○大郷町文書取扱規程

平成14年10月23日

訓令第12号

大郷町文書取扱規程(昭和62年大郷町訓令第1号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条~第10条)

第2章 文書の収受及び配付(第11条~第13条)

第3章 文書の処理(第14条~第18条)

第4章 文書の施行(第19条~第27条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、大郷町における文書等の取扱いに関し、別に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令において「文書等」とは、職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することのできない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして、保有・保管しているものをいう。

(文書等取扱いの原則)

第3条 文書等は、正確、迅速、丁寧に取扱い、事務が円滑、適正に行われるよう処理されなければならない。

(総務課長の職務)

第4条 総務課長は、文書事務を総括し、文書等が適正かつ円滑に処理されるよう常に留意し、必要があると認めるときは、当該事務の処理に関し調査を行い、報告を求め、又は指導しなければならない。

(文書取扱主任の設置)

第5条 各課(これに準ずるものを含む。以下同じ。)に文書取扱主任(以下「主任」という。)を置く。

2 各課の主任は、課長の指名する者をもって充て、課の設置されていない所にあっては総務課長が指名する。

(主任の職務)

第6条 主任は、課長の命を受け、次の各号に掲げる事務を処理しなければならない。

(1) 文書等の処理の促進及び指導に関すること。

(2) 文書等の決裁及び起案の手続きに関すること。

(3) 町長名及び課長名で施行する文書等の審査に関すること。

(4) 文書等の収受、発送に関すること。

(5) 文書、図書の整理、管理及び保管に関すること。

(6) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関すること。

(文書関係簿冊)

第7条 総務課には、次の各号に掲げる帳簿を備えなければならない。

(1) 文書収発簿(様式第1号)

(2) 特殊文書収受配付簿(様式第2号)

(3) 文書使送簿(様式第3号)

(4) 公示、令達簿(様式第4号)

(5) 国、県支出金等支払い通知収受配付簿(様式第5号)

(6) 郵便切手受払簿(様式第6号)

(7) 郵便物等差出記録簿(様式第7号)

2 各課には、次に掲げる帳簿を備えなければならない。

(1) 文書収発簿(様式第1号)

(平19訓令11・一部改正)

(文書の種類)

第8条 文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 法規文

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

(2) 公示文

 告示 行政処分又は法令により公表すべき一定の事実について町民に公示するもの

 公告 単に一定の事実について町民に公示するもの

(3) 令達文

 訓令 権限の行使又は職務に関し所属の機関又は職員に対し命令するもの

 達 特定の個人又は団体に対して行う行政処分を表すもの

 指令 個人、団体又は下級行政機関等からの申請又は願いに対して行う行政処分を表すもの

 指令(補) 個人又は、団体等からの補助金の交付申請に対して行う行政処分を表すもの

 往復文 通達、通知、照会、依頼、回答、報告、諮問、答申、進達、副申、申請、届、建議、協議等

 その他 契約書、辞令、裁決書、証書、表彰文、あいさつ文、書簡文等

(文書等の記号及び番号)

第9条 文書等(前条第3号カに掲げるものを除く。)には、記号及び番号をつけなければならない。

2 文書等(前条第3号カに掲げるものを除く。)の記号は、別表第1のとおりとする。

3 文書等(前条第3号カに掲げるものを除く。)の番号は、第22条の規定により原議に付された番号とする。

(平16訓令5・一部改正)

(文書等の書式)

第10条 文書等の書式は、別表第2に定めるところによるものとする。

第2章 文書等の収受及び配付

(文書等の収受及び配付)

第11条 本庁に送達された文書等は、次の各号に定めるところにより総務課において受領し、主務課の主任に配付する。

(1) 町又は町長あてに送達された普通文書(次号以下に掲げる文書等以外のものをいう。)は、総務課において開封し、主務課に配付する。

(2) 親展文書等は、封をしたまま収受印を押し、特殊文書収受配付簿に登載のうえ名あて人に配付し受領印をとること。

(文書収発簿の記載区分)

第12条 文書収発簿の記載は、町が自発的に発するものについては朱書、収受文書については、青又は黒書する等、収発の区別を明らかにしなければならない。

(時間外到達文書の取扱い)

第13条 執務時間外に到達した文書等の取扱いについては、宿日直規程(昭和47年規程第1号)に定めるところによる。

第3章 文書等の処理

(各課の文書処理)

第14条 主任は、文書等の配付をうけたときは、直ちにその文書を審査し、主管に属しないものがあるときには、その理由を付して総務課総務係に返付しなければならない。

2 配付を受けた文書等は、次により処理する。

(1) 主任は、配付を受けた文書等の余白に収受印を押し、文書収発簿に登載のうえ担当者に配付する。ただし、軽易な定例文書又は処理経過を必要としない文書等については、文書収発簿への登載を省略し直接担当者に配付することができる。

(2) 処理について照復等を要しない文書等は、職制順に閲覧に供する。

(3) 起案等により処理を要するものは、起案文書等処理について決裁を受ける文書等に添付して閲覧を受ける。

(文書等の起案)

第15条 すべて事案の処理は、文書等による。

2 文書等の起案は、定例又は簡易なもので、収受文書の余白を利用して伺い処理できるものを除き、起案用紙(様式第9号)を用いなければならない。

3 緊急を要するものについては、上司の指示を受け、電話又は口頭で処理することができる。この場合においては、軽易なものを除き、その処理要旨を文書等により明らかにしておかなければならない。

4 施行期日が指定され、又は予定されている事務の処理は、合議、決裁等必要な手続きに要する日時を考慮して起案しなければならない。

(回議書の作成要領)

第16条 回議書(起案による文書等をいう。以下同じ。)の作成に際しては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 回議書は、原則としてインクをもって記載すること。

(2) 回議書には、起案理由、経過の概要、経費の支出方法、関係法規その他参考になる事項を付記するとともに、関係書類を添付すること。

(3) 同一案件に関する回議書は、その処理順序にまとめて綴り回議すること。

(4) 回議書のうち、機密を要するもの、重要なもの、急を要するもの及び会計管理者の合議を要するものは、その旨回議書の所定欄を朱書きで囲むこと。

(5) 各課の主任は、回議書の内容及び形式について審査し、形式面その他軽易な誤りにあってはこれを修正し、その他のものにあっては起案者に訂正を求めるものとする。

(平19訓令3・一部改正)

(合議)

第17条 2以上の課に関連する文書等は、関係の多い課において起案し、関係課長と直接合議しなければならない。

2 起案文書で合議を受けたときは、直ちに事案を検討し、異議あるときは主務課長に協議し、協議が整わないときは直ちに上司の指示を受けなければならない。

3 起案文書で次に掲げるものは、各課において関係課及び総務課に合議しなければならない。

(1) 条例、規則、告示等の令達文書

(2) 普通文書等のうち上級官庁等に対する請願及び陳情

(回議文書の持回り)

第18条 臨時急施を要する文書等、機密その他重要な文書等は、各課において持回り、決裁を受けなければならない。

第4章 文書等の施行

(施行文書等の処理)

第19条 施行を要する原議は、特に施行日を指定されたもののほか、すみやかに施行しなければならない。

2 施行を要する原議は、別に決裁を受けなければ廃案にし、又は施行を保留することができない。

(文書等の施行者名)

第20条 文書等の施行者名は、町長名とする。ただし、法令に別段の定めがあるときは、この限りでない。

2 前項本文の規定にかかわらず施行する文書等の軽重により、副町長又は課長名で施行することができる。

(平19訓令3・平23訓令9・一部改正)

(文書等の日付)

第21条 施行する文書等の日付けは、発送する日としなければならない。

(文書等施行の登録)

第22条 施行を要する原議(課長名で施行する文書等を除く。)は、文書収発簿又は公示令達簿に登録し、原議に番号を付さなければならない。

2 文書等の番号は、会計年度毎に一連番号とする。ただし、往復文のうち同一案件に関するものは、当該案件が完結するまで同一のものを用い、また、その案件が2年度以上にわたるものについては、次年度以降は最初の年度の数字をその記号に冠するものとする。

3 条例、規則、訓令、告示及び公示の番号は、前項の規定にかかわらず、暦年毎に一連番号とする。

(平16訓令5・一部改正)

(浄書及び校合)

第23条 施行する文書等は、主管課において浄書及び校合するものとする。

(公印の押印)

第24条 施行する文書等には、公印を押さなければならない。ただし、次の各号に掲げるものについては、この限りでない。

(1) 県の機関又は県内の市町村あてに発するもので次に掲げる往復文(知事あてに発するものを除く。)

 会議、研修会、打合せ会、ヒアリング等の開催に関する文書等

 会議、研修会、打合せ会、ヒアリング等の出席者の回答、報告に関する文書等

 図書、刊行物、資料、ポスター等を送付する文書等

 定期的に報告する文書等

 所掌事務の照会文書等

 所掌事務の回答文書等

2 前項ただし書きの規定により公印の押印を省略する場合は、発信者名の下に「(公印省略)」と表示するものとする。

3 行政処分、契約、登記又は証明に関する書類その他特に必要と認める文書等には、契印、割印又は訂正印を押さなければならない。

(文書等の発送)

第25条 発送を要する文書等は、次により総務課において発送しなければならない。ただし、特に緊急を要するもの、その他特別の事情のあるものは、主務課において発送することができる。

(1) 郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便(以下「郵便等」という。)により発送する文書等は、町外及び町内の区分けをし、総務課に備えられた郵便物等差出記録簿に記載した後、所定の場所におく。

(2) 県庁あての文書等については、封筒に入れずに、発送先の部課名を記した附箋を貼付し、所定の書類袋に入れておく。

(3) 総務課長が指定する時間までに回付されたものは、即日発送する。

(4) 町内あての発送文書等は、毎週月曜日及び木曜日を発送日とする。ただし、その日が休日の場合は翌日とする。

(5) 使送によるときは、文書使送簿に所要事項を記入し、総務課長が定めた使送の日の前日までに総務課総務係へ引渡すものとする。

(6) 郵便切手は、郵便切手受払簿により受払いしなければならない。

2 前条第1項ただし書きの規定により公印の押印を省略できるもののうち、同項第1号に掲げる文書等の発送については、郵便等による発送、使送により行うほか、ファクシミリ又は電子メールにより行うことができる。この場合において、ファクシミリ又は電子メールによる発送は、主務課において行わなければならない。

3 一時に大量の文書等を発送するときは、前もって総務課総務係に連絡しなければならない。

(平19訓令11・一部改正)

(発送済の表示)

第26条 発送済みの原議には、主務課において発送済の表示をしなければならない。

(電磁的記録の管理)

第27条 電磁的記録については、前条までの規定にかかわらず、その種別、情報化の進展状況等を勘案して別に定める方法により管理するものとする。

附 則

1 この訓令は、平成14年11月1日から施行する。

2 この訓令施行の際、既に従前の規程に基づいて処理された文書は、この訓令により処理されたものとみなす。

附 則(平成15年訓令第3号)

この訓令は、平成15年7月1日から施行する。

附 則(平成16年訓令第5号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成19年訓令第3号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年訓令第11号)

この訓令は、平成20年1月1日から施行する。

附 則(平成22年訓令第1号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成22年訓令第4号)

この訓令は、平成22年9月1日から施行する。

附 則(平成23年訓令第9号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

(旧様式により作成した用紙に関する経過措置)

2 この訓令による改正前の第1条、第6条及び第9条に規定する訓令に規定する様式(以下「旧様式」という。)により作成した用紙は、この訓令による改正後の様式によるものとみなす。

3 この訓令の施行の際、現にある旧様式により作成した用紙は、当分の間、これを補修して使用することができる。

附 則(平成28年訓令第6号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成29年訓令第14号)

この訓令は、平成30年1月1日から施行する。

附 則(平成31年訓令第2号)

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

附 則(平成31年訓令第3号)

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

別表第1(第9条第2項関係)

(平15訓令3・平19訓令3・平22訓令1・平28訓令6・平31訓令2・一部改正)

1 法規文、公示文及び令達文

大郷町条例第  号

大郷町規則第  号

大郷町告示第  号

大郷町公告第  号

大郷町訓令第  号

大郷町達 第  号

大郷町指令第  号

2 往復文

大郷 第  号 総務課及び次に掲げる課、室以外のもの

大郷財第  号 財政課

大郷政第  号 まちづくり政策課

大郷税第  号 税務課

大郷農第  号 農政商工課

大郷地第  号 地域整備課

大郷民第  号 町民課

大郷保第  号 保健福祉課

大郷会第  号 会計課

大郷民保第  号 乳幼児総合教育施設

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(平19訓令11・一部改正)

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(平29訓令14・全改、平31訓令3・一部改正)

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大郷町文書取扱規程

平成14年10月23日 訓令第12号

(平成31年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印・統計
沿革情報
平成14年10月23日 訓令第12号
平成15年7月1日 訓令第3号
平成16年12月16日 訓令第5号
平成19年3月30日 訓令第3号
平成19年12月13日 訓令第11号
平成22年3月29日 訓令第1号
平成22年9月1日 訓令第4号
平成23年3月10日 訓令第9号
平成28年3月14日 訓令第6号
平成29年12月18日 訓令第14号
平成31年3月14日 訓令第2号
平成31年3月19日 訓令第3号