○文書編さん保存規程

昭和37年3月18日

規程第1号

文書編さん保存規程

(趣旨)

第1条 公文書は、この訓令の定めるところにより整理して保存し紛失、火災、盗難等を防止するとともに、常に活用しうるようにしなければならない。

(保存期間)

第2条 文書の保存期間は、次の4種にわたる。

第1種 永久保存 永久に保存する必要のある重要な文書

第2種 10年保存 第1種以外の重要な文書

第3種 5年保存 1年保存で廃棄するを適当としない文書

第4種 1年保存 第1種から第3種まで以外の文書

2 保存期間は暦年によるものは翌年1月1日から、会計年度によるものは翌年4月1日から起算する。

(完結文書の編さん及び製本)

第3条 文書が完結したときは、次の方法により編さん及び製本しなければならない。

(1) 別表の保存分類表によって類別に分類し、その表紙に所要事項を記入すること。

(2) 保存分類表に例示のない文書については、類似の文書の分類によること。

(3) 第1種及び第2種の文書は、製本すること。

(4) 編さんは、暦年により区分すること。

(文書の廃棄)

第4条 保存年限を経過し保存の必要のなくなった文書は、町長の決裁を経て廃棄しなければならない。

2 文書の廃棄は、焼却等により完全に行わなければならない。

附 則

1 この訓令は、公布の日から施行する。

2 すでに編さん保存されている文書は、従前の例による。

別表(第3条関係)

1 第1種(永久保存)

(1) 町の区域、字名及び役場位置等重要書類

(2) 町史資料関係書類

(3) 議会会議録及び議決書並びに委員会関係書

(4) 例規関係書

(5) 条例・規則・告示・訓令・達・指令及び許認可原議及び関係書類

(6) 監査及び検査関係重要書類

(7) 事務引継書類

(8) 公印関係重要書類

(9) 職員進退関係関係文書

(10) 統計諸表

(11) 官報・道公報

(12) 訴願、訴訟に関する書類

(13) 町有財産及び営造物関係重要書類

(14) 町債に関する書類

(15) 予算決算関係重要書類

(16) 登記関係重要書類

(17) 契約関係重要書類

(18) 災害救助関係書

(19) その他永久保存を必要とする重要な書類

2 第2種(10年保存)

(1) 法令により処分した文書で永久保存の必要のないもの

(2) 昇格、昇給関係書類

(3) 外人登録関係書類

(4) 金銭出納関係及び歳入歳出関係簿冊

(5) 諸税徴収簿

(6) 町税関係台帳及び調査簿

(7) 埋火葬許可関係書類

(8) 工事関係書類

(9) 上級官庁への一般的報告文書で重要なもの

(10) 議会関係書で永久保存の必要のないもの

3 第3種(5年保存)

(1) 検査関係書類

(2) 金券交付簿及び出張命令簿

(3) 調査を終わった諸報告書類

(4) 財政公表関係書類

(5) 各種申告、申請書及び関係書類

(6) その他第1種及第2種以外の書類

4 第4種(1年保存)

(1) 各種送付簿及び各種日誌

(2) 休暇簿、請願、届、伺書類等

(3) 軽易な事務報告書類

(4) その他前3号に属さない文書

文書編さん保存規程

昭和37年3月18日 規程第1号

(昭和37年3月18日施行)

体系情報
第3編 行政通則/第2章 文書・公印・統計
沿革情報
昭和37年3月18日 規程第1号