(趣旨)

第1条　この規程は、大津町工業用水道課(以下「課」という。)の文書の取扱に関し、必要な事項を定めるものとする。

(公文書の種類)

第2条　公文書の種類は、次のとおりとする。

(公文書の左横書及び書式)

第3条　文書は左横書きとしなければならない。ただし、次の各号に掲げるものについては、この限りでない。

(記号及び番号)

第4条　公文書には、次の各号により記号及び番号をつけなければならない。ただし、儀礼的文書、刊行物及び帳簿等で記号及び番号をつけることが適当でないものについては、この限りでない。

(公文書の記名)

第5条　公文書の記名は、町長名(法令の規定に基づき町名を用いるものとされているものについては町名)とする。ただし、特に承認を得たものは、この限りでない。

(文書の受付及び交付)

第6条　課に到達した公文書は、次の各号によりこれを取扱わなければならない。

(料金未納等の文書)

第7条　郵便料金が未納又は不足の文書は、公務に関係があると認められるものに限り、その未納又は不足の料金を納めて受付けるものとする。

(文書の処理)

第8条　課長は、文書の配布を受けたときは、遅滞なくこれを査閲し、自ら処埋するものを除くほか、処理方針を示して、これを課員に交付しなければならない。

(文書の立案及び回議)

第9条　課長は、交付を受けた文書につき、自ら又は所属職員に提示し、起案用紙(別記第9号様式)に起案し、速やかにこれを回議しなければならない。

(回議)

第10条　回議案は、関係課員に回議したのち、起案者又は内容を説明することができる者が持ち回り、上司の決裁を受けなければならない。ただし、特に軽易な回議案については、この限りでない。

(合議)

第11条　回議案又は回覧書で町長部局に関係があるものは、必ずその関係課に合議しなければならない。

(取扱区分及び決算区分の表示)

第12条　回議案には、次の各号に掲げる取扱区分及び決算区分に応じ、当該各号に定める表示を起案用紙のそれぞれの区分欄に朱書しなければならない。

(決裁済の回議書)

第13条　決裁済の回議書は、甲、乙については、課長において、それぞれ決裁の日付印(別記第10号様式)を押印のうえ、起案者に回付するものとする。

(公文書の審査)

第14条　公文書は、課長の審査を受けなければならない。

(浄書)

第15条　決裁済文書で浄書を要する文書は浄書のうえ校合しなければならない。この場合において浄書者及び校合者は、それぞれ起案用紙の所定欄に認印を押さなければならない。

(公印の押印)

第16条　浄書した文書には、大津町工業用水道事業公印規程(平成元年工水規程第1号)の定めるところにより公印を押さなければならない。ただし、儀式文等で公印を押すことが適当でないもの及び軽易な文書で別に定めるものについては、この限りでない。

(発送文書の取扱)

第17条　決裁済文書の発送は、当該文書の決裁の有無その他必要な事項について審査し、文書収発簿(別記第4号様式)に記載ののち、発送手続をとるものとする。

(条例及び規則の取扱)

第18条　条例及び規則等の文書の取扱については、次の各号に定めるところによる。

(未完結文書の整理)

第19条　未完結文書は、常に整理し、担当者が不在の場合でもその経過がわかるようにしておかねばならない。

(完結文書の編さん)

第20条　課長は、完結文書を次の各号により編さんさせなければならない。

(文書の編さん区分及び保存)

第21条　文書の編さんは、原則として、会計年度ごと行うものとし、これを5分類に分け、次の保存期間に区分して編さんし保存しなければならない。

(完結文書の引継)

第22条　課員は、前条第1項の規定により編さんした文書を翌年度の8月31日までに保存文書引継書(別記第16号様式)2通を添えて、課長に引継がなければならない。

(保存文書の管守)

第23条　保存文書は、書庫に所定期間保存し、課長が管守しなければならない。

(部外者の保存文書閲覧)

第24条　保存文書は、職員以外の者に閲覧させ、又は謄写させることはできない。ただし、管理者の承認を得たときは、この限りでない。

(保存文書の廃棄)

第25条　保存期間が満了した保存文書は、課長において、保存文書台帳の廃棄欄に所要事項を記載したのち、廃棄するものとする。