2　各課等における特定個人情報の取扱いについての組織体制は、以下のとおりとする。

3　各課等の長は、各課等の事務取扱担当者(以下「各課担当者」という。)を一覧表等で管理し、各課担当者以外の者が特定個人情報を取り扱うことがないようにする。

2　各課担当者は、債権者本人又は代理人から個人番号の提供を受けたときは、ガイドラインに基づき本人確認を行うこととする。

3　各課担当者は、個人番号取得後速やかに、通知カード等の写しを会計課に提出しなければならない。

4　各課担当者は、各課等において通知カード等の写しを複写(電磁的記録を含む。)し、保管してはならない。

5　各課担当者は、通知カード等の写しを会計課に提出するまでの間、通知カード等の写しは、各課担当者以外の者が取り扱うことが無いよう厳重な管理のもとで保管しなければならない。ただし、この取扱いができないときは、会計管理者室金庫に保管することができる。

6　会計課の事務取扱担当者(以下「会計課担当者」という。)は、各課等から通知カード等の写しの提出を受けたときは、速やかに情報システムに入力し、提出された通知カード等の写しは、会計管理者室金庫に保管しなければならない。

7　会計課担当者は、情報システムに入力した債権者の特定個人情報の確認のために、情報システムからの帳票を出力してはならない。

8　特定個人情報について債権者より訂正の申出があったときは、各課担当者及び会計課担当者は速やかに対応するものとする。

2　特定個人情報を取り扱う書類等は、特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の安全管理の確保のため、施錠可能なキャビネット等に保管する。

3　債権者から提供を受けた通知カード等の写しについては、会計課にて1年間保存し、その後、10　特定個人情報の廃棄及び消去(2)に定める方法により廃棄をする。

2　前項の提供に当たっては、簡易書留の利用等の方法により厳重な管理方法によって提供を行わなければならない。

2　特定個人情報の紙媒体の廃棄に当たっては、シュレッダー、溶解等の復元不可能な方法により廃棄する。

3　特定個人情報の電磁的記録によるデータの消去については、会計管理者によって処理するものとし、会計課担当者が自己の判断によって削除をしてはならない。

この要領は、平成28年2月1日から適用する。