○戸籍に係る電子情報処理組織の事務の管理及び執行に関する要領

平成30年3月12日

要領第3号

(趣旨)

第1条 この要領は、戸籍に係る電子情報処理組織の事務の委託に関する規約(平成30年蘭越町告示第44号、平成31年蘭越町告示第6号及び平成31年蘭越町告示第7号)に基づき、蘭越町がむかわ町、佐呂間町、寿都町、置戸町、新得町、ニセコ町、東川町及び愛別町から受託した戸籍に係る電子情報処理組織の事務の管理及び執行について、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この要領において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 戸籍関連事務 戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令(以下「法令等」という。)の定めるところにより市町村長が管掌する現在戸籍、除かれた戸籍(以下「除籍」という。)、附票及び人口動態調査票等の事務をいう。

(2) 戸籍電算化システム 関係町村に設置した戸籍専用コンピュータにより戸籍関連事務を行うシステムをいう。

(3) プログラム サーバ及び端末機を機能させて戸籍電算化システムを作動させるための命令の組合わせをいう。

(4) 管理用端末機 関係町村のサーバを管理するために蘭越町(以下「受託町」という。)に設置する端末装置をいう。

(5) 端末機 戸籍関連事務を処理するために、サーバに専用回線で接続することにより、戸籍データを取り扱うことができる端末装置をいう。

(6) サーバ 戸籍電算化システムを使用するために、データセンターに構築するプログラムの処理及び戸籍データを格納する装置をいう。

(業務の範囲)

第3条 受託町における受託業務の範囲は、管理用端末機によるサーバ及びその関連機器の管理並びに法令等に基づき行うことができる関係町村からの依頼に基づく業務とし、次に掲げる業務を行う。

(1) 戸籍電算化システムの自動バックアップの確認

(2) 戸籍副本データ管理システムの送信確認

(3) 戸籍サーバ関連機器の事故等発生時の関係町村及び関係機関への連絡調整

(管理用端末の管理)

第4条 受託町が管理する管理用端末機については、盗難、破壊、火災、水害、震災その他の災害からの被害を防止するため、適切な設置及び管理並びに予防措置を講じるものとする。

(戸籍データ等管理者の設置)

第5条 第3条の規定に基づく業務を行うため、受託町に戸籍データ等管理者(以下「管理者」という。)を置く。

2 管理者は、受託町の戸籍主管課長をもつて充てる。

(管理者の責務)

第6条 管理者は、データセンターの施設管理者(以下「施設管理者」という。)に対し、サーバ及びその関連機器を設置している管理区域(以下「サーバ室」という。)への入退室を制限し、無人の場合は常に施錠するなど、サーバ室への入退室について適正な管理を指示しなければならない。

2 管理者は、戸籍データの適正な管理を行うため、施設管理者に対し、別表に定めるところにより、機器及びソフト等の管理を行うよう指示しなければならない。

3 管理者は、サーバ室及びサーバ室が設置されている施設(以下「施設」という。)の火災の防止、地震対策等について、施設管理者に対し適切な措置を指示し、その遵守状況について定期に、又は随時に報告を求めるとともに、施設の点検を実施しなければならない。

4 管理者は、施設に障害等が発生した場合は、施設管理者に対し、速やかな復旧等必要な措置を求めるとともに、再発防止策を講じなければならない。

(操作者の指定等)

第7条 管理者は、管理用端末機を操作する者(以下「操作者」という。)を指定することができる。

2 管理者は、操作者が処理することができる事務の範囲を明確にしなければならない。

3 操作者は、管理用端末機の使用に際して、戸籍データの保全及び保護に常に留意するとともに、個人情報の保護に万全の注意を払わなければならない。

4 操作者は、必要な場合を除き、管理用端末機を操作してはならない。

(パスワードの設定及び管理)

第8条 管理者は、操作者を識別し、その処理する事務の範囲を限定するため、当該操作者ごとに、管理用端末機を操作するために必要なパスワード(以下「個別パスワード」という。)を付与するとともに、個別パスワードを管理するパスワード(以下「管理パスワード」という。)を設定しなければならない。

2 管理者は、パスワードの設定、更新等の運用方法を定め、厳重に管理しなければならない。

3 管理者は管理パスワード及び個別パスワードを、操作者は個別パスワードを他人に漏らし、使用させてはならない。

4 管理者及び操作者は、パスワードの入力等に際して、当該パスワードが他に知られることのないようにしなければならない。

(端末機の管理)

第9条 端末機に関する適正な管理及びデータ保護については、関係町村において必要な措置を講じるものとする。

附 則

この要領は、平成30年3月12日から施行する。

附 則(平成30年8月1日要領第7号)

この要領は、平成30年8月1日から施行する。

附 則(平成31年3月1日要領第2号)

この要領は、平成31年3月1日から施行する。

別表(第6条関係)

戸籍電算化システムに係る機器及びソフト等の管理

機器等

管理方法等

サーバ

(1) サーバ室内の容易に取り外せないよう必要な措置をした施錠できる戸籍専用サーバラック内に設置し、施設管理者がその鍵を管理すること。

(2) 戸籍専用サーバラックの鍵を施錠可能な保管庫で厳重に管理すること。

(3) 開錠及び施錠を伴う保守作業を行つた場合は、開錠・施錠の履歴及び作業内容の実績情報を管理基準に基づき、記録、保管し戸籍データ等管理者へ報告すること。

(4) 起動用パスワードの設定及び取扱職員の任命をすること。

(5) 使用者の記録を作成すること。

戸籍データバックアップ用記録媒体

戸籍データのバックアップを定期的に行い、記録媒体をデータセンターの施錠可能なラック内へ格納すること。

サーバに内蔵するプログラム

複写及び変更不能の措置をすること。

戸籍に係る電子情報処理組織の事務の管理及び執行に関する要領

平成30年3月12日 要領第3号

(平成31年3月1日施行)