○尾張旭市戸籍事務電子情報処理組織の運営に関する要綱

尾張旭市戸籍事務電子情報処理組織の運営に関する要綱(平成14年2月9日施行)の全部を改正する。

(目的)

第1条 この要綱は、尾張旭市情報セキュリティ基本規程(平成25年3月12日訓令第1号)、尾張旭市住民情報系及び内部情報系ネットワーク管理運用要綱(平成28年4月1日施行)に定めるもののほか、尾張旭市における戸籍情報システム及び戸籍副本データ管理システム(以下「戸籍情報システム等」という。)に係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、適正な運営を図ることを目的とする。

(定義)

第2条 この要綱において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 戸籍情報システム 戸籍事務を処理する電子情報処理組織により、現在戸籍、改製原戸籍、除かれた戸籍(以下「除籍」という。)、戸籍附票及び人口動態調査等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。

(2) 戸籍副本データ管理システム 災害等による戸籍の滅失防止及び戸籍の迅速な再製を目的とし、市区町村と管轄法務局等とを電気通信回線を通じて連携し、電算化された戸籍及び除籍の副本その他戸籍の再製に必要なデータを送受信し、当該副本の保存及び管理を行うシステムをいう。

(3) 市区町村専用装置 市区町村の戸籍情報システムから抽出されたデータを戸籍副本データ管理システムで送受信するために、データの変換、暗号化等を行う装置をいう。

(4) 戸籍データ 記録媒体に記録されている現在戸籍、改製原戸籍、除籍、戸籍附票及び人口動態調査等の戸籍関連事務に関する磁気情報をいう。

(5) 記録媒体 磁気ディスク、磁気テープ、光磁気ディスク等の戸籍データが記録された磁気媒体をいう。

(6) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作手引書、コード一覧表等の戸籍情報システム等の運用に関する記録及び文書をいう。

(7) 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。

(基本方針)

第3条 戸籍情報システム等による事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するよう努めなければならない。

(保護管理者の指定)

第4条 戸籍情報システム等の戸籍データ、プログラム及びドキュメント等の適正な管理に万全を期すため、保護管理者を置く。

2 保護管理者は、市民生活部市民課長をもって充てる。

(端末装置管理者の指定等)

第5条 保護管理者は、端末装置の管理及び適正な運用を図るため、端末装置管理者を指定しなければならない。

2 端末装置管理者は、端末装置の操作及び管理が適正に行われるよう、必要な措置を講じなければならない。

3 保護管理者は、端末装置の操作者を指定するとともに、操作者が処理することができる事務の範囲を明確にしなければならない。

(戸籍データ及びプログラムの管理)

第6条 保護管理者は、戸籍データの適正な保護及び管理のため、次に掲げる措置を講じなければならない。

(1) 端末装置は、関係者以外の者が画面の表示を読み取ることができないよう配置しなければならない。

(2) 戸籍事務担当職員以外の者が戸籍データの内容について、変更を加えることができないようにしなければならない。

(3) 予備の記録媒体を定期的に作成し、適正に保管しなければならない。

(4) 戸籍情報システム等のプログラムの障害の有無について、定期的に点検を行わなければならない。

(記録媒体及び出力帳票の保管)

第7条 保護管理者は、記録媒体及び出力帳票の適正な保護及び管理のため、次に掲げる措置を講じなければならない。

(1) 記録媒体は耐火性保管庫に保管し、出力帳票は施錠ができる場所に保管しなければならない。

(2) 記録媒体及び出力帳票の授受及び保管については、台帳に記録する等の方法により適正に管理しなければならない。

(3) 記録媒体及び出力帳票の廃棄については、裁断等の復元できない方法によって速やかに処分しなければならない。

(ドキュメントの管理)

第8条 保護管理者は、ドキュメントを適正に保管するため、次に掲げる措置を講じなければならない。

(1) ドキュメントを最新の状態で維持し、適正な保管場所を指定しなければならない。

(2) ドキュメントを廃棄する場合は、外部に情報が流出することがないよう適切に処分しなければならない。

2 ドキュメントを複写し、又は外部へ持ち出すときは、保護管理者の承認を得なければならない。

(パスワードの管理)

第9条 保護管理者は、端末装置の操作者を識別し、その処理する事務の範囲を限定するため、当該操作者ごとにパスワードを設定し、付与しなければならない。

2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行及び保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。

3 保護管理者は、パスワードを端末装置の操作者以外の者に漏らしてはならない。

4 当該操作者は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。

(戸籍副本データの送信)

第10条 市長は、戸籍副本データを、市区町村専用装置を使用して、電気通信回線を通じて管轄法務局等へ随時送信しなければならない。

2 戸籍副本データの電気通信回線を通じた送信の方法については、戸籍又は除かれた戸籍の副本の電気通信回線を通じた送信の方法に関する技術的基準(平成25年1月25日法務省告示第35号)によるものとする。

3 第6条の規定は、戸籍副本データに準用する。

(市区町村専用装置の管理)

第11条 市区町村専用装置の管理については、市区町村専用装置物品管理取扱要領(平成25年3月5日付け法務省民一第201号民事局長通知)によるものとする。

2 保護管理者は、市区町村専用装置物品管理取扱要領に規定する市区町村主任使用職員としての職務を行う。

(研修等の実施)

第12条 保護管理者は、戸籍担当職員に職務上必要な研修を実施するとともに、適正な戸籍情報システム等の操作について教育を実施しなければならない。

(戸籍データ等の外部提供)

第13条 戸籍データ、記録媒体及び出力帳票は、法令に定めがある場合を除き、外部に提供してはならない。

この要綱は、令和4年4月1日から施行する。

尾張旭市戸籍事務電子情報処理組織の運営に関する要綱

令和4年4月1日 要綱等

(令和4年4月1日施行)