理するとともに、当該事務の処理状況並びに文書及び資料の保管状況について書類を作成し、文書取扱責任者の確認を受けてこれを後任者に引き継がなければならない。

(文書管理の特例)

第62条 所管課長は、文書の管理に関し特に必要があると認められるときは、総務課長の承認を受けて特別の定めをすることができる。

(その他)

第63条 この規程の施行に関し必要な事項は、別に定める。

附 則

1 この訓令は、平成16年11月1日から適用する。

2 平成16年11月1日以前に完結した文書については、なお従前の例による。

附 則(平成18年3月31日訓令第7号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成18年9月29日訓令第24号)

この訓令は、平成18年10月1日から施行する。

附 則(平成19年3月30日訓令第2号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月30日訓令第4号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年10月1日訓令第12号)

この訓令は、公表の日から施行する。

附 則(平成20年1月31日訓令第2号)

この訓令は、平成20年2月1日から施行する。

附 則(平成20年3月31日訓令第5号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成20年11月7日訓令第15号)

この訓令は、平成20年11月9日から施行する。

附 則(平成21年3月25日訓令第4号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成23年3月25日訓令第3号)

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。ただし、第6条の改正規定は、公表の日から施行する。

附 則(平成24年3月29日訓令第6号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成24年6月1日訓令第10号)

この訓令は、郵政民営化法等の一部を改正する等の法律(平成24年法律第30号)の施行の日から施行する。

附 則(平成25年3月21日訓令第3号)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成25年11月22日訓令第9号)

この訓令は、公表の日から施行する。

附 則(平成26年3月28日訓令第3号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成27年3月24日訓令第11号)

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月18日訓令第4号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成29年3月30日訓令第7号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(平成31年3月25日訓令第2号)

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

附 則(令和2年3月31日訓令第1号)

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

別表第1(第33条関係)

課等を表示する記号

課等

記号

政策推進課

政策推進

情報政策課

情報

エコビレッジ推進課

エコ推進

総務課

総務

財政課

財政

行革・施設管理課

行革

市民課

市民

税務課

税務

生活環境課

生活環境

南砺で暮らしません課

暮らし

地域振興室

地域振興

城端行政センター

城端セ

平行政センター

平セ

上平行政センター

上平セ

利賀行政センター

利賀セ

井波行政センター

井波セ

井口行政センター

井口セ

福野行政センター

福野セ

福光行政センター

福光セ

農政課

農政

林政課

林政

商工企業立地課

商工

交流観光まちづくり課

交流観光

文化・世界遺産課

文世

美術館

美術

建設整備課

整備

建設維持課

維持

利賀ダム対策室

利ダ

上下水道課

上下水道

医療課

医療

南砺市民病院 診療部

市病診療

南砺市民病院 患者総合支援センター

市病患総

南砺市民病院 診療技術部

市病技術

南砺市民病院 看護部

市病看護

南砺市民病院 事務局

市民病院

南砺市民病院 医療の質・経営管理室

市病経営

南砺市民病院 感染防止対策室

市病防止

南砺市民病院 医療安全推進室

市病安全

南砺市民病院 臨床教育・研究センター

市病臨床

南砺市民病院 地域リハビリテーション広域支援センター

市病広域

南砺市民病院 地域リハビリテーション地域包括ケアサポートセンター

市病地域

南砺市民病院 デイケアセンター

市病デイケア

南砺中央病院 診療部

中病診療

南砺中央病院 医療福祉部

中病福祉

南砺中央病院 診療技術部

中病技術

南砺中央病院 看護部

中病看護

南砺中央病院 医療安全推進室

中病安全

南砺中央病院 事務局

中央病院

地域包括ケア課

地域包括

福祉課

福祉

ふくし総合窓口

ふくし総合

健康課

健康

会計課

会計

別表第2(第51条関係)

文書保存期間基準

保存期間

文書の内容

具体的事例

永久保存

市の存立の基本に関する文書

市章制定、市台帳協定文書

境界変更又は配置分合に関する文書

町村との合併、配置分合、境界変更文書

条例、規則及び訓令の制定、改廃に関する文書

条例原議、条例等の公布原本

告示及び公告に関する文書で重要なもの

 

議会の提出議案、報告、議決書、会議録その他の重要資料

議案原議、各種委員会の選挙結果、請願

各種委員会、審議会等の委員の任命に関する文書及び履歴書

履歴書

訴訟に関する文書

訴状、判決文

重要な機関の設置改廃に関する文書

統合書類

儀式、褒賞、表彰等に関する文書で重要なもの

叙勲等候補者の内申書、叙勲等の伝達

総合計画及び重要な施策に関する文書

総合計画、諮問答申書、調査報告書

財産の取得に関する文書

公有財産台帳、寄附採納

財産の管理又は処分に関する文書で特に重要なもの

登記依頼書、登記済通知書(権利書)

公用、公共施設、公営企業等の管理運営に関する文書で特に重要なもの

土地建物貸付契約書、土地建物借用書

予算、決算又は出納に関する文書で特に重要なもの

予算原議書、専決処分、歳入歳出決議書

許可、認可、指令、規約等で重要なもの

地縁団体申請書

市長の事務引継書

事務引継書

統計、年報、調査研究報告書で重要なもの

市統計書、市広報誌、環境アセスメント

行政資料として特に重要なもの

都市計画図、路線価格関係図

法令等により10年を超えて保存する必要のある文書

 

その他永年保存を必要とする文書

 

10年保存

市の指令等に関する文書

 

告示及び公告に関する文書

 

国等の上級官庁の令達、指令及び通知で重要なもの

 

各種委員会、審議会等の議事録、答申

委員会議事録、審議会議事録

請願、建議、陳情等の文書で重要なもの

請願書、陳情書

直接請求、審査請求、訴訟に関する文書

 

重要な事業の計画又は実施に関する文書

国庫補助事業

主要事務事業の執行に関する文書

事業認可申請

職員個人の人事、賞罰、退職手当、恩給等に関する文書

人事台帳、職員の採用、職員履歴書、賞罰関係、公務災害、退職手当

財産の管理又は処分に関する文書

事業委託契約書、物品購入契約書

寄附又は寄贈に関する文書

寄附採納願

表彰に関する文書で一般的なもの

農業功労者

台帳、帳簿等で重要なもの

例月出納検査

その他5年を超え、10年以下保存の必要があると認められる文書

 

5年保存

国等の上級官庁の令達、指令及び通知で軽易なもの

 

市の通達、訓令、指令等に関する文書で軽易なもの

 

出納に関する諸帳簿及び証拠書類

支出証拠書類

貸付金及び補助金に関する文書

市単独補助事業、あっせん小口資金

契約に関する文書で軽易なもの

購入契約書

予算、決算又は出納に関する文書で一般的なもの

 

事業の計画又は実施に関する文書

 

通常の事務事業の執行に関する文書

 

工事設計関係図書

 

工事の執行又は検査に関する文書

 

文書及び物品の収受発送に関する文書

件名簿、備品台帳

税の賦課徴収に関する文書

課税台帳

その他3年を超え、5年以下保存の必要があると認められる文書

 

3年保存

通知及び往復文書で重要なもの

 

建議、陳情等の文書で軽易なもの

 

通常の事務事業の執行に関する文書で一般的なもの

 

職員の管理、研修又は福利厚生に関する文書

兼業届、公務災害補償、出勤簿、超過勤務命令票、研修の実施計画・実績報告

報告、届出、復命、調査等の文書

 

その他1年を超え、3年以下保存の必要があると認められる文書

 

1年保存

処理の終わった軽易な文書

 

通知及び往復文書のうち軽易なもの

 

定例的な業務報告に関するもの

 

台帳へ転記済みの各種伝票等

 

複数の課で保存する文書で担当課以外のもの

 

法令等により1年保存の必要がある文書

 

1年以下保存の必要があると認められる文書

 

報告、届出、復命、調査等で軽易なもの

 

行政執行上参考となる統計資料に関するもの

予算請求説明資料

0年保存

会議等の資料で担当課以外のもの

 

処理後すぐに処分することが明記されている文書

 

一時限りの軽易な文書

 

保存の必要のない文書

 

常用

名簿、台帳等業務上常時使用する文書

委員名簿、農道台帳、農家台帳、公印登録台帳

別表第3(第58条関係)

歴史的価値を有する文書の評価選別基準(以下は例示)

1 施策・制度に関するもの

(1) 各種制度及び機構の新設、変更又は廃止に関するもの

(2) 市の総合計画、重点施策等の企画、立案及び執行に関するもの

(3) 市の行政区画に関するもの

(4) 市の財政状況に関する重要なもの

(5) 条例、規則その他の例規に関するもの

2 各種調査、事業の実施等に基づく事実に関するもの

(1) 各種調査及び統計の総括結果に関するもの

(2) 災害、都市計画、農地整備等による土地及び地形の変容、地名(住所表示等)の変更に関するもの

(3) 褒章、表彰等に関するもの

3 行政運営に係る審議等に関するもの

(1) 議会、行政委員会等の重要な議事に関するもの

(2) 庁議、審議会、審査会等の重要な会議に関するもの

(3) 請願、陳情、要望等に関するもの

(4) 事務執行上の監査、検査等に関するもの

4 行政処分、訴訟等に関するもの

(1) 許可、認可、免許、承認その他の行政処分に関するもの

(2) 審査請求、訴訟等に関するもの

5 重要な行事、事件等市政及び社会情勢を反映するもの

6 その他歴史的又は文化的価値があると認められるもの

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南砺市文書管理規程

平成16年11月1日 訓令第6号

(令和2年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成16年11月1日 訓令第6号
平成18年3月31日 訓令第7号
平成18年9月29日 訓令第24号
平成19年3月30日 訓令第2号
平成19年3月30日 訓令第4号
平成19年10月1日 訓令第12号
平成20年1月31日 訓令第2号
平成20年3月31日 訓令第5号
平成20年11月7日 訓令第15号
平成21年3月25日 訓令第4号
平成23年3月25日 訓令第3号
平成24年3月29日 訓令第6号
平成24年6月1日 訓令第10号
平成25年3月21日 訓令第3号
平成25年11月22日 訓令第9号
平成26年3月28日 訓令第3号
平成27年3月24日 訓令第11号
平成28年3月18日 訓令第4号
平成29年3月30日 訓令第7号
平成31年3月25日 訓令第2号
令和2年3月31日 訓令第1号