○小千谷市文書取扱規程

昭和59年3月31日

訓令第1号

目次

第1章 総則(第1条―第6条)

第2章 文書の処理

第1節 収受及び配布(第7条―第10条)

第2節 配布文書の処理(第11条)

第3節 起案及び回議(第12条―第21条)

第4節 浄書及び発送(第22条―第32条の2)

第5節 保管、保存及び廃棄(第32条の3―第40条の2)

第6節 電子情報処理組織の利用に関する特例(第41条―第41条の3)

第3章 公文方式(第42条―第48条)

第4章 公告式の処理手続(第49条―第51条)

第5章 補則(第52条・第53条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、別に定めるものを除くほか、本市における文書の取扱いについて必要な事項を定め、もって文書の適正な管理及び事務能率の向上を図ることを目的とする。

(用語の定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。

(3) 課長 前号の課の長をいう。

(4) 係 第2号の課に属する係をいう。

(5) 総合行政ネットワーク 地方公共団体の組織内の情報通信ネットワークを相互に接続した広域的な行政専用の情報通信ネットワークをいう。

(6) 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。

(7) 電子署名格納媒体 前号に規定する電子署名を格納した媒体をいう。

(8) 文書管理システム 文書の到着及び発送の収発履歴を登録し管理するシステムをいう。

(9) 保存簿冊台帳 書庫等で保管する簿冊データを管理するファイルをいう。

(文書の処理及び作成の原則)

第3条 文書は、全て正確かつ速やかに取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。

2 文書は、易しく分かりやすくすることを基本方針として作成しなければならない。

(電磁的記録の取扱い)

第3条の2 電磁的記録については、紙に出力する等人の知覚によって認識される形式に変換した後、この規程に基づき処理を行うものとする。ただし、法令等の定めがある場合又は電子的に原本性の確保が確実になされている等特別な事情があると認められるときは、電磁的記録のまま処理を行うことができる。

(総務課長の職務)

第3条の3 総務課長は、本市における文書事務を総括する。

2 総務課長は、文書事務の処理状況について必要な調査を行い、その指導に当たるとともに、特に必要と認めるときは、改善を求めることができる。

(課長の職責)

第4条 課長は、職員の文書の処理及び作成に関する事務がこの規程に基づいて速やかに処理されるよう指導に努めなければならない。

(秘密の保持)

第5条 秘密文書は、特に細心の注意を払って取り扱い、当事者又は関係者以外の者の目にふれる箇所に放置してはならない。

(文書主任)

第6条 文書の取扱いその他文書事務を円滑適正に処理するため、各課に文書主任を置く。

2 文書主任は、課の庶務を担当する係の長をもって充てる。ただし、庶務を担当する係の長が置かれていない課は、課長が指定した者をもって充てる。

3 文書主任は、課長の命を受け、次の事務を処理するものとする。

(1) 文書の整理及び保管の推進に関すること。

(2) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(3) その他文書処理に関し必要なこと。

第2章 文書の処理

第1節 収受及び配布

(文書の配布)

第7条 総務課に到着した文書及び小包等(小包便及び貨物便等をいう。以下同じ。)(以下「文書等」という。)は、次に掲げるところにより取り扱うものとする。

(1) 文書は、開封せずに当該事務を分掌する課(以下「主管課」という。)ごとに区分して配布する。ただし、配布先が明らかでない場合は、文書を開封して配布することができる。

(2) 簡易及び特定記録等の特殊郵便物は、特殊郵便物配布簿により主管課又は名あて人に配布する。

(3) 小包等は、主管課又は名あて人が総務課において受領するものとする。

(4) 2以上の課に関係のある文書は、最も関係の深い課に配布する。

(5) 文書は、特別な場合を除き、午前中に配布するものとする。

2 勤務時間外に到着した文書等の取扱いについては、小千谷市当直規程(昭和46年小千谷市訓令第10号)の定めるところによる。

(未納又は不足料金)

第8条 料金の未納又は不足の郵便物が到着したときは、その料金を支払い、これを収受することができる。

第9条 削除

(文書の収受)

第10条 主管課は、総務課から配布された文書について、開封のうえ、当該文書の左上余白に収受日付印(経由文書にあっては、経由日付印)を押し、主管課の文書管理システムに登載のうえ、文書番号を記入しなければならない。ただし、各種の請求書、刊行物、事務連絡等の軽易な文書については、収受日付印及び文書管理システムの登載を省略することができる。

2 収受の日時がその行為の効力又は権利にかかわると認められるものは、当該文書の余白に収受担当者が到着時刻を記載し、押印しなければならない。

3 配布を受けた文書で、主管に属さないと認められたものがあるときは、課相互で授受することなく直ちに総務課に返付するものとする。

第2節 配布文書の処理

(配布文書の処理)

第11条 課長は、配布を受けた文書についてこれを閲覧し、処理方針を示して担当者に交付し、速やかに処理させなければならない。

2 課長は、重要かつ異例に属する文書又は事務の性質により直ちに処理することができない場合は、上司の閲覧に供し、その指示又は承認を受けなければならない。

第3節 起案及び回議

(起案)

第12条 事案の処理は、全て文書によるものとし、その起案は、起案用紙を用いなければならない。ただし、課の個別事務について、特定の帳簿又は用紙を用いることを適当とするものは、当該課長が定める帳簿又は用紙を用い、定例又は軽易なものは、文書の余白を利用することができる。

(起案に当たっての注意)

第13条 起案は、一読して理解できるよう平易、簡明を旨とし、字画は明瞭に書くほか、次によらなければならない。

(1) 全て標題を付し、結論を先にし、箇条書にする等留意すること。

(2) 関係事案は、支障のない限り一括して起案すること。

(3) 決裁区分を明らかにし、取扱い及び施行上の注意を明示すること。

(4) 起案が収受文書に基づく場合は、その収受文書を添えること。

(5) 事案が重要又は異例なものは、関係法令、事実の調査、前例その他の参考事項を記載するとともに関係書類を添え、起案の根拠、理由を明らかにしておくこと。

(起案用紙の使用要領)

第14条 起案用紙の使用に当たっては、次によらなければならない。

(1) 決裁区分は、次に掲げるところにより取り扱い、表示に当たっては、当該部分を円で囲むこと。

 市長が決裁すべきもの 甲

 副市長が専決すべきもの 乙

 課長が専決すべきもの 丙

(2) 取扱区分は、次に掲げるところにより取り扱い、表示に当たっては、当該部分を円で囲むこと。

 例規となるもの 例規

 市議会の議案となるもの 議案

 秘密の取扱いをするもの 秘

 重要なもの 重要

 急を要するもの 至急

 その他の注意 簡明に記載すること。

(3) 保存期間区分、分類コード、公開区分、非公開理由、記号番号、起案年月日、件名、課及び係名並びに起案者の職・氏名を記入し、押印しなければならない。

(回議)

第15条 起案文書は、全て小千谷市事務決裁規程(昭和46年小千谷市訓令第8号)の定めるところにより決裁権者の決裁を受けなければならない。

2 上司の不在により代決するときは、「代」と記載して認印し、代決した起案書のうち後閲を要するものについては、事後速やかに当該決裁権者の閲覧に供し、その要領を報告しなければならない。

第16条 前条の起案書の回議において、秘密を要するものは、封筒に入れる等他に漏れない方法を講じなければならない。

2 同一事案で数回にわたって回議を重ねるときは、最初の起案書を下におき、順次年月日順に上につづって決裁を受けなければならない。

(合議)

第17条 起案の内容が他課に関係のある場合は、主管課長の決裁を受け、当該起案書を関係課と合議しなければならない。ただし、次に掲げる場合の起案書は、口頭又は電話連絡若しくは写しの送付等により合議を省略することができる。この場合、当該起案書には、合議欄にその旨記入しなければならない。

(1) 関係課と事前に協議決定した事項

(2) 軽易又は定例的事項

2 合議を受けた当該課は、起案書を速やかに処置しなければならない。

3 合議を受けた課において、起案事項に異議のあるときは、主管課と協議して調整し、なお協議が整わないときは、上司の裁定を受けるものとする。

(起案書の再回)

第18条 合議を受けた起案書について、その結果を知りたい場合は、起案書の押印した箇所に「要再回」と表示しなければならない。

2 前項の起案書の再回を受けた者は、閲覧後前項の規定による表示の下に認印し、速やかに返付しなければならない。

3 決裁の趣旨が当初の起案と異なるとき又は廃案となったときは、主管課からその旨を上司又は合議した関係課に再回しなければならない。

(法規等の合議)

第19条 起案書のうち次に掲げるものは、総務課長に合議しなければならない。

(1) 条例、規則、訓令その他諸規程の制定、改廃に関するもの

(2) 議会に提出する議案に関するもの

(3) 疑義にわたる法規の解釈、適用に関するもの

(4) 重要な市政に関するもの

2 前項第4号に関するもののうち市政の総合企画及び連絡調整に関するものは、企画政策課に合議しなければならない。

(決裁等の表示)

第20条 起案書における決裁並びに協議及び審査済みの表示は、認印(署名を含む。)によるものとする。

(決裁年月日)

第21条 決裁済みの起案書(以下「原議」という。)は、決裁者において所定欄に決裁年月日を記入しなければならない。

第4節 浄書及び発送

(文書の施行)

第22条 原議は、特別の理由のある場合を除くほか、直ちに浄書、発送等の方法によって施行しなければならない。

(浄書)

第23条 浄書を要する原議は、主管課において浄書するものとする。

第24条から第26条まで 削除

(公印及び契印)

第27条 発送する文書には、公印を押し、原議と契印しなければならない。ただし、軽易な文書は、公印及び契印を省略し、同一事案で多量なものは、契印を省略することができる。

(電子署名)

第27条の2 前条の規定にかかわらず、電磁的記録により作成された文書(以下「電子文書」という。)に電子署名を付与する必要があるときは、電子署名格納媒体を使用することができる。

2 前項の規定による電子署名の付与を受けようとする者は、電子署名を付与する電子文書に係る原議を添えて、当該電子署名に係る電子署名格納媒体を管理する課長(以下「電子署名格納媒体管理者」という。)に電子署名を付与することを請求するものとする。

3 電子署名格納媒体管理者は、事故又は不在の場合に代理すべき者をあらかじめ指定しておかなければならない。

(割印)

第28条 契約書等権利義務に関する特殊な文書が2枚以上にわたる場合に、前葉と後葉とのつづりめに当該文書に押した公印を双方にかけて割印しなければならない。

(発送手続)

第29条 文書等を発送しようとするときは、文書にあってはあて先を明記した封筒に入れ、小包等にあっては、必要な包装を施し、総務課長が指示する時刻までに文書発送指示書に記入し、総務課へ回付しなければならない。

(発送)

第30条 総務課は、前条の規定による文書等を発送する場合は、原則として料金後納の取扱いとし、種別及び量目ごとに区分して料金後納郵便物差出票に記入しなければならない。ただし、特別の理由によりこれにより難いときは、この限りでない。

(勤務時間外の発送)

第31条 急を要するために勤務時間外に文書等を発送しようとするときは、午後5時までに種類、通数を総務課に申し出なければならない。

(文書の多量発送の合議)

第32条 一時に多量の文書を発送するときは、事前に総務課長に合議しなければならない。

第32条の2 削除

第5節 保管、保存及び廃棄

(文書の分類)

第32条の3 文書は、次に掲げる文書の分類基準(以下「文書分類基準」という。)により分類するものとする。

(1) 大分類 課

(2) 中分類 係

(3) 小分類 事務分掌(前号の係が分掌する事務をいう。)

(4) 細分類 業務の名称

2 前項第1号から第4号までに掲げる文書の文書分類基準には、文書の索引にするための数字を付さなければならない。

3 課長は、第1項第1号から第3号までに掲げる文書分類基準表の変更が生じたときは、速やかに総務課長へ報告しなければならない。

4 課長は、第1項第4号に規定する細分類の追加が必要となった場合は、保存簿冊台帳に追加の登録をしなければならない。

(文書の保存期間)

第32条の4 文書の保存期間は、永年、10年、5年、3年、1年又はその他(法律その他別に定める期間)に区分する。

2 前項の保存期間の区分は、別表第1に定める保存年限基準による。

3 文書の保存期間の起算日は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の4月1日(暦年の文書は、翌年の1月1日)とする。

(文書の保管)

第33条 文書の保管は、ファイリングキャビネットを用い、ホルダー方式で行うものとする。ただし、ホルダー方式に適さないものは、簿冊等を用い、書棚等に保管することができる。

2 各課における文書の保管は、文書主任が管理し、次に掲げる取扱いにより行うものとする。

(1) 文書の保管は、文書分類基準により整理し、完結した日の属する年度の翌年度を経過するまで保管すること。

(2) ファイリングキャビネットの上2段は当該年度の文書を、下段は前年度の文書を格納する。

(文書の整理)

第34条 職員は、次に掲げる要領により文書を整理しなければならない。

(1) ファイリングキャビネット上2段の文書を毎年度3月末日(暦年のものは12月末日)までに下段へ移替え、又は廃棄しなければならない。

(2) ファイリングキャビネット下段の文書を毎年3月末日(暦年のものは12月末日)までに書庫へ置換え、又は廃棄しなければならない。

(3) 書棚の文書は、前2号に準じ整理するものとする。

2 前項第2号及び第3号の規定により置換える文書は、文書分類基準及び保存年限基準に基づき編さんするものとする。

(保存簿冊台帳)

第35条 課長は、文書の置換えが終了した時は、総務課長が指定した期日までに保存簿冊台帳に登録しなければならない。

2 課長は、保存簿冊台帳に登録された簿冊を管理しなければならない。

(書庫の管理)

第36条 書庫の管理は、総務課長が行う。

2 書庫は、常に清潔を保ち、湿気・虫害を防ぐこととする。

3 書庫を使用する者は、室内において火気を使用してはならない。

(保存文書の借覧及び閲覧)

第37条 保存文書の借覧及び閲覧しようとする職員は、文書借覧簿に所要事項を記入して借覧及び閲覧をしなければならない。

(職員以外の者に対する閲覧)

第38条 職員以外の者から保存文書を閲覧したい旨の申出があったときは、小千谷市情報公開条例(平成10年小千谷市条例第19号)又は個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)に基づき処理しなければならない。

(保存文書の廃棄)

第39条 課長は、保存簿冊台帳により保存期間が満了した保存文書があるときは、速やかに該当する簿冊の文書を確認し、廃棄の決定をしなければならない。

2 課長は、前項の決定により廃棄することになった簿冊は、総務課長の指定する場所に搬入しなければならない。

(廃棄の方法)

第40条 文書の廃棄に当たっては、秘密に属する文書及び他に悪用されるおそれのある文書は、焼却し、裁断し、又は消去する等適宜な方法をとらなければならない。

(保存期間満了後の保存)

第40条の2 課長は、廃棄簿冊一覧の中に引続き保存の必要な文書があるときは、当該簿冊の保存期間を延長することができる。

2 課長は、前項の規定による保存期間の延長をしたときは、保存簿冊台帳の保存期間を修正しなければならない。

第6節 電子情報処理組織の利用に関する特例

(電子情報処理組織の利用)

第41条 電子文書は、電子情報処理組織(市の機関の使用に係る電子計算機(入出力装置を含む。以下同じ。)とその手続等の相手方の使用に係る電子計算機とを電気通信回線で接続した電子情報処理組織をいう。以下同じ。)を利用して送受信することができる。

(施行)

第41条の2 電子情報処理組織を利用して施行する文書は、送信することにより文書が施行されたものとみなす。

(収受)

第41条の3 電子情報処理組織を使用する方法により提出された電子文書は、本市の使用に係る電子計算機に備えられたファイルへの記録がされたときに当該電子文書を受理したものとみなす。

2 電子情報処理組織で受信したもののうち公文書と特定したものを速やかに紙に出力するものとする。

3 前項の規定により出力した文書は、第10条の規定の例により処理するものとする。

第3章 公文方式

(文書の種類)

第42条 本市において作成する文書の種類及び性質は、次に掲げるとおりとする。

(1) 法規文

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づき市議会の議決後に制定するもの

 規則 地方自治法第15条の規定に基づき市長が制定するもの

(2) 公示文

 告示 市長が法令の定める事項又は処分若しくは決定した事項等広く市内一般に公表する場合に発するもの

 公告 一定の事項を広く市内一般に周知させる場合に発するもの

(3) 令達文

 訓令 市長が職務運営上の基本的事項について所管の機関等に対し命令する場合に発するもの

 訓 市長が所管の機関等に対し発する命令で公表しないもの

 内訓 市長が所管の機関等に対し発する命令で秘密に属するもの

 指令 許可、認可の申請願い等に対し市長が許否の意思表示をする場合に発するもの

 達 市長が権限に基づいて特定の個人又は団体に対し命令する場合に発するもの

(4) 往復文

 照会 ある事項を問い合わせる場合に発するもの

 回答 照会に対し回答する場合に発するもの

 報告 一定の事実又は意思を上級庁等に対し知らせる場合に発するもの

 通知 一定の事実、処分又は意思を特定の相手方に知らせる場合に発するもの

 通達 指揮監督に基づいて所管の機関等に対し職務運営上の細目、法令の解釈、行政運用方針等を指示する場合に発するもの

 依命通達 補助機関が市長の命を受けて自己の名で通達する場合に発するもの

 申請 上級庁に対し許可、認可、補助等の指令を求める場合に発するもの

 進達 経由文書を上級庁に送付する場合に作成するもの

 副申 経由文書の進達にあたり、その機関が参考意見等を添える場合に用いるもの

 願い・届 願いは、申請と同義に用いられ、届は、法令等に基づいて一定の事項を届ける場合に用いるもの

 依頼 一定の事項を依頼する場合に発するもの

 その他 協議、督促、請求等の往復文書

(5) その他の文書

 諮問文 行政機関が諮問機関に一定の事項について調査、審議を求め、又は意見を求めるために作成するもの

 答申文 諮問を受けた機関が行政機関に対して調査、審議した意見を述べる場合に用いるもの

 建議文 諮問機関が行政機関に対し、意見又は希望を申し出る場合に用いるもの

 証明文(証明書、証書) 申請又は願い出に基づいて特定の事実を証明する場合に用いるもの

 表彰文(表彰状、感謝状、賞状) 個人又は団体に対し行為を表彰し、成績を賞し、感謝の意を表する場合に用いるもの

 書簡文 お礼、あいさつ、依頼、案内などを内容とした儀礼的に作成する場合に用いるもの

 あいさつ文(式辞、祝辞、告辞、訓辞、弔辞等) 式典に際し、主催者や来賓等が意義や祝いの言葉を読み上げる場合に用いるもの

 請願、陳情文 国又は公共団体の機関に対して適当な処理を要望するために作成する場合に用いるもの

 契約書 契約の当事者が合致した意思表示の内容を示し、これを証するため取りかわすもの

 不服申立関係文書(決定書、裁決書等) 不服のある者が、取消し、変更を求めて不服を申し立てる場合及び決定又は裁決をした場合に作成するもの

 部内関係文書(伺い、願い、届け、復命書、事務引継書、上申(内申)供覧、辞令等)

 その他 職員がその職務権限に基づいて作成する文書

第43条 削除

(文書の番号)

第44条 文書には、条例、規則、告示、訓令、訓及び内訓にあっては令達番号簿による令達番号を総務課において付し、指令にあっては文書指令番号簿による指令番号を、達及び往復文にあっては文書管理システムによる文書番号を主管課において付さなければならない。

2 前項に規定する番号は、令達番号及び指令番号については毎年1月に、文書番号については毎年4月に起こし、施行の日の順に付さなければならない。ただし、文書番号で収受の際に付されているものは、この限りでない。

3 同一事案に属する往復文書は、完結するまで同一文書番号を用い、順次枝番号を付するものとする。

4 往復文のうち軽易なものについては、文書番号を省略し、号外又は事務連絡として処理することができる。

(文書の記号)

第45条 前条に規定する指令番号及び文書番号には、課名の首字を付さなければならない。

(文書発信者名)

第46条 文書の発信者名は、原則として市長名を用いなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、往復文については、次に掲げる区分により副市長名又は課長名を用いることができる。

(1) 副市長名 あて先又は文書の内容により副市長名を適当とする文書

(2) 課長名 庁中に対するもの及び課長専決に係る軽易な事案についての文書

(文書の書式、用例)

第47条 文書の書式、用例は、別表第2のとおりとする。

2 前項に規定する以外の書式及び用例並びに全般についての細目的な基準等については、別に定める。

(用字、用語、文体等)

第48条 文書の用字、用語、文体等は、次に掲げる表記の基準によるものとする。

(1) 常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)

(2) 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)

(3) 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)

(4) 外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)

(5) 公用文作成の考え方(令和4年内閣文第1号内閣官房長官通知)

(6) 公用文における漢字使用等について(平成22年内閣訓令第1号)

(7) 法令における漢字使用等について(平成22年内閣法制局総総第208号)

(8) 法令における拗音及び促音に用いる「や・ゆ・よ・つ」の表記について(昭和63年内閣法制局総発第125号)

第4章 公告式の処理手続

(条例の公布)

第49条 条例案について市議会議長から議決の通知があったときは、総務課において条例の原稿に公布文を付して起案し、小千谷市公告式条例(昭和25年小千谷市条例第12号)の定めるところにより公布するものとする。

(規則の制定及び公布)

第50条 規則を制定しようとするときは、主管課において当該規則案を起案し、決裁後総務課において小千谷市公告式条例の定めるところにより公布するものとする。

(規程の制定及び公表)

第51条 規程を制定しようとするときは、主管課において訓令文又は告示文を起案し、決裁を得なければならない。

2 前項の決裁を得た規程のうち公表を要するものについては、総務課において小千谷市公告式条例の定めるところにより公表するものとする。

第5章 補則

(本庁以外の文書取扱い)

第52条 本庁以外の施設における文書の取扱いについては、この規程の範囲内において総務課長は、主管課長と協議し、別に定めることができる。

(帳表等の様式)

第53条 この規程に定める文書の処理に関する帳簿日付印及び用紙の様式は、市長が別に定める。

(施行期日)

1 この訓令は、昭和59年4月1日から施行する。

(規程の廃止)

2 次の規程は、廃止する。

小千谷市役所処務規程(昭和34年小千谷市規程第6号)

小千谷市文書編さん保存規程(昭和34年小千谷市規程第5号)

(経過措置)

3 この規程施行の際、現に使用している帳簿及び様式等については、当分の間、従前の帳簿及び様式等によることができる。

4 この規程施行の際、現に保存又は保管されている文書については、この規程の相当規定により保存又は保管されているものとみなす。

(昭和60年3月30日訓令第3号)

(施行期日)

1 この規程は、昭和60年4月1日から施行する。

(昭和61年7月23日訓令第4号)

この規程は、昭和61年8月1日から施行する。

(昭和63年3月31日訓令第7号)

この規程は、昭和63年4月1日から施行する。

(平成元年11月1日訓令第7号)

この規程は、平成2年1月1日から施行する。

(平成元年12月28日訓令第9号)

この規程は、平成2年4月1日から施行する。

(平成3年3月29日訓令第3号)

(施行期日)

1 この規程は、平成3年4月1日から施行する。

(平成5年3月31日訓令第7号)

この規程は、平成5年4月1日から施行する。

(平成6年3月31日訓令第4号)

この規程は、平成6年4月1日から施行する。

(平成7年5月26日訓令第4号)

この規程は、平成7年6月1日から施行する。

(平成9年11月28日訓令第2号)

この規程は、平成9年12月1日から施行する。

(平成10年3月31日訓令第2号)

この規程は、平成10年4月1日から施行する。

(平成10年6月30日訓令第4号)

この規程は、平成10年8月1日から施行する。

(平成12年3月31日訓令第3号)

この規程は、平成12年4月1日から施行する。

(平成12年5月25日訓令第6号)

この規程は、平成12年6月1日から施行する。

(平成14年3月29日訓令第3号)

この規程は、平成14年4月1日から施行する。

(平成15年3月20日訓令第1号)

この規程は、平成15年4月1日から施行する。

(平成15年9月30日訓令第4号)

この規程は、平成15年10月1日から施行する。

(平成16年9月30日訓令第9号)

この規程は、平成16年10月1日から施行する。

(平成17年6月9日訓令第4号)

この規程は、平成17年7月1日から施行する。

(平成19年3月30日訓令第12号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(平成20年3月31日訓令第6号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

(平成20年12月26日訓令第7号)

この規程は、平成21年1月1日から施行する。

(平成22年3月31日訓令第21号)

この規程は、平成22年4月1日から施行する。

(平成22年12月28日訓令第23号)

この規程は、公布の日から施行する。

(平成25年3月13日訓令第1号)

この規程は、平成25年4月1日から施行する。

(平成30年12月4日訓令第4号)

この規程は、公布の日から施行する。

(令和3年1月6日訓令第1号)

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

(令和4年3月7日訓令第2号)

この規程は、公表の日から施行する。

(令和4年8月22日訓令第5号)

この規程は、公表の日から施行する。

(令和5年3月30日訓令第5号)

この規程は、令和5年4月1日から施行する。

別表第1(第32条の4関係)

保存年限基準

種類

内容

永年

ア 条例、規則、その他例規の原議

イ 市議会の会議録、議決書等議会関係重要書類

ウ ほう賞及び表彰に関する書類

エ 市史の資料となる重要書類

オ 訴願、訴訟及び不服申立てに関する書類で重要なもの

カ 財産及び市債関係書類で重要なもの

キ 契約関係書類で重要なもの

ク 職員の任免、進退、賞罰に関する書類で重要なもの

ケ 隣接市町村との分合に関する書類

コ 統計表その他の図書で重要なもの

サ 特殊の処分又は事務の創始、改廃に関する書類で重要なもの

シ 重要な事業計画及びその実施に関する書類

ス 特別職事務引継ぎに関する書類

セ 会計事務に関する書類中重要なもの

ソ 機関の設置、廃止に関する書類で重要なもの

タ その他永年保存の必要があると認めるもの

10年

ア 請願、陳情に関する書類

イ 法規により施行処分したものの重要な書類

ウ 行政事務の施策に関する書類

エ 市税等賦課徴収に関する書類

オ その他10年間保存の必要があると認めるもの

5年

ア 行政執行上参考となる資料

イ 金銭出納に関する書類

ウ 往復文、願い、届書等で5年間保存の必要があると認められる書類

エ その他5年間保存の必要があると認めるもの

3年

永年保存から5年保存に属さない書類で、3年間保存の必要があると認めるもの

1年

永年保存から3年保存に属さない軽易な書類で、1年間保存の必要があると認めるもの

その他

法規の規定や起債等で永年、10年、5年、3年、1年の区分に当てはまらないもの(具体的年数を設定する。)

常用

ア 通年的に内容が追加又は更新されるもので、課内で参照する頻度の高い帳票類や名簿

イ 課内で参照する頻度の高い前年度以前に収受又は作成した文書

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小千谷市文書取扱規程

昭和59年3月31日 訓令第1号

(令和5年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第3節 文書、公印
沿革情報
昭和59年3月31日 訓令第1号
昭和60年3月30日 訓令第3号
昭和61年7月23日 訓令第4号
昭和63年3月31日 訓令第7号
平成元年11月1日 訓令第7号
平成元年12月28日 訓令第9号
平成3年3月29日 訓令第3号
平成5年3月31日 訓令第7号
平成6年3月31日 訓令第4号
平成7年5月26日 訓令第4号
平成9年11月28日 訓令第2号
平成10年3月31日 訓令第2号
平成10年6月30日 訓令第4号
平成12年3月31日 訓令第3号
平成12年5月25日 訓令第6号
平成14年3月29日 訓令第3号
平成15年3月20日 訓令第1号
平成15年9月30日 訓令第4号
平成16年9月30日 訓令第9号
平成17年6月9日 訓令第4号
平成19年3月30日 訓令第12号
平成20年3月31日 訓令第6号
平成20年12月26日 訓令第7号
平成22年3月31日 訓令第21号
平成22年12月28日 訓令第23号
平成25年3月13日 訓令第1号
平成30年12月4日 訓令第4号
令和3年1月6日 訓令第1号
令和4年3月7日 訓令第2号
令和4年8月22日 訓令第5号
令和5年3月30日 訓令第5号