○尾張旭市特定個人情報の管理に関する規程

平成29年6月5日

訓令第4号

(目的)

第1条 この訓令は、特定個人情報を適切に取り扱うため、必要な事項を定めることにより、市政の適正かつ円滑な運営を図り、もって個人の権利利益を保護することを目的とする。

(定義)

第2条 この訓令における用語の意義は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条の定めるところによる。

(適用の範囲)

第3条 特定個人情報及び特定個人情報ファイルの取扱いは、番号法、尾張旭市個人情報保護条例(平成15年条例第5号。以下「条例」という。)及びこの訓令の定めるところによる。

(総括保護管理者及び副総括保護管理者)

第4条 特定個人情報の管理に関する事務を総括する者として総括保護管理者を置き、副市長の職にある者をもって充てる。

2 総括保護管理者を補佐する者として副総括保護管理者を置き、総務部長の職にある者をもって充てる。

(保護管理者及び保護担当者)

第5条 特定個人情報を取り扱う各課等に保護管理者及び保護担当者を置く。

2 保護管理者は、各課等の長をもって充てる。

3 保護管理者は、特定個人情報を適切に管理するため必要な措置を講ずるものとする。

4 保護管理者は、特定個人情報を取り扱う職員及び当該職員が取り扱う特定個人情報の範囲を指定するものとする。

5 保護担当者は、保護管理者を補佐し、各課等における特定個人情報の管理に関する事務を担当する。

(監査責任者)

第6条 保有特定個人情報の管理状況に関する監査をさせるために、監査責任者を置く。

2 監査責任者は、保有特定個人情報を取り扱う各部等の長をもって充てる。

(職員の責務)

第7条 総括保護管理者、副総括保護管理者及び保護管理者は、特定個人情報が適正に取り扱われるよう、職員に対して必要かつ適切な監督を行うものとする。

2 職員は、番号法及び条例の趣旨に則り、総括保護管理者、副総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者(以下「総括保護管理者等」という。)の指示に従い、特定個人情報を適切に取り扱わなければならない。

(教育及び研修)

第8条 総括保護管理者は、職員に対し、特定個人情報の取扱いについて理解を深め、特定個人情報の保護に関する意識の高揚を図るため、啓発その他必要な教育研修を行うものとする。

2 総括保護管理者は、特定個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育及び研修を行うものとする。

3 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、特定個人情報の適切な管理に関して必要な教育及び研修を行うものとする。

(アクセス及び複製等の制限)

第9条 保護管理者は、特定個人情報にアクセスする権限を有する職員を限定し、その権限を業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。

2 権限を有しない職員は、特定個人情報にアクセスしてはならない。

3 職員は、権限を有する場合であっても、業務上の目的以外で特定個人情報にアクセスしてはならない。

4 職員が業務上の目的で特定個人情報を取り扱う場合であっても、保護管理者は、次に掲げる行為について、必要に応じて制限を加えることができる。

(1) 特定個人情報の複製

(2) 特定個人情報の送信

(3) 特定個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し

(4) 前3号に掲げるもののほか、特定個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為

(訂正)

第10条 職員は、特定個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、速やかに訂正しなければならない。

(廃棄等)

第11条 職員は、特定個人情報又は特定個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該特定個人情報の復元又は判読が不可能となる方法により、当該情報を消去し、又は当該媒体を廃棄しなければならない。

2 前項の規定により、特定個人情報ファイルを消去した場合又は電子媒体等を廃棄した場合には、その消去又は廃棄した記録を保存するものとする。

3 前項の特定個人情報ファイルの消去又は電子媒体の廃棄作業を委託する場合は、委託先が確実に消去又は廃棄したことについて、証明書等により確認するものとする。

(取扱状況の記録)

第12条 保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備し、当該特定個人情報の利用及び保管等の取扱状況について記録するものとする。

(個人番号の利用の制限)

第13条 個人番号の利用は、番号法及び条例に定められた事務に限定するものとする。

(特定個人情報の提供の求めの制限)

第14条 個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法又は条例で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第15条 個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法又は条例で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報の収集・保管の制限)

第16条 番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報を収集又は保管してはならない。

(媒体等の管理)

第17条 保護管理者は、特定個人情報又は特定個人情報ファイルを取り扱う機器、書類、電子媒体等を定められた場所に保管し、施錠等の措置を講ずるものとする。

(取扱区域)

第18条 保護管理者は、特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずるものとする。

(情報システムを使用する場合の措置)

第19条 特定個人情報の利用に際し、情報システムを使用する場合は、この訓令に定めるもののほか、尾張旭市情報セキュリティ基本規程(平成25年訓令第1号)の定めるところによる。

(入力情報の照合等)

第20条 職員は、情報システムで取り扱う特定個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該特定個人情報の内容の確認、既存の特定個人情報との照合等を行うものとする。

(業務の委託等)

第21条 保有特定個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、特定個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるものとする。

2 委託契約書には、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理体制及び実施体制、特定個人情報の管理状況に係る検査に関する事項その他の必要な事項について書面で確認するものとする。

(1) 特定個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務

(2) 事業所内からの特定個人情報の持ち出しの禁止に関する事項

(3) 特定個人情報を取り扱う従業者の明確化

(4) 従業者に対する監督・教育

(5) 契約内容の遵守状況について報告を求める規定

(6) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項

(7) 特定個人情報の複製等の制限に関する事項

(8) 保有特定個人情報の漏えい等が発生した場合の対応に関する事項

(9) 委託終了時における特定個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項

(10) 委託契約の内容に違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項

3 個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、番号法に基づき市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認するものとする。

4 個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する際には、委託を受けた者において、市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行うものとする。

5 委託先において保有特定個人情報の取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託先に第1項の措置を実施させるとともに、再委託される業務に係る保有特定個人情報の秘匿性及びその内容に応じて、委託先を通じて、又は委託者自らが前項の措置を実施しなければならない。保有特定個人情報の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。

6 個人番号利用事務等の全部又は一部の委託を受けた者が再委託する際には、委託する個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断するものとする。

7 個人番号利用事務等の全部又は一部の委託を受けた者(再委託、再々委託を受けた者等を含む。)が保有特定個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等特定個人情報の取扱いに関する事項を明記しなければならない。

(事案の報告及び再発防止措置)

第22条 保有特定個人情報の情報漏えい等の事案の発生又はその兆候を把握したとき、職員がこの訓令の規定に違反している事実又はその兆候を把握したときその他安全確保上で問題となる事案が発生した場合において、その事実を知った職員は、直ちに当該保有特定個人情報を管理する保護管理者に報告しなければならない。

2 前項に規定する事案等が発生した場合において、保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講じなければならない。この場合において、外部からの不正アクセス又は不正プログラムの感染が疑われる端末等のLANケーブルを抜く等、被害拡大防止のために直ちに行い得る措置については、直ちに行わなければならない。

3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、副総括保護管理者に報告するものとする。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに副総括保護管理者に当該事案の内容等について報告しなければならない。

4 副総括保護管理者は、前項の規定により報告を受けたときは、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を速やかに総括保護管理者及び市長に報告するものとする。

5 総括保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるものとする。

(公表等)

第23条 総括保護管理者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、関係者への対応等の措置を講ずるものとする。

2 公表を行う事案については、総括保護管理者は、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに関係機関に報告し、情報提供を行うものとする。

(監査)

第24条 監査責任者は、特定個人情報の管理の状況について、定期に及び必要に応じ随時に監査を行い、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

(点検)

第25条 保護管理者は、各課等における特定個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

(評価及び見直し)

第26条 総括保護管理者等は、監査及び点検の結果等を踏まえ、特定個人情報の管理状況について評価を行い、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。

(委任)

第27条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、市長が定める。

附 則

この訓令は、発訓の日から施行する。

尾張旭市特定個人情報の管理に関する規程

平成29年6月5日 訓令第4号

(平成29年6月5日施行)