2　この条例において「行政文書」とは、実施機関の職員(県が設立した地方独立行政法人及び公社にあっては、役員を含む。第27条を除き、以下同じ。)が職務上作成し、又は取得した文書(図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)を含む。第17条を除き、以下同じ。)であって、当該実施機関の職員が組織的に用いるものとして、当該実施機関が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。

3　この条例において「歴史公文書」とは、次に掲げる文書をいう。

4　この条例において「特定歴史公文書」とは、歴史公文書のうち、第8条第1項若しくは第3項又は第26条第3項の規定により実施機関から知事に移管されたものをいう。

5　この条例において「公文書」とは、次に掲げるものをいう。

2　実施機関は、能率的な事務又は事業の処理及び行政文書の適切な保存に資するよう、単独で管理することが適当であると認める行政文書を除き、適時に、相互に密接な関連を有する行政文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を個別フォルダー(個々の文書をキャビネットに納めるための紙挟みをいう。以下同じ。)又は簿冊にまとめなければならない。

3　前項の場合において、実施機関は、実施機関が規則その他の規程で定めるところにより、当該個別フォルダー又は簿冊について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。

4　実施機関は、第1項及び前項の規定により設定した保存期間及び保存期間の満了する日を、実施機関が規則その他の規程で定めるところにより、延長することができる。

5　実施機関は、第2項に規定する個別フォルダー又は簿冊及び単独で管理している行政文書(以下「個別フォルダー等」という。)について、保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下同じ。)の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置として、歴史公文書に該当するものにあっては知事への移管の措置を、それ以外のものにあっては廃棄の措置をとるべきことを定めなければならない。

2　前項の場合において、実施機関は、当該個別フォルダー等の集中管理の推進に努めなければならない。

2　実施機関は、前項の帳簿について、実施機関が規則その他の規程で定めるところにより、一般の閲覧に供するとともに、インターネットの利用その他の方法により公表しなければならない。

2　実施機関は、前項の規定により保存期間が満了した個別フォルダー等を廃棄しようとするときは、あらかじめ、知事に報告しなければならない。この場合において、知事は、当該個別フォルダー等が歴史公文書に該当すると認めるときは、当該個別フォルダー等を保有する実施機関に対し、当該個別フォルダー等を知事に移管するよう求めることができる。

3　実施機関は、前項後段の規定による求めがあったときは、当該個別フォルダー等について当該求めを参酌して第5条第5項の規定による定めを変更し、当該個別フォルダー等を知事に移管することができる。

4　実施機関は、第1項又は前項の規定により知事に移管する個別フォルダー等について、第12条第1項第1号に掲げる場合に該当するものとして知事において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、その旨の意見を付さなければならない。

2　知事は、毎年度、前項の報告を取りまとめ、その概要を公表しなければならない。

2　前項の規程には、行政文書に関する次に掲げる事項を記載しなければならない。

3　実施機関は、第1項の規程を設けたときは、遅滞なく、これを公表しなければならない。これを変更したときも、同様とする。

2　知事は、規則で定めるところにより、特定歴史公文書について、その内容、保存状態、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。

3　知事は、特定歴史公文書に個人情報(個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第2条第1項に規定する個人情報をいう。以下この項において同じ。)が記録されている場合には、当該個人情報の漏えいの防止のために必要な措置を講じなければならない。

4　知事は、規則で定めるところにより、特定歴史公文書の分類、名称その他の特定歴史公文書の適切な保存を行い、及び適切な利用に資するために必要な事項を記載した目録を作成し、公表しなければならない。

2　知事は、利用請求に係る特定歴史公文書が前項第1号に該当するか否かについて判断するに当たっては、当該特定歴史公文書が行政文書として作成され、又は取得されてからの時の経過を考慮するとともに、当該特定歴史公文書に第8条第4項の規定による意見が付されている場合には、当該意見を参酌しなければならない。

3　知事は、第1項第1号に掲げる場合であっても、当該特定歴史公文書が同号アからエまでに掲げる情報を記録した部分とそれ以外の部分とからなる場合において、これらの部分を容易に、かつ、利用請求の趣旨を損なわない程度に分離できるときは、利用請求者に対し、当該情報を記録した部分を除いて、当該特定歴史公文書を利用させなければならない。

2　知事は、利用請求書に形式上の不備があると認めるときは、利用請求者に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、知事は、利用請求者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならない。

2　知事は、利用決定等をしたときは、利用請求者に対し、速やかに、その旨を書面により通知しなければならない。

3　知事は、利用請求に係る特定歴史公文書の全部を利用させる旨の決定以外の利用決定等をしたときは、前項の書面にその理由を記載しなければならない。この場合において、当該理由がなくなる期日をあらかじめ明示することができるときは、当該期日を同項の書面に付記しなければならない。

4　知事は、やむを得ない理由により、第1項に規定する期間内に利用決定等をすることができないときは、当該期間を45日以内に限り延長することができる。この場合において、知事は、利用請求者に対し、速やかに、延長後の期間及び延長の理由を書面により通知しなければならない。

5　利用請求に係る特定歴史公文書が著しく大量であるため、利用請求があった日から起算して60日以内に、その全てについて利用決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、第1項及び前項の規定にかかわらず、知事は、利用請求に係る特定歴史公文書のうちの相当の部分につき当該期間内に利用決定等をし、残りの特定歴史公文書については相当の期間内に利用決定等をすれば足りる。この場合において、知事は、第1項に規定する期間内に、利用請求者に対し、次に掲げる事項を書面により通知しなければならない。

2　知事は、第三者に関する情報が記録されている特定歴史公文書の利用をさせようとする場合であって、当該情報が情報公開条例第7条第2号イ又は第3号ただし書に規定する情報に該当すると認めるときは、利用させる旨の決定に先立ち、当該第三者に対し、利用請求に係る特定歴史公文書の名称その他規則で定める事項を書面により通知して、意見書を提出する機会を与えなければならない。ただし、当該第三者の所在が判明しない場合は、この限りでない。

3　知事は、特定歴史公文書であって第12条第1項第1号エに該当するものとして第8条第4項の規定により意見を付されたものを利用させる旨の決定をする場合には、あらかじめ、当該特定歴史公文書を移管した実施機関に対し、利用請求に係る特定歴史公文書の名称その他規則で定める事項を書面により通知して、意見書を提出する機会を与えなければならない。

4　知事は、第1項又は第2項の規定により意見書を提出する機会を与えられた第三者が当該特定歴史公文書を利用させることに反対の意思を表示した意見書を提出した場合において、当該特定歴史公文書を利用させる旨の決定をするときは、その決定の日と利用させる日との間に少なくとも2週間を置かなければならない。この場合において、知事は、その決定後直ちに、当該意見書(第20条第1項第2号及び第3項第3号において「反対意見書」という。)を提出した第三者に対し、利用させる旨の決定をした旨及びその理由並びに利用させる日を書面により通知しなければならない。

2　前項の規定による諮問は、行政不服審査法第9条第3項において読み替えて適用する同法第29条第2項の弁明書の写しを添えてしなければならない。

3　知事は、第1項の規定により諮問をしたときは、次に掲げるものに対し、諮問をした旨を通知しなければならない。

4　知事は、提出書類等(行政不服審査法第9条第3項において読み替えて適用する同法第30条第1項の反論書若しくは同条第2項の意見書又は同法第32条第1項若しくは第2項若しくは同法第9条第3項において読み替えて適用する同法第33条の規定により提出された書類その他の物件をいう。)が提出された場合には当該提出書類等の写し等(電磁的記録にあっては、当該電磁的記録に記録された事項を記載した書面)を審査会に送付しなければならない。

5　知事は、第1項の規定による諮問に対する答申があったときは、その答申を尊重して、当該審査請求についての裁決を行わなければならない。

2　実施機関は、刑事訴訟に関する書類のうち歴史公文書に該当するものの適切な保存のために必要な措置を講ずるものとする。

3　実施機関は、刑事訴訟に関する書類が歴史公文書に該当すると認めるときは、知事と協議し、当該刑事訴訟に関する書類を知事に移管することができる。

4　知事は、前項の規定により移管された刑事訴訟に関する書類であって、同項の協議において利用の制限を行うこととされたものについて利用請求があったときは、第12条の規定にかかわらず、利用を制限するものとする。

5　刑事訴訟法第53条の2第4項に規定する押収物については、この条例の規定は、適用しない。

(施行期日)

1　この条例は、令和2年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この条例の規定は、この条例の施行の日(以下「施行日」という。)以後に実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した行政文書について適用する。

3　この条例の施行の際現に実施機関が保存している行政文書であって、実施機関が規則その他の規程で定めるところにより設定した保存期間を満了していないものについては、施行日以後に当該保存期間が満了した場合には、第5条から第9条までの規定の例により管理しなければならない。

4　この条例の施行の際現に実施機関が規則その他の規程で定めるところにより設定した保存期間を満了した後も引き続き保存を必要とすることとしている行政文書については、第5条第4項の規定の例により当該保存期間を延長した上で、同条から第9条までの規定の例により管理しなければならない。

5　この条例の施行の際現に新潟県立文書館条例(平成4年新潟県条例第38号)第1条に規定する新潟県立文書館が保存する歴史公文書(実施機関から移管されたものに限る。)及び施行日前に実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した歴史公文書であって同日以後に前2項の規定により知事に移管されたものについては、特定歴史公文書とみなす。

(新潟県情報公開条例の一部改正)

6　新潟県情報公開条例の一部を次のように改正する。

(新潟県個人情報保護条例の一部改正)

7　新潟県個人情報保護条例の一部を次のように改正する。