○西ノ島町役場戸籍事務取扱規程

平成11年3月31日

規程第3号

(目的)

第1条 この規程は、西ノ島町役場(以下「本庁」という。)と同別府支所(以下「支所」という。)の戸籍に関する事務取扱等について、法令その他別に定めがあるもののほか、必要な事項を定めることを目的とする。

(帳簿等の保管)

第2条 戸籍簿、除籍簿及び原戸籍簿並びに戸籍見出帳、除籍見出帳、原戸籍見出帳は、本庁において保管する。

2 受付帳・戸籍事務取扱準則(昭和42年11月25日付け戸発第280号松江地方法務局訓令)に定める諸帳簿は、本庁にのみ備付けする。ただし、支所において交付する戸籍謄抄本、その他戸籍に関する証明書等の交付申請書は、本庁に送付するまでの間、一時支所に保管する。

(模写電送装置)

第3条 本規程による電送は、本庁・支所間に設置の戸籍専用模写電送装置を用いる。

(届書等の受理及び保管)

第4条 支所へ戸籍の届出又は戸籍に関する申請及びその他の書類等(以下「届書等」という。)の提出があったときは、支所は直ちに当該届書等を本庁へ電送し、本庁はその写し並びに戸籍簿等により照合審査し、適正な届出であることを認めた場合は、その旨支所へ電話連絡し当該届書等を受理する。ただし、届書等の届出については直接本庁へ提出し、戸籍簿等と照合審査のうえ受理することができる。

2 前項の規定により受理した届書等は、直ちに本庁において、当該届書等が支所に提出された日時を受理年月日として戸籍受付帳に登載する。

3 本庁は戸籍受付帳に登載したときは、当該届書等の受付番号を支所へ連絡しなければならない。

4 支所は、前項の規定による連絡を受けたときは、直ちに当該届書等に受理年月日及び受理番号を記載するとともに、欄外余白に支所名(「別府支所扱」)を明記する。

5 支所から電送された届書等の写しは本庁に保管し、届書等の引継ぎ後当該届書等と照合のうえ直ちに廃棄する。

6 戸籍に記載を要しない届書等類についても、本庁において一括保存する。

(届書等の引継ぎ)

第5条 支所は前条により受理した届書等を送達簿に登載し本庁に引継ぐまで保管する。

2 本庁と支所間における届書等は、すべて別記様式の送達簿により毎日逓送し、授受を明確にする。

3 届書等の逓送には町職員をもって充てる。

(届書等の処理)

第6条 届書等が本庁へ引継がれたときは、直ちに受理年月日及び受理番号を確認し戸籍法所定の処理をする。

(戸籍謄抄本等の交付)

第7条 戸籍謄抄本・その他戸籍に関する証明書等(以下「戸籍謄抄本等」という。)は、交付請求のあった本庁又は支所で交付する。

2 支所での戸籍謄抄本等の交付は、次のとおりとする。

(1) 戸籍謄抄本等の交付の請求があったときは、直ちに本庁へ当該交付請求書を電送する。

(2) 本庁は、前号の規定に基づく請求を受けたときは、交付の適否について審査し、交付に応ずる場合は当該謄抄本等を電送により支所へ送付する。ただし、電送に支障があるときは、その他の方法により送付することができる。

(3) 支所は、前号の規定による電送を受けたときは、その写出の鮮明度及び請求事項との確認を行い、支所備え付けの町長職印を用いて戸籍法施行規則(昭和22年司法省令第94号)第12条及び第14条の規定により戸籍謄抄本等を作成のうえ、請求者に交付する。

(4) 支所から電送された戸籍謄抄本等の交付請求書の写しは、本庁に保管し、当該交付請求書原本の引継ぎ後、原本と照合のうえ直ちに廃棄する。

(帳簿書類の廃棄)

第8条 帳簿書類の廃棄については本庁において一括処理する。

(報告)

第9条 支所長は、戸籍謄抄本等の交付に関する統計を月単位にまとめて翌月5日までに本庁へ報告しなければならない。

2 本庁は前項に関する統計の全てを集計し、管理する。

(官公署に対する通知等)

第10条 監督法務局に送付する戸籍関係書類等及び次の各号に掲げる通知等は、本庁で行う。

(1) 戸籍法施行規則第65条の規定による通知

(2) 相続税法第58条の規定による通知

(3) 人口動態調査票の作成及び報告

(4) 届書の他市町村への送付

(5) その他官公署に対する申請又は報告

(埋火葬許可証の発行)

第11条 埋火葬の許可証は、本庁で発行する。

(墓地改葬許可証の発行)

第12条 墓地改葬の許可証は、本庁で発行する。

附 則

この規程は、平成11年4月1日から施行する。

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西ノ島町役場戸籍事務取扱規程

平成11年3月31日 規程第3号

(平成11年4月1日施行)