○音更町が取り扱う個人情報、個人番号及び特定個人情報の管理に関する規程
平成29年5月8日
訓令第2号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条―第9条)
第3章 教育研修(第10条―第12条)
第4章 個人情報等の取扱い(第13条―第22条)
第5章 情報システムにおける安全の確保等(第23条―第35条)
第6章 取扱区域及び管理区域の安全管理(第36条―第39条)
第7章 個人情報等の提供及び業務の委託等(第40条―第43条)
第8章 安全確保上の問題への対応(第44条―第47条)
第9章 監査及び点検の実施(第48条―第50条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号利用法」という。)及び音更町個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年音更町条例第2号。以下「個人情報保護法施行条例」という。)に定めるもののほか、町が取り扱う個人情報、個人番号(番号利用法第2条第5項に規定する個人番号をいう。以下同じ。)及び特定個人情報(以下「個人情報等」という。)の適正な管理に関し必要な事項を定めることを目的とする。
(定義)
第2条 この訓令において使用する用語は、個人情報保護法、番号利用法及び個人情報保護法施行条例において使用する用語の例によるほか、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 課等 音更町行政組織規則(平成11年音更町規則第14号)別表第1に定める課等、同規則第5条第1項に定める出納室、同規則第7条に定める木野支所、音更町上下水道事業の運営に関する規程(平成24年音更町上下水道事業規程第1号)別表第1に定める課、音更町教育委員会行政組織規則(平成11年音更町教育委員会規則第2号)別表第1に定める課、館及びセンター、音更町立学校設置条例(昭和39年音更町条例第27号)別表第1に定める小学校、同条例別表第2に定める中学校、音更町選挙管理委員会規程(平成11年音更町選挙管理委員会告示第76号)第16条に定める事務局、音更町監査委員条例(昭和42年音更町条例第13号)第7条に定める事務局、音更町農業委員会事務局規程(昭和57年音更町農業委員会訓令第1号)第1条に定める事務局並びに音更町消防等事務処理要領(平成28年4月1日施行)第2条に定める総務部消防担当をいう。
(2) 課長等 音更町部設置条例(平成24年音更町条例第1号)及び音更町教育委員会行政組織規則第4条第1項に定める部並びに課等に置かれる課長、担当課長、参事、室長、所長、館長、事務局長及び校長をいう。
(3) 職員 実施機関の職員及び音更町立学校管理規則(昭和51年音更町教育委員会規則第4号)第3条第2号に定める職員をいう。
(4) 電子媒体 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものに係るフロッピーディスク、USBメモリ、光ディスク等の記録媒体をいう。
(5) 情報漏えい等 個人情報等の漏えい、滅失、毀損等をいう。
第2章 管理体制
(総括保護責任者)
第3条 個人情報等に係る適正な管理を総合的に行うため、総括保護責任者を置く。
2 総括保護責任者は、副町長をもって充てる。
(総括保護管理者)
第4条 総括保護責任者を補佐するため、総括保護管理者を置く。
2 総括保護管理者は、前項に規定する補佐をするとともに、次に掲げる事項を所掌する。
(1) 個人情報等の安全管理に係る教育、訓練及び研修の企画及び実施に関すること。
(2) 個人情報等の取扱状況の把握に関すること。
(3) 個人情報等の安全管理措置の状況に係る監査及び監督に関すること。
(4) 個人情報等の安全管理措置に係る指示、指導及び助言に関すること。
(5) その他個人情報等の安全管理措置に関すること。
3 総括保護管理者は、総務部長をもって充てる。
(副総括保護管理者)
第5条 総括保護管理者を補佐し、前条第2項各号に掲げる事項及び次に掲げる事項を実施するため、副総括保護管理者を置く。
(1) 個人情報等を管理するシステム等に係る基幹的なサーバー及びネットワーク機器等を設置する区域(以下「管理区域」という。)における入退管理に関すること。
(2) 個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)を取り扱うシステムに係るアクセス権限の設定及び変更並びにアクセス記録の管理に関すること。
2 副総括保護管理者は、総務部情報システム課長及び総務課長をもって充てる。
(個人情報等の適正な管理及び保護のための会議)
第6条 総括保護責任者及び総括保護管理者は、個人情報等の管理及び保護に係る重要事項の決定、連絡、調整等を行うために必要があると認めるときは、関係職員による会議を開催することができる。
(保護管理者)
第7条 課等に保護管理者を置く。
2 保護管理者は、所管する課等における個人情報等の安全管理のために必要な措置を講ずるため、次に掲げる事務を行う。
(1) 個人情報等に係る書類、機器、電子媒体等の安全管理に関すること。
(2) 個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)への入退管理に関すること。
(3) 個人情報等の取扱状況の把握に関すること。
(4) 第5条第1項第2号に規定するアクセス権限の設定及び変更に係る副総括保護管理者への依頼に関すること。
(5) 特定個人情報等を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)及びその役割の指定並びに当該事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲の決定に関すること。
(7) 委託先における個人情報等の取扱状況等の監督に関すること。
(8) その他個人情報等の安全管理措置に関すること。
3 前項の規定にかかわらず、同一の個人情報等を複数の課等において管理する場合は、当該課等における保護管理者は、互いに連携し、個人情報等に関する安全管理措置を行うとともに、当該課等における任務を分担し、及び責任を明確にするものとする。
4 保護管理者は、総括保護管理者又は副総括保護管理者から個人情報等の安全管理措置の状況について指示、指導、助言等を受けた場合は、これに従わなければならない。
5 保護管理者は、課長等又はこれに代わる者をもって充てる。
(事務取扱担当者)
第8条 保護管理者は、事務取扱担当者及びその役割を指定し、当該事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を定めなければならない。
2 事務取扱担当者は、課等の特定個人情報等の安全管理措置を講ずるため、特定個人情報等を取得し、保管し、利用し、提供し、開示し、訂正し、利用停止し、若しくは廃棄し、又は委託処理等の特定個人情報等を取り扱う業務に従事するときは、個人情報保護法、番号利用法、この訓令その他の関連法令等並びに総括保護管理者、副総括保護管理者及び保護管理者の指示した事項(以下「法令等事項」という。)に従い、特定個人情報等の保護に十分な注意を払ってその業務を行うものとする。
3 保護管理者は、特定個人情報等がこの訓令に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行わなければならない。
(職員)
第9条 職員は、法令等事項に従い、個人情報等を取り扱わなければならない。
第3章 教育研修
(個人情報等保護研修)
第10条 総括保護管理者は、保護管理者に対し、課等における個人情報等の適正な管理のために必要な教育研修を行うものとする。
2 総括保護管理者及び保護管理者は、個人情報等の取扱いに従事する職員に対し、個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他の必要な教育研修及び指導を行うものとする。
(情報セキュリティ等の研修及び訓練)
第11条 総括保護管理者は、個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、個人情報等の適正な管理及び保護のために、情報システムの管理、運用及び情報セキュリティ対策に関して必要な教育研修並びに事故障害時等の対応訓練を行うものとする。
(研修参加機会の付与)
第12条 保護管理者は、課等の職員に対し、個人情報等の適正な管理及び保護のために、前条に規定する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。
第4章 個人情報等の取扱い
(アクセスの制限)
第13条 副総括保護管理者及び保護管理者は、個人情報等の秘匿性、重要性その他の性質に応じて、当該個人情報等にアクセス(紙等に記録されている個人情報等に接する行為を含む。以下同じ。)する権限を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の職員に限定しなければならない。
2 副総括保護管理者及び保護管理者は、個人情報等にアクセスする権限を職員に付与する場合であっても、業務上必要な最小限度の個人情報等のみにアクセスすることを許可する対策を講じなければならない。
3 前2項に規定する権限を有しない職員は、個人情報等にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第14条 職員は、情報漏えい等の事案の発生を防止するため、次に掲げる行為をしてはならない。
(1) 個人情報等の複製
(2) 個人情報等の送信
(3) 個人情報等が記録されている電子媒体及び書類の外部への送付又は持出し
(4) その他個人情報等の適正な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第15条 職員は、個人情報等の内容に誤りを発見した場合は、訂正等を行い、個人情報等が過去又は現在の事実と合致するよう努めなければならない。
(媒体等の保管)
第16条 職員は、個人情報等が記録されている電子媒体及び書類を定められた場所に厳重に保管しなければならない。
2 前項の場合において、職員は、保護管理者が必要と認めるときは、耐火金庫その他の災害の耐性に優れた場所での保管又は保管場所の施錠を行わなければならない。
(廃棄等)
第17条 職員は、個人情報等が記録されている電子媒体(情報機器に内蔵されているものを含む。)及び書類が不要となった場合は、当該個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の削除又は当該電子媒体及び書類の廃棄を行わなければならない。
(個人情報等の取扱状況の記録)
第18条 副総括保護管理者及び保護管理者は、個人情報等の秘匿性、重要性その他の性質に応じて、台帳等を整備し、当該個人情報等の利用、保管、廃棄等の取扱状況について記録しなければならない。
2 前項の場合において、副総括保護管理者及び保護管理者は、特定個人情報ファイル(番号利用法第2条第9項に規定する特定個人情報ファイルをいう。以下同じ。)に係る取扱状況を確認する手段を整備し、当該特定個人情報等の利用、保管、廃棄等の取扱状況について記録しなければならない。
3 個人番号若しくは特定個人情報ファイルの削除、又は電子媒体等の廃棄を委託する場合には、委託先が確実に削除又は廃棄をしたことについて、証明書等により確認するものとする。
(個人番号の利用の制限)
第19条 職員は、番号利用法及び音更町個人番号の利用及び特定個人情報の提供に関する条例(平成27年音更町条例第28号。以下「独自利用条例」という。)で定める場合を除き、個人番号を利用してはならない。
(特定個人情報等の提供の求めの制限)
第20条 職員は、番号利用法第2条第10項に規定する個人番号利用事務又は同条第11項に規定する個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他の番号利用法及び独自利用条例で定める場合を除き、特定個人情報等の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第21条 職員は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他の番号利用法及び独自利用条例で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報等の収集及び保管の制限)
第22条 職員は、番号利用法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報等(他人の個人番号を含むものに限る。)を収集し、又は保管してはならない。
第5章 情報システムにおける安全の確保等
(パスワード等の管理)
第23条 副総括保護管理者は、個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章において同じ。)の秘匿性、重要性その他の性質に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード認証情報、生体情報及びこれらに準ずるものをいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)の設定を行うとともに、アクセスの制御のために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス記録)
第24条 副総括保護管理者は、個人情報等の秘匿性、重要性その他の性質に応じて、個人情報等へのアクセスの状況を記録し、当該記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及び定期若しくは臨時に分析するために必要な措置を講じ、又はアクセス記録の改ざん、窃取若しくは不正な消去の防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(管理者権限の設定)
第25条 副総括保護管理者は、個人情報等の秘匿性、重要性その他の性質に応じて、情報システムの管理者権限の特権を最小限とし、当該特権が不正に窃取された際の被害を最小化し、又は内部からの不正操作等を防止する措置を講ずるものとする。
(外部からの不正アクセスの防止)
第26条 副総括保護管理者は、個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。
2 副総括保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムについて、外部ネットワークから独立する等の高いセキュリティ対策を講じ、不正なアクセス等の被害又はその兆候を把握した場合においては、当該被害を最小化する措置をあらかじめ講ずるものとする。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第27条 副総括保護管理者は、不正プログラムによる情報漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講じなければならない。
(暗号化)
第28条 副総括保護管理者は、個人情報等の秘匿性、重要性その他の性質に応じて、次に掲げる措置を講ずるものとする。
(1) 通信経路における情報漏えい等を防止するための通信経路の暗号化
(2) 情報システムに保存されている記録における情報漏えい等を防止するためのデータの暗号化
(入力情報の照合等)
第29条 職員は、個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該個人情報等の内容の確認、既存の個人情報等との照合等を行うものとする。
(情報システム設計書等の管理)
第30条 副総括保護管理者は、個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。
(端末の限定)
第31条 副総括保護管理者及び保護管理者は、個人情報等の秘匿性、重要性その他の性質に応じて、その処理を行う端末(情報システム又は情報システムに接続して情報を操作し、閲覧できる全ての情報機器を含む。以下同じ。)を限定するために必要な措置を講ずるものとする。
(盗難等の防止措置)
第32条 副総括保護管理者及び保護管理者は、管理区域及び取扱区域における特定個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失の防止のために必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、保護管理者が必要と認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第33条 職員は、端末の使用に当たっては、個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう必要な措置を講じなければならない。
(記録機能を有する機器及び媒体の接続制限)
第34条 副総括保護管理者は、個人情報等の秘匿性、重要性その他の性質に応じて、情報漏えい等の防止のため、記録機能を有する機器及び電子媒体の情報システム端末機器への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講じなければならない。
(副総括保護管理者及び保護管理者の責務)
第35条 副総括保護管理者及び保護管理者は、個人情報等の秘匿性、重要性その他の性質に応じて、この章に規定する措置の内容(第7条第3項に規定する任務の分担により行う措置の内容を含む。)を、定期又は臨時に確認し、及び管理しなければならない。
第6章 取扱区域及び管理区域の安全管理
(取扱区域及び管理区域)
第36条 保護管理者は、取扱区域を明確に設定しなければならない。
2 副総括保護管理者は、管理区域について、この章に規定する安全管理のための措置を講ずるものとする。
3 保護管理者は、取扱区域について、可能な限り前項の規定に準じて安全管理のために必要な措置を講ずるものとする。
(管理区域の入退管理)
第37条 副総括保護管理者は、管理区域の入退管理について次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 管理区域に立ち入る権限を有する者の指定
(2) 入退する者の用件の確認
(3) 入退に関する記録
(4) 部外者(第1号に規定する者以外の者をいう。以下同じ。)の識別化
(5) 部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視
(6) 外部電子媒体及び情報機器の持込み、利用及び持出しの制限、検査等
2 副総括保護管理者は、必要と認めるときは、管理区域の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずるものとする。
3 副総括保護管理者は、管理区域の入退の管理について、必要と認めるときは、次に掲げる事項を行うものとする。
(1) 認証機能の設定
(2) 前号の設定により使用するパスワード等の管理
(3) 前号の管理に係る規程の整備
4 前項第3号の規定により行う規程の整備は、定期又は臨時に見直すものとする。
(管理区域の管理)
第38条 副総括保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、管理区域に施錠装置、警報装置又は監視設備の設置等の措置を講ずるものとする。
(取扱区域の管理)
第39条 保護管理者は、取扱区域において、情報漏えい等を防止するために次に掲げる措置を講ずるものとする。
(1) 取扱区域への部外者の立入りの原則禁止又は部外者が立ち入る場合の職員の立会い
(2) 個人情報等の部外者による閲覧、のぞき見等を防止する環境の整備
(3) 個人情報等を取り扱う機器、電子媒体、書類等の施錠保管等の管理
(4) その他必要な措置
第7章 個人情報等の提供及び業務の委託等
(個人情報等の提供)
第40条 保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項又は他の法令の規定に基づき実施機関以外のものに個人情報を提供する場合は、原則として次に掲げる事項を行わなければならない。
(1) 次に掲げる事項を記載した書面を提供先と取り交わすこと。
ア 提供先での利用目的
イ 利用する業務の根拠法令等
ウ その他保護管理者が必要と認める事項
(2) 提供先への安全管理措置の要求
2 前項の場合において、保護管理者は、必要と認めるときは、実地の調査を行い、状況を確認し、及びその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。
3 保護管理者は、番号利用法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。
(業務の委託契約)
第41条 町は、個人情報等の取扱いに係る業務(以下「個人情報等取扱業務」という。)について外部に委託する場合は、個人情報等の適正な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、適正に選定を行わなければならない。
2 保護管理者は、個人情報等取扱業務について外部に委託する場合は、委託先と交わす契約書に次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制並びに個人情報等の管理の状況に係る検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認しなければならない。
(1) 個人情報等に関する秘密保持及び目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託の制限又は事前承認その他の再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報等の複製等の制限及び事業所内からの持出しの禁止に関する事項
(4) 情報漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(5) 委託終了時における個人情報等の消去並びに電子媒体及び書類の返却に関する事項
(6) 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他の必要な事項
(7) 従業者に対する監督及び教育に関する事項
(8) 契約内容の遵守状況について報告を求める規定に関する事項
(9) 特定個人情報等を取り扱う従業者の明確化に関する事項
(10) 委託者が委託先に対して実地の調査を行うことができる事項
3 保護管理者は、個人情報等取扱業務の全部又は一部を委託する場合は、当該委託先において、個人情報保護法及び番号利用法により実施機関が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認しなければならない。
(委託先の監督)
第42条 保護管理者は、個人情報等取扱業務の全部又は一部を委託する場合は、委託する個人情報等の秘匿性、重要性その他の性質に応じて、委託先における個人情報等の管理の状況を確認しなければならない。
2 保護管理者は、個人情報等取扱業務の全部又は一部を委託する場合は、当該委託先において、個人情報保護法及び番号利用法により実施機関が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければならない。
2 町は、個人情報等取扱業務の委託先において当該業務が再委託される場合は、当該業務において取り扱う特定個人情報等の適正な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断しなければならない。
第8章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告)
第44条 職員は、次に掲げる場合は、速やかに当該個人情報等を管理する保護管理者に報告しなければならない。
(1) 情報漏えい等の発生又はその兆候を把握した場合
(2) その他安全確保上で問題となる事案が発生した場合
2 職員は、この訓令等に違反している事実又はその兆候を把握した場合は、速やかに当該個人情報等を管理する保護管理者に報告しなければならない。
3 保護管理者は、前2項の規定により報告を受けた場合は、直ちに副総括保護管理者に当該事案について報告するとともに、速やかに被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を講じなければならない。
4 保護管理者は、前項の措置を講じた後、速やかに、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、当該調査内容を副総括保護管理者に報告するものとする。
5 副総括保護管理者は、前項の規定により報告を受けた場合は、事案の内容に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を総括保護責任者及び総括保護管理者に速やかに報告しなければならない。
(法令等の違反に対する厳正な対処)
第45条 町は、職員が関係する法令、条例等に違反する行為をしたことを確認した場合は、関係する法令、条例等に基づき厳正に対処するものとする。
第9章 監査及び点検の実施
(監査責任者)
第48条 監査責任者は、個人情報等の適正な取扱い並びに個人情報保護法、番号利用法及びこの訓令の遵守状況について、定期又は臨時に副総括保護管理者に監査(外部監査を含む。)を行わせ、その結果を総括保護責任者に報告するものとする。
2 保護管理者及び職員は、前項の監査の実施に協力しなければならない。
3 監査責任者は、総務部長をもって充てる。
(点検)
第49条 保護管理者は、自ら管理責任を有する個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期又は臨時に点検を行い、必要と認めるときは、その結果を副総括保護管理者に速やかに報告しなければならない。
2 前項の場合において、副総括保護管理者は、必要と認めるときは、その結果を総括保護責任者及び総括保護管理者に報告しなければならない。
(評価及び見直し)
第50条 総括保護責任者、総括保護管理者、副総括保護管理者及び保護管理者は、個人情報等の適正な管理のための措置について、監査又は自ら行う点検の結果を踏まえ、実効性の観点から評価し、必要と認めるときは、その見直し等の適切な措置を講じなければならない。
附則
この訓令は、令達の日から施行する。
附則(令和2年4月27日訓令第5号)
この訓令は、令達の日から施行し、令和2年4月1日から適用する。
附則(令和3年5月17日訓令第1号)
この訓令は、令達の日から施行し、令和3年5月1日から適用する。
附則(令和5年5月18日訓令第5号)
この訓令は、令達の日から施行し、令和5年4月1日から適用する。
附則(令和5年7月19日訓令第6号)
この訓令は、令達の日から施行し、令和5年4月1日から適用する。