○小浜市文書規程

平成4年3月30日

訓令第1号

目次

第1章 総則(第1条―第11条)

第2章 文書等の受領、配布および収受(第12条―第17条の3)

第3章 文書の起案および合議(第18条―第30条)

第4章 文書の浄書、発送等(第31条―第37条の3)

第5章 執務時間外における文書等および物品の取扱い(第38条―第40条)

第6章 文書等および電子文書の保管、保存等(第41条―第50条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 本庁および出先機関における文書等および電子文書の取扱いについては、別に定めるもののほか、この訓令の定めるところによる。

(用語の定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の定義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 情報を文字またはこれに代わるべき符号を用いて、永続すべき状態で紙等の上に記載したものをいう。

(2) 図画 情報を象形を用いて、紙等の上に表現したものをいう。

(3) 電磁的記録 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によつては認識することができない方式で作られた記録(電子文書を除く。)をいう。

(4) 文書等 職務上作成し、または取得した文書、図画および電磁的記録をいう。

(5) 電子文書 電磁的記録であって、電子情報処理組織(本庁の課または出先機関の使用に係る電子計算機(入出力装置を含む。以下この号において同じ。)と本庁の課および出先機関以外の者の使用に係る電子計算機を電気通信回線で接続したものをいう。以下同じ。)を使用して発信し、および受信することができるものをいう。

(6) 電子署名 電子署名および認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。

(7) 削除

(8) 起案文書 事案の処理について決裁を受けるため原案を記載した文書をいう。

(9) 完結文書等 事案の処理を起案によりする場合にあっては施行の手続を終了した文書(施行を要しない文書にあっては原議書)、事案の処理を供覧によりする場合にあっては供覧の手続を終了した文書および図画(電磁的記録を除く。)をいう。

(10) 削除

(11) 完結電子文書 事案の処理を終了した電子文書をいう。

(13) 出先機関 規則第3条第2号の出先機関をいう。

(14) 課 規則第4条の課等および規則第9条の会計課をいう。

(文書または電子文書による事案の処理の原則)

第3条 事案の処理は、文書または電子文書によることを原則とする。

(文書等および電子文書の取扱い)

第4条 文書等および電子文書は、正確かつ迅速に取扱い、常に事務能率の向上に役立つように処理しなければならない。

(総務課長等の職務)

第5条 総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は、文書事務を総括するとともに、文書等の受領および発送の事務を掌理する。

2 総務課長は、本庁および出先機関における電子文書の取扱いが適正に行われるよう指導しなければならない。

(課長の職務)

第6条 課長は、課および出先機関における文書事務の適正な取扱いに留意しなければならない。

(文書取扱責任者)

第7条 各課に文書取扱責任者を置く。

2 文書取扱責任者は、主幹級の職員または課長補佐級の職員(課長補佐級の職員が2人以上の課にあっては、庶務事務を取扱う課長補佐級の職員)をもって充てる。

3 文書取扱責任者は、上司の命を受けて、次に掲げる事務を処理する。

(1) 文書等の収受および発送に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 完結文書等および完結電子文書の整理、保管、保存等に関すること。

(4) 電子文書の受信および発信に関すること。

(5) その他課の文書事務の総括および改善に関すること。

(ファイル責任者)

第7条の2 各課および出先機関にファイル責任者を置く。

2 ファイル責任者は、主管課長が、当該課または出先機関に属する職員のうちから指定する。

3 ファイル責任者は、文書取扱責任者の指示を受けて、次に掲げる事務を処理する。

(1) 第41条第1項の規定による文書分類表の作成等に関すること。

(2) 第45条第1項の規定による電磁的記録管理簿の作成等に関すること。

(3) 前各号に掲げるもののほか、完結文書等および完結電子文書等の整理等に関すること。

(文書の種類等)

第8条 文書の種類は次のとおりとする。

(1) 法規文書

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

(2) 令達文書

 訓令 職務上指揮命令するために発する職員に対する命令で主として規程形式をとるもの

 訓 職務上指揮命令するために発する職員に対する命令で規程形式をとらなくてよいもの(軽易なものに限る。)または一時的に効力が生ずればよいもの

(3) 公示文書

 告示 法令、条例または規則に基づいて公示するもの

 公告 告示以外で公示するもの

(4) 指令文書 許可、認可、認定、承認、指定

(5) 往復文書 照会、回答、通知、依頼、送付、報告、申請、協議、証明、諮問、答申、通達、進達、届、勧告、建議

(6) その他の文書 辞令、賞状、祝辞、式辞、契約書、決定書、その他の文書

2 法規文書および令達文書は法規・令達番号簿(様式第1号)に、公示文書は公示・告示・公告番号簿(様式第2号)に記載して、当該文書に番号を記入する。

3 法規番号、令達番号および公示番号は、その種類ごとに暦年を通じて一連番号とする。

4 指令文書は、課または出先機関ごとに指令番号簿(様式第3号)に記載する。この場合において、指令番号は暦年を通じて一連番号とし、番号の前に「小浜市指令」の文字を記載し、その次に第15条第1項の規定により「浜」の字の次に加える文字を加えなければならない。

(法規文書等の周知)

第9条 法規文書は、小浜市公告式条例(昭和26年小浜市条例第1号)の規定により公示するほか、必要な事項はこれを「市政広報」に登載する。

2 令達文書は、「庁内速報」またはその他適当な方法をもって周知を図るものとする。

(法規文書等の審査)

第10条 主管課長は、次の各号に係る起案文書については、総務課長に合議し、その審査を受けなければならない。

(1) 議案

(2) 法規文書

(3) 令達文書

(4) 公示文書

(5) 契約書(重要なものおよび特殊なものに限る。)

2 前項第1号から第4号に係る起案文書のうち、予算および決算に係るものについては、企画部財政課長に合議し、その審査を受けなければならない。

3 第1項第3号および第4号に規定する起案文書のうちその内容が定型化し、例文とされているものであらかじめその案文について審査を受けているものについては、第1項および第2項の規定は、適用しない。

(法規文書以外の文書の書式)

第11条 法規文書以外の文書の書式は、別途定めるものとする。

第2章 文書等の受領、配布および収受

(文書等および物品の受領)

第12条 本庁に到着した文書等および物品は、総務部総務課(以下「総務課」という。)において受領するものとする。

2 郵便または信書便による書類の送付に要する費用等の未納または不足の文書もしくは物品で、官公署から発送されたものその他総務課長が必要と認めたものに限り、その未納または不足の料金を支払って受領することができる。

(文書等および物品の配布)

第13条 総務課は、前条の規定により受領した文書等および物品を、次の各号に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 「親展」または「秘」の表示のある文書等を除くすべての文書等および物品は、主管課ごとに分類して、当該文書等および物品の主管課文書箱に配布する。この場合、開披を要しない物品は、包装のまま主管課に交付する。

(2) 主管課の文書取扱責任者は、文書の配布を受けたときは、直ちに受付用紙(様式第4号)により収受日付印(様式第5号)を押して、受付簿兼発議簿(様式第6号)に当該文書の件名および収受番号を記入するとともに受付用紙にその収受番号を記入し、主管課長に閲覧を求め認印を受けるものとする。

(3) 文書等を収受した日時が、権利の得喪または変更に関係のあるときは、収受した時刻を受付簿に記入しなければならない。

(4) 「親展」または「秘」の表示のある文書等は、開封することなく、市長および副市長あてのものは総務部秘書課長に、その他のものは直接そのあて名の者に交付する。

(5) 書留の文書等および物品は、書留受付簿(様式第7号)に記入して受領印を受け、主管課長に交付する。

(6) 2以上の課に関係のある文書等および物品は、関係の最も深い課に交付する。

2 前条の規定により受領した文書等および物品のうち、主管課の明らかでないものがあるときは、すみやかに上司の指揮を受けなければならない。

第14条 各課に直接送達された文書等および物品は、直ちに前条の規定による手続を経なければならない。

(文書の記号)

第15条 文書の記号は、原則として「浜」の字の次に主管課長と総務課長が協議して定めた文字を加えたものとする。

2 秘密の取扱いを要する文書には、前項の文書の記号の次に「秘」の文字を加えるものとする。

(文書の番号)

第16条 文書の番号は、各課ごとに、暦年を通じて一連番号とする。

2 同一事案に関する照会、回答等の文書については、事案完了まで同一番号を用いるものとする。この場合、当該事業が前年から継続するものについては、当該年を表わす数字を記号の前につけなければならない。

(主管に属さない文書等の取扱い)

第17条 主管課長は、配布を受けた文書等のうち、その主管に属さないと認められるものがあるときは、その旨を付記して総務課に返さなければならない。

(電子文書の受信)

第17条の2 主管課長は、次に定めるところにより、文書取扱責任者に電子文書を受信させなければならない。

(1) 少なくとも午前に1回および午後に1回、電子文書を受信すること。

(2) 前号の規定により受信した電子文書(以下この条および次条において「受信電子文書」という。)の内容が主管する事務に属さないと認めるときは、受信電子文書に係る事務を主管する課または出先機関への転送その他適切な措置をとること。

(3) 受信電子文書に電子署名が実施されている場合にあっては、その電子署名が真正であることを確認すること。

(事案の処理を要する受信電子文書の取扱い)

第17条の3 文書取扱責任者は、受信電子文書のうち、次章の規定により事案の処理を要するものにあっては、印刷し、当該印刷したものを第13条第1項の規定に準じて処理するものとする。ただし、軽易と認める受信電子文書については、当該印刷したものを事務担当者に交付するものとする。

2 文書取扱責任者は、前項の規定により印刷したものに係る受信電子文書が前条第3号の規定による電子署名の確認をしたものであるときは、その余白に「電子署名確認済」と朱書しなければならない。

第3章 文書の起案および合議

(主管課における文書の取扱い)

第18条 主管課長は、文書の配布を受けたときは、直ちに閲覧し、自ら処理するものを除き、処理の要領を示して事務担当者に交付しなければならない。

2 事務担当者は、受付用紙により、公開・部分公開・非公開・保存年限、分類記号等必要な事項を記入しなければならない。

(重要または異例の文書)

第19条 主管課長は、閲覧した文書のうち重要または異例のものがあるときは、前条の規定にかかわらず、直ちに上司の閲覧に供し、その処理についての指揮を受けなければならない。

(文書の処理期限)

第20条 文書は、すみやかに処理することを原則とし、処理に日数を要するものは、あらかじめ上司の承認を受けなければならない。

(起案の方法)

第21条 文書の起案は、起案用紙(様式第9号)を用いなければならない。ただし、次の各号に該当するものはこれによらないことができる。

(1) 定例のもので一定の帳票で処理できるもの

(2) 別に定めのあるもの

(3) 軽易な事案であって収受した文書に基づいて起案する場合、当該受付用紙の指示・処理事項欄に処分を記入して処理できるもの

2 起案の内容について必要があるときは、説明資料を添付しなければならない。

(起案の要領)

第22条 文書の起案は、次の各号に掲げるところによらなければならない。

(1) 用語は、特殊なことばや堅苦しいことばを用いないで、日常一般に使われているやさしいことばを用いなければならない。

(2) 用字は、常用漢字によらなければならない。

(文書番号等の記入)

第23条 起案者は、起案用紙に起案日および分類記号を記載するとともに、公文書公開および保存区分の欄の該当箇所に表示しなければならない。

第24条 削除

(決裁区分等の表示)

第25条 起案者は、起案用紙の決裁区分欄の該当箇所に表示をしなければならない。

(起案文書の取扱い)

第26条 起案文書には、必要に応じ例規、親展、至急、速達、書留、配達証明等特殊の取扱いを要するものは、欄外にその旨を朱書しなければならない。

(回議および合議)

第27条 起案文書は、すみやかに決裁権者に回議しなければならない。

2 他の課に関係のある起案文書は、小浜市事務決裁規程(昭和60年小浜市訓令第10号)第9条に定めるところにより、関係課長等に合議しなければならない。

3 合議に際しては、必要に応じて事務担当者が持ち回るものとする。

第28条 文書の合議を受けた課長は、すみやかに同意または不同意を決定し、不同意のときは、主管課長と協議するものとする。この場合において、意見が一致しないときは直ちに上司の指揮を受けなければならない。

(供覧の手続)

第29条 収受した文書または図画であって起案による処理を要しないものは、当該文書または図画に「供覧」の表示をし、上司および関係者に回付し、その閲覧に供しなければならない。

2 前項の規定により文書または図画を閲覧に供した者は、上司の閲覧を終えたときは、その年月日を当該文書または図画に記載しなければならない。

(電話による処理)

第30条 文書に代え電話をもって届出、通知、申請または照会があったときは、受信者はその要旨を記録し、処理しなければならない。

第4章 文書の浄書、発送等

(発送すべき文書の発議簿記入)

第31条 決裁を終えた起案文書(以下「原議書」という。)は、発送を要しないものを除き、受付簿兼発議簿(様式第6号)に所要事項を記入しなければならない。ただし、軽易な文書については、これらの記入を省略することができる。

(原議書の浄書)

第32条 原議書および資料の浄書(校合を含む。)は、原則として主管課において行う。

(文書および電子文書の施行者名)

第33条 文書および電子文書の施行者名は、次に定めるところによる。

(1) 法令の規定による権限の行使に係る文書および電子文書は、権限を行使する者(法令の規定に基づき委任を受けた者を含む。)の名により施行すること。

(2) 前号に規定する文書および電子文書以外の文書および電子文書は、決裁権者の名により施行すること。ただし、文書または電子文書の性質または内容により、これによりがたい場合には、決裁権者以外の者の名により施行することができる。

2 前項の規定にかかわらず、必要があるときは、市名、部名、課名または出先機関名により施行することができる。

(公印の押印)

第34条 発送文書は、原議書と契印をもって割印し、公印を押さなければならない。ただし、次に掲げる文書は、公印および契印の押印を省略することができる。

(1) 庁内または出先機関の往復文書で軽易なもの

(2) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡文

(3) 通知、照会等の文書で軽易なもの

(4) 前3号に掲げるもののほか、総務課長が適当と認める文書

2 前項の公印の使用については、小浜市公印規則(昭和36年小浜市規則第3号)の定めるところによる。

(文書等の発送手続)

第35条 主管課長は、文書等を発送するときは、県庁、区長あておよび配達可能な文書等を除き、料金後納郵便または宅配便等として文書等を適切に分類し、処理しなければならない。

2 郵送等を必要とする文書等は、午後3時までに所定の文書箱に入れなければならない。

3 市内郵送で100通以上の場合は、市内特別料金で発送しなければならない。

第36条 総務課は、前条の規定による発送文書等を整理して、その日に発送しなければならない。

2 区長あての文書等および区長を通じて市民に発送すべき文書等は、原則として、毎月25日に発送するものとする。ただし、急を要するものは、この限りでない。

3 前項の場合において、25日が市の休日(小浜市の休日を定める条例(平成元年小浜市条例第37号)第1条第1項に規定する市の休日をいう。以下同じ。)に当たるときは、繰り上げて発送する。繰り上げた日が市の休日に当たるときは、更に繰り上げるものとする。

(本庁における休日等の文書等の発送)

第36条の2 主管課長は、休日または正規の勤務時間外に文書等を発送しようとするときは、あらかじめ総務課長に原議書を提示し、料金後納郵便物差出票(様式第9号の3)の交付を受けなければならない。

(文書等の使送等)

第36条の3 第35条から前条までの規定にかかわらず、主管課長は、使送等の方法により文書等を発送することができる。

2 前項の場合において、主管課長は、必要があると認めるときは、文書等交付簿(様式第9号の4)に名あて人の受領印を徴しなければならない。

(電報の発信)

第36条の4 主管課長は、電報を発信したときは、電報発信簿(様式第9号の5)に必要な事項を記載しなければならない。

(ファクシミリ等による発送)

第36条の5 主管課長は、往復文書であって第34条第1項ただし書の規定により公印および契印の押印を省略したもの(秘密を保持する必要があるものを除く。)については、ファクシミリまたは電子メールにより当該文書を発送することができる。

(郵便切手受払簿等の備付)

第37条 総務課長は、郵便切手受払簿(様式第10号)、書留受付簿、郵便料金等支払簿(様式第12号)等を備え付け、常に受払いおよび支払いを明らかにしておかなければならない。

(電子署名の実施)

第37条の2 発信する電子文書には、別に定めるところにより電子署名を実施するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、第34条第1項各号に該当する電子文書については、電子署名の実施を省略することができる。

(施行年月日)

第37条の3 起案者は、文書の施行を終えたときは、原議書の処理日欄にその年月日を記載しなければならない。

第5章 執務時間外における文書等および物品の取扱い

(時間外文書等および物品の取扱い)

第38条 市の休日および正規の時間外における文書等および物品の受領ならびに配送は、当直者が行う。

2 当直者は、郵便または信書便による書類の送付に要する費用等不足または未納の文書等および物品で、官公署から発送されたものその他必要と認めたものに限り、その不足額を納めて受領することができる。

第39条 削除

(当直中の文書等および物品の受領要領)

第40条 当直者が受領した文書等および物品は、次の各号により処理しなければならない。

(1) 親展文書のうち、速達の表示のあるもので市長あてのものは、直ちに市長に送達しなければならない。

(2) 親展でない文書で速達の表示のあるものは、開封し、急を要すると認められるものは、主管課長に連絡しなければならない。

(3) 前2号以外の文書等および物品は、そのまま翌朝まで保管し、総務課長に引継がなければならない。ただし、翌日が市の休日に当たるときは、順次、当直者に引継ぐものとする。

第6章 文書等および電子文書の保管、保存等

(文書等および電子文書の分類)

第41条 主管課長は、毎年度当初、文書分類表(様式第13号。以下「分類表」という。)を作成しなければならない。

2 主管課長は、前項の規定により1の年度において作成した分類表の変更を必要とする事由が生じたときは、分類表を修正しなければならない。

3 主管課長は、第1項の規定により1の年度における分類表を作成したときは、当該年度の4月30日までに総務課長に提出しなければならない。

4 総務課長は、前項の規定により分類表の提出を受けたときは、当該分類表を審査しなければならない。

(保存年限)

第42条 完結文書等および完結電子文書の保存年限の区分は、法令(条例、規則等を含む。)等に特別の定めがあるものを除くほか、次の各号に定めるところによる。

(1) 30年

(2) 10年

(3) 5年

(4) 3年

(5) 1年

2 完結文書等および完結電子文書の保存年限は、別表の基準によるものとする。ただし、保存区分を特定し難い文書等および電子文書については、主管課長が総務課長と協議のうえ定めるものとする。

(保存年限の起算日)

第43条 完結文書等および完結電子文書の保存年限の起算日は、暦年によるものは当該完結文書等または完結電子文書となった日の属する年の翌年の4月1日とし、会計年度によるものは当該完結文書等または完結電子文書となった日の属する年度の翌年度の4月1日とする。

(完結文書等および完結電子文書の整理)

第44条 完結文書等および完結電子文書は、分類表に従い整理しなければならない。

2 完結文書等および完結電子文書は、完結年度ごとに(完結年度ごとに区分することが適当でないものについては、暦年ごとに)整理しなければならない。

3 前項の規定にかかわらず、主管課長は、必要があると認めるときは、数年度分(前項の規定により暦年ごとに整理するものについては、数年分)の完結文書等または完結電子文書をまとめて整理することができる。

(完結文書等および完結電子文書の整理方法)

第44条の2 完結文書等にあっては当該完結文書等となった日以後、速やかに、次に定めるところにより、指定ファイル(様式第15号)にとじ込み、整理しなければならない。

(1) 完結文書等は、完結年月日順にとじ込み、整理すること。

(2) 完結文書等のうち2以上の分類にわたるときは、最も関係の深い指定ファイルにとじ込み、整理すること。

(3) 図画、写真等でとじ込むことが困難なものは、別に整理する等適切な処置をほどこし、関係文書にその旨付記すること。

(4) 容量がぼう大であり、または完結文書等の一部が大きさを異にすること等により、1冊の指定ファイルにとじ込むことが困難であるときは、一連番号を付けて分冊することができること。

2 指定ファイルにとじ込むことが不適当な完結文書等については、適当な用具等を使用し、整理することができる。この場合において、当該用具等には背表紙ラベル(様式第16号)を貼り付けなければならない。

3 完結電子文書にあっては当該完結電子文書となった日以後、速やかに次に掲げる方法その他適切な方法により整理しなければならない。

(1) 磁気ディスク、シー・ディー・ロム等に保存する場合においては、年度別および分類種別ごとに作成した磁気ディスク、シー・ディー・ロム等に作成年度、分類種別等を記載したラベルシールを貼り付け、これらを主管課長が指定する場所に保管すること。

(2) ファイルサーバーに保存する場合においては、企画部市民協働課長が定めたその課の共有フォルダ内に分類種別ごとのフォルダを作成し、個別のファイルを保存すること。

(完結文書等の保管)

第44条の3 完結文書等は、当該完結文書等となった日から当該完結文書等の保存年限の起算日の属する年度の末日までの期間(第44条第3項の規定により数年度分または数年分の完結文書等をまとめて整理した場合にあっては、最初に整理した完結文書等の当該完結文書等となった日から最後に整理した完結文書等の保存年限の起算日の属する年度の末日までの期間)、主管課長が指定する保管庫その他適当な器具に収納して保管しなければならない。

2 主管課長は、完結文書等を保管したときは、分類表に必要な事項を記載し、当該完結年度の翌年度の6月30日までに総務課長に提出しなければならない。

(電磁的記録管理簿の作成)

第45条 主管課長は、第44条の2第3項の規定により完結電子文書の整理が終了したときは、電磁的記録管理簿(様式第17号)に必要な事項を記載しなければならない。

2 主管課長は、電磁的記録管理簿を当該完結年度の翌年度の6月30日までに、総務課長に提出しなければならない。

(分類表等の備え置き)

第45条の2 総務課長は、分類表および電磁的記録管理簿の提出を受けたときは、小浜市情報公開条例(平成13年小浜市条例第20号)第33条に規定する公文書検索目録として、閲覧場所に備え置かなければならない。

(文書の引継ぎおよび保存)

第46条 主管課長は、第44条の3第1項の期間が経過した完結文書等をとじ込んだ指定ファイル等(以下「保存ファイル等」という。)を、毎年度6月30日までに、総務課長に連絡した上で、適当な区分により整理して、書庫に保存し、総務課長に引き継がなければならない。ただし、文書の保存年限が1年である場合は、この限りでない。

2 主管課長は、前項の規定にかかわらず、機密に属する完結文書等をとじ込んだ保存ファイル等および特に執務上必要がある保存ファイル等について、総務課長の承認を受けて、必要な期間、課において保存することができる。この場合において、主管課長は、当該保存ファイル等を課において保存する必要がなくなったと認めるときは、総務課長に連絡した上で、速やかに書庫に保存し、総務課長に引き継がなければならない。

3 主管課長は、第1項本文もしくは前項後段の規定により保存ファイル等を書庫に保存したとき、または保存ファイル等について同項の承認を受けたときは、分類表に記載し、総務課長にその旨を連絡しなければならない。

(書庫の管理)

第47条 総務課長は、書庫を総括管理し、各課の所管に属する保存ファイル等については、主管課長が管理するものとする。

2 書庫内の保存ファイル等は、各課ごとに常に整理しておかなければならない。

(閲覧の手続)

第48条 保存ファイル等にとじ込んだ文書および図画(以下「保存文書」という。)のうち書庫において保存しているものを閲覧または借覧しようとする者は、総務課備付けの書庫使用承認簿(様式第18号)に必要事項を記載しなければならない。

2 借覧した文書および図画は、特に許可を受けた場合のほか、庁外に持ち出してはならない。

3 借覧した文書および図画は、いかなる理由があっても抜き取り、取り換え、または借覧者以外へ転貸しをしてはならない。

(保存年限の延長)

第48条の2 主管課長は、完結文書等および完結電子文書の保存年限が到来した場合であっても、引き続き当該完結文書等および完結電子文書を保存する必要があると認めるときは、必要な期間に限り、当該完結文書等および完結電子文書の保存年限を延長することができる。この場合において、次の各号の区分に応じ、当該各号に定める期間が経過するまでの間保存年限を延長するものとする。

(1) 現に監査、検査等の対象となっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間

(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間

(3) 現に係属している審査請求における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該審査請求に対する裁決の日の翌日から起算して1年間

(4) 公開請求または開示請求等があったもの 小浜市情報公開条例第6条に規定する公開請求または小浜市個人情報保護条例(平成14年小浜市条例第37号)第19条に規定する開示請求等に対する決定の日の翌日から起算して1年間

2 前項の場合において、主管課長は、完結文書等の保存年限を延長したときは、当該完結文書等について、分類表に記載しなければならない。

3 主管課長は、前項の規定により保存年限を延長した旨を記載した分類表を総務課長に提出しなければならない。

4 第46条第2項の規定は、保存年限を延長した完結文書等の保存について適用する。

5 第1項の規定による完結文書等の保存年限の延長は、総務課長においてもすることができる。この場合において、総務課長は、文書の保存年限を延長したときは、主管課長にその旨を通知するものとする。

6 第1項の場合において、主管課長は、完結電子文書の保存年限を延長したときは、電磁的記録管理簿の備考欄に延長する保存年限等を記載するものとする。

(担当事務の変更に伴う文書等の引継ぎ)

第48条の3 主管課長は、その担当する事務が他の主管課長の担当する事務となったときは、速やかに、新たにその事務を担当することとなった主管課長(以下この条において「新主管課長」という。)に次に掲げるものを引き継ぐとともに、新主管課長に引き継いだ旨を総務課長に通知しなければならない。

(1) 保存ファイル等でその保管または保存に係るもの

(2) 完結電子文書

(3) 分類表

(4) 電磁的記録管理簿

2 前項の場合において、主管課長は、担当事務の変更に係る完結文書等で総務課長に引き継いだものに係る分類表を新主管課長に引き継ぐとともに、その旨を総務課長に通知しなければならない。この場合において、総務課長は、必要と認めるときは、当該完結文書等を新主管課長に引き継ぐものとする。

3 前2項の場合において、新主管課長は、速やかに、その引継ぎに係る第1項第1号および第2号に掲げるものについて、新たに分類表および電磁的記録管理簿を作成し、総務課長に提出しなければならない。

4 第46条第2項および第3項の規定は、第1項および第2項に規定する保存ファイル等の保存およびこれらに係る分類表の取扱いについて適用する。

5 第1項に規定する場合において、同項に掲げるものの引継ぎを受ける課または出先機関が明確でないときは、総務課長が、その引継ぎを受けるべき課または出先機関を指定する。

(保存文書の廃棄)

第49条 主管課長は、保存年限(第48条の2第1項の規定により保存年限が延長された場合にあっては、その延長に係る保存年限を含む。以下この条および次条において同じ。)の到来した保存文書を総務課長と合議の上、廃棄するものとする。

2 前項の場合において、主管課長は、分類表に、廃棄年月日または延長した保存年限および廃棄予定年月日を記載し、その旨を総務課長に連絡しなければならない。

3 主管課長は、保存年限が到来していない保存文書であっても、引き続き保存する必要がないと認める文書については、総務課長と合議して廃棄することができる。

4 主管課長は、保存文書を廃棄するときは、焼却、溶解、裁断その他確実に廃棄することができると認められる方法により廃棄しなければならない。

5 第46条第2項前段に規定する保存文書は、総務課長と合議の上、主管課長において廃棄するものとする。

6 第3項の規定は、前項の廃棄について準用する。

(電磁的記録の保存および廃棄)

第49条の2 完結電子文書については、主管課長が適切な方法により保存するものとする。

2 主管課長は、保存年限の到来した完結電子文書を確実に、かつ、速やかに廃棄し、または消去するものとする。この場合において、主管課長は、電磁的記録管理簿に廃棄年月日を記載し、その旨を総務課長に連絡しなければならない。

3 主管課長は、保存年限が到来していない完結電子文書であっても、引き続き保存する必要がないと認める完結電子文書については、総務課長と合議して廃棄し、または消去することができる。

4 完結電子文書の保存年限の延長については、第48条の2の規定を準用する。

(歴史的価値を有する資料の引継ぎ)

第50条 主管課長は、法令等の規定により廃棄しなければならないとされている場合その他特別の理由がある場合を除き、第49条第1項または第3項の規定により廃棄するものとされた保存文書を廃棄しようとするときは、歴史資料を所管する課長の意見を聞き、歴史的価値を有すると認められる保存文書については、当該課長に引き継ぐものとする。

2 前項の規定は、前条第2項または第3項の規定により廃棄し、または消去するものとされた完結電子文書について準用する。

附 則

(施行期日)

1 この規程は、平成4年4月1日から施行する。

(小浜市文書取扱規程の廃止)

2 小浜市文書取扱規程(昭和41年小浜市訓令第2号)は、廃止する。

(小浜市文書編さん保存規程の廃止)

3 小浜市文書編さん保存規程(昭和47年小浜市訓令第10号)は、廃止する。

附 則(平成4年12月10日訓令第8号)

この規程は、平成5年1月1日から施行する。

附 則(平成5年3月26日訓令第3号)

この規程は、平成5年4月1日から施行する。

附 則(平成8年12月25日訓令第6号)

この規程は、平成9年1月1日から施行する。

附 則(平成9年3月27日訓令第3号)

この規程は、平成9年4月1日から施行する。

附 則(平成13年3月27日訓令第5号)

この規程は、平成13年4月1日から施行する。

附 則(平成14年4月1日訓令第20号)

1 この規程は、平成14年4月1日から施行する。

2 平成14年度に文書等の保管および引継ぎをする場合における改正後の第45条第2項および第46条第1項の規定の適用については、改正後の第45条第2項および第46条第1項中「6月30日」とあるのは「7月31日」と読み替えるものとする。

附 則(平成15年2月12日訓令第2号)

この規程は、平成15年4月1日から施行する。

附 則(平成16年3月29日訓令第4号)

(施行期日)

1 この規程は、平成16年4月1日から施行する。

(文書の保存期間に関する経過措置)

2 この規程の施行前に改正前の小浜市文書規程第42条の規定によりその保存期間が永年と定められた文書等については、この規程の施行日にその保存期間が30年に改められたものとみなす。

附 則(平成17年3月30日訓令第4号)

この規程は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成17年3月31日訓令第13号)

この規程は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月30日訓令第21号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。ただし、第35条第1項の改正規定(「除くほかは、備付けの郵便料金計器をとおし」を「除き、料金後納郵便または宅急便として文書等を適切に分類し」に改める部分に限る。)および同条第2項の改正規定(「郵便料金計器をとおす文書のほか、」を削る部分に限る。)は、平成19年5月1日から施行する。

附 則(平成19年9月28日訓令第26号)

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

附 則(平成20年8月12日訓令第12号)

この訓令は、平成20年8月13日から施行する。

附 則(平成21年3月30日訓令第21号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成22年4月1日訓令第10号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成23年4月1日訓令第5号)

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成27年12月28日訓令第9号)

この訓令は、平成28年1月1日から施行する。

附 則(平成28年3月31日訓令第5号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成30年3月26日訓令第5号)

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

別表(第42条関係)

保存文書区分基準

※ ○は、標準的な保存年限を示す。

保存区分

項目

30年

10年

5年

3年

1年

市議会に関するもの

重要なもの

(会議結果報告書)

 

 

軽易なもの

(開会通知)

市史に関するもの

 

 

 

 

市の廃置分合および境界変更に関するもの

 

 

 

 

儀式および表彰に関するもの

重要なもの

(名誉市民・叙勲)

 

軽易なもの

(竣工式)

 

人事に関するもの

重要なもの

(人事記録)

 

(給与)

 

軽易なもの

(出勤簿)

条例、規則等の制定改廃に関するもの

(原議および関係書類)

 

 

 

 

争訟に関するもの

(訴訟、和解等の終結まで常用)

(訴訟経過)

 

 

 

 

陳情、請願、要望に関するもの

 

 

 

 

予算に関するもの

(支出負担行為または調定行為に入る前の予算関係書)

重要なもの

(予算書)

 

 

(予算執行計画書)

 

予算執行、会計に関するもの

特に重要なもの

(公有財産購入費、補償、補填および賠償金の支出命令書)

重要なもの


 

決算に関するもの

重要なもの

(決算書)

 

 

 

寄附収受に関するもの

重要なもの

(不動産)

 

 


補助金等に関するもの

 

 

 

 

財産、公の施設に関するもの

重要なもの

(所有権移転登記済証)

 

 

 

市税に関するもの

 

(調定簿、賦課資料、収納台帳)

 

 

 

事務事業の計画の樹立に関するもの

特に重要なもの

(総合計画、施政方針)

重要なもの

(先例となるもの)

軽易なもの

(通常の事務事業に係るもの)

 

契約、協定に関するもの

重要なもの

(土地、建物の売買)

 

(工事請負、業務委託)


 

調査、統計に関するもの

重要なもの

(小浜市統計書)

 

 

 

附属機関に関するもの

特に重要なもの

(答申書)

重要なもの

(議事録)

 

軽易なもの

(開催通知)

市関連団体に関するもの

重要なもの

(設立届)

 

 

 

許可、認可、承認、取消しなどの行政処分に関するもの

特に重要なもの

(保育所等施設設置認可)

 

 

軽易なもの

(使用料徴収を伴わない市施設の使用許可)

所轄行政庁の訓令、通達等に関するもの

重要なもの

(事務執行の基準となるもの)

 

 

軽易なもの

(事務連絡)

法令に基づく各種台帳

 

 

 

 

官報、県報および市政広報

 

 

 

 

工事施行に関するもの

重要なもの

(竣工図)

 

 

 

事務の検査に関するもの

 

 

 

 

事務引継ぎに関するもの

重要なもの

(市長、副市長の事務引継ぎ)

 

 

 

公示(告示、公告など)に関するもの

重要なもの

 

軽易なもの

 

照会、回答に関するもの

 

 

 

 

証明に関するもの

 

 

 

 

庁内通知に関するもの

 

 

 

 

文書の収受および発送に関するもの

 

 

 

 

その他事務事業の執行に関するもの

市政の基本および歴史的沿革に関するものなどで10年を超える保存を要するもの

主要事務事業に関するもののうち先例となるものなどで5年を超える保存を要するもの

主要事務事業に関するもの(10年保存のものを除く)で3年を超える保存を要するもの

通常の事務事業の執行に関するもので1年を超える保存を要するもの

事務事業の補助的なものおよび複数の課で保存する文書について担当課以外のもの

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様式第8号 削除

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様式第9号の2 削除

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様式第11号 削除

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様式第14号 削除

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小浜市文書規程

平成4年3月30日 訓令第1号

(平成30年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第3節 文書・公印
沿革情報
平成4年3月30日 訓令第1号
平成4年12月10日 訓令第8号
平成5年3月26日 訓令第3号
平成8年12月25日 訓令第6号
平成9年3月27日 訓令第3号
平成13年3月27日 訓令第5号
平成14年4月1日 訓令第20号
平成15年2月12日 訓令第2号
平成16年3月29日 訓令第4号
平成17年3月30日 訓令第4号
平成17年3月31日 訓令第13号
平成19年3月30日 訓令第21号
平成19年9月28日 訓令第26号
平成20年8月12日 訓令第12号
平成21年3月30日 訓令第21号
平成22年4月1日 訓令第10号
平成23年4月1日 訓令第5号
平成27年12月28日 訓令第9号
平成28年3月31日 訓令第5号
平成30年3月26日 訓令第5号