(趣旨)

第1条　この規程は、新潟県公文書の管理に関する条例(令和元年新潟県条例第21号。以下「公文書管理条例」という。)第10条第1項の規定に基づき、本庁及び地域機関における行政文書の管理について必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程で使用する用語は、公文書管理条例で使用する用語の例による。

(職員の責務)

第3条　職員は、公文書管理条例の趣旨にのっとり、課長及び所長(以下「課所長」という。)の指示に従い、行政文書を適正に管理しなければならない。

(法務文書課長の職責)

第4条　法務文書課長は、本庁及び地域機関における文書事務が適正かつ円滑に運用されるよう必要な調査を行い、その指導及び改善に努めなければならない。

(課所長の職責)

第5条　課所長は、常に職員をして文書の処理及び作成に習熟させ、文書事務が適正かつ円滑に処理されるように留意し、事務処理の促進に努めなければならない。

(文書主任)

第6条　課及び所(以下「課所」という。)に文書主任を置く。

(文書取扱者)

第7条　課所に文書取扱者を置く。

(ファイル担当者)

第8条　ファイリングシステムを維持管理するため、本庁にあっては室(課に置く室に限る。以下この項及び第11条において同じ。)、係及び班ごと(室、係及び班を置かない課にあっては課)に、地域機関にあっては係(係を置かない課にあっては課)ごと(課及び係を置かない所にあっては所)にファイル担当者を置く。

第9条　職員は、課所長の指示に従い、公文書管理条例第1条の目的の達成に資するため、経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。

(本庁における収受及び配付手続)

第10条　本庁に到達した文書及び貨物(以下「文書等」という。)は、課に直接到達した文書を除き、法務文書課で受領し、次の各号により処理するものとする。

第11条　課に配付された文書等及び課に直接到達した文書等は、別に定めるものを除き、文書取扱者が収受し、次の各号により処理しなければならない。

(地域機関における収受及び配付手続)

第12条　所に到達した文書等は、別に定めるものを除き、文書取扱者が収受し、次の各号により処理しなければならない。

(勤務時間外における受領)

第13条　勤務時間外に到達した文書等(書面により作成された文書又は貨物に限る。)の受領については、本庁にあっては警備員が行うものとし、地域機関にあっては新潟県庁舎等管理規則(昭和52年新潟県規則第3号)第2条第1項に規定する庁舎管理者の定めるところにより、受領するものとする。

(秘密文書等の取扱い)

第14条　秘密又は特別の取扱いを要する文書については、課所で必要に応じ文書整理簿を設けて処理するものとする。

(事案処理の原則)

第15条　課所長は、文書を閲覧したときは、処理の方針を定め、速やかに処理をさせなければならない。この場合において、特に重要な事案に係るものについては、課所長においてあらかじめ上司の閲覧に供し、その指示を受けて処理をさせるものとする。

(起案)

第16条　事案の処理は、起案によって行わなければならない。

(供覧)

第17条　前条の規定にかかわらず、引継ぎ又は配付を受けた文書が供覧することによって完結するものであるときは、別に定めるものを除き、公文書管理システムにより関係者の閲覧に供するものとする。ただし、次に掲げる場合における事案の処理に係る供覧については、当該文書の余白に処理印を押印し、関係者の閲覧に供することができる。

(共通例文の登録)

第18条　法務文書課長は、次に掲げる文書で課所に共通して用いられるものを共通例文として登録することができる。

(課所における課(所)例文の登録)

第19条　課所長は、前条の規定により共通例文として登録されたものを除き、定例的に発する文書を課(所)例文として登録することができる。この場合において、前条第1項各号に掲げる文書を課(所)例文として登録し、又は登録した課(所)例文を変更しようとするときは、法務文書課長に合議し、登録した課(所)例文を抹消したときは、法務文書課長に届け出なければならない。

(共通例文及び課(所)例文の表示)

第20条　第18条の規定により登録した共通例文又は前条の規定により登録した課(所)例文により起案する場合は、起案書に「共通例文　号」又は「課(所)例文　号」と表示しなければならない。

(起案に当たっての注意)

第21条　起案に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(起案文書の記入事項)

第22条　公文書管理システム又は書面により作成する起案文書には、次の各号に掲げる事項に関し、当該各号に定める内容を記入しなければならない。

(回議)

第23条　起案文書は、起案者から順次直属の上司を経て、決裁責任者の決裁を受けなければならない。

(合議)

第24条　起案の内容が他の部及び課に関係を有する場合は、当該起案文書を関係を有する部及び課の長に合議しなければならない。

(同時合議)

第25条　前条第1項の規定にかかわらず、起案の内容が他の2以上の課に関係を有する場合は、主務部(当該起案が課長が専決すべき事案に係るものである場合及び当該他の課が主務部に属する場合にあっては主務課)の長への回議を経た後、関係する課長に同時に合議することができる。この場合において、当該起案の内容が他の2以上の部に関係を有する場合は、他の部の関係する課長への合議を経た後、関係する部長に合議することができる。

(回議及び合議の促進)

第26条　起案文書の回議及び合議をする範囲は、起案の意思決定に必要な最小限にとどめ、回議及び合議の促進を図るようにしなければならない。

(文書主任の審査)

第27条　起案文書(軽易なものを除く。)は、文書主任の審査を受けなければならない。

(法務文書課長への合議)

第28条　起案文書のうち次に掲げるものは、法務文書課長に合議しなければならない。

(起案内容の訂正)

第29条　起案文書の記載事項のうち用字、用語、文体等の表記上の訂正を除き、起案の内容を訂正した場合は、訂正した者が公文書管理システムに必要な事項(書面により作成した起案文書にあっては、訂正した者の氏名及び訂正の内容)を記入しなければならない。

(決裁年月日の記入)

第30条　決裁を終えた起案文書(以下「原議」という。)は、決裁責任者又は起案者において、所定の欄に決裁年月日を記入しておかなければならない。

(文書の施行)

第31条　原議は、特に指示がある場合を除き、直ちに浄書、発送等の方法により施行しなければならない。

(本庁における文書の浄書)

第32条　本庁における文書の浄書は、法務文書課又は主務課において行うものとし、浄書した文書は、主務課において原議と校合しなければならない。

(地域機関における文書の浄書)

第33条　所において浄書する文書は、原議の施行上の注意により浄書するものとし、浄書した文書は、原議と校合しなければならない。

(公印及び電子署名並びに契印)

第34条　施行する文書は、次に掲げるものを除き、公印又は電子署名(電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。以下同じ。)を省略するものとする。

(本庁における文書等の発送)

第35条　課において、文書を発送しようとするときは、別に定めるものを除き、発送文書に別に定める様式による発送依頼票(特殊取扱いの郵便物を発送しようとするときは、当該原議及び発送依頼票)を添えて、法務文書課に持参しなければならない。この場合において、当該発送文書が次に掲げるものに該当するときは、宛先を記載した封筒に入れ、又は帯封をし、必要により親展、書留等の表示をしておかなければならない。

(発送する文書等の取りまとめ等)

第36条　法務文書課において発送する文書及び指定業者が取り扱う貨物は、種別、量目別、特殊取扱区分別等に取りまとめ、別に定める様式による発送簿に所要事項を記載した後、発送しなければならない。

(地域機関における文書等の発送)

第37条　所において、文書を発送しようとするときは、別に定めるものを除き、文書取扱者に依頼しなければならない。この場合において、特殊取扱いの郵便物を発送しようとするときは、発送文書に当該原議を添えなければならない。

(勤務時間外の文書等の発送)

第38条　急を要するため勤務時間外に文書等(書面により作成された文書又は貨物に限る。)を発送しようとするときは、あらかじめ文書取扱者の承認を受けなければならない。

(送付書の省略)

第39条　文書のうち次に掲げる事案に係るものであって、他の地方公共団体又は県の機関に発するものについては、特に説明、意見等を付する必要があるものを除き、送付書を省略し、当該用紙の余白に送付印を押し、所定の事項を記入して発送することができる。

(文書整理等の原則)

第40条　職員は、行政文書を電磁的記録により作成し、又は電磁的記録により作成された行政文書を取得したときは、公文書管理システムにより、当該行政文書(以下「電子行政文書」という。)を分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。

(整理及び保存の方法)

第41条　電子行政文書の整理及び保存は、公文書管理システムにより行うものとする。ただし、電子行政文書のうち別に定めるものの整理及び保存は、別に定めるところにより行うものとする。

(ファイル基準表の作成)

第42条　行政文書の分類は、ファイル基準表により行う。

(保存期間)

第43条　完結文書の保存期間は、別表第1に定める基準に基づき、次に定める区分に従い課所長が決定する。

(保存期間が満了したときの措置)

第44条　課所長は、個別フォルダー等について、別表第1に定める基準に基づき、職員が作成し起案するものにあっては決裁時に、職員が取得し供覧するものにあっては閲覧時に、保存期間が満了したときの措置として、歴史公文書に該当するものにあっては法務文書課長への移管の措置を、それ以外のものにあっては廃棄の措置をとるべきことを定めなければならない。

(未完結文書の事務室内での保存)

第45条　書面行政文書である未完結文書(処理中又は未着手の文書をいう。以下同じ。)は、懸案フォルダーに入れて整理し、保存しておかなければならない。

(完結文書の整理及び保存)

第46条　書面行政文書である完結文書は、ファイル基準表により分類された項目ごとの個別フォルダーに入れ、キャビネットの中に保存しておかなければならない。

(完結文書の事務室内での保存期間)

第47条　事務室内で書面行政文書である完結文書を保存する期間は、その完結した日の属する会計年度の翌年度の末日(第6種文書にあっては、保存する必要がなくなる日)までとする。

(他の課所の保存文書の利用)

第48条　他の課所において保存している行政文書を閲覧しようとする職員は、当該行政文書を保存するファイル担当者の承認を受けなければならない。

(書面行政文書の移替え)

第49条　キャビネットの上2段に保存されている書面行政文書である完結文書は、毎年度ファイル基準表に基づき下2段に移し替え、又は廃棄しなければならない。ただし、常時使用する例規、資料等の行政文書にあっては、この限りでない。

(書面行政文書の引継ぎ)

第50条　キャビネットの下2段に保存されている書面行政文書である完結文書は、毎年度ファイル基準表に基づき、本庁にあっては法務文書課長へ、地域機関にあっては文書取扱者へ引き継ぎ、又は廃棄しなければならない。

(書架等による書面行政文書の保存等)

第51条　書架等に保存されている書面行政文書の保存、移替え及び引継ぎについては、キャビネットに保存されている書面行政文書の取扱いの例による。

(本庁における分掌事務の異動通知)

第52条　課長は、引継ぎをした保存文書に係る分掌事務に異動があったときは、その旨を法務文書課長に通知しなければならない。

(書庫への格納)

第53条　法務文書課長及び所の文書取扱者は、引継ぎを受けた書面行政文書を保存期間別及び課別等に区分し、書庫に格納の上、文書保存(引継ぎ)台帳にその格納の位置を明示しなければならない。この場合において、法務文書課長は、保存文書の格納位置を当該課長に通知しなければならない。

(書庫における注意事項)

第54条　法務文書課長及び所の文書取扱者は、書庫内の保存文書の虫害、湿気及び盗難の予防に努めなければならない。

(書庫内の保存文書の閲覧等)

第55条　書庫内の保存文書を閲覧し、又は借覧しようとする職員は、文書閲覧(貸出)簿に所要事項を記入し、本庁にあっては法務文書課長の、地域機関にあっては文書取扱者の承認を受けなければならない。

(管理の帳簿の調製)

第56条　公文書管理条例第7条第1項に規定する管理の帳簿(以下「管理の帳簿」という。)は、第42条のファイル基準表及び第50条第3項の文書保存(引継ぎ)台帳とする。

(管理の帳簿の公表)

第57条　法務文書課長は、毎年度、管理の帳簿を一般の閲覧に供するとともに、インターネットの利用により公表しなければならない。

(移管又は廃棄)

第58条　課所長は、保存期間が満了した個別フォルダー等について、第44条の規定により保存期間が満了したときの措置として法務文書課長に移管することと定められている場合は、当該個別フォルダー等を移管しなければならない。

(保存期間の延長)

第59条　課所長は、保存期間が満了した後も引き続き保存を必要とする個別フォルダー等については、その必要な限度において一定の期間を定め、本庁にあっては主務課の長が法務文書課長と協議の上、地域機関にあっては所長が保存期間及び保存期間の満了する日を延長することができる。

(廃棄に当たっての必要な処置)

第60条　法務文書課長及び課所長は、行政文書を廃棄するに当たっては、他に漏らしては支障があると認められるもの又は印影を移用されるおそれのあるものについては、その溶解等必要な処置をとらなければならない。

(マイクロフィルムによる行政文書の保存)

第61条　保存文書は、マイクロフィルムに撮影し、当該保存文書に代えて当該マイクロフィルムを保存することができる。

(管理状況の報告)

第62条　課所長は、別に定めるところにより、行政文書の管理の状況について、毎年度、法務文書課長に報告しなければならない。

(紛失等への対応)

第63条　個別フォルダー等の紛失、盗難、滅失等(以下「紛失等」という。)が発生した場合(そのおそれがある場合を含む。以下同じ。)は、その事実を知った職員は、直ちに当該個別フォルダー等を管理する課所長に報告しなければならない。

第64条　法務文書課長は、職員に対し、文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、及び向上させるために必要な研修を行わなければならない。

(文書の種類)

第65条　県において作成する文書の種類及び性質は、次に掲げるとおりとする。

(文書の書き方)

第66条　文書は、次に掲げるものを除き左横書きとする。

(文書の番号)

第67条　条例、規則、告示及び訓令にあっては法務文書課長が法令番号簿による法令番号を付し、訓、指令、達及び往復文にあっては文書番号を文書取扱者が付さなければならない。

(文書の記号)

第68条　前条に規定する文書番号には、文書記号を付さなければならない。

(文書の発信者名)

第69条　文書の発信者名は、原則として知事名又は地域機関の長名を用いなければならない。

(事務担当者等の表示)

第70条　発送する文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて当該文書の末尾に事務担当者の所属、職名、氏名、電話番号等を表示するものとする。

(文書の書式及び用例)

第71条　文書の書式及び用例は、次に掲げるとおりとする。

(表記の基準)

第72条　文書の用字、用語、文体等は、次に掲げる表記の基準によるものとする。

(条例の制定)

第73条　条例を制定しようとするときは、主務課において当該条例案に制定文を付して起案し、決裁後、財政課長に議案の原稿を送付しなければならない。

(条例の公布)

第74条　財政課長は、県議会から条例の送付を受けたときは、直ちに法務文書課長にこれを送付しなければならない。

(規則の制定)

第75条　規則を制定しようとするときは、主務課において当該規則案に公布文を付して起案しなければならない。

(規程の制定)

第76条　規程で公表を要するものを制定しようとするときは、主務課において当該規程案に公表の旨の前文、年月日及び知事名を付して起案しなければならない。

(県報への登載)

第77条　前3条の規定により、知事の署名を受けた条例並びに決裁後の規則及び規程は、次節に規定する県報登載の手続をとらなければならない。

(原稿の作成及び送付)

第78条　新潟県報発行規則(昭和24年新潟県規則第26号)により県報に登載する事項は、主務課において電磁的記録によりその原稿を作成し、原議を添えて法務文書課長に送付しなければならない。

(号外の発行)

第79条　主務課の長は、新潟県報発行規則第2条第4項の規定により号外を発行しようとするときは、あらかじめ法務文書課長の承認を受けなければならない。

(原稿の締切り)

第80条　県報登載の原稿(以下「登載原稿」という。)は、発行日又は発行を予定する日の5日(新潟県の休日を定める条例(平成元年新潟県条例第5号)第1条第1項に定める休日の日数は、算入しない。)前までに法務文書課長に送付しなければならない。ただし、号外の発行であって緊急やむを得ない場合は、この限りでない。

(編集)

第81条　法務文書課長は、登載原稿を受領したときは、期日ごとに取りまとめ、公布年月日、法令番号等必要な事項を記入し、発行の手続をとらなければならない。

第82条　法務文書課長は、編集に当たり原稿の書式及び用字、用語、文体等が第4章に定める公文方式に合致しないときは、記載事項の趣旨を変更しない範囲内において訂正することができる。

(校正)

第83条　県報の校正は、主務課で行うものとする。

(正誤)

第84条　主務課の長は、県報登載事項中に誤りがあることを発見したときは、直ちに電磁的記録により正誤事項を記載した原稿を作成し、法務文書課長に送付しなければならない。

(公文書管理システムに関する細則)

第85条　この規程に定めるもののほか、公文書管理システムによる文書の収受、起案、決裁、行政文書の保存及び廃棄その他の文書の管理について必要な事項は、別に定める。

(帳簿等の様式)

第86条　この規程に定める文書処理に関する帳簿、日付印及び用紙の様式は、次のとおりとする。