(趣旨)

第1条　遠賀・中間地域広域行政事務組合(以下「組合」という。)における文書事務の取扱いについては、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。

(文書の定義)

第2条　この規程で「文書」とは、組合において取扱う書類及びこれらにおいて保管するすべての書類をいう。

(文書事務取扱いの原則)

第3条　文書事務の取扱いは、正確、迅速かつ丁寧に行い、もって事務能率の向上に努めなければならない。

(課長の職務)

第4条　課の長(以下「課長」という。)は、その課における文書事務の取扱いが、円滑適正に行われるように常に留意し、その促進に努めなければならない。

(文書取扱いの責任区分)

第5条　文書取扱いの責任区分は特別の定めがある場合を除くほか、次の各号に掲げるとおりとする。

(帳票等)

第6条　文書事務の取扱いに必要な帳票等及び印は、別表第1のとおりとする。

(職員以外の者の文書の閲覧)

第7条　文書は、職員以外の者に謄写若しくは閲覧させ、又は、その写しを与えてはならない。ただし、代表理事(消防にあっては、消防長)の許可を得たときは、この限りでない。

(文書の庁外持ち出し)

第8条　文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を保管する課長の許可を受けたときは、この限りでない。

(文書の文書記号及び番号)

第9条　文書には課ごとに文書記号及び文書番号(以下「文書記号等」という。)をつけなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書については、この限りでない。

(条例等の記号及び番号)

第10条　条例、規則、告示及び訓令等には、その種類ごとに記号及び番号をつけるものとする。

(文書分類記号及び保存年限)

第11条　文書には、文書分類記号及び保存年限を記載しなければならない。ただし、部外者に対する文書については、この限りでない。

(公印の押印等)

第12条　事案を文書によって施行する場合は、その施行する文書に公印を押印しなければならない。ただし、次の各号に掲げるものには、公印を押印しないものとする。

(公印の使用)

第13条　公印を押印するときは、その押印しようとする文書に当該決裁文書を添えて、当該公印を管理する課長に提示し、審査を受けなければならない。

(公印の事前押印の手続等)

第14条　第12条第2項ただし書の承認を得ようとするときは、主管課長は、公印事前押印承認願により、代表理事(消防にあっては、消防長)の承認を得なければならない。

(公印の刷込み)

第15条　公印は、刷り込むことができない。ただし、公印を押印することが、著しく事務に支障をきたすと認められるものに限り、代表理事(消防にあっては、消防長)の承認を得て刷り込むことができる。

(総務課における文書の収受及び交付)

第16条　組合に到着した文書は、第5条の規定により、特別の定めをするもののほか、総務課庶務係において収受し、親展のもの、秘密のもの及び電報(以下「親展文書」という。)にあっては、封をしたまま、親展文書以外のものにあっては、開封閲覧し、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める方法により交付しなければならない。

(主管課における収受文書の受付)

第17条　収受文書の交付を受けた文書は、親展の記載のあるものを除き、その余白に決裁欄印を押印し、文書収発整理簿に次の各号に掲げる事項を記載する。ただし、保存を要しないと認められる文書は、記載を省略することができる。

(受付印を要しない文書)

第18条　収受文書中、第9条第1項各号に掲げる文書については、受付印を省略することができる。

(受付文書の処理)

第19条　受付文書は、速やかに処理しなければならない。

(起案)

第20条　文書の起案は起案用紙を用い、次の各号に留意して作成しなければならない。

(決裁区分)

第21条　決裁の区分は決裁規程の定めるところにより、次のとおり朱で表示しなければならない。

(文書の審査)

第22条　次の各号に掲げる事案に係る起案文書は、主管課長の意志決定を経た後、他課に関係のあるものはさらに当該関係課の合議を経て総務課の審査を受けなければならない。

(秘密文書の表示)

第23条　秘密文書には、「極秘」、「秘」又は「部外秘」の文字を朱書で表示しなければならない。

(決裁)

第24条　事務の処理は、別に定めるものを除くほか、次に掲げる順に回議し代表理事の決裁を受けなければならない。ただし、会計管理者所管の事務はこの限りでない。

(代決及び後閲)

第25条　事務決裁規程の規定により、決裁文書を代決するときは、「代」を表示し、代決者が認印しなければならない。

(合議)

第26条　他の課に関係のある事項又は事案については、関係課長に合議しなければならない。

(合議文書の処理)

第27条　前条の合議を受けた課長は、次の各号に定めるところにより処理しなければならない。

(合議の省略)

第28条　次の各号に掲げる文書は合議を省略することができる。

(浄書の方法)

第29条　文書の浄書は、主管課において行うものとする。ただし、総務課長の判断により外注、又は庶務係において浄書させることができる。

(文書発信者名)

第30条　文書の発信者名は、代表理事の職氏名を用いる。ただし、次の各号の一に該当する文書は、当該各号に定める発信者名をもってかえることができる。

(発信手続)

第31条　特別の場合を除くほか、文書を発送するときは、退庁時刻1時間前までに庶務係に発送文書を持参しなければならない。

(発送文書の取扱い)

第32条　文書の発送は、庶務係で行うものとする。

(保管)

第33条　処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)は、主管課において文書分類表により分類整理し、翌年度の末日まで保管しなければならない。ただし、保管の必要のない文書は、主管課において廃棄するものとする。

(保管要領)

第34条　文書の保管は原則として、次の各号に掲げる要領により保管しなければならない。

(保管文書の貸出し)

第35条　保管中の文書(以下「保管文書」という。)を借りようとする者は、当該主管課長に申し出なければならない。

(貸出し文書の返還)

第36条　貸出しを受けた文書は必ず貸出し期限までに返還しなければならない。

(文書保管の例外)

第37条　主管係において常時使用し、又は特に必要と認められる台帳、帳簿、その他の文書類であらかじめ主管課長と協議して定めたものは、主管係において必要な期間保管することができる。

(整理)

第38条　完結文書は、文書分類表に定める分類区分及び種別表に定める種別区分に従い、主管課で整理するものとする。

第39条　種別の決定が困難な完結文書は、総務課長と協議して主管課長が、その種別を定めるものとする。

(保存)

第40条　完結文書を編集したときは、すみやかに総務課長に引継ぐものとする。

(閲覧又は借用)

第41条　職員は、保存文書の閲覧又は借用をしようとするときは、保存文書閲覧票(様式第8号)を総務課長に提出して、その許可を受けるものとする。

(借用期間)

第42条　借用期間は、3日以内とする。ただし、総務課長は借用期間を延長又は短縮することができる。

(廃棄)

第43条　総務課長は、保存文書で保存期間を経過したものは、廃棄するものとする。この場合において、機密に属するもの又は、他に悪用される恐れのあるものは、焼却、切断等を行わなければならない。

(書庫)

第44条　文書を保存するため書庫を設置する。

(文書の廃棄)

第45条　完結文書の保存年限が満了したときは、書庫に収蔵したものにあっては文書保存整理簿にその旨明記したうえ、総務課長において、その他のものについては主管課長において廃棄するものとする。

(廃棄文書の処理)

第46条　前条の規定により、文書を廃棄する場合に当該廃棄文書中に印影等移用のおそれのあるもの、又は他に見せてはならないものは、塗り消し、若しくは切り取り、又は焼却しなければならない。

(出先機関の文書取扱い)

第47条　し尿処理施設、ごみ処理施設、消防芦屋分署(以下「出先機関」という。)における文書事務の取扱いについては、この規程に準じて行わなければならない。