○砺波地方介護保険組合文書規程
平成11年4月1日
訓令第2号
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、文書類の収受及び配布、文書の作成、施行及び保存その他の文書事務の処理に関する基本的な事項を定めることにより、文書事務を標準化し、適正かつ能率的な処理を図ることを目的とする。
(1) 課 砺波地方介護保険組合組織規則(平成11年砺波地方介護保険組合規則第1号)に規定する課及び施設をいう。
(2) 起案文書 当該事案について、決裁を得るために作成された文書をいう。
(3) 決裁文書 行政機関としての意思を決定した文書をいう。
(4) 完結文書 起案、合議、決裁、施行及び回覧が全て終了した文書をいう。
(5) 決裁権者 当該事案について、行政機関としての意思を決定し得る権限を有し、決定について責任を負う者をいう。
(6) 決裁 決裁権者が起案文書に押印(自署を含む。)の上、行政機関としての意思を確定し、その責任を負うことをいう。
(7) 起案 決裁権者の指示又は事務担当者の意思により、当該事案について文書を作成することをいう。
(8) 立案 到達文書によらない起案をいう。
(9) 合議 当該事案について、関係課の意見を求めることをいう。
(10) 回覧 決裁文書及び関係資料を回付し、情報伝達又は事務連絡を行うことをいう。
(11) 保管 文書を当該文書に係る事務を担当する課の事務室内の一定の場所に収納しておくことをいう。
(12) 保存 文書を書庫等事務室以外の場所に収納しておくことをいう。
(13) 開示 文書を住民等の閲覧に供することをいう。
(文書取扱いの原則)
第3条 文書は、常に正確、迅速かつ丁寧に取り扱うとともに、その受渡しを確実に行い、事務処理が適正かつ効率的に行われるよう管理しなければならない。
2 文書は、必要に応じ、直ちに利用することができるよう的確に保管し、又は保存しなければならない。
(主要帳簿)
第4条 文書処理の進行管理を行うために、次の帳票を使用する。
(1) 文書処理カード(様式第1号) 文書の処理についての指示、命令及び処理の結果を記載することにより、到達文書の処理の経過を明らかにするもの
(2) 例規件名簿(様式第2号) 条例、規則、訓令及び告示の番号を決定するもの
第2章 公文書の例式
(公文書の種類)
第5条 公文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの
(2) 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの
(3) 告示 行政処分又は重要な事実について、管内の全部又は一部に公示するもの
(4) 訓令 所属機関又は所属職員に対して一般的に指示命令するもの
(5) 指令 所属機関又は所属職員以外の者に対して指示命令するもの
(6) 一般文書
ア 照会 回答を求めるもの
イ 回答 照会に応じるもの
ウ 諮問 一定に機関に対し、その意見を求めるもの
エ 答申 諮問に応じるもの
オ 通知 特定の相手方に知らせるもの
カ 報告 事務の状況、その他を報告するもの
キ 依頼 事務、その他一定の行為を依頼するもの
ク 申請 許可又は認可を請うもの
ケ 届 一定の事項を届け出るもの
コ 進達 上級官公庁に取り次ぐもの
サ 副申 進達する文書に添付するもの
シ 建議 上級官公庁又は上司に意見又は希望を述べるもの
ス 証明 一定の事実を証明するもの
セ 伺 上司の指揮を請うもの
ソ 上申 上司に申告するもの
タ 内申 上司に内申するもの
チ 復命 上司から命ぜられた任務の結果を報告するもの
ツ 辞令 任免、給与又は配置換えに関するもの
テ 賞状 個人又は団体を表彰するもの
2 前項の公文書のうち、条例、規則、告示及び訓令は、砺波地方介護保険組合公告式条例(平成11年砺波地方介護保険組合条例第2号)第2条から第5条までの規定に基づき掲示する。
(公文書の記号及び番号)
第6条 条例、規則、告示及び訓令を公布し、又は公表するときは、「砺波地方介護保険組合」を冠し、総務課において、その種類に従い、例規件名簿の番号を付さなければならない。
2 一般文書を収受し、又は施行するときは、各課において、別表第1に定めるところにより記号及び文書件名簿の番号を付さなければならない。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。
(1) 軽易な文書又は同一事案の多量の文書
(2) 辞令、賞状、契約書その他これらに類する文書
3 指令を施行するときは、「砺波地方介護保険組合」を冠し、一般文書の例により記号及び番号を付さなければならない。
4 前2項において、収受した文書に対して施行する場合の番号は、収受の番号をもって充てる。
5 同一事案に係る文書については、当該事案が完結するまでは同一の番号を用いるものとする。この場合において、当該事案が年度を超えて継続することとなるときは、当該番号を付した年度を表す数字を記号の前に付けるものとする。
6 番号は、条例、規則、告示及び訓令にあっては暦年により、指令及び一般文書にあっては会計年度による。
(公文書の分類記号)
第7条 公文書には、分類記号を付するものとする。
2 条例、規則、告示及び訓令は、その種類をもって分類記号とする。
3 指令及び一般文書は、原則としてその文書に関係する予算の款、項及び目をもって分類記号とするものとし、各課長が決定する。
(公文書の発信者名)
第8条 公文書の発信者名は、原則として理事長名を用いなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、法令等に定めのあるとき、又は事案の内容及び宛先により適当と認められるものについて、副理事長名、事務局長名及び主管課長名等を用いることができる。
第3章 文書管理組織
(組織)
第9条 文書の管理統制を行うために文書担当の部署を置き、その補助機関として各課に文書取扱責任者を置く。
(文書担当の部署)
第10条 文書担当の部署は、総務課及び楽寿荘とする。
2 総務課長及び施設長(以下「文書担当課長」という。)は、所管する文書の管理に関する事務を総括する。
3 文書担当課長は、各課の文書事務の処理状況に関して、定例又は臨時に調査し、処理方法の改善について必要な指導又は勧告をすることができる。
(文書取扱責任者)
第11条 文書取扱責任者は、各課長が所属職員のうちから1人を指名する。
(文書取扱責任者の職務)
第12条 文書取扱責任者は、文書の進行状況を常に把握し、文書事務の適正な管理運営に努めなければならない。
2 文書取扱責任者は、完結文書の保管又は保存について連絡及び調整に努めなければならない。
第4章 収受及び配布
(収受)
第13条 事務局又は施設に到達した文書は、文書担当課長が収受するものとする。ただし、文書担当課長が収受を不適当と認めるものについては、返送又は転送の手続をとるものとする。
2 各課の職員が直接受け取った文書は、各課長が収受するものとする。
3 文書担当課長は、郵送料金不足又は未納の郵便物の送付を受けたときは、発信者が官公庁であるとき又は公務に関し特に必要があると認めた場合は、その不足又は未納の郵便料金を支払って、その郵便物を受領することができる。
(収受した文書の取扱い)
第14条 文書担当課長は、速達郵便、電報、ファクシミリ等による文書その他緊急の処理を要すると認められる文書を収受したときは、直ちにその旨を主管課長に通知し、引き渡すものとする。
2 文書担当課長は、前項に掲げる文書以外の文書を収受したときは、その文書を開封する。ただし、次に掲げる文書については、開封しないものとする。
(1) 親展文書
(2) 現金書留及びそれに類するもの
(3) 定期刊行物及びそれに類するもの(新聞、雑誌、追録等)
(4) 広告的要素の強いもの(カタログ、ポスター、パンフレット等)
(5) 軽易な礼状に類するもの
(6) 前各号に定めるもののほか文書担当課長が開封する必要がないと認める文書
3 開封した文書には、文書の左上余白に受付印(様式第4号)を押すものとする。ただし、軽易な文書については、受付印を省略することができる。
4 開封しない文書には、封筒等の左余白に受付印を押すものとする。ただし、軽易な文書については、受付印を省略することができる。
親展文書(理事長あて) | 親展文書配布簿(様式第6号)に所要事項を記載し、総務課長に引き渡す。 |
親展文書(理事長あてのものを除く。) | 親展文書配布簿に所要事項を記載し、名あて人に引き渡す。 |
開封しない文書(親展文書を除く。) | 主管課の文書取扱責任者に配布する。 |
開封した文書 | 主管課の文書取扱責任者に配布する(封筒等が必要な場合は、添付すること。)。 |
2 2以上の課に関連する文書は、文書担当課長が最も関連が深いと認める課に配布する。
3 収受した文書に係る主管課が不明のときは、その文書に係る事務を担当する課は、事務局長が決定する。
(誤配文書の処理)
第16条 文書取扱責任者は、当該課の所掌に属しない文書の配布を受けた場合は、直ちに文書担当課長に回付しなければならない。
第5章 到達文書の処理
(文書取扱責任者の処理事項)
第17条 文書取扱責任者は、文書担当課長又は課長から文書を受領し、次の各号に掲げる事務を処理しなければならない。
(1) 開封を省略された文書を開封すること。
(2) 文書処理カードを貼付し、受領日時を記入すること(軽易な文書、追録等文書処理カードの貼付の必要がないものを除く。)。
(3) 文書件名簿に登録する必要のある文書にあっては、文書件名簿に登録し、受付印内に文書件名簿の番号を追記すること。
(4) 文書を課長に回付すること。
(文書処理の指示)
第18条 各課長は、文書処理カードに次の各号に掲げる指示事項を記入の上、文書の処理を指示しなければならない。ただし、文書処理カードの貼付がない文書にあっては、口頭によりその処理を指示するものとする。
(1) 処理担当者
(2) 処理期限
(3) 処理要領
(4) 決裁区分
(5) 分類記号
(6) 保存年数
(7) 開示区分
(文書処理の方法)
第19条 処理担当者は、課長の指示に基づき、起案又は回覧により文書を適確かつ迅速に処理しなければならない。
(起案)
第20条 伺書は、別に定めがある場合のほか、次の各号に掲げる要領により作成するものとする。
(1) 伺書を作成するときは、起案用紙(様式第7号)を使用するものとする。
(2) 定例のもの又は軽易なものについては、前号の規定にかかわらず、文書処理カードに処理案を記入して伺書の作成に代えることができる。
(3) 定例のもの又は軽易なもので、文書処理カードを貼付しない文書については、前2号の規定にかかわらず、その余白に決裁欄、処理案等所要の事項を記入して伺書の作成に代えることができる。
(4) 伺書には、件名を標記し、本文(結論)、理由、経過、参考事項を簡潔に記載すること。
(5) 用語及び用字は平易なものを用いること。
(6) 参考資料を添えるときは、要点となるところを整理し、簡潔なものとすること。
第6章 立案文書の処理
(立案の原則)
第21条 決裁権者は、起案者に対し明確な方針を示し、伺書、提案書又は報告書の作成を命じることができるものとする。
2 職員は、担任事務について、伺書、提案書又は報告書を作成することができるものとする。
(立案の方法)
第22条 立案に係る伺書及び提案書は、起案用紙を使用しなければならない。ただし、定例のもの又は軽易なものについては、余白に決裁欄、処理案等所要の事項を記入して伺書に代えることができる。
2 報告書を作成するときは、報告用紙(様式第8号)を使用するものとする。
(課長の処理事項)
第23条 各課長は、起案用紙又は報告用紙に次の各号に掲げる事項を記入の上、立案文書を処理しなければならない。
(1) 決裁区分
(2) 分類記号
(3) 保存年数
(4) 開示区分
第7章 合議、決裁及び回覧
(伺書の合議)
第24条 伺書の合議は、決裁に関与し、その責任を分担する課長に対して行うものとする。
(合議及び決裁)
第25条 合議及び決裁は、砺波地方介護保険組合処務規程(平成11年砺波地方介護保険組合訓令第1号)により行う。
(決裁文書の処理)
第26条 起案者は、決裁後は、決裁文書に決裁年月日を記入の上、速やかに施行しなければならない。ただし、条例、規則、告示及び訓令の決裁文書は、総務課ヘ回付し、公布及び公表は総務課が行うものとする。
2 起案者は、決裁を受けた事業を廃止する必要が生じた場合は、当該事案の決裁文書の余白にその理由を朱記して関係者に回覧しなければならない。
(回覧)
第27条 回覧は、事案の処理が他の課に関係があると認められる決裁文書及び関係資料の回覧又は写しの配布によって行うものとする。
(機密文書)
第28条 機秘を要するものは、欄外に秘の朱印を押し、起案者又は課長が携帯し、常にその取扱いに留意して処理すること。
第8章 施行及び発送
(浄書)
第29条 施行を要する文書は、所掌課において浄書する。
(施行の日付)
第30条 文書の施行の日付は、原則として公印を押印し、又は署名する日付とする。
2 施行の日付を特に指定する必要がある文書については、起案者は、その日付を伺書に記入しなければならない。
(公印の押印)
第31条 公文書には、記名又は署名して、公印及び契印を押さなければならない。ただし、軽易な文書には公印及び契印を、署名した文書には公印を省略することができる。
2 前項の場合において、公印使用者は、決裁文書を公印保管者に示して公印承認欄に認印を受けた後、公印を使用しなければならない。
3 多数の同一公文書に公印を使用する場合において、不正行為を防止できると認められるときは、当該公文書に押印する公印を事務局長の承認を得て、刷込式とすることができる。
(発送)
第32条 文書の発送は、文書担当の部署が行う。ただし、緊急を要する場合は、所掌課において行うことができる。
第9章 保管、保存、開示及び廃棄
(保管)
第33条 完結文書は、翌年度の末まで、各課ごとに整理し、保管するものとする。
2 前項の保管期間のうち、1年は保存年数に算入する。
(保存)
第34条 保管期間を終了した完結文書は、分類記号、開示区分及び保存年数ごとに整理し、保存しなければならない。
2 文書の保存年数は、永久、10年、5年及び1年とし、その文書の完結した年度の翌年度から起算する。
3 文書の保存年数の基準は、別表第2のとおりとし、保存年数は、各課長が決定する。
(開示区分)
第35条 文書には、情報開示に資するため、開示区分を付すものとする。
2 文書の開示区分は次のとおりとし、各課長が決定する。
(1) 開示 住民等一般の閲覧に供することをいう。
(2) 特定開示 利害関係者等特定の者の限って閲覧に供することをいう。
(3) 非開示 住民等には開示しないことをいう。
(文書の廃棄)
第36条 文書の廃棄は、各課の責任において行う。
2 文書の廃棄は、毎会計年度末に行う。
3 文書取扱責任者は、保存中の文書のうち、所定の期間を経過したものについては、速やかに廃棄しなければならない。
4 廃棄する文書で秘密に属するもの又は悪用するおそれがあると認めるものは、裁断又は焼却等適切な方法で処理しなければならない。
(委任)
第37条 この訓令の施行に関し必要な事項は、文書担当課長が定める。
附則
この訓令は、公表の日から施行する。
附則(平成19年3月30日訓令第2号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年3月26日訓令第3号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成27年3月24日訓令第3号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
別表第1(第6条関係)
公文書の記号
所属 | 記号 |
事務局総務課 | 砺介組総第○○号 |
事務局業務課 | 砺介組業第○○号 |
養護老人ホーム楽寿荘 | 砺介組養第○○号 |
別表第2(第35条関係)
公文書の保存年数基準表
保存期間 | 文書の内容 |
永久保存 | 1 議決書 2 条例、規則、告示及び訓令の決裁文書 3 予算書及び決算書 4 褒賞に関する文書 5 職員の履歴関係文書 6 統計に関する文書 7 計画書、報告書等で重要なもの 8 許可書、認可書、契約書等でその法律関係が10年以上のもの 9 入所者台帳 |
10年保存 | 1 議事録 2 計画書、報告書等で重要でないもの 3 陳情書、請願書等で重要なもの 4 常用の台帳等から除去した帳票 5 許可書、認可書、契約書等でその法律関係が10年未満のもの |
5年保存 | 1 会計上の諸帳簿及び証拠書類 2 補助金関係文書 3 指令文 4 陳情書、請願書等で重要でないもの 5 一般文書で重要なもの |
1年保存 | 1 上記以外の全ての文書 |
様式第4号及び様式第5号 略
