(目的)

第1条　この訓令は、市が保有する文書の管理に関し必要な事項を定めることにより、当該文書の適正な管理を図ることを目的とする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号の定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書は、すべて正確かつ速やかに取り扱い、常に整備して事務能率の向上に資するよう努めなければならない。

(文書管理主管部署)

第4条　総務部総務課は、文書管理総括部署として次に掲げる事務を所掌するものとする。

(課長の職務)

第5条　各課長は、各課等における文書事務の管理責任者として、事務処理の能率化と促進に努めなければならない。

(文書取扱主任)

第6条　各課長の文書事務を補助するため、各部署に文書取扱主任を置く。

(文書の種類)

第7条　文書の種類は、おおむね次のとおりとする。

(文体等)

第8条　文体、用語及び用字は、おおむね次のとおりとする。

(文書の例式)

第9条　文書の例式は、別に定める。

(文書の庁外携行)

第10条　すべての文書は、公務により特に指示を受けた場合のほか、庁外に携行してはならない。

(収受及び配布)

第11条　能美市役所(根上分室及び寺井分室を含む。)に到達した文書(電磁的記録を除く。)、小包及び小荷物(以下「収受文書等」という。)は、総務課、教育総務課及び土木課において収受し、開封しないで次により配布しなければならない。ただし、配布先が明らかでない収受文書等については、開封して配布先を確認するものとする。

(収受の手続)

第12条　課長又は課長が指定する職員は、前条の規定により配布を受けた文書について、当該文書の余白に収受印を押し、課ごとに定められた収受の記号及び番号を記入するとともに、文書整理簿(様式第1号)に登記しなければならない。ただし、軽易な文書又は定例的な文書については、記載を省略することができる。

(ファクシミリによる収受)

第13条　前条の規定は、ファクシミリで受領した文書の収受について準用する。

(電子文書の収受)

第14条　電子文書の収受は、各課において文書管理システムを利用して行うものとする。ただし、処理の手続を必要としない場合は、この限りでない。

(収受の記号及び番号)

第15条　第12条第1項に規定する収受の記号及び番号は、その文書を収受する課の頭字に、「収能美」を冠したものとし、その次に会計年度ごとに起番するものとする。ただし、記号について課の頭字だけでは他の課との識別が困難な場合、又は不適当と認められる場合については、別にこれを定めることができるものとする。

(所管外の配布文書)

第16条　課長は、その所管に属さないと認める文書の配布を受けたときは、直ちにこれを所管課に回付しなければならない。

(出先機関等が直接受けた文書の取扱い)

第17条　本庁所在以外の出先機関等が直接受けた文書は、当該部署において本庁に準じて取り扱うものとする。

(文書整理簿の整備)

第18条　所管課長は、文書管理システム又は文書整理簿によって、その所管事務に関する文書の収受及び発送の状況を明らかにしておかなければならない。

(発議の処理及び回議順序)

第19条　課長は、配布を受けた文書又は発議を要する事項について、次により処理しなければならない。

(起案の要領)

第20条　起案は、起案用紙(様式第2号)を用いて行うものとする。ただし、軽易なものにあってはふせん用紙を用いることができる。

(取扱区分の表示)

第21条　起案者は、次の各号に掲げる取扱いを必要とする事案については、当該各号に定める表示を取扱区分の欄に記載しなければならない。

(起案用紙等を用いない処理)

第22条　第20条第1項の規定にかかわらず、次に掲げる場合においては、同項に規定する起案用紙又はふせん用紙を用いないで起案することができる。

(経由文書の処理)

第23条　市を経由して他の行政庁に進達すべき文書は、次の各号により処理しなければならない。

(特殊な取扱いの起案文書)

第24条　起案文書で特に重要なもの、「秘」の表示のある起案文書は、書類入れ等に納め、回議し、又は合議しなければならない。

(持ち回り決裁)

第25条　起案文書で、秘密に属するもの、特に重要なもの又は特に急を要するものは、主務者自ら起案文書を携えて回議し、決裁を受けるものとする。

(合議)

第26条　複数の部課に関係のある起案文書は、関係の部課長に合議しなければならない。

(起案文書の再回)

第27条　合議した事案で、発議の趣旨を著しく変更し、又は廃案とした場合においては、これを関係の職員又は合議した部課長に回付しなければならない。

(決裁年月日)

第28条　起案者は、起案文書の決裁を受けたときは、起案文書の決裁欄にその年月日を記載しなければならない。

(施行期日等)

第29条　決裁文書は、速やかに施行しなければならない。ただし、決裁において特定の日に施行する決定を受けたときは、その日に施行しなければならない。

(議案等の取扱い)

第30条　議会の議決を要するものその他議会に提出すべきものに係る起案文書については、決裁を受けた後、総務課長が指定した期日までに、発議課において議案を作成して総務課長に送付し、総務課長がこれを議会事務局に提出する。議会事務局で受理後に、これに議案番号等を付けて、議会への手続を行うものとする。

(公示令達文書の施行)

第31条　決裁を受けた起案文書(以下「原議」という。)のうち、条例、規則、訓令、告示及び公告(以下「公示令達文書」という。)に属するものの発議をした課の課長は、その原議及び公示令達原稿を、総務課長へ提出しなければならない。ただし、訓令のうち例規とならないものにあっては、原稿の提出を要しないものとする。

(公示令達文書の記号及び番号)

第32条　公示令達文書の公布又は公示を行うときは、その種類に応じて次に定めるところによりこれに記号及び前条第2項に定める番号を付けるものとする。

(発送文書の記号及び番号)

第33条　発送文書には、次により記号及び番号を付けるものとし、文書処理簿に所要の事項を記載しなければならない。

(文書番号)

第34条　収受し、又は施行する文書に付ける文書番号は会計年度ごとに起番する。ただし、公示令達文書に付ける文書番号は暦年ごとに起番する。

(発送文書の日付)

第35条　発送文書には、第33条に規定する記号及び番号のほか、日付を付けるものとする。

(発送文書の発信名及びあて名)

第36条　発送文書(課から他の部課その他市の内部に対して発する文書(以下「庁内文書」という。)を除く。)の発信名は、市長名をもってしなければならない。ただし、次に掲げる文書については、それぞれ当該各号に定める発信名を用いることができる。

(公印及び電子署名の使用)

第37条　電子文書を除く発送文書には、原議書と契印をもって割印し、公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げる文書については、これを省略することができる。

(文書の審査)

第38条　総務課長及び所管課長は、公印又は電子署名使用の時に提示された発送文書中に違法、違式又は訂正すべき字句を認めるときは、所要の補正又は訂正をさせなければならない。

(郵便の発送の手続)

第39条　決裁文書の施行に伴い、文書又は物品を郵便で発送する場合は、原則として料金後納の印章を押印又は印刷した封筒により総務課、教育総務課及び上下水道課へ提出する。

(郵便で発送できない物品の取扱い)

第40条　郵便で発送できない物品の発送は、発議課において行わなければならない。

(ファクシミリによる文書及び電子文書の送信)

第41条　ファクシミリによる文書及び電子文書の送信は、所管部署において行うものとし、送信に当たっては、誤送信とならないよう注意しなければならない。

(施行の日付等)

第42条　原議には、次の各号に掲げる区分に応じ、それぞれ当該各号に定める施行の日を記載しなければならない。

(文書分類)

第43条　文書は、系統的に秩序立てて管理するため、文書分類表に従って分類し、簿冊目次(様式第5号)に登記するものとする。

(文書分類基準の変更)

第44条　各課は、次に掲げる理由が生じた場合には、速やかに簿冊名及び保存年限等の変更を検討し、文書分類基準登録変更届(様式第6号)を総務課に提出しなければならない。

(整理の方法)

第45条　完結文書(電子文書を除く。)は、簿冊ファイルに収納し、保存ファイル目録(様式第7号)に登記しなければならない。

(簿冊等の背表紙)

第46条　簿冊には、次に掲げる事項を記入した背表紙(様式第8号)を原則として添付する。

(簿冊目次の作成)

第47条　文書件数の多い簿冊には、当該簿冊の最初のページに簿冊目次を添付しなければならない。

(文書の移換え)

第48条　文書の移換えは、新年度文書の保管場所を確保するため、毎年3月から4月までに完結した現年度文書を課内の現年度以外文書の保管場所に移動させることにより行う。

(文書の保管)

第49条　文書の保管は、文書取扱主任の指示のもと各課において次に定めるところにより行う。

(常用文書)

第50条　各課長は、年度が更新されても使用頻度が高い文書を常用文書として指定することができる。

(文書の置換え)

第51条　文書の置換えは、毎年4月から5月までに次に定めるところにより行う。

(電磁的記録の整理及び保管)

第52条　電磁的記録についての整理及び保管の方法は、次に掲げるとおりとする。

(文書保存年限)

第53条　文書の保存年限は、別に定めのあるものを除き次の6種とし、その区分は別表第2によるものとする。

(文書の保存)

第54条　文書の保存は、各課が課長の下、保存年限が満了するまでの間、保存書庫(電子情報にあっては当該電子情報を管理するシステム、文書管理システムで処理を行った電子文書にあっては文書管理システム、その他の電磁的記録にあっては文書サーバ)において行う。

(保存文書の利用)

第55条　保存文書(電磁的記録を除く。次項及び第3項において同じ。)を利用するとき及び返却するときは、総務課に常置している保存書庫利用簿(様式第9号)に必要事項を記入しなければならない。

(文書の廃棄)

第56条　文書の廃棄は、保存期間が満了した文書を対象に、毎年4月から5月の文書廃棄期間中総務課の指定する日に行う。

(保存期間の延長)

第57条　各課で保管されている廃棄対象簿冊一覧表に記載されている簿冊のうち、保存期間の延長が必要と判断されたものについては、次に定めるところにより保存期間延長の処理を行う。

(市史等の編さんに必要な資料価値のある文書の引継ぎ)

第58条　教育委員会は、廃棄文書で市史等の編さんに必要な資料価値がありその保存が必要と認めるときは、市長に当該文書の引継ぎを求めることができる。

(その他)

第59条　この訓令に定めるもののほか、文書の取扱い等に関し必要な事項は、別に定める。