2　文書等は、正確かつ迅速に取り扱い、事務が能率的に処理されるように努めるとともに、常にその処理経過を明らかにしなければならない。

3　全ての文書等は、庁外に持ち出すことができない。ただし、やむを得ない事情によりあらかじめ主務課長の許可を得たときはこの限りでない。

4　全ての文書等は、主務課長の許可を受けなければ、これを職員以外の者に閲覧させ、又はその写しを与えてはならない。

2　文書取扱主任は、課の庶務を担当している係長とする。

3　文書取扱主任は、当該課における文書等の管理に関する事務その他の文書事務を処理しなければならない。

2　文書の記号は、該当文書の属する年度を示す数字の次に、原則としてその文書の関係課を表示する漢字1字を加える。

3　文書の番号は、記号ごとに毎年4月1日を起番として付するものとする。ただし、条例、規則、訓令、告示、議案その他暦年で処理することが適切であると認められる文書にあっては、毎年1月1日を起番とする。

4　前項の規定にかかわらず、同一事案に属する往復文書は、特に課長において必要と認めたものを除き完結するまで同一番号を用いる。

5　条例、規則、告示、訓令、訓及び内訓の文書は、総務課において毎年それぞれ順位番号を付け、令達番号簿に記載しなければならない。

2　各課において直接受領した文書等又は職員が出張先等において受領した文書等は、自課の文書等を除き速やかに総務課に送付しなければならない。

3　勤務時間外に到着した文書等は、尾張旭市当直規程(昭和47年訓令第1号)の定めるところにより緊急の処理を必要とするものを除き、全て総務課に引き継がなければならない。

4　料金が未払又は不足である郵便物又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第3項に規定する信書便物(以下「信書便物」という。)は、その未払又は不足の料金を支払って受領することができる。

2　電子文書を収受したときは、主務課において、その内容を速やかに用紙に出力するものとする。ただし、庁内の課等の間で発受信される軽易なもの及び電子文書の性質上、用紙に出力することが適当でないものについては、この限りでない。

3　前項の規定により電子文書の内容が出力された用紙は、配布され、又は収受した文書とみなし、前条の規定による配布文書等の処理を行うものとする。

2　合議を受けた関係部長又は課長において異議があるときは、協議を行い、なお意見が一致しないときは、上司の指示を受けなければならない。

3　合議は、必要かつ最小限の範囲にとどめ、事務処理の促進に努めなければならない。

2　特に必要と認められる文書は、原議と契印するものとする。

2　文書の発送は、郵送、信書便又は手渡しとし、郵送するものについては、特に緊急を要する場合を除き、郵送伝票を添えて総務課に送付しなければならない。

3　電報の発信は、主務課において処理するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書等及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書等については、その保存期間は、それぞれ法令の定める時効期間による。

3　第1項の保存期間の区分に対応する文書は、おおむね別表のとおりとする。

4　第1項の期間は、文書等が完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。ただし、暦年によるものにあっては、文書等が完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。

2　保存文書等の貸出期間は、3日以内とする。ただし、主務課長の許可を得て延長することができる。

3　主務課長は、貸出期間内においても、必要があると認めるときは、文書等の返還を求めることができる。

4　貸出しを受けた文書等はいかなる理由があっても、抜取り、取替え、差し入れ、又は他に転貸してはならない。

2　課長は、保存期間が満了した文書等のうち、なお保存の必要があると認めるときは、更に期間を定めて保存又は保管することができる。

3　課長は、第26条第1項に掲げる第1種に属する文書等のうち保存する必要がないと認める文書等については、第1項の手続に準じて廃棄するものとする。

4　課長は、現年度(暦年で処理する文書等にあっては、現年)文書等のうち次年度にわたり保存する必要がないと認める文書等については、随時廃棄するものとする。

2　口頭申出に係る事案で文書等を徴する必要がないと認めるものは、その要領を記載して上司の決裁を受けて処理することができる。

1　この訓令は、平成6年1月1日から施行する。

2　この訓令施行の際、現にこの訓令による改正前の訓令に基づき作成されている用紙は、この訓令の規定にかかわらず、当分の間使用することができる。

この訓令は、平成6年4月1日から施行する。

この訓令は、平成9年4月1日から施行する。

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

この訓令は、平成15年10月1日から施行する。

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

1　この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

2　この訓令の施行の際、この訓令による改正前の尾張旭市文書取扱規程第6号様式による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。

1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

2　この訓令の施行の際、第4条の規定による改正前の尾張旭市文書取扱規程第6号様式による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。

1　この訓令は、平成19年7月1日から施行する。

3　この訓令の施行の際、第4条の規定による改正前の尾張旭市文書取扱規程第6号様式による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年1月25日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、この訓令による改正前の各訓令の規定に基づいて作成されている用紙で、現に残存するものは、この訓令の規定にかかわらず、当分の間、使用することができる。