○小浜市議会事務局処務規程

平成15年3月20日

議会規程第6号

(趣旨)

第1条 この規程は、小浜市議会事務局(以下「事務局」という。)における文書等の取扱いおよび処理ならびに事務の決裁等について必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第2条 この規程において使用する用語の定義は、小浜市文書規程(平成4年小浜市訓令第1号。以下「市文書規程」という。)に定めるところによる。

(事務局長の責務)

第3条 議会事務局長(以下「事務局長」という。)は、事務局における文書事務が適正かつ円滑に行われるように努めなければならない。

(代行)

第4条 事務局長に事故があるとき、または事務局長が欠けたときは、議会事務局次長(以下「次長」という。)がその職務を代行する。

2 次長に事故があるとき、または次長が欠けたときは、その所管する事務について担当書記がその職務を代行する。

(事務局長の専決事項)

第5条 事務局長は、次に掲げる事項を専決することができる。

(1) 儀式および表彰に関すること。

(2) 会議録および速記録の調整編さんに関すること。

(3) 次長の旅行命令に関すること。

(代決)

第6条 議長または専決権を有するもの(以下「決裁権者」という。)が不在のときは、次の区分に従ってその専決事項のうち主管事務について代決することができる。

決裁権者

代決者

議長

事務局長

事務局長

次長

2 前項の規定により代決できる事項は、決裁権者からあらかじめその処理について特に指示を受けた事項または緊急かつやむを得ない事項とする。

3 代決者は、代決した書類を遅滞なく決裁権者の後閲に供しなければならない。

(文書の種類)

第7条 文書の種類は次のとおりとする。

(2) 陳情書に類する文書 会議規則第136条の規定に適合する文書

(3) 普通文書 前2号に該当しない文書

(文書の受付)

第8条 事務局に到達した文書のうち、重要または異例なものがあるときは、直ちに議長および事務局長の閲覧に供し、その処理についての指揮を受けなければならない。

(議員への文書の配布)

第9条 事務局において収受された文書のうち、議長および事務局長が必要と認めるものについては、各議員に当該文書の写しを配布するものとする。

(発送者名)

第10条 文書は、市議会議長名または市議会名を用いて発送するものとする。ただし、軽易な文書については、事務局長名または事務局名を用いることができる。

(文書等の保存期間)

第11条 文書等の保存期間の区分は、法令等(条例、規則等を含む。)に特別の定めがあるものを除くほか、次の各号に定めるところによる。ただし、市長部局の行う事務に準ずるものについては、市長部局の例によるものとする。

(1) 永年

(2) 12年

(3) 8年

(4) 4年

(5) 1年

2 文書等の保存期間は、別表の基準によるものとする。ただし、保存区分を特定しがたい文書等については、事務局長が議長と協議の上、定めるものとする。

(文書等の編さん)

第12条 文書等の編さんは、会計年度または暦年ごとに区分して行う。ただし、文書等の性格上、会計年度または暦年での区分により難いときは、議長と事務局長が協議した上、適宜定めることができる。

(事務局長の文書等の保管)

第13条 事務局長は、完結文書を保存期間の起算日から1年間文書活用のため保管することができる。ただし、前条ただし書きに該当する文書等についてはその限りでない。

(その他)

第14条 この規定に定めるもののほか、文書の取扱いおよび処理ならびに事務の決裁等については、市文書規程および市長部局の例による。

附 則

この規程は、平成15年4月1日から施行する。

別表(第11条関係)

保存文書区分基準

項目/保存区分

永年

12年

8年

4年

1年

議決に関するもの

 

 

 

 

会議録に関するもの

 

 

 

 

決議・意見書に関するもの

 

 

 

 

請願・陳情等に関するもの

 

 

 

 

一般質問に関するもの

 

 

 

 

その他本会議に関するもの

特に重要なもの

重要なもの

 

 

常任委員会に関するもの

 

 

 

 

議会運営委員会に関するもの

 

 

 

 

特別委員会に関するもの

 

 

 

 

全員協議会に関するもの

 

 

 

 

その他委員会・協議会等に関するもの

 

 

 

 

議員の身分に関するもの

 

 

 

 

会派に関するもの

 

 

 

 

政務調査費に関するもの

 

 

 

 

各種議長会に関するもの

 

 

 

 

歴代議員に関するもの

 

 

 

 

その他議会の事務執行に関するもの

市議会の基本および歴史的沿革に関するもの

主要な事務に関するもののうち先例となるもので8年を超える保存を要するもの

主要な事務に関するもので4年を超える保存を要するもの

通常の事務の執行に関するもので1年を超える保存を要するもの

事務の補助的なもの

市長部局の事務に準ずるもの

 

 

 

 

 

 

 

 

市長部局の保存年限に準ずる。

 

 

 

 

 

 

 

 

小浜市議会事務局処務規程

平成15年3月20日 議会規程第6号

(平成15年4月1日施行)