○戸籍事務を行うためのコンピューターの設置及び管理要領

平成25年10月1日

要領第1号

(目的)

第1条 この要領は、海士町及び西ノ島町(以下「関係町」という。)、知夫村の戸籍システムの事務委託に関する規約に基づく協議書により、戸籍事務を行うために知夫村(以下「受託村」という。)に設置のサーバの管理等に関し必要な事項を定め、適正な管理運営を確保することを目的とする。

(定義)

第2条 この要領において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 戸籍関連事務 戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令等(以下「法令等」という。)の定めるところにより町村長が管掌する戸籍、除かれた戸籍、戸籍の附票、人口動態調査票等の事務をいう。

(2) 戸籍システム 戸籍関連事務を電算処理するシステムをいう。

(3) 戸籍データ 戸籍システムで取り扱う記録媒体に記録されている戸籍関連事務に関する情報をいう。

(4) 記録媒体 戸籍データが記録された磁気ディスクをいう。

(5) 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。

(6) ドキュメント 戸籍システムに関する仕様書、操作説明書、運用マニュアル等をいう。

(7) プログラム サーバ及び端末機を機能させて戸籍システムを作動させるための命令の組合せをいう。

(8) サーバ 戸籍システムを使用するために受託村に設置する正中央処理装置及び副中央処理装置で、プログラム及び戸籍データを処理及び格納する装置をいう。

(9) 端末機 戸籍関連事務を処理するために、サーバと専用回線によって接続された戸籍データを取り扱うことができる装置をいう。

(業務の範囲)

第3条 受託村における受託業務の範囲は、受託村に設置するサーバ、その関連設備の管理並びに法令等に基づき行うことができる関係町からの依頼に基づく業務とする。

(機器の設置)

第4条 受託村に設置するサーバ及びその関連設備については、災害、盗難等を防止するため、適切な設置及び管理並びに予防措置を講じるものとする。

(管理者)

第5条 戸籍データ、記録媒体、出力帳票及びドキュメント等を適切に管理し、その保全及び保護に万全を期すため並びに第3条の規定に基づく業務を行うため、受託村にデータ管理者(以下「管理者」という。)を置く。

2 管理者は、受託村の戸籍主管課長をもって充てる。

(管理者の責務)

第6条 管理者は、電算主管課に協力を要請し、サーバ及びその関連設備を設置している管理区域(以下「サーバ室」という。)への入退室を限定し、無人の場合は常に施錠するなど、サーバ室への入退室について適正な管理をしなければならない。

2 管理者は、サーバ室及びサーバ室が設置されている施設(以下「施設」という。)の火災の防止、地震対策等について、当該施設の管理者とともに適切な措置を講じ、定期的または随時に当該施設の点検を実施しなければならない。

3 管理者は、施設に障害等が発生した場合は、当該施設の管理者と協議し、必要な措置を講じるとともに、速やかに復旧に努め、再発防止策を講じなければならない。

4 管理者は、個人情報を保護するため、戸籍データ、記録媒体、出力帳票及びドキュメント等を適切に保護、管理するための必要な措置を講じなければならない。

(副本の作成等)

第7条 管理者は、サーバと専用回線によって接続された端末装置を有する関係町の長から、法令等に基づく戸籍副本の作成等の指示があれば、必要な措置を行うことができる。

(操作者の指定等)

第8条 前条の規定により、管理者は戸籍副本の作成等を実施する者(以下「操作者」という。)を指定することができる。

2 管理者は、操作者が処理することができる事務の範囲を明確にしなければならない。

3 管理者は、前項の規定に基づき、操作者を識別し、その処理する事務の範囲を限定するため、当該操作者ごとにパスワードを付与しなければならない。

4 操作者は、サーバの使用に際して、戸籍データの保全及び保護に常に留意するとともに、個人情報の保護に万全の注意を払わなければならない。

5 操作者は、必要なときを除き、サーバを操作してはならない。

(パスワードの設定及び管理)

第9条 管理者は、操作者に対し、サーバを操作するために必要なパスワード(以下「個別パスワード」という。)を設定し付与するとともに、個別パスワードを管理するパスワード(以下「管理パスワード」という。)を設定しなければならない。

2 管理者は、パスワードの設定及び更新等の運用方法を定め厳重に管理しなければならない。

3 管理者は、管理パスワード及び個別パスワードを、操作者は、個別パスワードを他人に漏らし、使用させてはならない。

4 管理者及び操作者は、パスワードの入力等に際して、当該パスワードが他に知られることのないようにしなければならない。

(端末の管理)

第10条 サーバと専用回線によって接続された端末機に関する適正な管理及びデータ保護については、関係町において必要な措置を講じるものとする。

附 則

この要領は、平成25年10月1日から施行する。

戸籍事務を行うためのコンピューターの設置及び管理要領

平成25年10月1日 要領第1号

(平成25年10月1日施行)