○尾張旭市文書取扱規程

平成5年11月15日

訓令第7号

目次

第1章 総則(第1条―第7条)

第2章 文書等の収受及び配布(第8条―第12条)

第3章 文書等の処理(第13条―第18条)

第4章 文書の施行(第19条―第22条)

第5章 文書等の整理及び保存(第23条―第31条の2)

第6章 補則(第32条―第34条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、事務の処理を適正にし、その能率的な運営を図るため、尾張旭市における文書等の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(2) 課 尾張旭市行政組織規則(平成20年規則第2号)第2条第1項に定める課及び同規則第8条の規定により設置した組織の課又は室(課に置く室等を除く。)並びに尾張旭市会計管理者の補助組織設置規則(昭和52年規則第15号)第2条に定める会計課をいう。

(3) 部長 部の長をいう。

(4) 課長 課の長をいう。

(5) 文書等 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。

(6) 電子文書 電磁的記録のうち、電子計算機による情報処理の用に供されるもの(書式情報(文書の体裁に関する情報をいう。)を含むものに限る。)をいう。

(文書等取扱いの原則)

第3条 事務処理は、文書等によって行うことを原則とする。

2 文書等は、正確かつ迅速に取り扱い、事務が能率的に処理されるように努めるとともに、常にその処理経過を明らかにしなければならない。

3 全ての文書等は、庁外に持ち出すことができない。ただし、やむを得ない事情によりあらかじめ主務課長の許可を得たときはこの限りでない。

4 全ての文書等は、主務課長の許可を受けなければ、これを職員以外の者に閲覧させ、又はその写しを与えてはならない。

(課長の責務)

第4条 課長は、常に当該課における文書事務が円滑適正に処理されるよう努めなければならない。

(文書取扱主任)

第5条 課の文書事務を補助するため、各課に文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は、課の庶務を担当している係長とする。

3 文書取扱主任は、当該課における文書等の管理に関する事務その他の文書事務を処理しなければならない。

(必要な簿冊)

第6条 文書の取扱いに要する簿冊は、次に掲げるところによる。

(1) 総務部総務課(以下「総務課」という。)に備える簿冊

 令達番号簿(第1号様式)

 書留処理簿(第2号様式)

(2) 課に備える簿冊

 文書処理簿(第3号様式)

 文書発送簿(第4号様式)

(文書の記号及び番号)

第7条 文書には、記号及び番号を付さなければならない。ただし、軽易な文書は番号を省略し、号外として処理することができる。

2 文書の記号は、該当文書の属する年度を示す数字の次に、原則としてその文書の関係課を表示する漢字1字を加える。

3 文書の番号は、記号ごとに毎年4月1日を起番として付するものとする。ただし、条例、規則、訓令、告示、議案その他暦年で処理することが適切であると認められる文書にあっては、毎年1月1日を起番とする。

4 前項の規定にかかわらず、同一事案に属する往復文書は、特に課長において必要と認めたものを除き完結するまで同一番号を用いる。

5 条例、規則、告示、訓令、訓及び内訓の文書は、総務課において毎年それぞれ順位番号を付け、令達番号簿に記載しなければならない。

第2章 文書等の収受及び配布

(文書等の収受)

第8条 文書等は、原則として総務課において収受する。

2 各課において直接受領した文書等又は職員が出張先等において受領した文書等は、自課の文書等を除き速やかに総務課に送付しなければならない。

3 勤務時間外に到着した文書等は、尾張旭市当直規程(昭和47年訓令第1号)の定めるところにより緊急の処理を必要とするものを除き、全て総務課に引き継がなければならない。

4 料金が未払又は不足である郵便物又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第3項に規定する信書便物(以下「信書便物」という。)は、その未払又は不足の料金を支払って受領することができる。

第9条 訴訟、不服申立てその他到達の日時が権利の得喪に関わると認められる文書を収受したときは、総務課で封筒に収受日付印(第5号様式)を押し、到達時刻を封筒に明記しなければならない。

(文書収受の特例)

第10条 定例かつ軽易な同一案件で、窓口事務を所掌する課において常時大量に収受する文書に限り総務課長の承認を得て直接当該課で収受することができる。この場合においては、当該課で整理しなければならない。

(収受した文書等の分類及び配布)

第11条 総務課において収受した文書等は、次の方法により分類及び整理を行い配布する。

(1) 配布先の明確な文書等は、総務課所管の文書配布棚を通じて配布する。

(2) 配布先の不明確な文書等は、これを開封し、内容を点検した上で、総務課所管の文書配布棚を通じて配布しなければならない。この場合において、開封した封筒は、その文書等に添付するものとする。

(3) 書留郵便物、内容証明郵便その他の特殊取扱郵便物及び信書便物でこれらの郵便物に準ずる取扱いをするものについては、書留処理簿に必要な事項を記載の上、主務課に配布する。

(4) 2課以上に関連する文書等は、最も関係の深いと認められる課に配布しなければならない。

(誤って配布を受けた文書等の取扱い)

第12条 配布された文書等が自課に属さないものであるときは、当該文書等を総務課に返付しなければならない。

第3章 文書等の処理

(配布を受けた文書等の処理)

第13条 各課は文書等の配布を受けたときは、速やかに次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 文書の余白部分に収受日付印を押し、文書番号を記入し、文書処理簿に記載する。ただし、軽易な文書については、その手続を省略することができる。

(2) 訴訟、不服申立てその他到達の日時が権利の得喪に関係あるものは、文書処理簿に到達時刻を記載する。

(電子文書の収受)

第13条の2 電子文書は、電気通信回線を利用して収受することができる。

2 電子文書を収受したときは、主務課において、その内容を速やかに用紙に出力するものとする。ただし、庁内の課等の間で発受信される軽易なもの及び電子文書の性質上、用紙に出力することが適当でないものについては、この限りでない。

3 前項の規定により電子文書の内容が出力された用紙は、配布され、又は収受した文書とみなし、前条の規定による配布文書等の処理を行うものとする。

(起案)

第14条 事案を起案するときは、起案用紙(第6号様式)によって行う。ただし、軽易又は定例的なものは、当該文書の余白に処理案を記載して処理することができる。

(特別取扱いの表示)

第15条 起案書には、必要に応じて「親展」「書留」「秘」等の事項を施行上の特別取扱いの欄に明記しなければならない。

(決裁区分)

第16条 起案書には、尾張旭市決裁規程(昭和37年規程第1号)に定める決裁権者に応じ、次の決裁区分を表示しなければならない。

市長 甲

副市長 乙

部長 丙

課長 丁

(合議)

第17条 起案の内容が他の部又は課に関係する場合は、当該起案書を関係部長又は課長に合議しなければならない。この場合において、課長の専決に係るもので他の課に関係するものは、主務課長、部内の他の課長、他の部の課長の順に行い、部長以上の専決又は決裁に係るものは、主務課長、部内の他の課長、主務部長を経て、他の部の課長、他の部の部長の順に行うものとする。

2 合議を受けた関係部長又は課長において異議があるときは、協議を行い、なお意見が一致しないときは、上司の指示を受けなければならない。

3 合議は、必要かつ最小限の範囲にとどめ、事務処理の促進に努めなければならない。

(代決の方法)

第18条 代決者が代決したときは、決裁欄に「代決」と記入し、押印するものとする。

第4章 文書の施行

(公印)

第19条 施行を要する文書には、総務課において尾張旭市公印規程(昭和47年規程第4号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、総務課長において文書の性質その他の事由から公印の押印を不要と認めたものは、これを省略することができる。

2 特に必要と認められる文書は、原議と契印するものとする。

第20条 削除

(発送の手続)

第21条 文書を発送しようとする場合は、主務課において、文書発送簿に必要事項を記載しなければならない。

2 文書の発送は、郵送、信書便又は手渡しとし、郵送するものについては、特に緊急を要する場合を除き、郵送伝票を添えて総務課に送付しなければならない。

3 電報の発信は、主務課において処理するものとする。

(電子メール又はファクシミリによる施行)

第22条 県の機関に発する往復文その他の文書で第19条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略できるものは、電子メールにより、又はファクシミリを利用して施行することができる。

第5章 文書等の整理及び保存

(文書等の整理)

第23条 文書等は、常に整理し、必要なときに直ちに取り出せるようにしておかなければならない。

(文書目録)

第24条 課長は、毎年度3月末日までに文書目録(第7号様式)を作成し、総務課長に提出しなければならない。

(文書等の編集)

第25条 文書等の編集は、次によらなければならない。

(1) 特に暦年により編集する必要がある文書等を除き、年度によること。

(2) 保存期間及び文書等の種別により区分し、1件ごとに施行月日の順に整理すること。

(3) 事案が2年又は2年度以上にわたるものは、完結の年又は年度に属する文書等に編集すること。

(4) 事案が数部門に関係のあるものは、最も関係の深い部門に編集すること。

(5) 編集した背表紙等には、名称、年度等を記載すること。

(6) 背表紙は、次条に定める区分により次のように色分けすること。

第1種 赤色

第2種 黄色

第3種 青色

第4種 緑色

第5種 白色

(7) 索引目次を付けること。ただし、第4種に属するもののうち文書の検索に支障がないもの及び第5種に属するものは、省略することができる。

(8) 資料、図書、書籍等で文書等とともに編集できないものは、適宜箱、袋等に入れて整理すること。

(9) 紙数又は編集の都合により2年又は2年度以上にわたる文書等は、1冊とすることができる。ただし、この場合には、区分紙を差し入れ年又は年度を明らかにしなければならない。

(保存期間)

第26条 整理した文書つづりは、その重要度に応じて保存期間を次の5種に区分する。

第1種 30年保存

第2種 10年保存

第3種 5年保存

第4種 3年保存

第5種 1年保存

2 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書等及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書等については、その保存期間は、それぞれ法令の定める時効期間による。

3 第1項の保存期間の区分に対応する文書は、おおむね別表のとおりとする。

4 第1項の期間は、文書等が完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。ただし、暦年によるものにあっては、文書等が完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。

第27条 削除

(文書等の保管)

第28条 編集した文書等は、編集年度の翌年度の初日から1年間、事務室内の書庫等に保管するものとする。

(文書等の保存)

第29条 前条の規定により1年間保管した文書等は、第26条第1項に掲げる第5種の文書等を除き、各課において保存文書庫に保存するものとする。ただし、常時使用する等特別の事情により主務課で保管することを要する文書等及び秘密に属する文書等については、事務室内の書庫等に保管することができる。

(保存文書等の貸出し)

第30条 保存文書等の貸出しを受けようとするときは、主務課長に申し出なければならない。

2 保存文書等の貸出期間は、3日以内とする。ただし、主務課長の許可を得て延長することができる。

3 主務課長は、貸出期間内においても、必要があると認めるときは、文書等の返還を求めることができる。

4 貸出しを受けた文書等はいかなる理由があっても、抜取り、取替え、差し入れ、又は他に転貸してはならない。

(文書等の廃棄)

第31条 課長は、文書等の保存期間が満了したときは、廃棄文書目録(第9号様式)を総務課長に提出し、これを廃棄しなければならない。ただし、保存期間が満了した文書等のうち、市誌編さんに必要と認められるもの又は歴史的若しくは文化的な資料として重要であると認められるものについては、教育委員会に移管し、保存又は保管するものとする。

2 課長は、保存期間が満了した文書等のうち、なお保存の必要があると認めるときは、更に期間を定めて保存又は保管することができる。

3 課長は、第26条第1項に掲げる第1種に属する文書等のうち保存する必要がないと認める文書等については、第1項の手続に準じて廃棄するものとする。

4 課長は、現年度(暦年で処理する文書等にあっては、現年)文書等のうち次年度にわたり保存する必要がないと認める文書等については、随時廃棄するものとする。

(廃棄の方法)

第31条の2 廃棄する文書等のうち、他に内容を知られることにより支障を生ずると認められるものは、裁断、溶解、焼却、消去その他適切な方法により廃棄しなければならない。

第6章 補則

(口頭で受理した事業の取扱い)

第32条 口頭申出に係る事案で文書等を徴しなければならないものについては、申出人に必要な指示を与えて所定の手続によらなければならない。

2 口頭申出に係る事案で文書等を徴する必要がないと認めるものは、その要領を記載して上司の決裁を受けて処理することができる。

(電話による事務処理)

第33条 電話による往復事案で必要と認めるものは、その要領を記載して上司の閲覧に供しなければならない。

(委任)

第34条 この訓令に定めるもののほか、文書等の取扱いに関し必要な事項は、市長が定める。

附 則

1 この訓令は、平成6年1月1日から施行する。

2 この訓令施行の際、現にこの訓令による改正前の訓令に基づき作成されている用紙は、この訓令の規定にかかわらず、当分の間使用することができる。

附 則(平成6年3月1日訓令第2号)

この訓令は、平成6年4月1日から施行する。

附 則(平成9年3月28日訓令第3号)

この訓令は、平成9年4月1日から施行する。

附 則(平成12年3月27日訓令第1号)

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

附 則(平成15年3月28日訓令第10号)

この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

附 則(平成15年9月24日訓令第24号)

この訓令は、平成15年10月1日から施行する。

附 則(平成17年3月1日訓令第1号)

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成18年3月30日訓令第1号)

1 この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

2 この訓令の施行の際、この訓令による改正前の尾張旭市文書取扱規程第6号様式による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。

附 則(平成19年3月30日訓令第5号)

1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

2 この訓令の施行の際、第4条の規定による改正前の尾張旭市文書取扱規程第6号様式による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。

附 則(平成19年6月29日訓令第8号抄)

1 この訓令は、平成19年7月1日から施行する。

3 この訓令の施行の際、第4条の規定による改正前の尾張旭市文書取扱規程第6号様式による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。

附 則(平成19年9月28日訓令第9号)

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

附 則(平成20年3月25日訓令第2号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成25年3月29日訓令第4号)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月18日訓令第1号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(令和2年3月31日訓令第5号)

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

附 則(令和3年1月22日訓令第1号)

この訓令は、令和3年1月25日から施行する。

附 則(令和3年3月31日訓令第2号)

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

附 則(令和3年3月31日訓令第3号)

(施行期日)

1 この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の際、この訓令による改正前の各訓令の規定に基づいて作成されている用紙で、現に残存するものは、この訓令の規定にかかわらず、当分の間、使用することができる。

別表(第26条関係)

文書区分表

保存区分

文書

第1種

1 市政の総合企画及び運営に関する基本方針の決定に関する文書

2 事業の計画の立案及び実施に関する特に重要な文書

3 市の境界の変更及び町又は字の区域に関する文書

4 条例、規則、訓令、その他例規に関する文書

5 告示、公告、その他公示に関する特に重要な文書

6 市議会に関する特に重要な文書

7 他の執行機関との事務の委任又は補助執行に関する重要な文書

8 附属機関等に対する諮問及び答申に関する特に重要な文書

9 請願、陳情、要望等に関する特に重要な文書

10 不服申立て、訴訟等に関する重要な文書

11 通知、催告、申請、届出、報告及び進達に関する文書で将来の例証となる重要なもの

12 許可、承認、取消し等の行政処分に関する特に重要な文書

13 市長及び副市長の事務引継書

14 職員の任免及び賞罰に関する文書

15 儀式、表彰及び行事に関する特に重要な文書

16 予算の編成及び執行並びに決算等に関する特に重要な文書

17 契約、協定等に関する特に重要な文書

18 公有財産に関する特に重要な文書

19 補助金に関する特に重要な文書

20 寄附又は贈与の受納に関する特に重要な文書

21 損失補償及び損害賠償に関する文書

22 調査研究、統計等に関する特に重要な文書

23 工事施行図書等で特に重要なもの

24 台帳、原簿等で特に重要なもの

25 その他30年間保存の必要があると認められる文書

第2種

1 事業の計画の立案及び実施に関する重要な文書

2 告示、公告、その他公示に関する重要な文書

3 市議会に関する重要な文書

4 他の執行機関との事務の委任又は補助執行に関する文書

5 附属機関等に対する諮問及び答申に関する重要な文書

6 請願、陳情、要望等に関する重要な文書

7 不服申立て、訴訟等に関する文書

8 通知、催告、申請、届出、報告及び進達に関する文書で将来の例証となるもの

9 許可、承認、取消し等の行政処分に関する重要な文書

10 部長及び課長の事務引継書

11 儀式、表彰及び行事に関する重要な文書

12 予算の編成及び執行並びに決算等に関する重要な文書

13 契約、協定等に関する重要な文書

14 公有財産に関する重要な文書

15 補助金に関する重要な文書

16 貸付金に関する重要な文書

17 寄附又は贈与の受納に関する重要な文書

18 調査研究、統計等に関する重要な文書

19 工事施行図書等で重要なもの

20 台帳、原簿等で重要なもの

21 その他10年間保存の必要があると認められる文書

第3種

1 事業の計画の立案及び実施に関する文書

2 告示、公告、その他公示に関する文書

3 市議会に関する文書

4 附属機関等に対する諮問及び答申に関する文書

5 請願、陳情、要望等に関する文書

6 許可、承認、取消し等の行政処分に関する文書

7 儀式、表彰及び行事に関する文書

8 予算の編成及び執行並びに決算等に関する文書

9 金銭の出納に関する証拠書類

10 契約、協定等に関する文書

11 公有財産に関する文書

12 補助金に関する文書

13 貸付金に関する文書

14 寄附又は贈与の受納に関する文書

15 調査研究、統計等に関する文書

16 工事施行図書等

17 台帳、原簿等

18 その他5年間保存の必要があると認められる文書

第4種

1 事務及び事業の執行に関する軽易な文書

2 告示、公告、その他公示に関する軽易な文書

3 市議会に関する軽易な文書

4 予算の編成及び執行並びに決算等に関する軽易な文書

5 契約、協定等に関する軽易な文書

6 公有財産に関する軽易な文書

7 寄附又は贈与の受納に関する軽易な文書

8 調査研究、統計等に関する軽易な文書

9 工事施行図書等で軽易なもの

10 台帳、原簿等で軽易なもの

11 その他3年間保存の必要があると認められる文書

第5種

1 軽易な照会、回答、願、伺、届、その他の文書で将来参照の必要がないと認められる文書

2 その他1年間保存の必要があると認められる文書

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第8号様式 削除

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尾張旭市文書取扱規程

平成5年11月15日 訓令第7号

(令和3年4月1日施行)

体系情報
第3類 行政通則/第3章 文書・公印
沿革情報
平成5年11月15日 訓令第7号
平成6年3月1日 訓令第2号
平成9年3月28日 訓令第3号
平成12年3月27日 訓令第1号
平成15年3月28日 訓令第10号
平成15年9月24日 訓令第24号
平成17年3月1日 訓令第1号
平成18年3月30日 訓令第1号
平成19年3月30日 訓令第5号
平成19年6月29日 訓令第8号
平成19年9月28日 訓令第9号
平成20年3月25日 訓令第2号
平成25年3月29日 訓令第4号
平成28年3月18日 訓令第1号
令和2年3月31日 訓令第5号
令和3年1月22日 訓令第1号
令和3年3月31日 訓令第2号
令和3年3月31日 訓令第3号