○大郷町文書編さん保存規程

昭和38年4月1日

規程第3号

(目的)

第1条 この規程は、本町における文書編さん及び整理保存について、必要な事項を定めることを目的とする。

(編さん基準)

第2条 完結文書は、文書分類表(別表第1)により、各課(これに準ずるものを含む。以下同じ。)において次の各号に基いて編さんしなければならない。

(1) 編さんは、歴年により区分すること。但し、収支に関する文書については、会計年度とすること。

(2) 簿冊は起端を前にし、終結を後にして編冊し、目次(第1号様式)をつけること。

(3) 簿冊には、表紙(第2号様式)及び背表紙(第3号様式)をつけ、名称、年度、主管課名及び廃棄年度を明示すること。

(4) 簿冊の厚さは、おおむね8センチメートルを限度とし、紙数の多寡により、数年を通じ1冊とし、または1年を分冊して製本することができる。但し、この場合は、区分紙を差し入れ年度区分を明らかにすること。

(5) 一つの文書で2種類以上にわたるときは、最も関係の深い種類に編さんし、または付属図書、青写真などで、その文書に編さんすることの困難なものは、便宜結束、もしくは袋等に入れ完結年度、種目を表記すること。

(6) 年または年度をこえて処理した文書は、その事案が完結した年度の分に製本すること。保存年限1年以下の文書については、製本を省略することができる。

(昭62訓令2・一部改正)

(文書の保存区分)

第3条 文書の種別及び保存年限は、別に定めがあるものを除き、次の通りとする。

第1種 永年保存

第2種 10年保存

第3種 5年保存

第4種 3年保存

(永年保存文書)

第4条 第1種に属する文書は、おおむね次の通りとする。

(1) 町の廃置分合、境界変更に関するもの

(2) 条例、規則の制定又は改廃に関するもの

(3) 訓令、告示、内規、通知等で重要なもの

(4) 郷士史誌の資料となるもの

(5) 基本的な計画及び行政施策等で重要なもの

(6) 公用、公共施設の設計、管理運営基準

(7) 原簿、台帳等の簿冊で重要なもの

(8) 議会への提出議案、報告等重要なもの

(9) 諮問又は答申

(10) 報告、届出、復命又は調査で特に重要なもの

(11) 許可、認可、指令又は契約、規約等で重要なもの

(12) 裁決、裁定又は訴願、訴訟に関するもの

(13) 各種統計、年報で重要なもの

(14) 表彰に関するもので重要なもの

(15) 公営企業の管理運営の基本に関するもの

(16) 職員の進退、身分又は賞罰に関するもの

(17) 各種委員会、審議会等の委員、参与等の任免に関するもの

(18) 各種委員会、審議会等の議事録その他重要なもの

(19) 議員、各種委員会、審議会等の委員等の履歴書

(20) 予算、決算又は出納に関するもので特に重要なもの

(21) 財産の取得、管理及び処分に関するもので重要なもの

(22) 事務引継ぎに関する重要なもの

(23) 前各号のほか、永久保存を必要とするもの

(10年保存文書)

第5条 第2種に属する文書は、おおむね次のとおりとする。

(1) 訓令、告示、内規等で永久保存の必要がないもの

(2) 原簿、台帳等で永久保存の必要がないもの

(3) 報告、届出、復命又は調査で重要でないもの

(4) 許可、認可、指令又は契約、規約等で永久保存の必要がないもの

(5) 建議、陳情等に関する重要なもの

(6) 職員の給与に関するもの

(7) 表彰に関するもので永久保存の必要がないもの

(8) 予算、決算又は出納に関するもので、永久保存の必要がないもの

(9) 町議会に関するもので永久保存の必要がないもの

(10) 前各号のほか、10年保存を必要とするもの

(5年保存文書)

第6条 第3種に属する文書は、おおむね次のとおりとする。

(1) 報告、届出、復命又は調査で重要でないもの

(2) 建議、陳情等で重要でないもの

(3) 税の賦課徴収に関するもの

(4) 公用、公共用施設の設計施工に関するもの

(5) 各種行政策の施行に関するもので重要なもの

(6) 職員の請願届で重要なもの

(7) 文書、電報、書留、便送の各種帳簿

(8) 各種日誌

(9) 予算の令達及び執行に関するもの

(10) 前各号のほか、5年保存を必要とするもの

(3年保存文書)

第7条 第4種に属する文書は、おおむね次のとおりとする。

(1) 定例的な業務報告に関するもの

(2) 各種行政施策の施行に関するもので、重要でないもの

(3) 一時の処理に属する照復文書及び報告

(4) 職員の諸願届で軽易なもの

(5) 前各号のほか、3年保存を必要とするもの

(保存年限の起算)

第8条 文書の保存年限の計算は、その完結の日の属する年の翌年1月1日から起算する。ただし、会計年度によるものは、その完結した日の属する年度の翌年度の初めから起算する。

(編冊文書の引継)

第9条 第2条により編冊した文書は、歴年によるものは、その完結した日の属する年の翌年3月末日までに、会計年度によるものにあっては翌年度8月末日までに一括し、引継目録(第4号様式)をそえて総務課長に引継がなければならない。

2 第1項の期限までに完結文書の引継ぎができない場合は、主管課長は、総務課長の承認を受けなければならない。

(機密文書の引継ぎ)

第10条 機密文書の引継ぎについては、前条の規定によらないことができる。

(引継ぎの簿冊の審査)

第11条 総務課長は、第9条の規定による引継ぎを受けた文書について、関係文書の完否及び保存年限の適否等を審査しなければならない。

2 総務課長は、前項による審査の結果不適当なものがあるときは、主管課長に対して文書の完備または保存期間の訂正を求めることができる。

(簿冊の収蔵)

第12条 前条の審査の結果、適当と認めるものは文書保存台帳(第5号様式)に登録し、その保存期間中書庫に収蔵しなければならない。

2 機密に属する簿冊の収蔵は、一般簿冊と区別し、施錠の施設をしなければならない。

3 各課において、引継ぎまでの間保管する文書で非常の場合最初に持ち出しを要するものは、常に適当な書箱に入れ「非常持出し」の表示を朱書し、有事の際に備えなければならない。

(書庫の管理)

第13条 書庫は、総務課長が管理するものとし、整理整とんを維持し、常に火災予防に注意しなければならない。

(収蔵簿冊の配列)

第14条 書庫に収蔵した簿冊の配列は分類別とし、且つ、分類ごとに種別及び年順に配列しなければならない。

2 前項の配列については、その区分を明らかにするため、色別等適当な措置を講じなければならない。

(借覧及び閲覧)

第15条 収蔵文書を借覧、又は閲覧しようとするときは、必要事項を文書借覧票(第6号様式)に記入し、総務課長に請求しなければならない。

2 文書の借覧期間は7日以内とする。ただし、借覧期間中においても総務課長は、必要があるときは、いつでもその返還を求めることができる。

3 借覧(閲覧)文書は、いかなる理由があっても抜き取り、取り換えまたは転貸し、または庁外に持ち出してはならない。

(収蔵文書の亡失又は損の措置)

第16条 収蔵文書を亡失し、又は損した者は、始末書を町長に提出しなければならない。

2 前項の場合総務課長は、文書保存台帳にその旨を記録しなければならない。

(保存文書の廃棄等)

第17条 総務課長は、毎年1回、保存期間の経過した収蔵簿冊を調査し、関係課長に合議し、町長の決裁を経て、文書廃棄簿(第7号様式)に記入したのち廃棄しなければならない。

2 総務課長は、保存期間の経過した収蔵文書であっても、なお保存する必要があると認めるときは、更に年限を定めて保存しなければならない。この場合、収蔵簿冊並びに文書保存台帳にその事由を明記するものとする。

第18条 廃棄する収蔵簿冊で機密に属するもの、又は他に悪用されるおそれがあると認められるものがあるときは、焼却又は切断等適当な処置をしなければならない。

(この規程の準用)

第19条 この規程は、出張所及びかい・・の文書編さん保存に準用する。

附 則

(施行期日)

1 この規程は、昭和38年1月1日から施行する。但し、会計年度による文書は、昭和38年4月1日から施行する。

(経過規定)

2 この規程施行の際、既に従前の規程に基いて編さん保存中の文書は、この規程により編さんしたものとみなし、この規程に則し収蔵しなければならない。

附 則(昭和62年訓令第2号)

この訓令は、昭和62年4月1日から施行する。

附 則(平成3年訓令第2号)

この訓令は、平成3年2月1日から施行する。

別表第1(第2条関係)

(昭62訓令2・追加、平3訓令2・一部改正)

文書分類表

A総務

0一般

一般

秘書

儀式

庁中取締り

 

 

1職制

一般

行政区画

組織

処務

 

2法規

一般

制定

公布

分類保存

訴願、訴訟

 

3請願陳情

一般

 

4連絡調整

一般

役場事務の連絡調整

行政区の財政調整

行政区の指導調整

 

5議会

一般

招集

議員

議案議事

委員会

調査

請願陳情

意見書決議

議会事務局

6選挙

一般

国会議員選挙

県関係選挙

町関係選挙

国民審査

住民投票

政治資金規制

常時啓発

検察審査委員会

 

7広報公聴

一般

町広報

 

8文書

一般

公印管守

文書処理

文書保存

図書及び刊行物

 

B計画

0一般

一般

 

 

1調査統計

一般

調査

統計

 

2予算

一般

編成

配布

 

3企画

一般

財政計画

新聞計画

全般的事業計画

部門別事業計画

 

4町債

一般

長期債

短期債

 

5地方交付税

一般

普通交付税

特別交付税

監査委員

6管理改善

一般

 

7行政考査

一般

考査

監察

 

8能率測定

一般

 

9監査

一般

業務監査

出納監査

審査

 

C人事

0一般

一般

 

 

1服務

一般

分限

出張

超過勤務

宿日直勤務

 

2充員

一般

定員

採用

異動

 

3任免

一般

任命

昇任

昇格

休職

退職

 

4人事考課賞罰

一般

勤務評定

懲戒

表彰

 

5研修

一般

一般研修

専門研修

管理者教育

 

6給与

一般

給与諸基準

恩給退隠料

昇給

 

7厚生

一般

福利

教養

文化

共済組合

 

8労務

一般

勤務諸条件

公務災害補償

職員団体

 

9保健

一般

衛生管理

 

D財務

0一般

一般

 

 

1収入

一般

税収入

税外収入

収益事業

 

2支出

一般

支払

資金前途

 

3決算

一般

 

E管財需品

0一般

一般

 

 

1庁舎

一般

取得

維持管理

 

2土地

一般

町有地の管理

町有地の処分

土地の買収

土地の借入

土地の交換

土地の移転

土地の評価

土地の除去

土地の補償

土地の測量

異動

3通信

一般

電話

 

4機械車両

一般

 

5契約

購買契約

請負契約

 

6検収

一般

用品物品材料の検査

工事修繕の検査

 

7貯蔵

一般

 

8配給

一般

用品

 

9修理

一般

用品

自動車

 

F民生安定

0一般

一般

諸証明

 

1社会救済

一般

生活保護

児童福祉

老人福祉

身体障害者福祉

戦傷病者戦没者遺家族援護

災害救助

行旅病人

失業対策

職業安定

2社会保険

一般

国民健康保険

国民年金

 

3住宅

一般

公営住宅

入居申込

4生活物資

一般

食糧供給

生鮮食糧品の供給

 

5戸籍

一般

登録

異動

除籍

証明

 

6住民登録

一般

登録

異動

除籍

証明

 

7防災

一般

消防

水防

建築規制

電気

火薬

高圧ガス

銃砲刀剣所持取締

防犯、交通安全

8外国人登録

一般

登録

異動

証明

 

9印鑑

一般

登録

異動

証明

 

G保健

0一般

 

 

 

1保健衛生

一般

食品衛生

環境規制

墓地埋火葬

栄養指導

諸営業

優生保護

 

2医事衛生

一般

精神衛生

医師及び歯科医師

保健婦助産婦看護婦

直営診療所

歯科診療所

検診

 

3薬事衛生

一般

毒物及び劇物取締り

覚醒剤取締

 

4予防衛生

一般

伝染病予防

予防接種

寄生虫予防

狂犬病予防

結核予防

性病予防

 

5清掃

一般

し尿の処理

塵芥の処理

 

H経済振興

0一般

一般

 

 

1農業

一般

開拓

農地調整

自作農創設

牧野管理

農業改良助長

農業協同組合

農業災害

農業振興

植物防疫

農業取締

家畜保険

家畜改良増殖

食糧増産

肥料取締

農業倉庫

 

2林野

一般

造林

林業種苗

森林病虫害の駆除予防

 

3商工

一般

企業振興

企業金融

計量管理

 

4水産

一般

 

5観光

一般

 

6耕地事業

一般

土地改良

災害復旧

国土調査

 

I公共施設

0一般

一般

 

 

1給水

一般

設備

保守

 

2公園緑地

一般

 

3建築

一般

 

4上下水道

一般

上水道

下水道

 

5道路橋梁

一般

保守

 

6河川

一般

河川

用排水路

 

J教育文化

0一般

一般

学制

施設運用管理

 

 

1就学入学

一般

就学通知

学齢簿

就学猶予免除

奨学

 

2教育課程

一般

 

3学校保健

一般

健康管理

養護

給食

 

4社会教育

一般

成人教育

青少年教育

 

5文化財保護

一般

有形文化財

無形文化財

民俗資料

 

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大郷町文書編さん保存規程

昭和38年4月1日 規程第3号

(平成3年2月13日施行)