(趣旨)

第1条　音更町の文書の編集及び保存については、この訓令の定めるところによる。

(文書整理担当者の設置)

第2条　各課長等は、文書整理担当者を各係毎に定め、その係に属する文書の整理に関する事務を処理させなければならない。

(保存期間)

第3条　文書の保存期間は、その種目に応じ次のとおりとする。ただし、法令等の規定により、保存期間の定めある文書は、当該法令の定めるところによる。

(永久保存に属する文書)

第4条　第1種に属するものは、次のとおりとする。

(10年保存に属する文書)

第5条　第2種に属するものは、次のとおりとする。

(5年保存に属する文書)

第6条　第3種に属するものは、次のとおりとする。

(3年保存に属する文書)

第7条　第4種に属するものは、次のとおりとする。

(1年保存に属する文書)

第8条　第5種に属するものは、次のとおりとする。

(完結文書の編集要領)

第9条　完結文書は、会計年度(暦年により処理する文書は暦年)毎に完結月日の順序により主務係において、次の各号により編集しなければならない。

(文書の装てい)

第10条　文書には、表紙(別記第2号様式)、背表紙(別記第3号様式)及び目次(別記第4号様式)を付さなければならない。この場合、保存種別を明確にするため表紙、背表紙は、次の色別によつて表示する。

(主務係の保管)

第11条　文書は、翌年(度)1年間主務係において保管するものとする。

(文書の引継ぎ)

第12条　文書は、保存年限別に区分し、総務課へ引継ぐものとする。この場合1年保存の文書は、引継ぎの際主務係において廃棄するものとする。

(主務係の保存)

第13条　総務課に引継ぎがたい理由のある文書は、その内容及び保存、管理方法について、総務課長の承認を受け、主務係において保存することができる。

(引継文書の審査)

第14条　総務課は、文書の引継ぎを受けたときは、その編集区分及び製本の適否を審査し、訂正又は整備の必要を認めたものについては、主務係に補修させることができる。

(保存)

第15条　前条の審査を経た保存文書は、総務課において完結文書保存票(別記第5号様式)に登記し、これを書庫に保管しなければならない。

(出先機関の特例)

第16条　書庫の施設を有しない出先機関における文書の保存については、第12条第14条及び第15条の規定にかかわらず、当該出先機関の長の定めるところによるものとする。

(文書の借覧)

第17条　総務課において保存中の文書を借覧しようとする者は、文書借覧書(別記第6号様式)により総務課長に請求しなければならない。

(転貸及び庁外持出しの制限)

第18条　借覧文書を他課に転貸し、又は庁外に持出そうとするときは、総務課長の許可を受けなければならない。

(部外者の閲覧等)

第19条　やむを得ない理由によつて部外者に保存文書の閲覧又は謄写をさせる場合には、主務係において、総務課長を経て町長の承認を受けなければならない。

(廃棄の手続)

第20条　保存期間を経過した文書は、総務課において完結文書廃棄票(別記第5号様式)を作成し、関係課係に合議のうえ、総務部長の決裁を経て廃棄するものとする。

(書庫の管理)

第21条　書庫は、総務課において管理するものとする。

(書庫内の保全)

第22条　書庫は、常に通気、防湿等に注意し、文書の変質、虫害等の予防に努めなければならない。

(立入りの制限)

第23条　書庫には、書庫担当係員以外の者は立入つてはならない。ただし、総務課長の承認を受けた者は、書庫担当係員の立合いのもとに出入することができる。

(書庫日誌)

第24条　書庫開閉の場合には、書庫担当係員は、書庫内を巡視して異常の有無を確かめ、書庫日誌(別記第7号様式)に必要事項を記入して、総務課長の閲覧に供しなければならない。

(文書保存の特例)

第25条　保存期間を経過した文書であつても町の行政資料とすることが適当と認められるものについては、第20条の規定にかかわらず、当該文書を企画財政部企画課に引継ぎ、当該課において保存することができる。