○音更町役場処務規程

昭和44年4月30日

訓令第1号

目次

第1章 総則(第1条)

第2章 文書管理

第1節 通則(第2条~第4条)

第2節 文書の収受及び配布(第5条~第8条)

第3節 文書の処理(第9条~第11条)

第4節 文書の起案及び回議(第12条~第16条)

第5節 文書の施行(第17条~第20条)

第6節 文書の保存(第21条)

第3章 服務

第1節 通則(第22条~第35条)

第2節 当直(第36条~第44条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 音更町役場(以下「役場」という。)(町長の権限に属する事務を処理するための組織が執務を行う役場以外の庁舎(以下「別庁舎」という。)を含む。)における処務については、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。

第2章 文書管理

第1節 通則

(文書取扱いの原則)

第2条 文書の取扱いは、適確かつ迅速に行われなければならない。

2 文書は、常に、一定の場所に整理して保管しなければならない。

(秘密の保持)

第3条 秘密の取扱いを要する文書は、特に綿密な注意を払い、鍵のかかる箇所に保管しなければならない。

(文書の区分)

第4条 文書の区分は、次のとおりとする。

(1) 法規文書

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条により制定するもの

 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

(2) 令達文書

 訓令 町長が所管の機関又は職員に対し、一般的に命令するもの

 訓 町長が所管の機関又は職員に対し、個別的に命令するもの

 達 特定の団体又は個人に対し、許可、認可等を取り消し、又は一方的に作為若しくは不作為を命令するために発するもの

(3) 指令 申請、出願等に対し、許可、認可等を行うために発するもの

(4) 公示文書 告示、公表等一般に公示を要するもの

(5) 一般文書 前各号に掲げる文書以外のもの

第2節 文書の収受及び配布

(文書の収受)

第5条 役場に到着した文書は、次の各号の定めるところにより取り扱わなければならない。

(1) 普通文書(親展文書、親展電報及び秘文書を除く文書をいう。以下同じ。)は、開封し、文書の余白に受付印を押し(戸籍に関する届書及び領収書を除く。)、部長(担当部長を含む。第3号において同じ。)を経由して主務課長(担当課長、参事、所長、室長及び館長を含む。以下「主務課長等」という。)に配布する。

(2) 親展文書、親展電報及び秘文書は、開封しないで封皮に受付印を押し、親展文書等配布簿(別記第1号様式)により配布する。

(3) 電報は、電報電話(口頭)受信書(別記第2号様式)に添付し、約字を用いたものは訳文を付して部長を経由して主務課長等に配布する。

(4) 到着文書のうち、到着の日時が行為の効力又は権利の取得、喪失若しくは変更に関係あるものについては、第1号の手続によるほか、その余白に到着時刻を記入し、封皮を添付する。

(5) 現金、金券、有価証券その他貴重品添付の文書は、金券等配布簿(別記第3号様式)に記載し、書留文書は、書留配布簿(別記第4号様式)に記載し、会計管理者又は主務課長等に配布し、受領印を徴する。

(執務時間外の文書の取扱い)

第6条 執務時間外に役場に到着した文書は、即日処理を要すると認めるものを除き、到着した日の翌日(翌日が休日(音更町の休日に関する条例(平成2年音更町条例第22号)に規定する休日をいう。以下同じ。)であるときは、最初の出勤日)の出勤時刻後直ちに前条の規定により配布しなければならない。

(送料未納等の文書の取扱い)

第7条 送料の未納若しくは不足の文書は、総務課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払い、これを収受することができる。

(口頭又は電話の処理)

第8条 口頭又は電話で受理した事項のうち重要と認められるものは、電報電話(口頭)受信書に記載し、文書として取り扱うものとする。

第3節 文書の処理

(文書の処理)

第9条 主務課長等は、文書の配布を受けたときは、自ら処理し、又は処理の方針を示して課員に配布する。

(文書即日処理の原則)

第10条 文書は、即日処理しなければならない。期限のあるもので、その期限内に処理することができないときは、あらかじめその期限を予定して上司の承認を受けなければならない。

(重要文書の処理)

第11条 重要又は異例に属する文書は、あらかじめ上司の閲覧に供し、その処理につき指示を受けなければならない。

第4節 文書の起案及び回議

(文書の起案)

第12条 文書の起案は、起案書によることを例とする。

2 文書の返付又は軽易と認められる事件について照会、回答及び督促等をするときは、附箋又は照復用紙を用いることができる。

(起案書の記載)

第13条 起案書には、必要により本文の前に処理の理由を簡明に記述し、関係法規その他参考となる事項又は書類をその末尾に記載し、又は添付しなければならない。

(特殊文書の取扱い)

第14条 起案書のうち、機密を要するもの、急を要するもの及び説明を要するものについては、持ち回りして上司の決裁を受けなければならない。

2 起案書で施行上特殊の取扱いを要するものには、「速達」、「書留」、「配達証明」、「内容証明」等その要領を朱記しなければならない。

第15条及び第16条 削除

第5節 文書の施行

(記号及び番号)

第17条 文書には、記号及び番号(一般文書については、記号のみ)を付するものとする。

2 文書の記号は、別表のとおりとする。

3 文書の番号は、施行の順序に従い、令達番号簿(別記第5号様式)により歴年ごとの一連番号とする。

4 前項の規定にかかわらず、指令文書であつて、相当多数の相手方に施行するものと町長が認めるものは、前項の規定による番号の後に「―」及び枝番号を加えたものを当該文書の番号とすることができる。

第17条の2 発送文書については、その本文の末尾に、主管の部課係名等当該文書についての連絡先をかつこを付して表示するものとする。

(敬称)

第17条の3 文書の名あて人に付する敬称は、「様」とする。ただし、文書の内容、形式等から他の敬称を用いた方が適当と認められる場合又は法令等に特別の定めがある場合は、他の敬称を用いることができる。

(公印の押印)

第18条 文書のうち送付を要するものには、公印を押さなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書については、この限りでない。

(1) 町の機関に対して発する文書(行政処分に関する文書その他特に重要な文書を除く。)

(2) 照会、回答で直接法律効果を生じない文書

(3) 刊行物、資料等の送付文書

(4) 案内状、礼状、挨拶状等の書簡文書

(5) 祝辞、弔辞その他これらに類する文書

(6) 同一事案の多量の文書

(7) その他軽易な文書

(電子署名)

第18条の2 前条の規定にかかわらず、町の機関の電子計算機(入出力装置を含む。以下同じ。)と国、他の地方公共団体等の電子計算機とを電気通信回線で接続した電子情報処理組織であって、特定の事務処理を行うために必要と認められるものを利用して文書を送信する場合においては、公印の押印に代えて、電子署名(電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。)を行わなければならない。ただし、送信しようとする文書が前条各号に掲げる文書であるときは、この限りでない。

2 電子署名に関し必要な事項は、町長が別に定める。

(文書の経由)

第19条 副申の必要のない文書で経由を要するものについては、経由簿(別紙第6号様式)によつて処理し、文書の余白に経由印及び公印を押さなければならない。

(文書の発送)

第20条 発送する文書は、すべて午後3時までに管理係に回付しなければならない。ただし、急を要するものについては、この限りでない。

2 管理係は、発送文書の回付を受けたときは、即時発送しなければならない。郵便によらないで送達する重要な文書については、受領印を徴さなければならない。

3 執務時間外において文書を発送する場合においては、当直員が備付けの郵便料受払簿(別記第7号様式)に記載して発送する。

第6節 文書の保存

(完結文書)

第21条 文書の処理が完結したときは、別に定めるところにより整理し、保存しておかなければならない。

第3章 服務

第1節 通則

(服務の原則)

第22条 職員は、公務を民主的かつ能率的に運営すべき責務を深く自覚し、全体の奉仕者として誠実かつ公正にその職務を遂行しなければならない。

(身分証明書)

第23条 職員は、常に身分証明書(別記第8号様式)を所持しなければならない。

(出勤簿)

第24条 職員は、出勤したときは、出勤簿に自ら押印しなければならない。

(執務中の外出)

第25条 執務中に外出しようとする者は、上司の承認を受けなければならない。

(勤務免除)

第26条 職員は、職員の給与に関する条例(昭和32年音更町条例第7号)第8条の規定により勤務しないことにつき特に承認を受ける場合は、勤務免除願(別記第11号様式)によりあらかじめ承認を受けなければならない。ただし、やむを得ない理由によりあらかじめ承認を受けることができないときは、事後において速やかにその手続をしなければならない。

(欠勤)

第27条 職員は、事故等により欠勤しようとする場合は、あらかじめ届け出なければならない。

(遅参及び早退)

第28条 職員は、事故等により遅参し、又は早退しようとする場合は、前2条の規定に準じて手続をしなければならない。

(私事旅行の届出)

第29条 職員が私事により2日以上にわたり勤務地を離れようとする場合(年次有給休暇及び特別休暇に伴い旅行する場合を除く。)は、あらかじめその期間、旅行先及び連絡先を届け出なければならない。

(出張の復命)

第30条 出張を命ぜられた職員は、帰庁後速やかにその出張中取扱つた事務の結果を復命しなければならない。

(履歴書及び身元保証書)

第31条 新たに職員となつた者は、遅滞なく履歴書及び身元保証書(別記第12号様式)を提出しなければならない。

(履歴事項等の届出)

第32条 職員は、氏名、住所、本籍を変更したとき、又は学歴、免許等の資格を取得したときは、速やかに履歴事項変更届(別記第13号様式)にその事実を証する書面を添えて提出しなければならない。

(通勤に使用する自動車の届出)

第32条の2 職員は、通勤に使用しようとする全ての自動車について、あらかじめ届け出なければならない。

(事務の引継ぎ)

第33条 職員は、勤務替え、休職、退職等の場合は、担当事務を後任者又は上司の指定する者に引き継ぎ、その旨を上司に報告しなければならない。

(退庁時の措置)

第34条 職員は、退庁するときは、火災防止、戸締り等の必要な措置をとらなければならない。

(時間外の登退庁)

第35条 職員は、勤務時間外、休日等に登庁したときは、登庁時及び退庁時に当直員にその旨を届け出なければならない。

第2節 当直

(当直)

第36条 正規の勤務時間外の時間及び休日に、庁舎、設備、備品、書類等の保全、外部との連絡、文書の収受発送及び庁内の監視のための当直を置く。

(当直の種類及び勤務時間)

第37条 当直は、宿直及び日直とし、その勤務時間は、次のとおりとする。ただし、勤務時間経過後においても事務の引継ぎを終わるまでは、引き続き勤務しなければならない。

(1) 宿直 平日は退庁時限から、休日は平日の退庁時限から翌日の出勤時限(翌日が休日に当たるときは、平日の出勤時限)まで

(2) 日直 休日において平日の出勤時限から退庁時限まで

(当直の委託等)

第38条 当直は、委託により行うことができる。ただし、災害等により町長が特に必要と認める場合又は当直に係る委託契約が解除された場合その他当直が委託により行うことができない場合においては、町長の指定する職員を除き、次に掲げるところにより総務課長が当直に従事する職員(以下「当直員」という。)を当直命令簿により命ずるものとする。

(1) 宿直 男子職員 1人

(2) 日直 職員 1人

2 前項各号に掲げる当直の人数は、総務課長が特に必要と認めた場合は増員することができる。

3 第1項ただし書の規定により当直員を命ぜられた場合にあつては、当該当直員は、当直を命ぜられた期間中、本来の業務に従事しないものとする。

(代直)

第39条 前条第1項ただし書の規定により当直を命ぜられた職員が、疾病その他やむを得ない理由により当直をすることができない場合は、総務課長の承認を受けなければならない。

(免除及び猶予)

第40条 職員は、心身の故障その他特別の理由により当直が困難な場合は、総務課長の承認を得て、当該理由の存する期間当直をしないことができる。

2 総務課長は、職員が次の各号のいずれかに該当する場合には、当該各号に掲げる期間、当直をさせないことができる。

(1) 新たに採用になつた場合 採用の日から6箇月間

(2) 疾病のため7日以上にわたり欠勤した場合 出勤した日から5日間

(3) 出張を命ぜられた場合 出発する日の前日及び帰庁した日の翌日

(4) 特に承認を受けた場合 当該承認を受けた期間

(引継ぎ)

第41条 当直員は、管理係長又は前に当直をした職員若しくは当直に係る委託業務従事者から次に掲げる簿冊及び物品の引継ぎを受け、当直を終了したときは、その取り扱つた事項とともに管理係長又は次の当直する職員若しくは当直に係る委託業務従事者に引き継がなければならない。

(1) 公印

(2) 当直日誌

(3) 当直引継簿

(4) 時間外勤務命令簿

(5) その他必要な物件

(当直日誌の記載事項)

第42条 当直員は、当直日誌におおむね次の事項を記載しなければならない。

(1) 当直の年月日

(2) 当直員の職氏名

(3) 文書の収受及び発送のてん末

(4) 来場者の氏名

(5) 出張者、外勤者、帰庁者の氏名及び時刻

(6) 勤務中に取り扱つた事件及びそのてん末

(7) その他必要な事項

(非常事態が発生した場合の処置)

第43条 当直員は、盗難又は庁舎若しくはその付近に火災その他の非常事態が発生した場合は、臨機の処置をとるとともに、町長、副町長、総務部長、総務課長及び関係先に急報しなければならない。

(別庁舎における特例)

第44条 別庁舎については、第5条から第7条まで、第20条第35条及び第2節の規定は適用しない。ただし、別庁舎で執務を行う主務課長等は、当該規定に準じ、適切な方法等により当該別庁舎の処務を行わなければならない。

1 この規程は、昭和44年5月1日から適用する。

2 音更町職員服務規程(昭和28年音更町規程第1号)及び音更町事務処理規程(昭和28年音更町規程第2号)は、廃止する。

(昭和45年4月20日訓令第2号)

この訓令は、昭和45年4月10日から適用する。

(昭和45年11月24日訓令第3号)

この訓令は、昭和45年11月16日から適用する。

(昭和46年4月12日訓令第1号)

この訓令は、昭和46年4月1日から適用する。

(昭和47年4月18日訓令第1号)

この訓令は、昭和47年4月1日から適用する。

(昭和48年5月21日訓令第2号)

この訓令は、昭和48年4月1日から適用する。

(昭和49年10月15日訓令第3号)

この規程は、昭和49年4月1日から適用する。

(昭和50年4月23日訓令第4号)

この訓令は、昭和50年4月1日から適用する。

(昭和51年5月1日訓令第3号)

この訓令は、令達の日から施行する。

(昭和51年11月29日訓令第14号)

この訓令は、昭和52年1月1日から施行する。

(昭和52年6月23日訓令第1号)

この訓令は、令達の日から施行する。

(昭和52年12月21日訓令第4号)

この訓令は、令達の日から施行し、昭和52年10月11日から適用する。

(昭和53年5月17日訓令第3号)

この訓令は、令達の日から施行し、昭和53年4月1日から適用する。ただし、第37条の改正規定は、昭和53年5月1日から適用する。

(昭和55年4月11日訓令第1号)

この訓令は、昭和55年4月1日から適用する。

(昭和56年7月14日訓令第2号)

この訓令は、昭和56年7月1日から適用する。

(昭和57年5月6日訓令第1号)

この訓令は、令達の日から施行する。

(昭和58年3月28日訓令第2号)

この訓令は、昭和58年4月1日から施行する。

(昭和58年5月31日訓令第6号)

この訓令は、令達の日から施行し、昭和58年4月1日から適用する。

(昭和60年5月8日訓令第4号)

この訓令は、公布の日から施行し、昭和60年4月1日から適用する。

(昭和62年5月26日訓令第1号)

この訓令は、令達の日から施行し、昭和62年4月1日から適用する。

(昭和63年6月3日訓令第1号)

この訓令は、令達の日から施行する。

(平成元年10月23日訓令第2号)

この訓令は、令達の日から施行し、平成元年5月1日から適用する。

(平成2年7月30日訓令第5号)

この訓令は、令達の日から施行する。

(平成3年6月1日訓令第3号)

この訓令は、令達の日から施行する。

(平成3年6月24日訓令第4号)

この訓令は、令達の日から施行する。

(平成4年7月10日訓令第1号)

この訓令は、令達の日から施行し、平成4年4月1日から適用する。

(平成5年3月6日訓令第1号)

この訓令は、平成5年4月1日から施行する。

(平成6年3月18日訓令第1号)

この訓令は、平成6年4月1日から施行する。

(平成7年3月30日訓令第1号)

この訓令は、平成7年4月1日から施行する。

(平成7年6月1日訓令第5号)

この訓令は、令達の日から施行し、平成7年4月1日から適用する。

(平成7年12月11日訓令第10号)

この訓令は、令達の日から施行する。

(平成8年3月25日訓令第1号)

この訓令は、令達の日から施行する。

(平成8年5月22日訓令第2号)

1 この訓令は、平成8年6月1日から施行する。

2 この訓令の施行の際、この訓令により敬称を「様」とすることが適当と認められるもののうち、「様」以外の敬称を用いた印刷済みの印刷物及び電算システムに「様」以外の敬称を設定済みの帳票類については、当分の間、これを用いることができる。

(平成8年7月29日訓令第3号)

この訓令は、令達の日から施行し、平成8年4月1日から適用する。

(平成9年2月21日訓令第1号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成9年4月1日から施行する。

(平成9年6月6日訓令第9号)

この訓令は、令達の日から施行し、平成9年5月1日から適用する。

(平成10年5月1日訓令第1号)

この訓令は、令達の日から施行し、平成10年4月1日から適用する。

(平成11年3月26日訓令第1号)

この訓令は、平成11年4月1日から施行する。

(平成12年3月27日訓令第1号)

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

(平成15年7月28日訓令第1号)

この訓令は、令達の日から施行する。

(平成16年4月21日訓令第2号)

この訓令は、令達の日から施行し、平成16年4月1日から適用する。

(平成17年6月23日訓令第1号)

この訓令は、令達の日から施行し、平成17年5月1日から適用する。

(平成19年3月15日訓令第1号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(平成19年6月29日訓令第13号)

この訓令は、公布の日から施行し、平成19年4月1日から適用する。

(平成20年2月19日訓令第1号)

この訓令は、公布の日から施行する。

(平成22年3月31日訓令第2号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

(平成24年4月27日訓令第2号)

この訓令は、令達の日から施行し、平成24年4月1日から適用する。

(平成29年6月1日訓令第3号)

この訓令は、令達の日から施行する。

(平成29年11月24日訓令第6号)

この訓令は、平成29年12月1日から施行する。

(令和2年4月27日訓令第5号)

この訓令は、令達の日から施行し、令和2年4月1日から適用する。

(令和2年4月27日訓令第6号)

この訓令は、令達の日から施行する。

(令和3年5月17日訓令第1号)

この訓令は、令達の日から施行し、令和3年5月1日から適用する。

(令和3年9月1日訓令第2号)

(施行期日)

1 この訓令は、令和3年9月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の際、施行前の規定に基づいて作成されている用紙がある場合においては、施行後の規定にかかわらず、当分の間、必要な調整をして使用することを妨げない。

(令和4年3月31日訓令第4号)

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

(令和5年1月31日訓令第2号)

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

(令和5年5月18日訓令第5号)

この訓令は、令達の日から施行し、令和5年4月1日から適用する。

(令和6年3月29日訓令第2号)

この訓令は、令和6年4月1日から施行する。

別表(第17条関係)

区分

記号

法規文書

条例

音更町条例

規則

音更町規則

令達文書

訓令

音更町訓令

指令

音更町指令

公示文書

告示

音更町告示

一般文書

付表のとおり

一般文書には、付記の記号の頭に「音」を、末尾に「発」の文字を加えるものとする。

付表

課等の名称

記号

企画課

企画

まちづくり推進課

まち

広報広聴課

広報

財政課

財政

総務課

総務

情報システム課

情報

危機対策課

危対

税務課

税務

収納課

収納

町民課

町民

環境生活課

環生

木野支所

支所

消費生活センター

消費

福祉課

福祉

子ども福祉課

子ども

健康推進課

健康

高齢者福祉課

高福

農政課

農政

全国和牛能力共進会対策室

全共

商工観光課

商観

農地整備課

農地

ふれあい交流館

交流

都市計画課

都計

土木課

土木

建築住宅課

建住

建設部上下水道担当

上下水

出納室

出納

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別記第9号様式及び別記第10号様式 削除

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音更町役場処務規程

昭和44年4月30日 訓令第1号

(令和6年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第1節 事務分掌
沿革情報
昭和44年4月30日 訓令第1号
昭和45年4月20日 訓令第2号
昭和45年11月24日 訓令第3号
昭和46年4月12日 訓令第1号
昭和47年4月18日 訓令第1号
昭和48年5月21日 訓令第2号
昭和49年10月15日 訓令第3号
昭和50年4月23日 訓令第4号
昭和51年5月1日 訓令第3号
昭和51年11月29日 訓令第14号
昭和52年6月23日 訓令第1号
昭和52年12月21日 訓令第4号
昭和53年5月17日 訓令第3号
昭和55年4月11日 訓令第1号
昭和56年7月14日 訓令第2号
昭和57年5月6日 訓令第1号
昭和58年3月28日 訓令第2号
昭和58年5月31日 訓令第6号
昭和60年5月8日 訓令第4号
昭和62年5月26日 訓令第1号
昭和63年6月3日 訓令第1号
平成元年10月23日 訓令第2号
平成2年7月30日 訓令第5号
平成3年6月1日 訓令第3号
平成3年6月24日 訓令第4号
平成4年7月10日 訓令第1号
平成5年3月6日 訓令第1号
平成6年3月18日 訓令第1号
平成7年3月30日 訓令第1号
平成7年6月1日 訓令第5号
平成7年12月11日 訓令第10号
平成8年3月25日 訓令第1号
平成8年5月22日 訓令第2号
平成8年7月29日 訓令第3号
平成9年2月21日 訓令第1号
平成9年6月6日 訓令第9号
平成10年5月1日 訓令第1号
平成11年3月26日 訓令第1号
平成12年3月27日 訓令第1号
平成15年7月28日 訓令第1号
平成16年4月21日 訓令第2号
平成17年6月23日 訓令第1号
平成19年3月15日 訓令第1号
平成19年6月29日 訓令第13号
平成20年2月19日 訓令第1号
平成22年3月31日 訓令第2号
平成24年4月27日 訓令第2号
平成29年6月1日 訓令第3号
平成29年11月24日 訓令第6号
令和2年4月27日 訓令第5号
令和2年4月27日 訓令第6号
令和3年5月17日 訓令第1号
令和3年9月1日 訓令第2号
令和4年3月31日 訓令第4号
令和5年1月31日 訓令第2号
令和5年5月18日 訓令第5号
令和6年3月29日 訓令第2号