○大津町文書管理規程

平成20年3月21日

訓令第4号

大津町文書規程(平成18年規程第6号)の全部を改正する。

(目的)

第1条 この規程は、大津町情報公開条例(平成15年条例第29号。以下「条例」という。)に基づき、本町における文書の管理について必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 行政機関 町長、会計管理者、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、農業委員会、固定資産評価委員会及び議会をいう。

(2) 課等 町長部局にあつては、大津町組織規則(平成26年規則第5号)に定める課をいい、町長部局以外の各行政機関にあつては、各行政機関の事務局及び課をいう。

(3) 文書 行政機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によつては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であつて、当該行政機関の職員が組織的に用いるものとして、当該行政機関が保有しているものをいう。

(4) 個別ファイル 能率的な事務又は事業の処理及び文書の適切な保存の目的を達成するためにまとめられた、相互に密接な関連を有する文書の集合物をいう。

(5) ファイル基準表 文書の適切な保存及び管理の為、個別ファイルを系統的にまとめた基準となる表をいう。

(6) 文書管理システム 電子計算組織を用いて、文書及び簿冊に関する情報を登録し、文書の発生から保存、廃棄までを管理するためのシステムをいう。

(文書取り扱いの原則)

第3条 行政機関は、組織としての意思決定及び事務・事業の実施に関する事項については、文書を作成することを原則とする。ただし、次に掲げる場合についてはこの限りでない。

(1) 行政機関の意思決定と同時に文書を作成することが困難である場合

(2) 処理に係る事案が軽微なものである場合

2 前項第1号に規定する場合にあつては、事後に文書を作成するものとする。

3 文書の取扱いは、責任を明らかにして、的確かつ迅速に行わなければならない。

4 文書は、常に丁寧に取り扱うとともに、受け渡しを確実に行い、汚損又は紛失しないように注意しなければならない。

5 文書は、組織として管理を行うものとし、決して私的な管理をしてはならない。

(文書事務の管理統括)

第4条 文書事務の管理統括は、総務部総務課(以下「文書主管課」という。)において行う。

(文書主管課長の職務)

第5条 総務課長(以下「文書主管課長」という。)は、行政機関における文書事務の指導監督、その他文書事務を総括する。

2 文書主管課長は、必要と認めるときは、行政機関が行う文書事務の状況について必要な調査を行い、又は関係帳簿及び資料の提出を求め、その結果に基づいて文書管理者に対し指導、勧告を行うものとする。

(文書管理者の職務)

第6条 文書管理者は課等の長をもつて充てる。

2 文書管理者は、所管における文書事務を文書取り扱いの原則に従つて行い、常に事務能率の向上に努めなければならない。

3 文書管理者は、文書の管理状況を絶えず調査して所管の文書事務が円滑適正に行われるよう常に留意しなければならない。

4 文書管理者は、第35条の規定に基づきファイル基準表を作成し、毎年4月1日までに文書主管課長に提出しなければならない。

(文書主任者・文書担当者)

第7条 課等及び出先機関に、文書主任者及び文書担当者各1人を置く。

2 文書主任者は、課長補佐又は係長(以下「課長補佐等」という。)のうちから、文書担当者は、課等の庶務を担当する職員のうちから文書管理者が選任する。ただし、出先機関にあつては、文書主任者は所属長をもつて充て、文書担当者は庶務を担当する職員のうちから所属長が選任する。

3 文書主任者及び文書担当者が出張又は休暇その他事故により不在であるときは、文書主任者があらかじめ文書管理者の承認を得て指定する職員がその職務を行う。

4 文書管理者は、文書主任者を指名し、又は異動等により新たに指名したときは、速やかに、文書主管課長に通知しなければならない。

(文書主任者・文書担当者の職務)

第8条 文書主任者は、上司の命を受け、次の各号に掲げる事務に従事する。

(1) ファイル基準表の調整に関すること。

(2) 文書管理の推進及び具体的な運用手続の策定に関すること。

(3) 文書整理の指導監督に関すること。

(4) その他文書整理の推進に関すること。

2 文書担当者は、上司の命を受け、次の各号に掲げる事務に従事する。

(1) 文書の受領、収受、配布及び発送に関すること。

(2) ファイル基準表の作成に関すること。

(3) 文書管理の推進に関すること。

(4) 文書の保管、保存、利用及び廃棄に関すること。

(5) その他文書の整理に関すること。

(文書の受領)

第9条 本町に到着した文書は、文書主管課にて受領し、文書管理者に配布しなければならない。ただし、次に掲げる場合は、この限りでない。

(1) 諸証明の申請等、直接課等の窓口で受領するとき。

(2) 使送、会議等により受領するとき。

(3) ファクシミリ、電子メール等で到着した文書(以下「電子文書等」という。)を受領するとき(磁気ディスク、シー・ディー・ロムその他これらに準ずる方法により一定の事項を確実に記録しておくことができる物をもつて受領するときを除く。)

2 文書管理者は、受領した文書を文書担当者に配布しなければならない。

3 郵便料金の未納又は不足の郵便物は、文書主管課長が公務に関するものと認めるものに限り、未納又は不足の料金を支払つて受領することができる。

(文書の開封及び受付)

第10条 文書主管課は、受領した文書を次に定める方法により処理しなければならない。ただし、配布先が明らかでない場合は、文書を開封して配布することができる。

(1) 受領した文書は、直ちに文書主管課備え付けの文書棚の区分に従い区分けし、課等に配布しなければならない。

(2) 親展文書及び書留郵便物は、すべて開封しないまま、特殊文書受付簿(別記第1号様式)に所要事項を記載し、課等又は名あて人に配布しなければならない。

(3) 電報は、特殊文書受付簿(別記第1号様式)に所要事項を記載し、課等又は名あて人に配布しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、前条第1項第1号及び第2号の場合にあつては、文書を受領した担当者が開封するものとする。

3 第1項の規定にかかわらず、前条第1項第3号の場合にあつては、次のとおり取り扱わなければならない。

ア ファクシミリについては、一般文書と同様の収受を行う。

イ 電子メールについては、画面上で当該部署で所掌する文書であると判断された場合、紙に出力のうえで、本規程に定める一般文書と同様の収受の処理を行う。ただし、画面上で所管が不明なものについては、文書主管課に転送し、文書主管課において他の所管と判断されたものについては、当該部署に転送するものとし、転送については電子技術の手法を用いることができる。

(文書担当者の文書の受領)

第11条 文書担当者は、次に定めるところにより、文書を受領しなければならない。

(1) 前条第1項第1号 毎日文書棚まで出向き、当該課等に係る文書を受領しなければならない。

(2) 前条第1項第2号及び第3号 文書主管課の職員からの通知により、印鑑を持参し、特殊文書受付簿に押印の上受領しなければならない。

(文書の収受)

第12条 文書担当者は、受領した文書を次に定めるところにより処理し、文書管理者に配布しなければならない。

(1) 文書の余白に受付印(別記第2号様式)及び上部余白に決裁印(別記第3号様式)を押し、文書管理システムに必要な事項を登録しなければならない。

(2) 到達の日時が行為の効力又は権利の得喪若しくは変更に関係のある文書は、当該到達した日時をその余白に記入して、受付者認印を押し、その封筒を添付しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書のうち重要でないものについては、同項に定める処理を省略することができる。

(1) 案内状およびあいさつ状

(2) 新聞及び雑誌の類

(3) 行政機関内部の文書

3 文書管理者は、前項及び第9条第1項第1号の窓口事務の文書等で、文書収発簿以外の帳票等により文書処理の簡略化を図るときは、その経過等を明らかにしておくため、必要な措置を講じておかなければならない。

(文書管理者の文書処理)

第13条 文書管理者は、文書の配布を受けたときは、自ら処理するものを除くほか、その取扱い方針等を示して関係課長補佐等に配布しなければならない。

2 配布を受けた課長補佐等は、前項に準じて担当者に配布しなければならない。

3 文書管理者は、第1項の規定にかかわらず重要な文書については、課長補佐等に配布する前に上司の閲覧及び指示を受けなければならない。

(文書の所管決定)

第14条 文書管理者は、配布を受けた文書のうち当該課等の所管に属しないもの又は所管が明らかでないときは、直ちにその理由を付して、文書主管課長に返送しなければならない。

2 文書の所管が明らかでないとき又は疑義があるときは、文書主管課長は関係課等の長及び上司と協議の上、これを決定するものとする。

(文書の起案)

第15条 事務の処理は、すべて文書によるものとし、その起案は、文書管理システムの起案様式(以下「起案用紙」という。)を用いて行うものとする。ただし、次の各号に掲げるもの及び起案用紙を用いることが適当でない場合であつて、所管文書管理者があらかじめ文書主管課長に協議して別に定めるものについては、この限りでない。

(1) 軽易なもので文書の余白に処理案を朱書して処理できるもの。

(2) 定例的なもので所定の簿冊に要旨を記入して処理できるもの。

2 諸証明は、証明簿(別記第4号様式)を用いなければならない。ただし、申請書つづりをもつて証明簿にかえることができる。

(資料等の添付)

第16条 起案文書には、必要に応じて起案の理由及び事案の経過を明らかにする資料等を添付しなければならない。

(取扱区分)

第17条 起案文書のうち次の各号に掲げるものは、それぞれ当該各号に掲げる表示を起案用紙の取扱区分欄に朱書しなければならない。

(1) 町広報に登載を要するもの 「広報登載」

(2) 例規とするもの 「例規」

(3) 公印を省略するもの 「公印省略」

(4) 緊急を要するもの 「至急」

(5) 新聞掲載するもの 「新聞掲載」

(6) テレビ、ラジオ放送するもの 「テレビ(ラジオ)放送」

(7) 秘密を要するもの 「秘」

(8) 書留郵便とするもの 「書留」

(9) 速達郵便とするもの 「速達」

(10) 電報とするもの 「電報」

(11) その他特殊郵便とするもの 「配達証明」、「内容証明」

(文書の書式)

第18条 文書は、左横書きとする。ただし、次に掲げる文書はこの限りでない。

(1) 法令等の規定により縦書きと定められている文書

(2) 他の官公署において縦書きと定められている文書

(3) 賞状、表彰状、感謝状、式辞その他これらに類するもの

(4) その他文書主管課長が縦書きを適当と認める文書

(文書の記号及び番号)

第19条 文書には、課等ごとに課等を表示する文書記号及び番号(別記第5号様式)を付さなければならない。ただし、軽易な文書及び役場内部の文書については、これらを省略することができる。

2 条例、規則、告示、公告、訓令、達及び指令等は、町名を冠し、総務課備付の各々処理簿(別記第6号様式)による番号を付し、他の文書については文書管理システムによる番号を付するものとする。

3 文書の番号は、毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終わるものとする。ただし、法令等で定められた文書及び前項条例、規則、告示、公告、訓令、達及び指令等の文書については、毎年1月1日に始まり、12月31日で終わるものとする。この場合において、番号は、その事件の完結するまで同一番号を使用し、往復の回数に従い順次支号をつけるものとする。

(文書の発信者名)

第20条 文書の発信者は町長とする。ただし、軽易な文書又は役場内部の文書については、専決権者の職名をもつて発信することができるものとする。

(回議の順序)

第21条 起案文書は、下位の職にあるものから上位の職にあるものの順に回議するものとする。

2 起案文書の回議又は合議を受けたものは、当該起案文書のそれぞれの欄に押印しなければならない。

(法令の審査)

第22条 条例、規則その他法令に関する文書の回議は、関係課等の合議を経て文書主管課の審査を受けなければならない。

(起案文書の持ち回り)

第23条 起案文書のうち、秘密を要する文書、重要な文書又は緊急を要する文書については、起案者その他内容を説明できる職員が持ち回つて回議しなければならない。

(電話等による聴取)

第24条 各課等において電話又は口頭で受理した事件は、聴取票に記載し、他の課等に属するものは当該課等の長に回送しなければならない。ただし、軽易なものについては、口頭でこれを行うことができる。

(起案文書の修正又は廃案)

第25条 起案文書の内容について回議又は合議の結果、重大な修正が行われたとき又は廃案になつたときは、起案者は、当該回議案の上部欄外に「廃案」若しくは「要旨変更」と朱書し、かつ、回議又合議した関係者に供覧し、又はその旨を通知しなければならない。

2 回議案について、決裁後その施行前に、廃案又は要旨の変更の必要を生じたときは、起案者は次の各号により処理しなければならない。

(1) 廃案を必要とする場合は、廃案の理由を付して当該回議案を発案とする伺を新たに起案し、廃案とすべき回議案を添えて決裁を受け、決裁後は、廃案となつた回議案に「廃案」と朱書して関係文書とともに保存する。

(2) 要旨の変更を必要とする場合は、要旨の変更の理由を付して当該回議案の要旨を変更する伺を新たに起案し、要旨を変更すべき回議案を添えて決裁を受け、決裁後は、添付した回議案に「要旨変更」と朱書し、要旨変更後の内容により施行する。

(決裁区分の表示)

第26条 起案文書には、次の各号に掲げる決裁区分に応じ、当該各号に定める表示を起案用紙の決裁区分欄に表示しなければならない。

(1) 町長の決裁を要するもの 町長

(2) 副町長限りで決裁するもの 副町長

(3) 総務部長限りで決裁するもの 総務部長

(4) 部長、局長限りで決裁するもの 部長、局長

(5) 課長限りで決裁するもの 課長

(6) 出先機関の長限りで決裁するもの 出先機関の長

2 町長部局以外の各委員会等においては、前項に準じて起案用紙の決裁区分欄に表示しなければならない。

(代決)

第27条 代決したときは、押印した箇所の上部に「代」と朱書するものとする。

2 前項の場合において、あらかじめ決裁権者から後閲を要しない旨の指示を受けた事案を除き「後閲」と朱書するものとする。

3 代決した事案は、上司の出勤後、遅滞なく閲覧に供しなければならない。

4 決裁を受ける場合において、専決者及び代決者が不在の時は、急施を要するものについては、その不在者の箇所に「不在」と朱書して上司の決裁を受けることができる。この場合において、前項の規定に準じて速やかに後閲を受けなければならない。

(決裁年月日)

第28条 起案文書が決裁されたときは、当該文書の決裁日付印欄に決裁日付印(別記第7号様式)を押印しなければならない。

(公印の押印)

第29条 浄書した文書には、公印を押さなければならない。ただし、儀式文等で公印を押すことが適当でないもの及び軽易な文書で別に定めるものについては、この限りでない。

2 公印の使用にあたつては、公印の管守者は、決裁文書と浄書した文書を審査した後、その承認を与えなければならない。

(文書の発送)

第30条 文書の発送は郵送又は使送の場合は文書主管課で、電子文書等又は持参達により発送する文書については課等で行うものとする。ただし、急を要するもの及び時間外等でやむを得ない郵送については、文書主管課長の承認を受け、課等において取り扱うことができる。

2 郵送を要する文書は、あて先を記載し、封入、包装その他発送に必要な処理をし、特定のものを除くほか、すべて午後4時までに後納郵便発送簿に必要事項を記載し、総務課備え付けの文書発送箱に投函するものとする。

(議案及び例規の取扱い)

第31条 次の各号に掲げる文書の施行及び発送については、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 議案文の決裁文書 課等において議案原稿を作成して、決裁文書とともに文書主管課長に送付するものとする。

(2) 条例及び規則の公布の決裁文書 課等において浄書した条例案又は規則案に町長の署名を受けた後、当該署名を受けた条例又は規則は、決裁文書とともに文書主管課長に送付するものとする。

(ファイル基準表の作成)

第32条 文書管理者は、文書の分類並びに保管及び保存等を適切に行うため、文書分類表(別表第1)及び保存年限設定基準(別表第2)に基づき、ファイル基準表を作成しなければならない。

2 文書管理者は、年度途中において新たに個別ファイルを作成又は分冊する必要が生じた場合は、速やかにファイル基準表を修正しなければならない。

(文書の整理及び保管)

第33条 文書は、常に整理し、重要なものは非常災害時に際して支障がないようあらかじめ適当な処置をしておかなければならない。

2 次条ただし書き各号に掲げる文書以外の文書で、文書上の事務処理が完結していない文書(以下「未処理文書」という。)は、一定の場所に整理保管し、常に文書の所在を明らかにしておかなければならない。

(文書の完結)

第34条 文書の完結した日は、文書上の事務処理が完結した日とする。ただし、次の各号に掲げる文書については、当該各号に定める文書の効用がなくなる日をもつて、文書の完結した日とする。

(1) 証拠として保存する必要がある文書 時効が完成した日

(2) 契約にかかる文書 かし担保責任がなくなつた日

(3) 土地、建物等の権利を証する文書 権利が消滅した日

(4) 許可、認可その他の行政処分に係る文書 当該行政処分に関し指導監督する必要がなくなつた日

(5) 訴訟、争訟に係る文書 当該事件が完結した日

(6) 通達等事務事業の基準となる文書 当該事務事業を執行する必要がなくなつた日

(7) 継続的に記載する必要がある文書 当該文書の記載が完了した日

(完結文書の編纂)

第35条 文書管理者は、完結した文書(以下「完結文書」という。)次の各号により編纂しなければならない。

(1) 完結した文書は、原則として、会計年度ごとに行うものとし、ファイル基準表により編纂すること。

(2) 簿冊の厚さは、10センチメートルを限度として編纂すること。ただし、紙数の多少によつて、分冊又は数年度分を合冊して編纂すること。

(3) 施行年月日の順に上から下に編纂すること。

(4) 簿冊は1冊ごとに、文書管理システムによつて印刷された目次、表紙、背表紙及び文書区分票をつけること。

(文書の保存年限)

第36条 法令、条例、規則、要綱等により保存年限が定められている文書については、それをもつて保存年限とする。

2 前項以外の文書の保存年限については、別表第2の基準に基づきこれを5種類に分け、次の保存年限に区分して編纂し保存しなければならない。

(1) 第1種 長期保存

(2) 第2種 10年保存

(3) 第3種 5年保存

(4) 第4種 3年保存

(5) 第5種 1年保存

3 文書の保存年限は、前2項に規定する区分に従い、個別フアイルを単位として文書管理者が定めるものとする。

4 保存年限は、文書の完結した日の属する会計年度の翌年度の6月1日から起算する。

5 文書管理者は、保存年限を越えて保存する必要が生じた時は、文書主管課長と協議の上、保存年限を変更することができる。

(完結文書の引継)

第37条 文書管理者は、前2条の規定により編纂した保存すべき完結文書(以下「保存文書」という。)を、翌年度の8月31日までに保存文書引継表2通を添えて、文書主管課長に引き継がなければならない。

2 文書主管課長は、第1項の規定により引継ぎを受けたときは、審査の上、保存文書引継表に受領印を押してその一部を文書管理者に返付しなければならない。

3 文書主管課長は、保存文書引継表により保存文書台帳に所要事項を記載しなければならない。

4 保存文書は、文書主管課長の指示に従い、書庫内の指定する場所に保存しなければならない。

5 図面、カード等製本に適さない文書は、指定された場所に保管しなければならない。この場合においては、当該文書を収納した場所に文書区分票と同一内容の項目を記載しなければならない。

(文書の保管)

第38条 前条の規定にかかわらず、第36条ただし書き各号に掲げる文書(以下「常用文書」という。)は、引継ぎを行わないで課等に保管することができる。この場合において、文書管理者は常用文書保管申請書に必要事項を記載し、文書主管課長の決裁を受けなければならない。ただし、ファイル基準表に常用文書として記載されているものについては、ファイル基準表の提出をもつて、文書主管課長の決裁を受けたものとみなす。

2 第37条第2号ただし書の規定により数年度分を合冊して編纂する文書その他事務処理上特に必要なもの(以下「保管文書」という。)については、完結文書保管申請書を文書主管課長に提出し、その承認を得て、課等に保管することができる。

3 前2項の場合、文書主管課長は常用文書保管申請書及び完結文書保管申請書により保管文書台帳に所要事項を記載しなければならない。

4 常用文書及び保管文書を文書主管課長に引き継ぐ場合は、前条の規定の例により処理するとともに、引継日等必要事項を記入の上、保管文書台帳の登録を抹消しなければならない。

(保存文書の管守)

第39条 保存文書は、書庫に所定期間保存し、文書主管課長が管守しなければならない。

2 係員以外の者は、文書主管課長の承認がなければ書庫内に立ち入つてはならない。

(保管文書の管守)

第40条 常用文書及び保存文書は、文書管理者が所定の場所に整理保管するとともに、重要なものは火災、盗難等の予防措置を講じなければならない。

(保存文書の借覧)

第41条 書庫内の保存文書を借覧しようとする者は、保存文書借覧簿に所要事項を記載し、文書主管課長の承認を受けなければならない。

2 借覧期間は1日以内とする。ただし、やむを得ない理由があるときは、文書主管課長の承認を得て1箇月以内に限り借覧することができる。

3 借覧期間は、期間内であつても文書主管課長から返還の請求があつたときは、直ちに返還しなければならない。

第42条 借覧した保存文書は、他人に転貸し、又は抜き取り、取替え、若しくは訂正してはならない。

2 借覧した保存文書を破損又は亡失したときは、直ちに文書主管課長に届け出てその指示を受けなければならない。

3 借覧した保存文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、文書主管課長の承認を得たときは、この限りでない。

(保存文書の廃棄)

第43条 文書管理者は、保存期間が満了した保存文書を廃棄するときは、保存文書廃棄表を作成し、文書主管課長の審査を受け、廃棄しなければならない。

2 文書管理者は、前項の規定により文書を廃棄したときは、保存文書廃棄表に基づき、保存文書台帳の登録を抹消しなければならない。

3 廃棄する保存文書に、条例第7条に規定する不開示情報に該当するおそれがある情報が記載されているときは、当該不開示情報が漏洩しないよう裁断する等適当な方法をとらなければならない。

(保存年限の変更等)

第44条 保存年限を経過した文書であつても、なお、保存の必要があると認められるものは、更に年限を定めて保存することができる。

2 保存年限中の文書であつても、保存の必要がないと認められるに至つたものは、当該文書の名称、保存の必要がないと認められる理由及び廃棄する年月日について文書主管課長の承認を得て、保存年限が満了する前に廃棄することができる。

3 前2項の規定を適用する場合は、第39条及び前条の規定の例により処理しなければならない。

(勤務時間外の文書の取扱い)

第45条 勤務時間外における文書の受領については、大津町職員服務規程(昭和56年訓令第1号)の定めるところによる。

附 則

(施行期日)

1 この規程は、平成20年4月1日から施行する。

(大津町電子計算組織の管理及び運営に関する規程の一部改正)

2 大津町電子計算組織の管理及び運営に関する規程(昭和59年規程第4号)の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

附 則(平成21年4月1日訓令第1号)

この規程は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成24年4月1日訓令第3号)

この規程は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成26年3月25日訓令第2号)

この規程は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月24日訓令第2号)

(施行期日)

1 この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

別表第1(第32条関係)

大分類

小分類


中分類

番号

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

共通0

総括

0

諸務

議会

例規

登記済証








1












2












3












4












5












6












7












8












9












10











大分類

小分類


中分類

番号

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

総務1

庶務

0

諸務

町制

儀式・栄典・褒賞

陳情要望書関係

自衛官募集関係






組織運営

1

諸務

組織

連絡調整

事務引継

一部事務組合






行政

2

諸務

行政区

地縁団体

地方分権

市町村合併

情報公開

個人情報保護




文書・法制

3

諸務

例規

訓令・告示・公告

官報・県公報

公印

文書管理

訴願・訴訟




消防防災

4

諸務

消防

消防団

施設整備

防災

国民保護





交通

5

諸務

交通安全啓発

交通安全施設

交通災害共済

防犯






防犯

6

諸務

防犯









消費者行政

7

諸務










議会

8

諸務


































大分類

小分類


中分類

番号

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

人事2

庶務

0

諸務










定員任免

1

諸務

定員管理

任免

試験

派遣・人事交流






職員研修

2

諸務

研修計画

職場研修

派遣研修







給与

3

諸務

報酬給与

手当

控除







福利厚生

4

諸務

福利

衛生管理








共済

5

諸務

資格

福祉・保健・貸付

共済年金







服務賞罰

6

諸務

服務管理

表彰

懲戒







労務

7

諸務

職員団体

公務災害








秘書

8

諸務


































大分類

小分類


中分類

番号

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

財務3

庶務

0

諸務

財政計画

財政公表








予算・決算

1

諸務

当初予算

補正予算

執行管理

決算資料

決算書

決算状況




税外

2

諸務

地方譲与税

地方交付税








町債

3

諸務

借入

台帳








管財

4

諸務

登記関係

保険、共済

土地

建物

備品

指定管理者




契約

5

諸務

登録

指名

入札

選定委員会






出納

6

諸務

賃金

収入

支出

歳計外

収支報告書

出納員関係




賦課

7

諸務

個人町民税

法人町民税

国民健康保険税

町たばこ税入湯税

固定資産税

軽自動車税

交付金・納付金

証明


管理

8

諸務

徴収

差押

嘱託書

裁判関係






地籍

9

諸務






















大分類

小分類


中分類

番号

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

人権4

人権

0

諸務

補助金関係

資金関係

各種委員関係

各種講座関係

教育啓発関係





人権啓発福祉センター

1

諸務

補助金関係

契約関係

運営審議会関係

各種申請関係

行事関係





男女共同参画

2

諸務

団体関係

行事関係









3












4












5












6












7












8












9












10











大分類

小分類


中分類

番号

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

企画

5

企画調整

0

諸務

振興計画

広域圏計画

政策調整

事務改善

公共交通





統計調査

1

諸務

人口

商工業

農林業

所得

その他の統計





広報公聴

2

諸務

広報









情報計画

3

諸務

電算処理関係

情報化








地域づくり

4

諸務

地域づくり









国際交流

5

諸務

国際交流

















































































大分類

小分類


中分類

番号

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

住民6

庶務

0

諸務










戸籍

1

諸務

届出登録

身分

証明

通知・記録






住民登録

2

諸務

届出登録

証明

住民基本台帳

人口動態






中長期在留届

3

諸務










印鑑

4

諸務

届出登録

証明








年金

5

諸務

交付金

裁定請求

免除申請

各種届出

福祉年金





埋火葬

6

諸務

埋改葬許可









旅券


7

諸務

発給申請










8












9












10











大分類

小分類


中分類

番号

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

福祉7

庶務

0

諸務










援護

1

諸務

生活保護

災害援助

母子福祉

戦没者遺族等

地域福祉

民生委員児童委員

社会福祉協議会

老人福祉センター


児童

2

諸務

児童手当

児童扶養手当




















障害

3

諸務

施設

障害者自立支援

地域生活支援

障害者手帳

手当

重心医療

若草児童学園



介護保険

4

諸務

受給者管理

給付

資格管理

賦課・収納






地域包括支援センター

5

諸務

例規

補助金

契約

給付






老人

6

諸務

施設

在宅

シルバー人材センター







老人ホーム

7

諸務

措置













































大分類

小分類


中分類

番号

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

健康保険8

庶務

0

諸務

例規

補助金

契約

献血






健診センター

1

諸務

契約

施設管理








母子保健

2

諸務

例規

乳幼児

妊産婦

未熟児

未熟児養育医療





予防

3

諸務

例規

予防接種

感染症予防







健康増進

4

諸務

例規

保健指導

栄養

栄養関係団体

がん

歯科

精神保健



国保

5

諸務

例規

補助金

契約

許認可

運営協議会

各種申請

異動



老人医療

6

諸務

例規

補助金

契約

各種申請






後期高齢者医療

7

諸務

例規

契約

資格関係

保険料

各種申請

広域連合




乳幼児医療

8

諸務

補助金

各種申請
















































































大分類

小分類


中分類

番号

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

環境衛生9

衛生

0

諸務

公害

開発行為

各種届

各種協議会

上水道





環境

1

諸務

畜犬

地下水雨水対策

ISO関係

各種届

河川





廃棄物

2

諸務

廃棄物搬出料

環境保全組合

菊池広域連合

収集運搬許可

各種届

各種協議会




エネルギー

3

諸務

例規

補助金









4












5












6












7












8












9












10











大分類

小分類


中分類

番号

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

産業経済10

庶務

0

諸務










農業振興

1

諸務

農業振興地域整備計画

統計調査

構造改善

指定管理者

畜産





農政

2

諸務

補助事業

農業資金

担い手関係

水田農業

経営基盤強化対策





農地整備

3

諸務

土地改良

農業用施設

工事関係

水田関係

畑総関係

換地関係

占用願



商業・労働

4

諸務

商業振興

各種団体

雇用対策







観光

5

諸務

観光振興

観光イベント

観光施設

各種団体






林務

6

諸務

町有林施行計画

林業振興

計画関係

用地補償

工事関係

管理関係

鳥獣関係



企業誘致

7

諸務

企業誘致









農林

8

諸務

農業用施設

土地改良事業補助金

町工事

県営工事

農業用施設災害

林業用施設災害




























大分類

小分類


中分類

番号

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

建設11

庶務

0

諸務










管理

1

諸務

例規

町道認定関係

用地補償関係

維持管理

法定外公共物

水防関係




建設

2

諸務

補助事業

工事関係








災害復旧

3

諸務

公共土木施設災害









都市計画

4

諸務

例規

補助金

調査計画

審議会

国土利用

景観形成

街路

用地補償関係

工事関係

都市計画

4

まちづくり










建築

5

諸務

例規

補助金

調査計画

開発関係

建築協定

建築確認

用地補償関係



営繕

6

諸務

例規

交付金

住宅維持管理

模様替等

行政財産等

工事




住宅

7

諸務

例規

補助金

入居

退去

家賃算定

家賃徴収

契約

管理


公園

8

諸務

調査計画

公園

緑化関係

用地補償関係







9












10











大分類

小分類


中分類

番号

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

下水道12

管理

0

諸務

負担金・分担金

町債関係

企画調査

使用料

排水設備

指定工事店

水洗化助成・融資

浄化槽


公共下水道

1

諸務

町債事業

計画・設計

管渠管理

都市下水路管理

用地補償関係





施設

2

諸務

ポンプ場管理

終末処理場管理

除外施設

法定分析






農業集落排水

3

諸務

町債事業

計画・設計

管渠管理

用地補償関係







4












5












6












7












8












9












10











大分類

小分類


中分類

番号

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

教育文化20

庶務

0

諸務

例規

訓令・告示・公告

公印

教育委員会

儀式ほう賞

調査統計

外国青年招致

奨学金

陳情要望書

学校教育

1

諸務

就学関係

施設管理

学校行事・各種届

学級編制

通学区域

教科書

学校保健



教職員

2

諸務

任免

服務

研修

共済






幼稚園

3

諸務

就園関係

施設管理








給食センター

4

諸務

施設管理

給食

委託







図書館

5

諸務

施設管理

書籍関係








生涯学習

6

諸務

生涯学習振興

青少年健全育成

施設管理

各種講座等

各種団体

例規

補助金関係

各種委員

委託契約関係

生涯学習

6

町補助金関係










文化振興

7

諸務

各種委員

施設管理

文化芸術振興

文化財保護

補助金関係

委託契約関係

町補助金関係



生涯スポーツ

8

諸務

各種委員

施設管理

スポーツ振興

各種大会

各種団体

例規

契約

補助金


公民館

9

諸務

施設管理

生涯学習振興

地区公民館

公民館講座

例規

国・県等補助金関係

町補助金関係

各種委員関係

委託契約関係

公民館

9

各種団体等関係










生涯学習センター

10

諸務

施設管理

例規

国・県等補助金関係

町補助金関係

文化ホール関係

委託契約関係




子育て支援課

11

諸務

子育て支援

保育所関係

児童相談関係

幼稚園関係






大津保育園

12

諸務

保育の実施関係

施設管理








大分類

小分類


中分類

番号

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

議会30

庶務

0

諸務

議員研修

議員共済

議長会

人事






議事

1

諸務

本会議

委員会

議決書

陳情・請願







2












3












4












5












6












7












8











大分類

小分類


中分類

番号

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

各種委員会40

選挙管理委員会

0

諸務

委員会

選挙人名簿

国関係選挙

県関係選挙

町関係選挙

農業委員会選挙

その他の選挙

検察審査会


監査

1

諸務

例月出納検査

定期監査

決算審査

住民監査






農業委員会

2

諸務

委員会

申請書

許可書

農業者年金

選挙関係

諸証明




固定資産評価委員会

3

諸務

審査会










4












5












6












7












8












9












10











別表第2(第36条関係)

保存年限設定基準

第1 保存年限設定の原則

1 期間設定の観点

(1) 法令による指定又は時効

地方税法 国民健康保険法 地方自治法等

(2) 内容の効力

任期 適用 期間 証拠期限

(3) 資料度合

統計価値 業績価値 町史価値

(4) 重要度合

立町要素 基本組織 制度との関係 対町民

(5) 使用度合

短期間のもの 台帳

(6) 主管の有無

原議書主管課保存の原則

(7) その他

決裁区分 金額の多寡 関係団体との関連 将来の例証

2 常用文書及び台帳の取扱い

常用文書及び台帳は、常用文書及び台帳として継続して使用している期間は、長期保存文書に属する。

更新又は不要となつたときの常用文書又は台帳の保存期間は、法令等で指定しているものを除き、原則として1年とする。

第2 保存種別の設定基準

第1種 長期保存書類

(1) 条例、規則、訓令、告示、公告、指令、達の原議及び関係書類

(2) 議会への提出議案、会議録及び議決書類

(3) 職員の任免、進退賞罰に関するもの及び履歴書

(4) 褒賞及び儀式に関するもの

(5) 事務引継に関するもの

(6) 町有財産の得喪、変更及びこれに関する登記関係の文書(道路等の買収敷地図面を含む)

(7) 廃置分合、改称、字区域及び境界等に関するもの

(8) 原簿、台帳、図面、建物竣工図面等で、10年以上を超えて保存する必要あるもの

(9) 各種委員会委員の辞令簿

(10) 各種委員会の議事録その他の重要な文書で、10年以上を超えて保存する必要あるもの

(11) 諸統計書及び町の広報等で町史の資料となるもの

(12) 町の総合計画その他特に重要な事業の計画で、10年以上を超えて保存する必要あるもの

(13) その他10年以上を超えて保存する必要あるもの

第2種 10年保存書類

(1) 職員の身分及び服務関係書類

(2) 官報、県公報

(3) 出納に関する帳票及び証拠書類

(4) 訴訟、訴願、和解及び審査請求に関するもの

(5) 各種委員会の議事録その他の重要な文書で、5年以上を超えて保存する必要あるもの

(6) 原簿、台帳、図面、建物竣工図面等

(7) 陳情、請願等に関するもの

(8) 税の賦課徴収に関するもの

(9) 国又は県からの補助金に関する書類で、5年以上を超えて保存する必要あるもの

(10) 各種委員会委員の任免に関するもの

(11) その他5年を超え保存の必要なもの

第3種 5年保存書類

(1) 国又は県の訓令、指令、例規又は通知等の文書

(2) 給与に関するもの

(3) 訴訟、訴願、和解及び審査請求に関するもの

(4) 協定、契約、許可及び認可等(関係諸証ひよう書類を含む)

(5) 各種委員会の議事録その他の文書

(6) 支出負担行為決議書(旅行伺いを含む)

(7) 町議会に関するもの

(8) 国又は県からの補助金に関する書類

(9) その他3年以上を超え保存の必要なもの

第4種 3年保存書類

(1) 復命書

(2) 寄付採納額

(3) 文書の収受発送簿

(4) 照会、回答その他の文書

(5) 各種団体に対する補助金又は奨励金に関するもの

(6) その他1年を超えて保存の必要なもの

第5種 1年保存書類

(1) 職員の欠勤、遅参、早退及び休暇等の届に関するもの

(2) 日誌、通知等に関するもの

(3) 軽易な照会、回答その他の文書

(4) タイムカード

(5) その他1年を超えて保存の必要なもの

第3 決裁区分による保存種別の設定

保存種別の設定に当たり、根拠が不明確なとき、又は判定できないときは、当該文書の意思決定権者に着目し、大津町組織規則(平成18年規則第22号)に規定する決裁区分により、次のとおり設定することができる。

(1) 町長決裁 第2種(10年)

(2) 副町長決裁 第3種(5年)

(3) 課等の長決裁 第4種(3年)

第4 保存種別設定に関する注意事項

1 原議書主管課保存の原則を守り、収受した課等は保存を要しないものが多いので注意する。

2 次に掲げる文書は、保存を要しないものとし、供覧等の事務処理後目的を達したときは、直ちに廃棄する。

(1) 図書、物品等のあつせんに係る文書

(2) 催し物、行事、会議等を不特定多数に周知させるものに係る文書

(3) 挨拶状、案内状等供覧することにより、目的が達成される文書

(4) その他軽易な文書で上記に準ずるもの

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大津町文書管理規程

平成20年3月21日 訓令第4号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成20年3月21日 訓令第4号
平成21年4月1日 訓令第1号
平成24年4月1日 訓令第3号
平成26年3月25日 訓令第2号
平成28年3月24日 訓令第2号