○小浜市教育委員会事務局文書規程

昭和29年11月12日

教育長訓令第1号

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、小浜市教育委員会事務局処務規則(昭和29年小浜市教委規則第2号)第10条の規定に基づき、事務局における文書の取扱いおよび処理について必要な事項を定めることを目的とする。

(主管課長の責務)

第2条 主管課長は、その課における文書事務が円滑適正に行われるように常に留意しその促進に努めなければならない。

(教育総務課長の責務)

第3条 教育総務課長は、事務局の文書事務を随時調査し、その事務が適正、かつ敏速に処理されるように指導しなければならない。

第2章 文書の受付および処理

(文書の受付)

第4条 事務局に到達した文書は、教育総務課において受付け、次に掲げる区分により主管課長に交付しなければならない。

(1) 普通文書は、教育総務課において開封し、文書収発件名簿(様式第1号)に記載した後、文書収発件名簿とともに、主管課長に交付して、その受領印をもらわなければならない。

(2) 金券または現金を添付してある文書は、金券等受付簿(様式第2号)に記録した後主管課長に交付してその受領印をもらわなければならない。

(3) 機密文書については、機密文書件名簿(様式第3号)に登載し特に取扱に注意すること。

(4) 親展文書は、親展文書受付簿(様式第4号)に記載し、あて名の者に交付してその受領印をもらわなければならない。

(5) 電報は、その余白に訳文および受付日時を記入し、電報受付簿(様式第5号)に記載し、第1号または第4号の手続に準じてそれぞれ受領印をもらわなければならない。

(6) 文書が2以上の課に関連するものであるときは、その関係のもつとも深い課の長に交付しなければならない。

(文書の処理)

第5条 文書は、課長自ら受け取つた後、自ら処理するものを除くほか、係に配布しなければならない。ただし、重要なものまたは異例にわたるものは、処理の方針についてあらかじめ上司の指示を受けなければならない。

2 交付を受けた文書中、主管に属しないものがあるときは、直ちに教育総務課に返付しなければならない。

第3章 回議および回覧

(回議、回覧の手続)

第6条 文書はすみやかに処理し、遅くとも3日以内に回議案を提出し、または回覧しなければならない。ただし、期限のあるものは、必ずその期限内に処理しなければならない。

2 事件が単純なものまたは定例に属するものは、回議の手続によらないで、符せんを用いまたは文書の余白の回議案を朱書して決裁を受けなければならない。

(回議案の記載)

第7条 回議案は、起案用紙を用い、文章は平易明確に記載しなければならない。

2 起案の趣旨を説明する必要のあるものは、理由を記載し、参考となるべき法規その他の関係資料を添付しなければならない。

3 電報の起案は、原文に電信のふりがなを朱書し、電報略符号のあるものは、その略符号を用いなければならない。

(回議および決裁)

第8条 回議案または回議文はすみやかに決裁権者に回議し、決裁または閲覧を受けなければならない。

(合議)

第9条 他の課に関連する事件は、主管課長が決裁したのち、必ずその課に合議しなければならない。

(文書の記号および番号)

第10条 収受および発送の文書の記号には、「教」の字の次に主筆課名の頭字を附する。

2 文書番号は、規則、告示および訓令、指令については、それぞれの令達番号簿(様式第6号)、一般文書については文書収発件名簿により毎年1月1日から起し一連番号を用い同一事件の往復には完結に至るまで同一の番号を用いなければならない。

(対外文書の機関名)

第11条 文書で外部に発送するものは、教育委員会名、教育長名を用いなければならない。

(公文書の様式)

第12条 公文書の様式については、文書の左横書きの実施に関する訓令(昭和35年小浜市訓令第1号)および福井県文書規程(昭和39年福井県規程第9号)の例による。

第4章 教育委員会会議提出議案の取扱い

(議案の提出)

第13条 教育委員会に附議する議案は、教育長の決議を経て、教育総務課において議案番号簿(様式第7号)に記録し、主管課において浄書の上、会議の開催前5日までに、教育総務課に提出しなければならない。

(資料等の提出)

第14条 教育委員会に附議する事件の説明資料および教育委員会に報告すべき事件の書類は、教育長の決裁を経て、会議前2日までに、教育総務課に提出しなければならない。

第5章 文書の浄書および発送

(決裁済の回議書)

第15条 決裁済の回議書は、すみやかに主管課において浄書し、読み合せをして教育総務課に回付しなければならない。

(公印の使用)

第16条 浄書文書に公印を使用しようとするときは、教育総務課長に回議および浄書文書を示して、その承認を受けなければならない。

(発送)

第17条 文書の発送および処理の手続は、次に掲げる各号によらなければならない。

(1) 公印および契印の押なつを終えたものは、所定の番号を附し、直ちに発送しなければならない。

(2) 処理済の回議書は、処理の月日を記入して、文書収発件名簿に記録し「完結」の朱書があるものを除くほか、担任者に返付し、受領印をもらわなければならない。

第6章 令達

(令達の種類)

第18条 令達の種類は、次に掲げるとおりとする。

(1) 規則 地方教育行政の組織および運営に関する法律(昭和31年法律第162号)第14条に基づき制定するもの

(2) 告示 庁内一般または一部に公示するもの

(3) 訓令 事務局、出先機関の全部もしくは一部またはその長に対して指揮命令するもの

(4) 指令 団体または個人に対して示達しまたは指示命令するもの

第7章 文書の編さんおよび保存

(編さんおよび保存)

第19条 法令または条例(規則等を含む。)等に特別の定めがあるものを除くほか、文書は、その種別に従い、次の区分により主管課において編さんし保存しなければならない。

第1種 永久保存

第2種 10年保存

第3種 7年保存

第4種 5年保存

第5種 3年保存

第6種 1年保存

2 文書の種別は、別表の定めるところによる。

附 則

この規程は、公布の日から施行し、昭和29年11月1日から適用する。

附 則(昭和46年6月23日教委訓令第4号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(昭和49年8月1日教育長訓令第5号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成5年3月31日教育長訓令第2号)

この規程は、平成5年4月1日から施行する。

附 則(平成9年3月27日教育長訓令第2号)

この規程は、平成9年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月14日教委訓令第1号)

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

別表(第19条関係)

文書の種別

第1種(永久保存)

(1) 市議会に関する重要なもの

(2) 条例、規則、告示、訓令、指令の原議ならびに関係書類

(3) 市史の資料となるもの

(4) 職階、進退、賞罰、身分等の人事に関する書類で主要なもの

(5) 褒賞および儀式に関する文書

(6) 審査請求、訴訟および和解に関する重要なもの

(7) 調査、統計、報告、証明等で特に重要なもの

(8) 寄付受納に関する重要なもの

(9) 認可、許可または契約に関するもので永久保存の必要のあるもの

(10) 原簿、台帳等で特に重要なもの

(11) 簿冊原簿、簿冊引継書

(12) 法令に基づく各種台帳

(13) その他永久保存の必要を認められるもの

第2種(10年保存)

(1) 市議会に関するもの

(2) 補助金に関する重要なもの

(3) 職階、進退、身分等人事に関するもの

(4) 原簿、台帳等で重要なもの

(5) その他10年保存の必要を認められるもの

第3種(7年保存)

(1) 備品の出納に関する重要なもの

(2) 予算、決算および出納に関する重要なもの

(3) 調査、統計、報告、証明等で重要なもの

(4) 認可、許可または契約に関するもの

(5) その他7年保存の必要を認められるもの

第4種(5年保存)

(1) 消耗品および材料に関する重要なもの

(2) 調査、統計、報告、証明等に関するもの

(3) 財産、公の施設に関するもの

(4) 給与に関する重要なもの

(5) 重要文書の収受に関するもの

(6) 工事または物品に関するもの

(7) その他5年保存の必要を認められるもの

第5種(3年保存)

(1) 消耗品および材料に関するもの

(2) 調査、統計、報告、証明、復命等に関するもの

(3) 予算、決算および出納に関するもの

(4) 給与に関するもの

(5) 照会、回答その他往復文書に関するもの

(6) その他3年保存の必要を認められるもの

第6種(1年保存)

第1種から第5種以外のものでおおむね次に掲げるもの

(1) 文書の収受、発送、処理に関するもの

(2) 遅参、早退、休暇、欠勤、忌服、身分住所等の届に関するもの

(3) 日誌、調査、報告等で軽易なもの

(4) 消耗品受払に関する軽易なもの

(5) 軽易な照会、回答その他の文書

(6) 処理を終つた一時かぎりの願、届およびこれに関するもの

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小浜市教育委員会事務局文書規程

昭和29年11月12日 教育長訓令第1号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第7編 育/第1章 教育委員会
沿革情報
昭和29年11月12日 教育長訓令第1号
昭和46年6月23日 教育委員会訓令第4号
昭和49年8月1日 教育長訓令第5号
平成5年3月31日 教育長訓令第2号
平成9年3月27日 教育長訓令第2号
平成28年3月14日 教育委員会訓令第1号