○新潟県公文書の管理に関する条例

令和元年10月18日

新潟県条例第21号

新潟県公文書の管理に関する条例をここに公布する。

新潟県公文書の管理に関する条例

目次

第1章 総則(第1条―第3条)

第2章 行政文書の管理

第1節 文書の作成(第4条)

第2節 行政文書の整理等(第5条―第10条)

第3章 特定歴史公文書の保存、利用等(第11条―第25条)

第4章 雑則(第26条―第28条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この条例は、県及び地方独立行政法人等の諸活動や歴史的事実の記録である公文書が、県民共有の知的資源として、県民が主体的に利用し得るものであることに鑑み、公文書の管理に関する基本的事項を定めること等により、行政文書の適正な管理、歴史公文書の適切な保存及び利用等を図り、もって県政が適正かつ効率的に運営されるようにするとともに、県及び地方独立行政法人等の有するその諸活動を現在及び将来の県民に説明する責務が全うされるようにすることを目的とする。

(定義)

第2条 この条例において「実施機関」とは、知事、議会、公営企業管理者、教育委員会、選挙管理委員会、人事委員会、監査委員、公安委員会、警察本部長、労働委員会、収用委員会、海区漁業調整委員会、連合海区漁業調整委員会及び内水面漁場管理委員会並びに県が設立した地方独立行政法人(地方独立行政法人法(平成15年法律第118号)第2条第1項に規定する地方独立行政法人をいう。以下同じ。)並びに新潟県住宅供給公社(以下「公社」という。)をいう。

2 この条例において「行政文書」とは、実施機関の職員(県が設立した地方独立行政法人及び公社にあっては、役員を含む。第27条を除き、以下同じ。)が職務上作成し、又は取得した文書(図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)を含む。第17条を除き、以下同じ。)であって、当該実施機関の職員が組織的に用いるものとして、当該実施機関が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。

(1) 官報、公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの

(2) 特定歴史公文書

(3) 図書館、美術館、公文書館その他これらに類する施設において、当該施設の設置目的に応じて収集し、整理し、又は保存している図書、記録、図画その他の資料(前号に掲げるものを除く。)

3 この条例において「歴史公文書」とは、次に掲げる文書をいう。

(1) 県の機関の組織及び機能並びに政策の検討過程、決定、実施及び実績に関する重要な情報が記録された文書

(2) 県民の権利及び義務に関する重要な情報が記録された文書

(3) 県民を取り巻く社会環境、自然環境等に関する重要な情報が記録された文書

(4) 県の歴史、文化、学術、事件等に関する重要な情報が記録された文書

(5) 前各号に掲げるもののほか、歴史資料として重要な情報が記録された文書

4 この条例において「特定歴史公文書」とは、歴史公文書のうち、第8条第1項若しくは第3項又は第26条第3項の規定により実施機関から知事に移管されたものをいう。

5 この条例において「公文書」とは、次に掲げるものをいう。

(1) 行政文書

(2) 特定歴史公文書

(法令又は他の条例との関係)

第3条 公文書の管理については、法令又は他の条例に特別の定めがある場合を除くほか、この条例の定めるところによる。

第2章 行政文書の管理

第1節 文書の作成

第4条 実施機関の職員は、第1条の目的の達成に資するため、当該実施機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに当該実施機関の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。

第2節 行政文書の整理等

(整理)

第5条 実施機関の職員が行政文書を作成し、又は取得したときは、当該実施機関は、実施機関が規則その他の規程で定めるところにより、当該行政文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。

2 実施機関は、能率的な事務又は事業の処理及び行政文書の適切な保存に資するよう、単独で管理することが適当であると認める行政文書を除き、適時に、相互に密接な関連を有する行政文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を個別フォルダー(個々の文書をキャビネットに納めるための紙挟みをいう。以下同じ。)又は簿冊にまとめなければならない。

3 前項の場合において、実施機関は、実施機関が規則その他の規程で定めるところにより、当該個別フォルダー又は簿冊について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。

4 実施機関は、第1項及び前項の規定により設定した保存期間及び保存期間の満了する日を、実施機関が規則その他の規程で定めるところにより、延長することができる。

5 実施機関は、第2項に規定する個別フォルダー又は簿冊及び単独で管理している行政文書(以下「個別フォルダー等」という。)について、保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下同じ。)の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置として、歴史公文書に該当するものにあっては知事への移管の措置を、それ以外のものにあっては廃棄の措置をとるべきことを定めなければならない。

(保存)

第6条 実施機関は、個別フォルダー等について、当該個別フォルダー等の保存期間の満了する日までの間、その内容、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。

2 前項の場合において、実施機関は、当該個別フォルダー等の集中管理の推進に努めなければならない。

(管理の帳簿)

第7条 実施機関は、個別フォルダー等の管理を適切に行うため、実施機関が規則その他の規程で定めるところにより、個別フォルダー等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項(新潟県情報公開条例(平成13年新潟県条例第57号。以下「情報公開条例」という。)第7条に規定する非公開情報に該当するものを除く。)を帳簿に記載しなければならない。ただし、1年未満の保存期間が設定された個別フォルダー等については、この限りでない。

2 実施機関は、前項の帳簿について、実施機関が規則その他の規程で定めるところにより、一般の閲覧に供するとともに、インターネットの利用その他の方法により公表しなければならない。

(移管又は廃棄)

第8条 実施機関は、保存期間が満了した個別フォルダー等について、第5条第5項の規定による定めに基づき、知事に移管し、又は廃棄しなければならない。

2 実施機関は、前項の規定により保存期間が満了した個別フォルダー等を廃棄しようとするときは、あらかじめ、知事に報告しなければならない。この場合において、知事は、当該個別フォルダー等が歴史公文書に該当すると認めるときは、当該個別フォルダー等を保有する実施機関に対し、当該個別フォルダー等を知事に移管するよう求めることができる。

3 実施機関は、前項後段の規定による求めがあったときは、当該個別フォルダー等について当該求めを参酌して第5条第5項の規定による定めを変更し、当該個別フォルダー等を知事に移管することができる。

4 実施機関は、第1項又は前項の規定により知事に移管する個別フォルダー等について、第12条第1項第1号に掲げる場合に該当するものとして知事において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、その旨の意見を付さなければならない。

(管理状況の報告等)

第9条 実施機関は、第7条第1項の帳簿の記載状況その他の行政文書の管理の状況について、毎年度、知事に報告しなければならない。

2 知事は、毎年度、前項の報告を取りまとめ、その概要を公表しなければならない。

(行政文書管理規程)

第10条 実施機関は、行政文書の管理が第4条から前条までの規定に基づき適正に行われることを確保するため、行政文書の管理に関する規程を設けなければならない。

2 前項の規程には、行政文書に関する次に掲げる事項を記載しなければならない。

(1) 作成に関する事項

(2) 整理に関する事項

(3) 保存に関する事項

(4) 第7条第1項の帳簿に関する事項

(5) 移管又は廃棄に関する事項

(6) 管理状況の報告に関する事項

(7) 前各号に掲げるもののほか、行政文書の管理が適正に行われることを確保するために必要な事項

3 実施機関は、第1項の規程を設けたときは、遅滞なく、これを公表しなければならない。これを変更したときも、同様とする。

第3章 特定歴史公文書の保存、利用等

(特定歴史公文書の保存等)

第11条 知事は、特定歴史公文書について、第24条の規定により廃棄されるに至る場合を除き、永久に保存しなければならない。

2 知事は、規則で定めるところにより、特定歴史公文書について、その内容、保存状態、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。

3 知事は、特定歴史公文書に個人情報(新潟県個人情報保護条例(平成17年新潟県条例第2号)第2条第1号に規定する個人情報をいう。以下この項において同じ。)が記録されている場合には、当該個人情報の漏えいの防止のために必要な措置を講じなければならない。

4 知事は、規則で定めるところにより、特定歴史公文書の分類、名称その他の特定歴史公文書の適切な保存を行い、及び適切な利用に資するために必要な事項を記載した目録を作成し、公表しなければならない。

(特定歴史公文書の利用請求及びその取扱い)

第12条 知事は、前条第4項の目録の記載に従い特定歴史公文書の利用の請求(以下「利用請求」という。)があったときは、次に掲げる場合を除き、利用請求をしたもの(以下「利用請求者」という。)に対し、当該特定歴史公文書を利用させなければならない。

(1) 当該特定歴史公文書が第8条第1項又は第3項の規定により移管されたものであって、当該特定歴史公文書に次に掲げる情報が記録されている場合

 情報公開条例第7条第1号に掲げる情報

 情報公開条例第7条第2号に掲げる情報

 情報公開条例第7条第3号又は第6号ア若しくはに掲げる情報

 公にすることにより、犯罪の予防、鎮圧又は捜査、公訴の維持、刑の執行その他の公共の安全と秩序の維持に支障を及ぼすおそれがあると当該特定歴史公文書を移管した実施機関が認めることにつき相当の理由がある情報

(2) 当該特定歴史公文書の原本を利用に供することにより当該原本の破損若しくはその汚損を生ずるおそれがある場合又は知事において当該原本が現に使用されている場合

2 知事は、利用請求に係る特定歴史公文書が前項第1号に該当するか否かについて判断するに当たっては、当該特定歴史公文書が行政文書として作成され、又は取得されてからの時の経過を考慮するとともに、当該特定歴史公文書に第8条第4項の規定による意見が付されている場合には、当該意見を参酌しなければならない。

3 知事は、第1項第1号に掲げる場合であっても、当該特定歴史公文書が同号アからまでに掲げる情報を記録した部分とそれ以外の部分とからなる場合において、これらの部分を容易に、かつ、利用請求の趣旨を損なわない程度に分離できるときは、利用請求者に対し、当該情報を記録した部分を除いて、当該特定歴史公文書を利用させなければならない。

(利用請求の手続)

第13条 利用請求をしようとするものは、次に掲げる事項を記載した書面(以下「利用請求書」という。)を知事に提出しなければならない。

(1) 氏名又は名称及び住所又は事務所若しくは事業所の所在地並びに法人その他の団体にあってはその代表者の氏名

(2) 第11条第4項の目録に記載された当該利用請求に係る特定歴史公文書の名称

(3) 前2号に掲げる事項のほか、規則で定める事項

2 知事は、利用請求書に形式上の不備があると認めるときは、利用請求者に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、知事は、利用請求者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならない。

(利用請求に対する決定等)

第14条 知事は、利用請求があったときは、当該利用請求があった日から起算して15日以内に、当該利用請求に係る特定歴史公文書を利用させるかどうかの決定(以下「利用決定等」という。)をしなければならない。ただし、前条第2項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。

2 知事は、利用決定等をしたときは、利用請求者に対し、速やかに、その旨を書面により通知しなければならない。

3 知事は、利用請求に係る特定歴史公文書の全部を利用させる旨の決定以外の利用決定等をしたときは、前項の書面にその理由を記載しなければならない。この場合において、当該理由がなくなる期日をあらかじめ明示することができるときは、当該期日を同項の書面に付記しなければならない。

4 知事は、やむを得ない理由により、第1項に規定する期間内に利用決定等をすることができないときは、当該期間を45日以内に限り延長することができる。この場合において、知事は、利用請求者に対し、速やかに、延長後の期間及び延長の理由を書面により通知しなければならない。

5 利用請求に係る特定歴史公文書が著しく大量であるため、利用請求があった日から起算して60日以内に、その全てについて利用決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、第1項及び前項の規定にかかわらず、知事は、利用請求に係る特定歴史公文書のうちの相当の部分につき当該期間内に利用決定等をし、残りの特定歴史公文書については相当の期間内に利用決定等をすれば足りる。この場合において、知事は、第1項に規定する期間内に、利用請求者に対し、次に掲げる事項を書面により通知しなければならない。

(1) この項を適用する旨及びその理由

(2) 残りの特定歴史公文書について利用決定等をする期限

(本人情報の取扱い)

第15条 知事は、第12条第1項第1号イの規定にかかわらず、同号イに掲げる情報により識別される特定の個人(以下この条において「本人」という。)から、当該情報が記録されている特定歴史公文書について利用請求があった場合において、規則で定めるところにより本人であることを示す書類の提示又は提出があったときは、本人の生命、健康、生活又は財産を害するおそれがある情報が記録されている場合を除き、当該特定歴史公文書につき同号イに掲げる情報が記録されている部分についても、利用させなければならない。

(第三者に対する意見書提出の機会の付与等)

第16条 利用請求に係る特定歴史公文書に県、国、公文書等の管理に関する法律(平成21年法律第66号)第2条第2項に規定する独立行政法人等、他の地方公共団体、地方独立行政法人、公社及び利用請求者以外の者(以下「第三者」という。)に関する情報が記録されている場合には、知事は、利用決定等をするに当たって、当該情報に係る第三者に対し、利用請求に係る特定歴史公文書の名称その他規則で定める事項を通知して、意見書を提出する機会を与えることができる。

2 知事は、第三者に関する情報が記録されている特定歴史公文書の利用をさせようとする場合であって、当該情報が情報公開条例第7条第2号イ又は第3号ただし書に規定する情報に該当すると認めるときは、利用させる旨の決定に先立ち、当該第三者に対し、利用請求に係る特定歴史公文書の名称その他規則で定める事項を書面により通知して、意見書を提出する機会を与えなければならない。ただし、当該第三者の所在が判明しない場合は、この限りでない。

3 知事は、特定歴史公文書であって第12条第1項第1号エに該当するものとして第8条第4項の規定により意見を付されたものを利用させる旨の決定をする場合には、あらかじめ、当該特定歴史公文書を移管した実施機関に対し、利用請求に係る特定歴史公文書の名称その他規則で定める事項を書面により通知して、意見書を提出する機会を与えなければならない。

4 知事は、第1項又は第2項の規定により意見書を提出する機会を与えられた第三者が当該特定歴史公文書を利用させることに反対の意思を表示した意見書を提出した場合において、当該特定歴史公文書を利用させる旨の決定をするときは、その決定の日と利用させる日との間に少なくとも2週間を置かなければならない。この場合において、知事は、その決定後直ちに、当該意見書(第20条第1項第2号及び第3項第3号において「反対意見書」という。)を提出した第三者に対し、利用させる旨の決定をした旨及びその理由並びに利用させる日を書面により通知しなければならない。

(利用の方法)

第17条 知事が特定歴史公文書を利用させる場合には、文書又は図画については閲覧又は写しの交付の方法により、電磁的記録についてはその種別、情報化の進展状況等を勘案して規則で定める方法により行う。ただし、閲覧の方法により特定歴史公文書を利用させる場合にあっては、当該特定歴史公文書の保存に支障を生ずるおそれがあると認めるときその他正当な理由があるときに限り、その写しを閲覧させる方法により、これを利用させることができる。

(費用負担)

第18条 写しの交付により特定歴史公文書を利用するものは、当該写しの作成及び送付に要する費用を負担しなければならない。

(審理員による審理手続に関する規定の適用除外)

第19条 利用決定等又は利用請求に係る不作為に係る審査請求については、行政不服審査法(平成26年法律第68号)第9条第1項の規定は、適用しない。

(審査請求があった場合の手続)

第20条 利用決定等又は利用請求に係る不作為について審査請求があったときは、知事は、次の各号のいずれかに該当する場合を除き、情報公開条例第19条に規定する新潟県情報公開審査会(以下「審査会」という。)に諮問しなければならない。

(1) 審査請求が不適法であり、却下する場合

(2) 裁決で、審査請求の全部を認容し、当該審査請求に係る特定歴史公文書の全部を利用させることとする場合(当該特定歴史公文書の利用について反対意見書が提出されている場合を除く。)

2 前項の規定による諮問は、行政不服審査法第9条第3項において読み替えて適用する同法第29条第2項の弁明書の写しを添えてしなければならない。

3 知事は、第1項の規定により諮問をしたときは、次に掲げるものに対し、諮問をした旨を通知しなければならない。

(1) 審査請求人及び参加人(行政不服審査法第13条第4項に規定する参加人をいう。以下この項及び次条第2号において同じ。)

(2) 利用請求者(利用請求者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)

(3) 当該審査請求に係る特定歴史公文書の利用について反対意見書を提出した第三者(当該第三者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)

4 知事は、提出書類等(行政不服審査法第9条第3項において読み替えて適用する同法第30条第1項の反論書若しくは同条第2項の意見書又は同法第32条第1項若しくは第2項若しくは同法第9条第3項において読み替えて適用する同法第33条の規定により提出された書類その他の物件をいう。)が提出された場合には当該提出書類等の写し等(電磁的記録にあっては、当該電磁的記録に記録された事項を記載した書面)を審査会に送付しなければならない。

5 知事は、第1項の規定による諮問に対する答申があったときは、その答申を尊重して、当該審査請求についての裁決を行わなければならない。

(第三者からの審査請求を棄却する場合等における手続)

第21条 第16条第4項の規定は、次の各号のいずれかに該当する裁決をする場合について準用する。

(1) 利用させる旨の決定に対する第三者からの審査請求を却下し、又は棄却する裁決

(2) 審査請求に係る利用決定等(利用請求に係る特定歴史公文書の全部を利用させる旨の決定を除く。)を変更し、当該審査請求に係る特定歴史公文書を利用させる旨の裁決(第三者である参加人が当該特定歴史公文書を利用させることに反対の意思を表示している場合に限る。)

(利用の促進)

第22条 知事は、特定歴史公文書(第12条の規定により利用させることができるものに限る。)について、展示その他の方法により積極的に一般の利用に供するよう努めなければならない。

(移管元実施機関による利用の特例)

第23条 特定歴史公文書を移管した実施機関が知事に対してその所掌事務又は業務を遂行するために必要であるとして当該特定歴史公文書について利用請求をした場合には、第12条第1項第1号の規定は、適用しない。

(特定歴史公文書の廃棄)

第24条 知事は、特定歴史公文書として保存されている文書が歴史資料として重要でなくなったと認める場合には、当該文書を廃棄することができる。

(保存及び利用の状況の公表)

第25条 知事は、特定歴史公文書の保存及び利用の状況について、毎年度、その概要を公表しなければならない。

第4章 雑則

(刑事訴訟に関する書類等の取扱い)

第26条 刑事訴訟法(昭和23年法律第131号)第53条の2第3項に規定する訴訟に関する書類(以下この条において「刑事訴訟に関する書類」という。)については、第2章の規定は、適用しない。

2 実施機関は、刑事訴訟に関する書類のうち歴史公文書に該当するものの適切な保存のために必要な措置を講ずるものとする。

3 実施機関は、刑事訴訟に関する書類が歴史公文書に該当すると認めるときは、知事と協議し、当該刑事訴訟に関する書類を知事に移管することができる。

4 知事は、前項の規定により移管された刑事訴訟に関する書類であって、同項の協議において利用の制限を行うこととされたものについて利用請求があったときは、第12条の規定にかかわらず、利用を制限するものとする。

5 刑事訴訟法第53条の2第4項に規定する押収物については、この条例の規定は、適用しない。

(研修)

第27条 実施機関は、当該実施機関の職員に対し、公文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、及び向上させるために必要な研修を行うものとする。

(規則への委任)

第28条 この条例に定めるもののほか、この条例の施行に関し必要な事項は、規則で定める。

附 則

(施行期日)

1 この条例は、令和2年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この条例の規定は、この条例の施行の日(以下「施行日」という。)以後に実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した行政文書について適用する。

3 この条例の施行の際現に実施機関が保存している行政文書であって、実施機関が規則その他の規程で定めるところにより設定した保存期間を満了していないものについては、施行日以後に当該保存期間が満了した場合には、第5条から第9条までの規定の例により管理しなければならない。

4 この条例の施行の際現に実施機関が規則その他の規程で定めるところにより設定した保存期間を満了した後も引き続き保存を必要とすることとしている行政文書については、第5条第4項の規定の例により当該保存期間を延長した上で、同条から第9条までの規定の例により管理しなければならない。

5 この条例の施行の際現に新潟県立文書館条例(平成4年新潟県条例第38号)第1条に規定する新潟県立文書館が保存する歴史公文書(実施機関から移管されたものに限る。)及び施行日前に実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した歴史公文書であって同日以後に前2項の規定により知事に移管されたものについては、特定歴史公文書とみなす。

(新潟県情報公開条例の一部改正)

6 新潟県情報公開条例の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

(新潟県個人情報保護条例の一部改正)

7 新潟県個人情報保護条例の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

新潟県公文書の管理に関する条例

令和元年10月18日 条例第21号

(令和2年4月1日施行)

体系情報
第1編 務/第3章 文書管理/第1節
沿革情報
令和元年10月18日 条例第21号