○南砺市住民基本台帳の閲覧等に関する事務取扱規程

平成18年10月31日

訓令第25号

本庁

南砺市住民基本台帳の閲覧等に関する事務取扱要領(平成16年南砺市訓令第10号)の全部を改正する。

(目的)

第1条 この規程は、住民基本台帳の一部の写しの閲覧、住民票の写しの交付等(以下「閲覧等」という。)に関する事務についての取扱いを定めることにより、市民のプライバシーの保護を図るとともに、適切かつ円滑な事務の処理を図ることを目的とする。

(国又は地方公共団体の機関による閲覧)

第2条 住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第11条に規定する住民基本台帳の一部の写しの閲覧を請求しようとする国又は地方公共団体の機関に対し、次に掲げる事項を記載した請求書を提出させるものとする。

(1) 請求機関の名称及び所在地

(2) 閲覧者の職名及び氏名

(3) 事務責任者の職名及び氏名

(4) 請求事由(請求事由を明らかにできない場合は、請求を必要とする事務の内容、根拠法令及び請求事由を明らかにすることが困難な理由)

(5) 請求に係る住民の範囲

(個人又は法人による閲覧)

第3条 法第11条の2に規定する住民基本台帳の一部の写しの閲覧の申出をしようとする個人又は法人に対し、次に掲げる事項を記載した申出書を提出させるものとする。

(1) 申出者の氏名及び住所(申出者が法人の場合にあっては、その名称、代表者又は管理者の氏名及び主たる事務所の所在地)

(2) 閲覧者の氏名及び住所

(3) 閲覧事項を取り扱う者の範囲

(4) 活動責任者の氏名及び住所

(5) 閲覧事項の利用の目的

(6) 申出に係る住民の範囲

(7) 閲覧事項の管理の方法

(8) 調査研究に利用する場合は、調査研究成果の取扱い及び実施体制

(9) 委託を受けて住民基本台帳の一部の写しの閲覧を行う場合にあっては、委託者の氏名又は名称及び住所

2 前項に掲げる事項を明らかにするために、適当と認める書類を提出させることができる。

(特別の事情による居住関係の確認)

第4条 法第11条の2第1項第3号に規定する訴訟の提起その他特別の事情による住居関係の確認として市長が定める事項は、次に掲げる事項とする。

(1) マンションの管理組合が管理業務を行うために当該マンションの居住者を確認する必要があって、ほかに手段がない場合

(2) 間違った郵便物が配達されるといった事情がある場合に、自己の住所と同じ住所の他人がいないかどうかを確認する場合

(3) その他市長が特別な事情があると認める場合

(閲覧者の確認及び誓約書の提出)

第5条 国又は地方公共団体の機関の請求による住民基本台帳の一部の写しの閲覧請求において、閲覧者が住民基本台帳を閲覧するに当たっては、国又は地方公共団体の職員たる身分を示す証明書を提示させることができるほか、その閲覧によって知り得た資料をその目的以外には利用しない旨の誓約書の提出を求めることができる。

2 個人又は法人の申出による住民基本台帳の一部の写しの閲覧において、その閲覧によって知り得た資料をその目的以外には利用又は提供しない旨の誓約書の提出を求めることができる。

3 請求者が全住民若しくは不特定多数の住民に係る閲覧等を請求したとき、又は身分及び資格を詐称していると思われるときにあっては、身分証明書の提示を求めてその者の資格を確認するほか、その住民票の写しの請求によって知り得た資料をその目的以外には使用又は提供しない旨の誓約書の提出を求めることができる。

(本人等の請求による住民票の写し等の交付)

第6条 本人又は本人と同一の世帯に属する者(以下「本人等」という。)が、住民票の写し等の交付を請求するときは、次に掲げる事項を記載した請求書を提出させるものとする。

(1) 当該請求をする者の氏名及び住所

(2) 現に請求の任に当たっている者が、請求をする者の代理人その他請求をする者と異なる者であるときは、当該請求の任に当たっている者の氏名及び住所

(3) 当該請求の対象とする者の氏名

(4) 配偶者からの暴力の防止及び被害者の保護等に関する法律(平成13年法律第31号)第1条第2項に規定する被害者のうち更なる暴力によりその生命又は身体に危害を受けるおそれがあるものに係る請求である場合その他市長が法第12条第6項の規定に基づき請求を拒むかどうか判断するため特に必要があると認める場合にあっては、請求事由

2 前項の規定による請求をする場合において、現に請求の任に当たっている者は、市長に対し本人であることを次の各号に掲げるいずれかの方法により明らかにさせるものとする。

(1) 個人番号カード(行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)第2条第7項に規定する個人番号カードをいう。)又は旅券、運転免許証その他官公署が発行した免許証、許可証若しくは資格証明書等であって、本人の写真が貼付された書類の提示

(2) 前号の書類をやむを得ない理由により提示することができない場合は、年金手帳又は健康保険証その他官公署が発行した書類であって、本人の氏名が確認できる書類の複数提示

(3) 前2号に準ずるものとして市長が適当であると認める方法

3 前項の場合において、現に請求の任に当たっている者が、請求をする者の代理人その他請求をする者と異なる者であるときは、当該請求の任に当たっている者は、市長に対し、当該請求の任に当たっている者であることを次に掲げる方法により明らかにさせるものとする。

(1) 現に請求の任に当たっている者が法定代理人の場合にあっては、戸籍謄本その他その資格を証明する書類の提示又は提出

(2) 現に請求の任に当たっている者が法定代理人以外の者である場合にあっては、委任状の提出

(3) 前2号に準ずるものとして市長が適当であると認める方法

4 法第12条第7項の規定に基づき、郵便により住民票の写し等の送付を求められた場合は、次の方法によるものとする。

(1) 本人等の請求により住民票の写し等の送付を求められた場合は、請求書に第1項に掲げる事項を記載させるものとする。

(2) 現に請求の任に当たっている者が本人であることについては、第2項に掲げる書類の写しを送付させるものとする。

(3) 現に請求の任に当たっている者が、請求をする者の代理人その他請求をする者と異なる者であるときは、前項に掲げる方法に準じてその権限を明らかにさせるものとする。

5 前項による請求に対する住民票の写し等の交付の方法については、住民票に記載された請求者の住所に郵便で送付するものとする。

(国又は地方公共団体の機関の請求による住民票の写し等の交付)

第7条 国又は地方公共団体の機関が、住民票の写し等の交付を請求するときは、次に掲げる事項を記載した公文書を提出させるものとする。

(1) 当該請求をする国又は地方公共団体の機関の名称

(2) 現に請求の任に当たっている者の職名及び氏名

(3) 当該請求の対象とする者の氏名及び住所

(4) 法令で定める事務を含め、事務の内容を具体的に明らかにさせる請求事由

2 前項の規定による請求をする場合において、現に請求の任に当たっている者は、市長に対し本人であることを次の各号に掲げるいずれかの方法により明らかにさせるものとする。

(1) 当該請求をする国又は地方公共団体の機関の職員たる身分を示す証明書の提示

(2) 前号の書類をやむを得ない理由により提示することができない場合は、前条第2項第1号に準ずる。

3 法第12条の2第5項の規定に基づき、国又は地方公共団体の機関の請求により郵便による住民票の写し等の送付を求められた場合は、次の方法によるものとする。

(1) 公文書に第1項に掲げる事項のほか、当該請求をする国又は地方公共団体の機関の事務所の所在地を記載させるものとする。

(2) 現に請求の任に当たっている者が本人であることについては、前項に掲げる書類の写しを送付させるものとする。

4 前項による請求に対する住民票の写し等の交付の方法については、当該請求をする国又は地方公共団体の機関の事務所の所在地に郵便で送付するものとする。

(本人等以外の者の申出による住民票の写し等の交付)

第8条 本人等以外の者が、住民票の写し等の交付を申出するときは、次に掲げる事項を記載した申出書を提出させるものとする。

(1) 当該請求をする申出者の氏名及び住所

(2) 申出者が法人であるときは、その名称、代表者又は管理人の氏名、主たる事務所の所在地及び代表者印

(3) 現に申出の任に当たっている者の氏名及び住所

(4) 現に申出の任に当たっている者が、申出者の代理人その他申出をする者と異なる者であるときは、その者の氏名及び住所

(5) 当該申出の対象となる者の氏名及び住所

(6) 法第12条の3第1項各号に掲げる場合に該当するかどうか判断するための具体的な利用の目的

2 前項の規定による申出をする場合において、現に申出の任に当たっている者は、市長に対し当該申出の任に当たっている者が本人であることを第6条第2項各号に掲げるいずれかの方法に準じて明らかにさせるものとする。

3 前項の場合において、現に申出の任に当たっている者が、申出をする者の代理人その他申出をする者と異なる者であるときは、市長に対し第6条第3項各号に掲げる方法に準じて明らかにさせるものとするほか、申出者が法人の場合にあっては、次に掲げる方法により明らかにさせるものとする。

(1) 現に申出の任に当たっている者が法人の代表者である場合にあっては、代表者の資格証明書の提出

(2) 現に申出の任に当たっている者が法人の代表者以外の者である場合にあっては、代表者が作成した委任状又は社員証の提出

4 法第12条の3第9項の規定に基づき、本人以外の者の申出により郵便による住民票の写し等の送付を求められた場合にあっては、次の方法によるものとする。

(1) 申出書に第1項に掲げる事項を記載させるものとする。

(2) 現に申出の任に当たっている者が本人であることについては、第6条第2項に掲げる書類の写しを送付させるものとする。

(3) 現に申出の任に当たっている者が、申出をする者の代理人その他申出をする者と異なる者であるときは、前項に掲げる方法に準じてその権限を明らかにさせるものとする。

5 前項による申出に対する住民票の写し等の交付の方法については、申出者の住所に郵便で送付するほか、申出者が法人である場合にあっては主たる事務所の所在地に郵便で送付するものとする。

(本人等以外の特定事務受任者の申出による住民票の写し等の交付)

第9条 本人等以外の特定事務受任者(法第12条の3第3項に規定する特定事務受任者をいう。以下同じ。)が、住民票の写し等の交付を申出するときは、前条第1項に掲げる事項のほか、次に掲げる事項を記載した申出書を提出させるものとする。

(1) 特定事務受任者が受任している事件又は事務についての資格及び業務の種類

(2) 依頼者の氏名又は名称

2 前項の規定による申出をする場合において、現に申出の任に当たっている者は、市長に対し本人であることを第6条第2項第1号に掲げる書類又は特定事務受任者若しくはその事務補助者であることを証する書類を提示し、特定事務受任者の所属する会が発行した申出書に当該特定事務受任者の職印が押されたものによって申し出る方法によるものとする。

3 前項の場合において、現に申出の任に当たっている者が、申出をする者の代理人その他申出をする者と異なる者であるときは、市長に対し第6条第3項各号に掲げる方法に準じて明らかにさせるものとする。

4 法第12条の3第9項の規定に基づき、本人以外の特定事務受任者の申出により郵便による住民票の写し等の送付を求められた場合にあっては、次の方法によるものとする。

(1) 申出書に第1項に掲げる事項を記載させるものとする。

(2) 現に申出の任に当たっている者が本人であることについては、第6条第2項第1号に掲げる書類又は特定事務受任者若しくはその事務補助者であることを証する書類の写し及び特定事務受任者の所属する会が発行した申出書に当該特定事務受任者の職印が押されたもの送付させるものとする。

5 前項による申出に対する住民票の写し等の交付の方法については、特定事務受任者の事務所の所在地に郵便で送付するものとする。

(戸籍の附票の写しの交付)

第10条 法第20条の規定に基づく戸籍の附票の写し等の交付については、第6条から前条までの規定を準用する。

(電話による照会)

第11条 電話による住民基本台帳の記載事項及び戸籍の附票の記載事項の照会については、これに応じないものとする。

(消除及び改製された住民票の写しの交付)

第12条 消除及び改製された住民票の写しの交付の請求があった場合においては、第6条から第9条までの規定に準じて取り扱うものとする。

(その他)

第13条 この規程に定めるもののほか、閲覧等に関し必要な事項は、市長が別に定める。

附 則

この訓令は、平成18年11月1日から施行する。

附 則(平成20年4月30日訓令第16号)

この訓令は、平成20年5月1日から施行する。

附 則(平成25年8月23日訓令第7号)

この訓令は、平成26年1月3日から施行する。

附 則(平成27年12月28日訓令第16号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成28年1月1日から施行する。

(南砺市住民基本台帳の閲覧等に関する事務取扱規程の改正に伴う経過措置)

2 この訓令の施行の際現に有効期間内にある住民基本台帳カード(南砺市住民基本台帳カードの利用に関する条例を廃止する条例(平成27年南砺市条例第41号)の規定による廃止前の南砺市住民基本台帳カードの利用に関する条例(平成16年南砺市条例第13号)第2条第1号に規定する住民基本台帳カードをいう。以下この項において同じ。)の交付を受けている場合においては、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律(平成25年法律第28号)第20条第2項の規定により、当該住民基本台帳カードを個人番号カードとみなす。

南砺市住民基本台帳の閲覧等に関する事務取扱規程

平成18年10月31日 訓令第25号

(平成28年1月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第6節
沿革情報
平成18年10月31日 訓令第25号
平成20年4月30日 訓令第16号
平成25年8月23日 訓令第7号
平成27年12月28日 訓令第16号