○遠賀・中間地域広域行政事務組合電子計算組織の管理及び運営に関する要綱
平成11年4月1日
要綱第1号
(目的)
第1条 この要綱は、遠賀・中間地域広域行政事務組合(以下「組合」という。)の電子計算組織の管理運営に関する必要な事項を定め、事務処理の円滑化及びデータ管理の適正化を図ることを目的とする。
(1) 電子計算組織 電子計算機及びその端末機等を利用し、定められた一連の処理手順に従い、自動的に事務処理を行う組織で組合が管理しているものをいう。
(2) 電子計算処理 電子計算組織による情報の入出力、記録、判断、演算等の処理をいう。
(3) データ 電子計算処理に係わる入出力帳票及び磁気記録内容をいう。
(4) 個人情報 電子計算組織に記録されている個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)第2条に規定する情報をいう。
(5) 記録媒体 情報を記録するフロッピィディスク、磁気テープ等をいう。
(6) ドキュメント システム仕様書、プログラム仕様書、コード表、操作手引書等の電子計算処理に必要な仕様書をいう。
(7) 端末装置 電子計算組織の主要部分(ホストコンピューター)と直接又は回線によって結ばれ、情報の入出力の機能を有する機器をいう。
(電子計算処理運営の基本的原則)
第3条 電子計算処理を行うにあたっては、電子計算化する事務の範囲を慎重に取り扱うとともに行政事務の近代化を図ることによって、住民サービスの向上に資するよう適正かつ民主的に行わなければならない。
(1) 住民サービスの向上を図ることができるもの
(2) 事務の効率化を図ることができるもの
(3) 経費の節減を図ることができるもの
(4) その他行政水準の向上を図ることができるもの
2 前項の規定に係わらず法の目的に照らし、適当でないと認められるときは、電子計算処理をしてはならない。
(運営)
第5条 電子計算処理を行うにあたっては、次のことに努めなければならない。
(1) 電子計算組織で新規に取り扱う業務を開発しようとするときは、能率的かつ効率的な事務の運営を図ること。
(2) 電子計算組織に記録されている個人情報は常に正確性の維持を図ること。
(データ管理者)
第6条 データを的確に管理し、その保護に万全を期すため、電子計算処理に係るデータ保護に関する総合的管理を取り扱うデータ管理者を代表理事部局及び消防部局にそれぞれ置く。
(1) 代表理事部局 総務課長
(2) 消防部局 消防長
(データ取扱責任者)
第7条 データ取扱責任者は所属長とし、その所管する事務の電子計算処理に係るデータを適正に保管するものとする。
(帳票等の管理)
第8条 帳票又は帳票に出力した情報の管理は、所管の担当者が責任もって管理する。
2 汎用用紙又は帳票に出力した情報で不要となったものは、その漏えいを防止するため、データ取扱責任者は適切な措置を講じなければならない。
(記録媒体の管理)
第9条 データ取扱責任者は、記録媒体の管理を適正に行うとともに、記録媒体を廃棄する場合は、記録情報が漏えいしないような措置を講じた後に廃棄しなければならない。
(ドキュメントの管理)
第10条 電子計算組織の運営に係るドキュメントは、所定の場所に保管するとともに、これを複写し又は持ち出すときは、データ管理者あるいはデータ取扱責任者の承認を受けなければならない。
(電子計算組織の管理者)
第11条 電子計算組織の管理者は、第7条に規定するデータ取扱責任者とする。
2 電子計算組織の管理者は、電子計算組織の取扱者の健康に充分配慮しなければならない。
(端末装置の取扱責任者)
第12条 端末装置の取扱責任者(以下この条及び次条において「取扱責任者」という。)は、端末装置が配置された所管の長とする。
2 取扱責任者は、電子計算処理業務の範囲を確実に掌握し、その実施業務に基づき操作を行わせるものとする。
3 取扱責任者は、端末装置の正常な運営及び管理保全の徹底を期するとともに、目的を逸脱した使用をさせてはならない。
4 取扱責任者は、端末装置の操作を行う複数の職員をあらかじめ指名するとともにパスワードを設定する。
5 取扱責任者は、端末装置の操作に際し、故障その他異常を生じたときは、速やかに適切な措置を講じなければならない。
6 取扱責任者は、端末装置の操作に際し、記録内容が漏えい或いは盗用され、みだりに消去、変更されることがないよう必要な措置を講じなければならない。
(端末装置の操作)
第13条 端末装置から出力された個人情報の検索は、取扱責任者の指示及び取扱者の所管の業務に必要なものに限るものとする。
2 本組合の勤務時間外の端末装置の操作には、取扱責任者の承認を得なければならない。また、休日時間外使用は、電子計算処理担当者以外は原則的に認めない。
3 取扱者は、パスワードを他に漏らしてはならない。
(業務の委託等)
第14条 データの処理を外部に委託する場合は、契約書に善良なる管理者の注意義務及び秘密保持義務を明記するとともに、必要に応じデータの取扱いに関する注意事項を覚書にして取り交わす等して秘密保護等のための措置を講じなければならない。
2 前項の契約書には、次の事項を明記しなければならない。
(1) データの機密保持及び立入調査に関する事項
(2) 再委託の禁止又は制限に関する事項
(3) 指示目的外の使用及び第三者への提供の禁止に関する事項
(4) データの複写及び複製の禁止に関する事項
(5) 事故発生時における報告義務に関する事項
(6) 提供資料の返還に関する事項
(7) 上記の各条項に違反した場合における契約解除等の措置及び損害賠償に関する事項
(研修)
第15条 所属長は、関係職員に対し必要に応じ、電子計算組織等に関しての研修を計るものとする。
(委任)
第16条 この要綱に定めのない事項で電子計算組織の管理運営に関し、必要な事項は、代表理事が別に定める。
附則
この要綱は、平成10年11月1日から施行する。
附則(令和5年8月9日要綱第4号)
この要綱は、公布の日から施行する。