○小郡市議会事務局処務規程
昭和48年4月1日
議会規程第1号
(目的)
第1条 この規程は、小郡市議会事務局(以下「事務局」という。)の組織、事務処理及び職員(書記)の服務等に関し必要な事項を定めることを目的とする。
(組織)
第2条 事務局に次の係を置く。
(1) 庶務係
(2) 議事係
(職員)
第3条 事務局に事務局長(以下「局長」という。)、書記その他の職員を置く。
2 事務局に必要に応じ次長、参事補、係長、主査、主任主事及び主事を置き、書記の中からこれに充てる。
(平10議会規程1・一部改正)
(職務)
第4条 局長は、議長の命を受け、議会の事務を掌理し、事務局の職員(書記)を指揮監督する。
2 次長は、上司の命を受け、局長の職務を補佐する。
3 参事補は、上司の命を受け、指定された事務を処理する。
4 係長は、上司の命を受け、係の事務を処理する。
5 主査は、上司の命を受け、係長等を補佐し、事務を処理する。
6 主任主事は、上司の命を受け、担当事務を処理する。
7 主事は、上司の命に従い、事務に従事する。
(平10議会規程1・一部改正)
(分掌事務)
第5条 係の分掌事務は、次のとおりとする。
庶務係
ア 文書の収受、発送、編さん及び保管に関すること。
イ 公印の管理に関すること。
ウ 儀式、交際及び接遇に関すること。
エ 議員の身分、履歴及び表彰に関すること。
オ 職員の給与、厚生及び服務に関すること。
カ 議事堂及び議会関係各室の管理に関すること。
キ 官公署、団体等との連絡に関すること。
ク 議会費の予算、決算及び経理に関すること。
ケ 議員報酬及び費用弁償に関すること。
コ 議員共済に関すること。
サ 議長会、局長会及びその他各種会議に関すること。
シ 議会図書室の整備及び管理に関すること。
ス 議員互助会に関すること。
セ 議友会に関すること。
ソ 議会公用車の管理運行に関すること。
タ 議決及び決定事項の通知並びに報告に関すること。
チ 請願及び陳情の事務処理に関すること。
ツ その他庶務全般に関すること。
議事係
ア 本会議に関すること。
イ 委員会、全協その他議会内各種会議に関すること。
ウ 議案、請願、陳情書等の取扱に関すること。
エ 議事日程及び諸般の報告事項に関すること。
オ 議員の出欠に関すること。
カ 会議の秩序維持及び傍聴に関すること。
キ 議会の選挙に関すること。
ク 会議録の調製及び保管に関すること。
ケ 議会報の編集、発行に関すること。
コ 条例、規則及び規程等の調査に関すること。
サ 市政の調査並びに資料及び情報の収集に関すること。
シ 法規等資料の編集に関すること。
ス 議会資料及び委員会における諸問題の調査に関すること。
セ その他議事及び調査全般に関すること。
(平20議会規程1・一部改正)
(特定事務の分掌)
第6条 特別の必要があるときは、局長は、前条の規定にかかわらず分掌を定めることができる。
(決裁)
第7条 議会の事務は、局長を通じ議長の決裁を受けなければならない。
(専決事項)
第8条 次に掲げる事項は、局長において専決することができる。
(1) 議員及び職員(書記)の諸給与に関すること。
(2) 職員(書記)の休暇及び旅行に関すること。
(3) 物品の購入及び予算経理に関すること。
(4) 職員(書記)の出張及び時間外勤務に関すること。
(5) 諸証明に関すること。
(6) その他軽易な事項の処理に関すること。
(代決)
第9条 局長事故あるときは、係長又はあらかじめ指定した書記がその事務を代決する。ただし、次長が置かれているときは、次長がその事務を代決する。
(平10議会規程1・一部改正)
(後閲)
第10条 代決した事務は、軽易なものを除き代決者において後閲の標示をし、取扱者は、速やかに上司の閲覧に供しなければならない。
(文書の収受及び配付)
第11条 事務局に到達した文書及び物品は、すべて庶務係において小郡市文書規程(平成22年小郡市訓令第4号)に準じて収受配付しなければならない。
2 特別の事由により即日処理することができないもの、また、重要若しくは異例のものは、局長に報告し、その指揮を受けなければならない。
(平24議会規程1・一部改正)
(文書の保管)
第12条 未結文書及び完結文書は、各係毎に整理して、その区分を明示して保管しなければならない。
(発送文書の取扱い)
第13条 発送文書は、決裁後、主管係において浄写し、原議に処理の経過を明示して発送しなければならない。
2 発送文書には、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書は、公印を省略することができる。
(公印)
第14条 小郡市議会の公印は、次のとおりとする。
(文書の保存年限)
第15条 文書の保存年限は、次のとおりとし、分類は、別表による。
(1) 永久保存
(2) 10ケ年保存
(3) 5ケ年保存
(4) 2ケ年保存
(勤務時間及び休憩時間等)
第16条 職員(書記)の勤務時間、休憩時間、休暇日及び休日については、市部局の職員の例による。
(平21議会規程1・一部改正)
(欠勤の届出、外出許可)
第17条 病気その他事故のため欠勤、遅刻、早退しようとするものは、諸届様式により局長に届けなければならない。また、勤務時間中一時外出しようとするときは、上司の許可を受けなければならない。
(平18議会規程1・旧第18条繰上)
(出張命令)
第18条 職員(書記)の出張は、命令簿をもって命じ、出張を終えて帰庁した者は、速やかに復命しなければならない。ただし、軽易な事項は、口頭をもって復命することができる。
(平18議会規程1・旧第19条繰上)
(文書の公表)
第19条 文書は、上司の許可を得ないで他に示し、又は謄写させてはならない。
(平18議会規程1・旧第20条繰上)
(平18議会規程1・旧第21条繰上)
附則
この規程は、昭和48年4月1日から施行する。
附則(昭和60年6月25日議会規程第1号)
この規程は、昭和60年7月1日から施行する。
附則(昭和61年7月22日議会規程第1号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(昭和63年3月29日議会規程第1号)
1 この規程は、昭和63年4月1日から施行する。
2 この規程の施行の際、書記は、別に辞令を発せられない限り、この規程の適用の日から現に受けている給料をもって主事に補せられ、現に勤務する箇所に勤務を命ぜられたものとする。
附則(平成3年4月1日議会規程第2号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成10年3月24日議会規程第1号)
この規程は、平成10年4月1日から施行する。
附則(平成18年12月28日議会規程第1号)
この規程は、平成19年1月1日から施行する。
附則(平成20年9月24日議会規程第1号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成21年4月1日議会規程第1号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成24年3月21日議会規程第1号)
この規程は、公布の日から施行する。
別表(第15条関係)
(平20議会規程1・一部改正)
文書編さん種別表
区分 | 保存年限 | 簿冊名 |
庶務係 | 永久 | 規程・規則台帳、公印台帳、備品台帳、共済会会員台帳、議員共済年金給付台帳、議員共済会会員資格喪失者台帳、職員その他人事に関する書類、表彰台帳、辞令簿、議員履歴台帳、歴代議長(副議長)名簿、歴代常任委員名簿、例規綴 |
10年 | 令達番号簿、議員共済会会員資格得喪関係書類、議長会関係書類、議会資料、調査研究結果綴、議会だより綴 | |
5年 | 一般庶務関係書類、予算差引簿、旅行命令簿、特殊文書物品送付簿、議員共済関係書類、議員互助関係書類、議員報酬・費用弁償請求・処理関係書類、公印使用簿、議員章交付簿、調査研究資料綴 | |
2年 | 文書収受簿、電報配付簿、親展文書配付簿、物品配付簿、特別文書物品送付簿、発送文書件名簿、郵便・電信発送簿、出勤簿、諸願・届処理簿、議場管理簿、火気引継簿、かぎ受渡簿、消耗品受払簿、送達簿、時間外勤務命令簿、庶務に関する書類、庶務案件 | |
議事係 | 永久 | 議決書、会議録、委員会審査報告、委員会記録、議会に関する重要先例集綴 |
10年 | 請願・陳情書整理簿、請願及び陳情受理綴 | |
5年 | 議会において行う各種選挙の投票関係書類、本会議に関する書類、委員会に関する書類、公聴会に関する書類 | |
2年 | 議会出席簿、議決書謄本交付簿、会議録閲覧簿、傍聴証交付処理簿、傍聴許可申請処理簿、委員会出席簿、発言通告書綴、議事日程綴、議事に関する書類、議事雑件 |