○龍ケ崎市公文書作成要領

平成29年3月29日

訓令第16号

左横書き文書作成要領(昭和46年龍ケ崎市訓令第4号)の全部を改正する。

(趣旨)

第1条 この要領は,龍ケ崎市文書取扱規程(平成10年龍ケ崎市訓令第1号)に定めるもののほか,当市における公文書(以下「文書」という。)の作成に必要な基本的事項について定めるものとする。

(文書作成の基本)

第2条 文書は,簡潔かつ的確であるとともに,具体的で分かりやすく見やすいものとしなければならない。

2 文書は,左横書きを原則とする。ただし,法令等に定めがあるもの,慣習上横書きが不適当と認められるものその他これにより難いものは,この限りでない。

(文体)

第3条 文書の本文に用いる文体は,「ます体」を用いるものとする。ただし,次に掲げるものについては,この限りでない。

(1) 法令等で様式が定められており,それによらなければならないもの

(2) 条例,規則,告示,公告,訓令,達,指令,契約書及び議案

(3) 前2号に掲げるもののほか,他の文体を用いることが適当であるもの

(文書作成上の留意事項)

第4条 文書の作成においては,次に掲げる事項に留意するものとする。

(1) 文書番号は,用紙の右上部の位置に,右端を1文字分空けて書く。

(2) 発信年月日は,文書番号の下に,文書番号と初字及び終字をそろえて書く。

(3) 宛名(受信者)は,発信年月日から1行空けて,左端から2文字分空けて書く。この場合において,職氏名等を表記する等により2行にわたるときは,2行目は,左端から3文字分空けて書く。

(4) 敬称は,次のとおりとする。

 宛先が個人である場合は,原則として「様」を用いる。ただし,文書の内容,形式等から適当と認められる場合は,「殿」を用いることができる。

 宛先が複数の場合で,個人を特定する必要がないときは,「各位」を用いる。

 宛先が法人等の団体の場合は,「御中」を用いる。

(5) 差出人(発信者)は,宛名から1行空けて,用紙の中央部から書き始め,終字の右側を公印の印影の大きさ分空ける。この場合において,職氏名等を表記する等により2行にわたるときは,2行目は,当該差出人の1行目の初字から1文字分空けて書く。

(6) 標題は,次のとおりとする。

 差出人から1行空けて,左端から3文字分空けて書き始め,右端を2文字分空ける。2行以上にわたるときも同様とする。

 文書の内容の趣旨が簡潔に分かるようなものとし,標題の末尾には,「(照会)」,「(依頼)」,「(回答)」等文書の性質を表す言葉を付ける。

(7) 本文は,次のとおりとする。

 標題から1行空けて,左端から1文字分空けて書き始める。行を改めたときも同様とする。

 書き出しは,標題を繰り返すことなく「このことについて」,「みだしのことについて」等簡潔に書く。

 「ただし」及び「この場合」で始まる文は,行を改めないで書く。

 「なお」及び「おって」で始まる文は,行を改めて書き,「なお」及び「おって」の両方を用いる場合は,「なお」を先に用いる。

 結文には,文書の内容に応じた語句を用い,過度な敬語を用いないようにする。

 必要に応じて「記」を用い,簡潔な表現とする。この場合において,本文中に「下記のとおり」と書き,本文から1行空けて,用紙の中央部に「記」と書き,更に1行空けて当該内容を書く。「記」を用いないときは,本文中に「次のように」と書き,当該必要事項を書く。

 添付書類があるときは,その目録を書き添える。

(8) 公印は,差出人の末尾から1文字分開けて押し,公印の印影の右端が発信者の右端にそろうように押す。

(9) 契印は,用紙上部余白の中央部に押す。

(用字用語の原則)

第5条 文書の作成に当たって漢字,平仮名,片仮名及びローマ字の用い方は,原則として次によるものとする。

(1) 漢字 「常用漢字表」(平成22年内閣告示第2号)の本表及び付表によるものとする。

(2) 平仮名 「現代仮名遣い」(昭和61年内閣告示第1号)及び「送り仮名の付け方」(昭和48年内閣告示第2号)によるものとし,仮名で表記するときは,原則平仮名を用いる。

(3) 片仮名 外国の地名及び人名,外来語並びに外国語を表記するときは,原則片仮名を用い,「外来語の表記」(平成3年内閣告示第2号)によるものとする。

(4) ローマ字 「ローマ字のつづり方」(昭和29年内閣告示第1号)によるものとする。

(数字の書き方)

第6条 数字は,次に掲げる場合を除き,アラビア数字を用いるものとする。

(1) 固有名詞 (例)「四国」,「九州」,「三の丸」等

(2) 概数を示す語 (例)「二,三日」,「五,六万」等

(3) 数量的な意味の薄い語 (例)「一般」,「一部分」,「七転八倒」等

(4) 慣習的な語 (例)「一休み」,「二言目」等(「ひとつ」,「ふたつ」等と読む場合)

(5) 単位として用いる語 (例)「100万」,「10億」,「単位千円」等

2 1,000以上の数字には,3桁ごとに区切り符号として「,」(コンマ)を付すものとする。ただし,年号,文書番号,電話番号等には,区切り符号を付さないものとする。

3 小数及び分数の書き方は,次の例による。

(1) 小数 0.123

(2) 分数 画像 画像 1/2 2分の1

4 日付,時刻及び時間の書き方は,次の例(括弧内は,省略する場合の例)による。

(1) 日付 平成29年1月1日 (平29.1.1 H29.1.1)

(2) 時刻 午前8時30分 13時 (17:15)

(3) 時間 3時間30分

(符号及び記号の用い方)

第7条 見出し符号の用い方については,次のとおりとする。

(1) 項目を細別する場合は,次の順序による。ただし,項目が少ないときは,「第1」を省いて「1」から始めることができる。

第1

1

(1)

(ア)

a

(a)

(2) 見出し符号の次には,「,」(コンマ),「.」(ピリオド)等を付けず,1文字分の空白とする。

2 記号の用い方については,次のとおりとする。

(1) 句点は,「。」(まる)を用いる。

(2) 読点は,「,」(コンマ)を用いる。ただし,文書が縦書きの場合又は出版物,刊行物,パンフレット,広報紙,ホームページ等に記す場合は,「、」(てん)を用いる。

(3) 「.」(ピリオド)は,小数点の位置を示す場合,単位を示す場合又は省略符号とする場合に用いる。

(4) 「・」(なかてん)は,名詞を列記する場合,外来語等で複合した語であることを示す場合等に用いる。

(5) 「~」(なみがた)は,「…から…まで」を示す場合に用いる。

(6) 「―」(ダッシュ)は,語句の説明若しくは言い換えの場合又は丁目,番地等を省略する場合に用いる。

(7) 「:」(コロン)は,次に続く説明文又はその他の語句があることを示す場合に用いる。

(8) ( )(括弧)は,語句又は文の後に注記を加える場合,法令等の見出し等に用いる。

(9) 「〔 〕」(そで括弧)は,括弧の中で更に注記が必要な場合に用いる。

(10) 「「 」」(かぎ括弧)は,語句又は文を引用する場合,用語を定義する場合等に用いる。

(11) 「『 』」(ふたえかぎ)は,かぎ括弧の中で更に特に示す必要がある場合に用いる。

(12) 同じ漢字が続く場合は,繰り返し符号の「々」を用いることができる。ただし,「市役所所在地」,「民主主義」等関連がなく,同じ漢字が重なったにすぎない場合は,用いない。

(13) 表等で同じ表記が続く場合は,繰り返し符号の「〃」を用いることができる。

(14) 傍点及び傍線は,次の例によるものとし,語意を強調し,又は語句について注意を促す場合に用いる。

 傍点 改ざん❜❜ てん❜❜

 傍線 左横書きは,能率的である。

(外来語等の使用)

第8条 外来語は,日常生活の中で十分に定着し,使用しても違和感のない場合に限り,使用することができる。

2 外国語及び専門用語は,説明を入れる場合又は前後の文から容易にその意味が理解できる場合に限り,使用することができる。

3 文語調及び漢語調の用語,必要以上に修飾された用語,抽象的な用語等分かりにくい用語は,一般的に使用されている平易な用語に言い換えるものとする。

(法令用語)

第9条 条例,規則,議案等の法令用語における用字用語については,この要領の定めるところによるほか,「法令における漢字使用等について」(平成22年11月30日付け内閣法制局総総第208号)の例によるものとする。

(用紙等の規格及びその用い方)

第10条 用紙は,A4判(日本産業規格A列4番の大きさの用紙をいう。以下同じ。)を縦長に用いるものとする。ただし,図面,地図,写真,表彰状,ポスター等これにより難いときは,この限りでない。

2 用紙のとじ方は,左とじとする。ただし,縦書き文書等左とじにより難いときは,この限りでない。

(文字の書体及び大きさ)

第11条 文書に用いる文字は,書体を明朝体とし,大きさを12ポイントとする。ただし,次に掲げるときは,この限りでない。

(1) 法令等に定めがあるとき。

(2) 様式,通知等の都合によるとき。

(3) 文字を強調する等の必要があるとき。

(行数及び文字数)

第12条 文書の用紙1枚当たりの行数は32行とし,1行当たりの文字数は32文字とする。ただし,法令等に定めがあるとき,又は様式,通知等の都合上必要があるときは,この限りでない。

(補則)

第13条 この要領に定めるもののほか必要な事項は,市長が別に定める。

付 則

(施行期日)

1 この訓令は,平成29年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日以前に作成された文書については,この訓令による改正後の龍ケ崎市公文書作成要領の規定にかかわらず,なお従前の例による。

付 則(令和元年7月11日訓令第2号)

この訓令は,公布の日から施行する。

龍ケ崎市公文書作成要領

平成29年3月29日 訓令第16号

(令和元年7月11日施行)