○小郡市文書規程

平成22年12月15日

訓令第4号

小郡市文書規程(昭和47年小郡市訓令第14号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条―第9条)

第2章 文書の収受及び配布(第10条―第15条)

第3章 起案文書及び例規等(第16条―第20条)

第4章 文書の発送(第21条―第23条)

第5章 文書の保管、保存及び廃棄(第24条―第33条)

第6章 雑則(第34条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、本市における文書の取扱いについて必要な事項を定め、文書事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。

(用語の定義)

第2条 この規程における用語の定義は、次のとおりとする。

(1) 「文書」とは、職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして、庁内において現に保有しているものをいう。

(2) 「課等」とは、小郡市事務分掌規則(平成30年小郡市規則第2号)第2条及び第3条の規定に基づき設置された課並びに教育委員会の課、議会、監査委員、公平委員会、農業委員会、選挙管理委員会及び固定資産評価審査委員会の各事務局をいう。

(3) 「文書管理システム」とは、文書の管理等を行うための電子情報処理組織で経営政策部総務広報課が所管するものをいう。

(4) 「外来文書」とは、庁外から直接又は郵送その他の方法により送達(以下「送達」という。)された文書をいう。

(5) 「収受」とは、送達された外来文書を、経営政策部総務広報課において受領することをいう。

(6) 「受付」とは、送達又は配布された文書を、庁内課等において受領することをいう。

(7) 「送付文書」とは、庁内課等で相互に配布(以下「配布」という。)する文書及び庁内課等から庁外へ発送(以下「発送」という。)する文書をいう。

(8) 「起案文書」とは、市長その他の決裁権者の意思表示により、その権限に属する事務処理について最終的決定を求めるために作成した文書をいう。

(9) 「法令等」とは、国の定める法、政令及び府・省令(以下「法令」という。」)並びに市の定める条例、規則、訓令及び公示(法令の定める範囲内で市長及び行政機関の権限に属する事務について制定するもの。以下「例規」という。)をいう。

(10) 「議会提出議案」とは、市議会の議決若しくは同意を要し又はこれに報告する文書をいう。

(11) 「完結文書」とは、決裁が終了し、処理が完了した文書をいう。

(12) 「保管」とは、文書を庁内課等において整理し、管理することをいう。

(13) 「保存」とは、完結文書を文書保存倉庫(以下「書庫」という。)において収蔵(完結後所管課等において一定期間保存する場合を含む。)しておくことをいう。

(平30訓令4・令2訓令1・一部改正)

(文書処理の原則)

第3条 事務の処理は、文書によって行うことを原則とする。

2 文書はすべて正確、迅速かつ能率的に取扱い、常に整理するよう努めるとともに、その取扱いにおいて、紛失又は汚損しないようにしなければならない。

3 文書による処理は、小郡市事務決裁規程(平成22年小郡市訓令第6号)に定めるところにより決裁を受けて行うものとする。

4 電磁的記録をもって事務の処理を行う場合、その処理に関しては、小郡市電子計算組織の管理運営に関する規則(昭和63年小郡市規則第3号)に定めるところによる。

(文書作成の原則)

第4条 文書を作成するときは、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、公用文における漢字使用等について(平成22年内閣訓令第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)により、平易、簡素かつ明確に表現するように努めなければならない。

2 文書の書き方は、左横書きとし、数字は、原則として「アラビア数字」を用いる。ただし、法令その他経営政策部総務広報課長が縦書きを要すると認めたものは、この限りではない。

3 庁内課等で相互に配布する文書では職名を用い、氏名、敬称及び書簡用語等は省略する。

(平30訓令4・令2訓令1・一部改正)

(文書の区分)

第5条 文書の区分は、次のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条第1項の規定に基づき制定するもの

(2) 規則 地方自治法第15条第1項の規定に基づき制定するもの

(3) 訓令 庁内の一般又は特定の課等若しくはこれらの職員に対して事務処理又は一定事項につき令達するもの

 訓 訓令のうち軽易なもの

 内訓 訓令又は訓のうち機密に属するもの

(4) 公示

 告示 法令等の規定に基づき決定した一定の事項を広く一般に公示するもの

 公告 一定の事項を特定の個人又は一般に周知させるもの

(5) 一般文書 前各号のいずれにも該当しないもの

(文書の総括)

第6条 文書の取扱いに関する事務は、経営政策部総務広報課長が総括する。

2 経営政策部総務広報課長は、文書の取扱いに関し、各課等の文書担当を指揮監督するものとする。

(平30訓令4・令2訓令1・一部改正)

(文書担当)

第7条 課等に文書担当を置くものとする。

2 文書担当は、職員のうちから課長が選任する。

(所掌事項)

第8条 文書担当は、上司の命を受け、その課等における次に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の受付、配布及び発送に関すること。

(2) 文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。

(3) 文書管理システムの運用に関すること。

(4) その他文書の取扱いに関すること。

(備付帳簿)

第9条 次の各号に掲げる帳簿を当該各号に定める課に置く。

(1) 例規番号簿(様式第1号) 経営政策部人事法制課

(2) 公示番号簿(様式第2号) 経営政策部人事法制課

(3) 文書交付簿(様式第3号) 経営政策部総務広報課

(4) 特殊郵便物等交付簿(様式第4号) 経営政策部総務広報課

(5) 郵便切手受払簿(様式第5号) 経営政策部総務広報課

(6) 専決処分番号簿(様式第6号) 経営政策部人事法制課

2 課等に次の帳簿を置く。

(1) 文書整理簿(様式第7号)

(2) その他文書の取扱上必要な帳簿

3 前2項に規定する帳簿は、暦年又は会計年度毎に作成しなければならない。ただし、取扱件数が少ない帳簿については、索引を付し、1帳簿を数年分の帳簿として又は数種目の帳簿として置くことができる。

(平30訓令4・令2訓令1・一部改正)

第2章 文書の収受及び配布

(外来文書の収受及び配布)

第10条 外来文書は、経営政策部総務広報課において収受し、次の各号により処理しなければならない。

(1) 課等宛の文書は、文書配布棚の各課等に区分された棚に、当該課等の文書を入れる方法により配布する。

(2) 書留、内容証明付文書、配達証明付文書及び特定記録付文書等の特殊郵便物による文書は、特殊郵便物等交付簿に記載の上配布し、受領印を徴する。

(3) 不服申立て又は訴訟に関する文書その他受理の日時が権利の取得、変更又は喪失に関係ある文書は、余白に収受印の押印及び収受時刻の記入を行い、特殊郵便物等交付簿に記載の上封筒とともに配布し、受領印を徴する。

(4) 金券その他重要な物品等は、特殊郵便物等交付簿に記載の上配布し、受領印を徴する。

(平30訓令4・令2訓令1・一部改正)

(時間外の外来文書)

第11条 勤務時間外に送達された外来文書は、当直員が収受し、次の各号により処理しなければならない。

(1) 収受した文書は、散逸しないよう一時保管し、直近の勤務時間に速やかに経営政策部総務広報課に引き渡すこと。

(2) 緊急を要する文書は、経営政策部総務広報課長に連絡してその指示を受けること。

(平30訓令4・令2訓令1・一部改正)

(複数課等に関連する文書)

第12条 複数の課等に関連する文書は、その関連の度合いにより、最も関連性の高い課等に配布するものとする。この場合において、その関連の度合いを定めがたいときは、経営政策部総務広報課長がその配布先を定める。

(平30訓令4・令2訓令1・一部改正)

(文書の交付)

第13条 小郡市事務分掌規則第2条及び第3条の規定に基づき設置された課以外の課等から文書の配布を受けたときは、経営政策部総務広報課において受領し、文書交付簿に記載の上、関係課等へ配布し、受領印を徴する。

(平30訓令4・令2訓令1・一部改正)

(文書の受付及び整理)

第14条 課等の文書担当は、文書の送達又は配布を受けたときは、速やかに受付印を押印し、文書整理簿に記載の上、該当文書に一連の番号(以下「文書番号」という。)を付して整理しなければならない。

2 次の各号に掲げる文書は、前項の記載を省略することができる。

(1) 通知書、案内書その他これに類する軽易な文書

(2) 新聞、雑誌、チラシ、冊子その他これらに類する定期又は不定期の刊行物

3 配布を受けた文書で、その課等の所管に属さないときは、直ちに経営政策部総務広報課に返却しなければならない。

(平30訓令4・令2訓令1・一部改正)

(文書の処理)

第15条 課等の文書担当は、文書の配布を受けたときは、速やかに処理担当者に配布し、これを処理させなければならない。

2 配布を受けた文書が、複数の課等に関連があるときは、当該文書の写しの配布又はその他の方法によりこれを関連する課等に通知しなければならない。

第3章 起案文書及び例規等

(起案文書)

第16条 起案文書の作成は、起案用紙(様式第8号)を用い、次の各号によりこれを作成しなければならない。

(1) 原則として1事案につき1起案とすること。

(2) 文書整理簿に起案件名を朱記し、会計年度、「小」及び課等の頭文字(以下「略号」という。)を記入した上で、文書番号を付すること。ただし、収受した文書に対して文書を発送する起案を行うときは、その収受した際の文書番号をもって行うこと。

(3) 小郡市事務決裁規程の定めるところにより、その決裁区分を表示すること。

(4) 起案の理由を簡明に記載し、関係法令等参考となる事項を付記し、かつ、関係書類を添付すること。

(5) 緊急を要するものは、文書の欄外上部に「至急」、重要なものは、文書の欄外上部に「重要」、又は、その内容を秘密にするものは、封筒に入れて「秘」の朱書表示をすること。

(6) 決裁が終了したときは、決裁年月日を記入し、施行が終了したときは、施行年月日を記入すること。

2 起案文書が、定例的な事項又は軽易な事項等であって、課長が適当と認めたものにあっては、前項の規定にかかわらず文書の余白等を利用して必要事項を記入するなどして簡易的に起案することができる。

(公文例)

第17条 第5条に規定する文書及び議会提出議案の公文例は、別表第1による。

(例規等の文書番号)

第18条 例規及び専決処分書は、経営政策部人事法制課において種別ごとに公布又は専決の順序に従い、暦年による一連の番号を付し、例規番号簿、公示番号簿又は専決処分番号簿により整理するものとする。

(平30訓令4・一部改正)

(議会提出議案)

第19条 議会提出議案は、市長の決裁を経た後、経営政策部人事法制課において暦年による一連の番号を付し、議案番号簿(様式第9号)により整理するとともに、当該課等において必要部数を印刷し、指定された期日までに経営政策部人事法制課に提出しなければならない。

(平30訓令4・一部改正)

(例規等の原議)

第20条 例規及び議会提出議案は、当該課等においてその写しを保管し、原議書を直ちに経営政策部人事法制課に提出しなければならない。

(平30訓令4・一部改正)

第4章 文書の発送

(公印の使用)

第21条 発送する文書には、小郡市公印規程(平成22年小郡市訓令第5号)の定めるところにより公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書又は印刷物その他文書の性質上不要と認めるものは、公印を省略することができる。

2 前項ただし書の規定により公印を省略したときは、当該文書の左上に「公印省略」と表示しなければならない。

(平23訓令2・令3訓令4・一部改正)

(機密又は親展の文書)

第22条 発送する文書で機密に属するもの又は親展の取扱いを要するものは、その文書及び封筒に「秘」又は「親展」の記載をしなければならない。

(文書の発送)

第23条 文書の発送は、経営政策部総務広報課で取りまとめて行うものとする。ただし、緊急を要する場合又は時間外等でやむを得ない場合は、郵便切手受払簿に支払月日、払出枚数、使用目的その他必要な事項を記入し、郵便切手を貼り、文書を郵送させることができる。

2 課等の文書担当は、発送する文書を取りまとめ、郵便物発送依頼票(様式第10号)を添付して午後3時までに経営政策部総務広報課に提出しなければならない。ただし、一時に大量の文書を発送する場合は、事前に経営政策部総務広報課に連絡しなければならない。

(平28訓令3・平30訓令4・令2訓令1・一部改正)

第5章 文書の保管、保存及び廃棄

(整理及び保管)

第24条 完結文書は、課等において整理し、保管しなければならない。

2 完結文書は、年度ごとに保管するものは当該完結文書の完結年月日の属する年度の翌年度末まで、暦ごとに保管するものは当該完結文書の完結年月日の属する年の翌年末まで、課等において保管するものとする。

(文書の庁外持ち出しの禁止)

第25条 職員は、文書を庁外に持ち出すことはできない。ただし、課長の承認を得た場合は、この限りでない。

(令2訓令5・追加)

(文書管理システム)

第26条 文書の整理及び保管は、課等において、別に定める小郡市文書分類表の分類項目に基づき、個別フォルダーを用いて行うこととする。

2 文書の管理は、文書管理システムに必要事項を記録して行うものとする。

(平24訓令2・一部改正、令2訓令5・旧第25条繰下)

(書庫への収蔵)

第27条 課長は、完結文書を課等において保管した後、書庫に収蔵しなければならない。

2 数年にわたる継続事案に関する文書その他事務処理上特に必要な文書であって、前項の規定による収蔵が困難なものは、課長の指定する場所に保存することができる。

(令2訓令5・旧第26条繰下)

(保存種別及び保存年限)

第28条 法律及びこれに基づく政令に規定するものを除くほか、保存する文書の種別及び保存期間は、別表第2に規定する小郡市文書保存期間基準表によるものとする。ただし、課等において特に必要と認めるときは、経営政策部総務広報課長と協議の上、保存年限を伸縮することができる。

2 永年保存文書は、保存期間が30年を経過した時点で、経営政策部総務広報課長が課長と協議の上、その内容を見直し保存年限を検討するものとし、以後10年ごとにおいても同様とする。

(平24訓令2・平30訓令4・令2訓令1・一部改正、令2訓令5・旧第27条繰下)

(保存期間の起算)

第29条 文書の保存期間は、暦年によるものは翌年1月1日、会計年度によるものは翌年度の4月1日から起算するものとする。

(令2訓令5・旧第28条繰下)

(書庫)

第30条 書庫は、経営政策部総務広報課長が管守するものとする。

2 経営政策部総務広報課長は、文書の保存状況を常に検査し、火気厳禁及び清潔整頓を維持するとともに、湿気虫害等の予防に努めなければならない。

3 重要な文書については、非常災害時に際して支障がないようあらかじめ適当な措置を講じなければならない。

(平30訓令4・令2訓令1・一部改正、令2訓令5・旧第29条繰下)

(収蔵した文書の閲覧)

第31条 職員は、執務上収蔵した文書を閲覧しようとするときは、経営政策部総務広報課長に申し出なければならない。

2 収蔵した文書は、庁外に持出し又は他に転貸してはならない。

(平30訓令4・令2訓令1・一部改正、令2訓令5・旧第30条繰下)

(廃棄)

第32条 課長は、保存期限を経過した文書を廃棄しなければならない。

2 経営政策部総務広報課長は、完結後30年を経過した永年保存の文書及び保存期間が経過した文書のうち、歴史的又は文化的に価値があると認められるものについては、課長と協議の上、福岡県市町村公文書館において保存するため、福岡県自治振興組合へ移管するものとする。

(平24訓令2・平30訓令4・令2訓令1・一部改正、令2訓令5・旧第31条繰下)

(廃棄上の注意)

第33条 廃棄する文書で機密に属するもの、個人情報が記載されているもの又は権利利益を侵害するおそれがあると認められるものは、その部分を焼却又は裁断する等漏えい等防止のための必要な措置を講じなければならない。

(令2訓令5・旧第32条繰下)

第6章 雑則

(補則)

第34条 この規程に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、市長が別に定める。

(令2訓令5・旧第33条繰下)

附 則

この訓令は、平成23年1月1日から施行する。

附 則(平成23年11月14日訓令第2号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成24年4月16日訓令第2号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成28年3月31日訓令第3号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成28年12月8日訓令第5号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(平成30年6月22日訓令第4号)

この訓令は、平成30年7月1日から施行する。

附 則(令和2年2月3日訓令第1号)

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

附 則(令和2年4月17日訓令第5号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(令和3年2月22日訓令第4号)

この訓令は、公布の日から施行する。

別表第1(第17条関係)

第1部 条例及び規則

第1 公布文

1 条例

(1) 制定(全部改正)の場合

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(2) 一部改正の場合

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(3) 廃止の場合

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2 規則

(1) 制定(全部改正)の場合

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(2) 一部改正の場合

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(3) 廃止の場合

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第2 条文構成(規則も同様とする)

1 制定

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2 全部改正

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3 一部改正

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4 廃止

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第3 一部改正(条、項、号同様とする)

1 改める

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2 削除

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3 加える

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4 削る

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5 付する

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6 その他

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7 附則(規則も同様とする)

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備考

ア この条例は、公布の日から施行する。

イ この条例は、○○○年○月○日から施行する。

ウ この条例は、公布の日から施行し、○○○年○月○日から適用する。

エ この条例は、公布の日から施行し、改正後の○○○条例の規定は、○○○年○月○日から適用する。

第2部 訓令、訓、内訓、告示、公告

第1 訓令(訓、内訓も同様とする)

1 制定

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2 全部改正

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3 一部改正

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4 廃止

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第2 告示(公告も同様とする)

1 制定

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備考

ア ○○○法(○○○年法律第○号)第○条の規定に基づき、次のように○○○する。

イ ○○○○○について次のように告示する。

ウ ○○○において○○○された○○○は、次のとおりである。

2 全部改正

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3 一部改正

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4 廃止

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5 公告

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第3 一般文書

1 専決処分書

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2 その他の文書

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第3部 議会提出議案

第1 議案形式

1 一般議案

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2 条例

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3 同意案

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4 認定

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5 諮問

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6 報告

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別表第2(第28条関係)

(平24訓令2・全改、平30訓令4・令2訓令5・一部改正)

小郡市文書保存期間基準表

項目

永久保存

10年保存

5年保存

1年保存

随時廃棄

例規

条例、規則及び規程の制定及び改廃に関する文書

全部

 

 

 

 

条例、規則及び規程の解釈及び運用方針に関する文書

重要なもの

一般的なもの

 

 

 

訓令及び通達に関する文書(主管課の所掌するものに限る。)

重要なもの

一般的なもの

 

 

 

訓令及び通達に関する文書

 

重要なもの

一般的なもの

 

 

市行政の基本方針・組織・事業

市行政の総合計画に関する文書

全部

 

 

 

 

事業の計画及び実施に関する文書

重要なもの

一般的なもの

軽易なもの

 

 

市の廃置分合及び境界変更並びに市制及び町村制の施行に関する文書

全部

 

 

 

 

市の組織の設定及び改廃に関する文書

全部

 

 

 

 

議会

市議会に関する文書(主管課の所掌するものに限る。)

重要なもの

一般的なもの

 

 

 

市議会に関する文書

 

重要なもの

一般的なもの

軽易なもの

 

行政行為・行政事務一般

告示及び公告に関する文書

重要なもの

一般的なもの

 

 

 

許可、認可、免許、承認その他の行政処分に関する文書

法律関係が10年を超えるもの

法律関係が5年を超え10年以下のもの

法律関係が1年を超え5年以下のもの

 

 

諮問、答申、勧告及び建議に関する文書

重要なもの

一般的なもの

 

 

 

調査統計に関する文書

重要なもの

一般的なもの

軽易なもの

基礎となった調査票

 

通知、報告、依頼その他の一般往復文書

 

重要なもの

一般的なもの

軽易なもの

 

照会、回答、送付その他の一般往復文書で一時的なもの

 

 

 

 

全部

人事・服務・給与・福利厚生

叙位、叙勲、褒章及び表彰に関する文書

重要なもの

一般的なもの

 

 

 

事務引継書

市長及び副市長に関するもの

 

部課長に関するもの

 

 

行政委員会等委員の任免に関する文書

全部

 

 

 

 

職員の任免及び賞罰等に関する文書

全部

 

 

 

 

臨時職員及び非常勤職員の任免に関する文書

 

 

全部

 

 

職員の服務及び給与に関する文書

 

重要なもの

一般的なもの

軽易なもの

 

公務災害補償に関する文書

重要なもの

 

一般的なもの

 

 

職員の長期給付及び退職手当に関する文書

全部

 

 

 

 

職員の福利厚生に関する文書

 

重要なもの

一般的なもの

 

 

退職手当組合、共済組合及び厚生会等に関する文書

 

 

全部

 

 

職員の研修に関する文書

 

 

全部

 

 

訴訟・行政不服審査

訴訟及び行政不服審査に関する文書

全部

 

 

 

 

損害賠償及び損失補償に関する文書

重要なもの

一般的なもの

 

 

 

財務

公有財産の取得及び処分に関する文書

全部

 

 

 

 

公有財産の管理に関する文書

 

重要なもの

一般的なもの

 

 

予算、決算及び出納に関する文書(主管課の所掌するものに限る。)

重要なもの

一般的なもの

 

 

 

予算、決算及び出納に関する文書

 

重要なもの

一般的なもの

軽易なもの

 

契約に関する文書

 

重要なもの

一般的なもの

 

 

補助金及び交付金に関する文書

 

重要なもの

一般的なもの

 

 

監査に関する文書

 

 

全部

 

 

広報・刊行物

市が刊行した図書、資料、パンフレットその他の印刷物(主管課の所掌するものに限る。)

重要なもの

一般的なもの

 

 

 

入手したポスター、パンフレットその他の刊行物で一時的なもの

 

 

 

 

全部

広報及び公聴に関する文書

 

重要なもの

一般的なもの

軽易なもの

 

その他

前各号に掲げる文書に類するもの

永久保存の必要があると認められる文書

10年間保存の必要があると認められる文書

5年間保存の必要があると認められる文書

1年間保存の必要があると認められる文書

随時廃棄することが適当と認められる文書

備考 主管課とは、当該事務を所掌する課及び局をいう。

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(平28訓令3・全改、令2訓令1・一部改正)

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(平28訓令5・全改)

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(令2訓令1・一部改正)

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小郡市文書規程

平成22年12月15日 訓令第4号

(令和3年2月22日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第3節 文書・公印
沿革情報
平成22年12月15日 訓令第4号
平成23年11月14日 訓令第2号
平成24年4月16日 訓令第2号
平成28年3月31日 訓令第3号
平成28年12月8日 訓令第5号
平成30年6月22日 訓令第4号
令和2年2月3日 訓令第1号
令和2年4月17日 訓令第5号
令和3年2月22日 訓令第4号