○大津町工業用水道課文書規程

平成元年1月27日

工水訓令第1号

(趣旨)

第1条 この規程は、大津町工業用水道課(以下「課」という。)の文書の取扱に関し、必要な事項を定めるものとする。

(公文書の種類)

第2条 公文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 法規文

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するものをいう。

 規則 地方自治法第15条の規定により制定するものをいう。

(2) 公示文

 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づき処分又は、決定した事項を一般に公示するものをいう。

 公告 告示以外で一定の事項を一般に公示するものをいう。

(3) 令達文

 訓令 管理者が職員に対して例規となるべきことを指揮命令するものをいう。

 達 管理者が特定の個人、法人又は団体に対してその権限に基づいて命令、禁止、停止、取消、変更等の処分をするものをいう。

 指令 管理者が特定の個人、法人又は団体の申請等に対して許可、認可、承認等をするものをいう。

(4) 通達文

 通達 管理者が所属職員に対して事務処理の方針、細目等を指示するものをいう。

(5) 往復文、照会、回答、請求、督促、諮問、答申、報告、協議、申請、進達、建議、副申、内申、勧告、通知、送付、依頼等をいう。

(6) 内部文

伺、復命書、供覧、事務引継書等をいう。

(7) その他の公文

議案文、証明書、契約書、表彰状、儀式文等前各号に掲げる公文書以外の公文書をいう。

(公文書の左横書及び書式)

第3条 文書は左横書きとしなければならない。ただし、次の各号に掲げるものについては、この限りでない。

(1) 法令等の規定により様式を縦書きと定められているもの

(2) 他の官公署で縦書きと定められているもの

(3) 議案文、表彰文、儀式文その他工業用水道課長(以下「課長」という。)が縦書が適当と認めたもの

(4) 文書の書式は、大津町文書規程(昭和56年訓令第2号。以下「町文書規程」という。)を準用する。

(記号及び番号)

第4条 公文書には、次の各号により記号及び番号をつけなければならない。ただし、儀礼的文書、刊行物及び帳簿等で記号及び番号をつけることが適当でないものについては、この限りでない。

(1) 条例及び規則には、町名を冠し、それぞれの区分に従い、町長部局の総務課備付けの令達件名簿によつて番号をつける。

(2) 告示、公告、訓令、達及び指令には、大津町工水名を冠し、それぞれの区分に従い、課備付けの令達件名簿(下記様式)により番号をつける。

 告示、公告(別記第1号様式)

 訓令(別記第2号様式)

 達、指令(別記第3号様式)

2 前項第2号のうち、告示及び公告の公表は、大津町役場の掲示場に掲示して行う。

3 第1項に定める文書以外の公文書については、課名の頭字を附し、課備付けの文書収発簿(別記第4号様式)によつて番号をつける。

4 文書番号は、次の区分によりつけ、事案の完結に至るまで同一番号を使用し、往復の回数に従い順次支号をつける。

(1) 条例、規則、規程、告示、公告及び訓令は、毎年1月1日に始まり12月31日に終る。

(2) 達、指令及びその他の文書は、毎年4月1日に始まり翌年3月31日に終る。

(公文書の記名)

第5条 公文書の記名は、町長名(法令の規定に基づき町名を用いるものとされているものについては町名)とする。ただし、特に承認を得たものは、この限りでない。

(文書の受付及び交付)

第6条 課に到達した公文書は、次の各号によりこれを取扱わなければならない。

(1) 次号から第4号までに掲げる文書以外の文書は、すべて開封し、その余白に受付日付印(別記第5号様式)を押し、文書収発簿に所要事項を記載するとともに、受付日付印の番号欄の番号を記入し、直ちに課長に交付する。

(2) 金券又は現金を添付してある文書は、開封しないで、封筒に受付日付印を押し、金券配布簿(別記第6号様式)に所要事項を記載し、企業出納員に交付し、その受領印をもらわなければならない。

(3) 親展文書は、開封しないで封筒に受付日付印を押し、特殊文書受付簿(別記第7号様式)に所要事項を記載し、交付する。

(4) 書留郵便物は、特殊文書受付簿(別記第7号様式)に所要事項を記載し、交付する。

(5) 電報は、電報受付簿(別記第8号様式)に所要事項を記載し、交付する。

(料金未納等の文書)

第7条 郵便料金が未納又は不足の文書は、公務に関係があると認められるものに限り、その未納又は不足の料金を納めて受付けるものとする。

(文書の処理)

第8条 課長は、文書の配布を受けたときは、遅滞なくこれを査閲し、自ら処埋するものを除くほか、処理方針を示して、これを課員に交付しなければならない。

2 課員は、前項の規定により文書の交付を受けたときは、速やかに起案その他必要な措置をとらなければならない。

(文書の立案及び回議)

第9条 課長は、交付を受けた文書につき、自ら又は所属職員に提示し、起案用紙(別記第9号様式)に起案し、速やかにこれを回議しなければならない。

2 起案文は、口語体を用い、その表現が正確、かつ、明瞭であるようにしなければならない。

3 起案文書は、起案者から課員に合議のうえ、上司に提出しなければならない。

(回議)

第10条 回議案は、関係課員に回議したのち、起案者又は内容を説明することができる者が持ち回り、上司の決裁を受けなければならない。ただし、特に軽易な回議案については、この限りでない。

(合議)

第11条 回議案又は回覧書で町長部局に関係があるものは、必ずその関係課に合議しなければならない。

(取扱区分及び決算区分の表示)

第12条 回議案には、次の各号に掲げる取扱区分及び決算区分に応じ、当該各号に定める表示を起案用紙のそれぞれの区分欄に朱書しなければならない。

(1) 町長の決裁を要するもの。「町長」

(2) 管理者の決裁を要するもの。「甲」

(3) 課長限りで決裁を要するもの。「乙」

2 取扱区分に関しては、町文章規程第12条を準用する。

(決裁済の回議書)

第13条 決裁済の回議書は、甲、乙については、課長において、それぞれ決裁の日付印(別記第10号様式)を押印のうえ、起案者に回付するものとする。

(公文書の審査)

第14条 公文書は、課長の審査を受けなければならない。

(浄書)

第15条 決裁済文書で浄書を要する文書は浄書のうえ校合しなければならない。この場合において浄書者及び校合者は、それぞれ起案用紙の所定欄に認印を押さなければならない。

(公印の押印)

第16条 浄書した文書には、大津町工業用水道事業公印規程(平成元年工水規程第1号)の定めるところにより公印を押さなければならない。ただし、儀式文等で公印を押すことが適当でないもの及び軽易な文書で別に定めるものについては、この限りでない。

2 公印の使用にあたつては、公印の管守者は、決裁文書及び浄書文書を審査したのち、その承認を与えなければならない。

(発送文書の取扱)

第17条 決裁済文書の発送は、当該文書の決裁の有無その他必要な事項について審査し、文書収発簿(別記第4号様式)に記載ののち、発送手続をとるものとする。

2 前項により発送文書を発送したときは、決裁文書に発送済日付印(別記第11号様式)を押印しなければならない。

(条例及び規則の取扱)

第18条 条例及び規則等の文書の取扱については、次の各号に定めるところによる。

(1) 議案文の決裁文書 議案原稿を作成して、浄書のうえ決裁文書とともに、町長部局の総務課長に送付するものとする。

(2) 条例及び規則の公布の決裁文書 条例案又は規則案については、町長の署名(別記第12号様式)を受けたのち、当該署名を受けた条例又は規則は、総務課長に送付するものとする。

(3) 前2号の起案にあたつては、総務課長の合議を受けるものとする。

(未完結文書の整理)

第19条 未完結文書は、常に整理し、担当者が不在の場合でもその経過がわかるようにしておかねばならない。

(完結文書の編さん)

第20条 課長は、完結文書を次の各号により編さんさせなければならない。

(1) 完結した文書は、次条の区分に従い文書分類表(別表第1)により編さんしなければならない。

(2) 簿冊の厚さは、10センチメートルを限度として編さんすること。ただし、紙数の多少によつて、分冊又は数年度分を合冊して編さんすること。

(3) 施行年月日の順に上から下に編さんすること。

(4) 条例、規則、規程、告示、公告及び訓令等例規に関する完結文書は暦年別に編さんすること。

(5) 簿冊は1冊ごとに目次(別記第13号様式)をうけるとともに表紙(別記第14号様式)及び背表紙(別記第15号様式)をつけること。

(文書の編さん区分及び保存)

第21条 文書の編さんは、原則として、会計年度ごと行うものとし、これを5分類に分け、次の保存期間に区分して編さんし保存しなければならない。

(1) 第1種 永久保存

(2) 第2種 10年保存

(3) 第3種 5年保存

(4) 第4種 3年保存

(5) 第5種 1年保存

2 前項の保存期間の区分は、別表第2のとおりとする。

3 保存期間は、処理完結の翌年度の6月1日から起算する。

4 課長は、保存期間を越えて保存する必要が生じた時は、保存期間を変更することができる。

(完結文書の引継)

第22条 課員は、前条第1項の規定により編さんした文書を翌年度の8月31日までに保存文書引継書(別記第16号様式)2通を添えて、課長に引継がなければならない。

2 事務処理上特に必要な完結文書については、課長の承認を得て、一時これを保存することができる。この場合課長は、保存文書引継書の備考欄に必要事項を記載すること。

3 課長は、保存文書引継書により保存文書台帳(別記第17号様式)に所要事項を記載しなければならない。

(保存文書の管守)

第23条 保存文書は、書庫に所定期間保存し、課長が管守しなければならない。

2 保存文書を外部に持出そうとするときは、課長の承認を受けなければならない。

3 保存文書は、抜取、取換、訂正等をしてはならない。

(部外者の保存文書閲覧)

第24条 保存文書は、職員以外の者に閲覧させ、又は謄写させることはできない。ただし、管理者の承認を得たときは、この限りでない。

(保存文書の廃棄)

第25条 保存期間が満了した保存文書は、課長において、保存文書台帳の廃棄欄に所要事項を記載したのち、廃棄するものとする。

2 保存文書を廃棄処分する場合、その文書で他に利用されるおそれがあるものは、課長において裁断し、又は焼却しなければならない。

附 則

この訓令は、平成元年1月27日から施行し、昭和63年11月1日から適用する。

附 則(平成6年4月1日工水訓令第1号)

この訓令は、平成6年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月24日訓令第4号)

この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

別表第1(第20条関係)

文書分類表

大分類

小分類

中分類

番号

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

工業用水道課0

庶務

0

一般文書綴

例規綴

議案関係綴

議決書綴

令達件綴

各種契約書綴

陳情、要望書綴

 

 

 

人事

1

一般文書綴

人事発令簿綴

職員共済関係

服務関係綴

諸手当関係綴

 

 

 

 

 

工務

2

一般文書綴

補助事業関係綴

工事関係契約書綴

工業用水道管渠管理関係綴

取水、排水施設管理関係綴

計画、設計関係綴

委託工事関係綴

 

 

 

財務

3

一般文書綴

補助金関係綴

使用料関係綴

企業債関係綴

登記済証関係綴

寄附採納願綴

災害共済関係綴

 

 

 

会計

4

一般文書綴

収支報告書綴

借入金関係綴

指定金融機関関係綴

徴収関係綴

 

 

 

 

 

別表第2(第21条関係)

保存期間の区分

第1種 永久保存書類

(1) 例規となるべき書類

(2) 条例、規則及び規程

(3) 訓令、告示、指令、達

(4) 法令

(5) 議会の議決書類

(6) 職員の進退賞罰に関するもの及び履歴書

(7) 褒賞及び表彰に関するもの

(8) 公有財産の管理及び処分に関するもの

(9) 登記に関するもの、ただし、登記済通知書を除く。

(10) 訴訟、訴願及び審査請求に関するもの

(11) 原簿及び台帳等で重要なもの

(12) 事務引継に関するもの

(13) 諸協定書類及び関係契約書類並びに関係諸証ひよう書類

(14) その他10年以上を超え保存の必要なもの

第2種 10年保存書類

(1) 官報、県公報

(2) 給与関係

(3) 職員の身分及び服務関係書類

(4) 財務に関するもの(第1種永久保存書類9、13に関するものを除く。)

(5) 調査、統計、報告及び証明等で重要なもの

(6) 重要文書及び秘文書の受発に関するもの

(7) 廃棄目録書類

(8) 国県補助金関係書類

(9) 各種工事、設計書、図面、工事負担、計画書請負契約書及び入札開札録

(10) 金銭出納に関するもの

(11) 原簿及び台帳

(12) その他5年を越え保存の必要なもの

第3種 5年保存書類

(1) 滞納台帳

(2) 使用料徴収簿

(3) 領収書等証拠書類

(4) 各種計画書に関するもの

(5) その他3年を越え保存の必要なもの

第4種 3年保存書類

(1) 陳情書類

(2) 寄附採納願

(3) 文書の収受発送簿

(4) 業者登録申請

(5) 照会回答請求その他往復一般文書

(6) 調査、統計、報告、証明等で軽易なもの

(7) 消耗品の受渡に関するもの

(8) その他1年を越えて保存の必要なもの

第5種 1年保存書類

(1) 職員の欠勤、遅参、早退及び休暇の届に関するもの

(2) 日誌、調査、報告、通知等で特に軽易なもの

(3) 出勤簿及び出張命令簿

(4) 処理を終つた一時限りの願書及びこれに属するもの

(5) その他1年を越えて保存の必要を認めないもの

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大津町工業用水道課文書規程

平成元年1月27日 工業用水道課管理訓令第1号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第11編 公営企業/第2章 工業用水道事業
沿革情報
平成元年1月27日 工業用水道課管理訓令第1号
平成6年4月1日 工業用水道課管理訓令第1号
平成28年3月24日 訓令第4号