○瀬戸内市人事記録の記載事項等に関する規程
平成16年11月1日
訓令第10号
(記載事項)
第1条 瀬戸内市人事記録に関する規則(平成16年瀬戸内市規則第27号。以下「規則」という。)第2条第1項第2号に規定する学歴に関する事項は、次に掲げるものとする。
(1) 義務教育後の学歴を有する者 当該学歴
(2) 前号に掲げる者以外の者 最終学歴
2 規則第2条第1項第3号に規定する試験及び資格に関する事項は、次に掲げるものとする。
(1) 任用に関する競争試験の名称及び合格年月日
(2) 免許、検定その他の資格で任命権者が必要と認めるものの名称及び取得年月日
3 規則第2条第1項第4号に規定する勤務の記録に関する事項は、次に掲げるものとする。
(1) 地方公務員の育児休業等に関する法律(平成3年法律第110号)第2条、第3条、第4条及び第5条に掲げる場合、瀬戸内市職員の定年等に関する条例(平成16年瀬戸内市条例第32号)第2条に掲げる場合
(2) 瀬戸内市職員の懲戒の手続及び効果に関する条例(平成16年瀬戸内市条例第34号)第3条の文書に記載すべき懲戒処分の内容
(3) 給料の決定に関する事項及び給料以外の給与の決定に関する事項で任命権者が必要と認めるもの
(4) 退職手当の支給に関する事項
4 規則第2条第1項第5号に規定する事項は、次に掲げるものとする。
(1) 本籍
(2) 性別
(3) 任命権者が必要と認める研修の名称及び期間
(4) 職務に関して受けた表彰に関する事項
(5) 公務災害に関する事項で次に掲げるもの
ア 傷病名及び災害発生年月日
イ 治癒又は死亡に関する事項
(6) 前各号に掲げるもののほか、任命権者が必要と認める事項
(作成方法)
第3条 人事記録は、職員ごとに作成する。
2 人事記録に記載された事項の修正は、訂正、削除又は挿入の方法により、修正すべき事実を証明する文書により行わなければならない。
(附属書類)
第4条 規則第4条に規定する書類は、次に掲げるものとする。
(1) 職員が提出した履歴書
(2) 学校の卒業、修業又は在学の証明書で任命権者が必要と認めるもの
(3) 免許、検定その他の資格を取得したことを証する証明書で任命権者が必要と認めるもの
(4) 職員の採用時の健康診断の結果の記録及び任命権者が必要と認めるその他の健康診断の記録
(5) 勤務評定の記録で任命権者が必要と認めるもの
(6) 表彰に関する記録で任命権者が必要と認めるもの
(7) 職員が提出した辞職の申出の書面
(8) 職員の意に反する処分に関して交付された説明書の写し
(9) 職員が署名した服務の宣誓書
(10) 前各号に掲げるもののほか、任命権者が必要と認める書類
(保管期間)
第5条 人事記録及び附属書類(以下「人事記録等」という。)は、永久に保存しなければならない。ただし、職員が死亡した場合において、退職年金に関する手続その他人事管理の事務について保管の必要がなくなったと認められるときは、そのとき以降保管することを要しない。
(離職職員等の人事記録の保管)
第6条 離職し、又は死亡した職員の人事記録等は、当該職員が離職又は死亡の際就いていた職の任命権者が保管する。
(人事記録等の移管等)
第7条 職員が任命権者を異にして昇任させられ、若しくは降任させられ、又は転任させられたときは、旧任命権者は、遅滞なく当該職員の人事記録を新任命権者に移管しなければならない。
2 職員が離職後再び採用された場合において、新任命権者の請求があったときは、旧任命権者は、遅滞なく当該職員の人事記録等を新任命権者に移管しなければならない。
第8条 旧任命権者は、前条第1項の場合において、新任命権者の請求があったときは、遅滞なく当該人事記録の附属書類を新任命権者に移管しなければならない。
(事務処理の要領)
第9条 人事記録等の種類、作成(提出)及び保管等についての事務処理に当たっては、人事記録等の種類及び作成(提出)並びに保管責任者一覧表(別表第1)によるものとする。
2 人事記録の記載の要領については、人事記録の記載事項及び記入要領一覧表(別表第2)によるものとする。
附則
この訓令は、平成16年11月1日から施行する。
附則(平成18年5月1日訓令第25号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成19年3月28日訓令第30号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
別表第1(第9条関係)
人事記録等の種類及び作成(提出)並びに保管責任者一覧表
種類 | 内容及び形式 | 作成(提出)義務者 | 備考 |
人事記録附属書類 | 人事記録(甲)及び人事記録(乙) | 任命権者 | 保管責任者は、作成義務者に同じ。 |
1 履歴書 | 1 採用の際職員が提出した履歴書(以下「任用履歴書」という。) 2 人事記録制度適用以前から在職中の職員については、人事記録制度適用時まで任命権者が使用してきた履歴書 | 当該職員 | 保管責任者は、任命権者 |
2 学歴等の記録 | 1 新制高等学校卒業以上の学歴の卒(修)業証明書又は卒(修)業証書の写し | 当該職員 |
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2 上記以外の学歴の卒(修)業証明書、卒(修)業証書の写し又は在学証明書 | 当該職員 |
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3 資格の記録 | 1 保健師、看護師等の免許の写し | 当該職員 | 当該職員の職務に関係のあるもののほか、任命権者が人事管理上必要と認める免許、資格等に限る。 |
2 上記のほか、労働安全衛生法(昭和47年法律第57号)等に定める各種免許証、許可証、合格証等の謄本又は写し | 当該職員 | ||
4 健康診断の記録 | 1 採用時身体検査票 2 瀬戸内市職員の分限に関する手続及び効果に関する条例(平成16年瀬戸内市条例第31号)第2条の規定により職員を降任し、又は免職する場合の医師の診断の結果についての記録 |
| 「瀬戸内市職員安全衛生管理規程」 |
5 宣誓書 | 瀬戸内市職員の服務の宣誓に関する条例(平成16年瀬戸内市条例第35号)による服務の宣誓書 | 瀬戸内市職員の服務の宣誓に関する条例により服務の宣誓を受ける職員 | 「瀬戸内市職員の服務の宣誓に関する条例」 |
6 表彰の記録 | 職員が部外機関から授与された表彰状、賞状、感謝状等の写し | 当該職員 | 部内機関が授与した表彰状等の写しは、保管を要しない。 |
7 職員の意に反する処分の処分説明書 | 地方公務員法(昭和25年法律第261号)第49条の規定による処分説明書の写し | 任命権者又は懲戒権者 | 本人の同意による降任等の場合は、「同意書」をもってこれに代える。 |
8 辞職願及び死亡届 | 1 辞職願 | 当該職員 |
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2 死亡届 | 当該職員の遺族又は関係者 | ||
9 その他の記録 | 任命権者が特に必要と認めた次の記録 (1) 初任給算定調書 (2) 給料の更正決定調書及び給料更正の再計算調書 (3) 軍歴証明書又は写し |
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注意
1 附属書類を各種書状の写しをもって代える場合は、任命権者、所属長、担当課長又はこれに相当する機関の長が原本と相違ないことを確認し、職印をもって証印したものとする。
2 人事記録等の保管に当たっては、特に汚損、折損、破損のないよう留意する。
別表第2(第9条関係)
人事記録の記載事項及び記入要領一覧表
人事記録(甲)
記載すべき事項 | 記入要領 | 記録の資料 | 備考 |
氏名 | 1 住民票記載事項証明書(これにより難い場合は、これに代わる証明書)に記載されている氏名を記入し、「ふりがな」を付す。 | 住民票記載事項証明書等 |
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2 氏名を変更した場合は、旧氏名を複線をもって抹消して新氏名を記入し、「改姓年月日」欄に氏名変更の年月日を記入する。 | 職員が提出した届け書又は所属長からの通知文書 | 「瀬戸内市職員服務規程」 | |
本籍 | 1 任用履歴書の本籍欄に記載されている都道府県名を記入する。 | 任用履歴書 |
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2 本籍を変更した場合(都道府県を異にして変更した場合に限る。)は、旧本籍の都道府県名を複線をもって抹消し、新本籍の都道府県名を記入する。 | 職員が提出した届け書又は所属長からの通知文書 | 「瀬戸内市職員服務規程」 | |
性別 | 当該の文字を○で囲む。 |
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生年月日 | 住民票記載事項証明書(これにより難い場合は、これに代わる証明書)に記載されている生年月日を記入する。 | 住民票記載事項証明書等 |
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学歴 | 1 義務教育のみ修了した者 最終学歴を記入する。 | 任用履歴書 |
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2 義務教育後の学歴を有するもの 義務教育後の学歴を年代順に記入する。 | 任用履歴書又は学歴等の記録 |
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試験・資格 | 1 「試験」は、次の例により記入する。 | 関係機関からの通知 |
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瀬戸内市職員採用試験に基づく職員採用試験平成○年度第○回職員採用試験合格者より採用 |
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2 「資格」は、免許、検定等の名称、取得年月日、記号番号を記入する。 | 職員が提出した各種免許証、許可証、合格証等の写し |
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研修 | 所属長が特に必要と認めた訓練、研修について訓練名、訓練期間、訓練機関名を記入する。 | 所属長からの通知文 |
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公務災害及び通勤災害 | 地方公務員災害補償法(昭和42年法律第121号)に基づく公務災害及び通勤災害について、次の事項を記入する。なお、通勤災害は、備考欄に記入する。 (1) 傷病名及び災害発生年月日 (2) 治癒又は死亡に関する事項 (3) 一時金たる障害補償及び遺族補償の金額及び支給年月日 | 職員が提出した届け書又は関係機関からの通知文書等 |
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備考 | その他任命権者が必要と認める事項 |
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注意
1 人事記録(甲)に記載された事項の修正の方法は、次による。
(1) 訂正は、修正すべき部分を複線(朱色)をもって抹消し、当該部分に新たな事項を記入して行い、「(訂正)」と朱書する。
(2) 抹消は、修正すべき部分を複線(朱書)をもって抹消し、「(抹消)」と朱書する。
(3) 挿入又は追記は、修正すべき部分に新たな事項を記入して行い、「(挿入)」又は「(追記)」と朱書する。なお、上記修正を行った場合は、「(訂正)」、「(消除)」等と付記した横に取扱者の押印をする。
おって、単なる誤記の場合は、修正すべき部分に複線(朱書)を引いて行い、「(誤記)」と朱書する。
2 各記録事項について、人事記録のそれぞれの欄に余白がなくなった場合は、「備考」欄に適宜設欄して記入する。
3 記入に当たっては、指定されたもの以外は黒書きとする。
人事記録(乙)
事項別 | 日付 | 「勤務記録事項」欄記入要領 | 記録の資料 | 備考 | |
1 採用前の履歴 |
| 任用履歴書記載事項全文を記入する。ただし、人事記録(甲)に記載のものを除く。 | 「事項別」2以下の記入要領に準じて記入 | 任用履歴書 |
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2 任免関係事項 (1) 採用、昇任(昇格を除く。) | 発令日又は異動の事実の生じた日 | 人事異動通知書の「異動内容」欄記載事項の全文を記入する。なお、辞職については、その理由を( )を付して記入する。また辞職、死亡等離職の場合は、全文を朱書する。おって、通知を要しないものについては、次の例による。 (1) 組織規程改正により○○課勤務となる。 (2) 死亡(私傷病名又は公務災害) | 冒頭から記入 | 人事異動通知書発行簿又は通知文書 |
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(2) 休職、休職期間の更新及び免職(懲戒免職を除く。)等 | 職員に通知書若しくは処分説明書を交付した日又は通知書若しくは処分説明書を交付したとみなされる日 | 人事異動通知書の「異動内容」欄記載事項の全文を朱書する。 | 冒頭から記入 | 人事異動通知書発行簿又は通知文書 |
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(3) 懲戒処分 | 職員に処分説明書を交付した日又は交付したとみなされる日 | 懲戒処分書の「懲戒処分内容」欄記載事項の全文を朱書する。 | 2字おいた箇所から記入 | 懲戒処分書発行簿又は通知文書 |
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3 給料関係事項(昇格、降格を含む。) | 発令日 | 発令文全文を記入する。なお、昇給の欠格基準に該当し、昇給号給数が減ぜられた者の場合は、欠格基準の該当項目及び減号給数を( )書きする。 「例」 (昇給の欠格基準により1号給減給) | 1字おいた箇所から記入 | 発令簿又は通知文書 |
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4 職員基本給改正及び給与条例改正 | 適用日 | 発令文全文を記入する。 | 1字おいた箇所から記入 | 発令簿又は通知文書 | 給料の呼称が変わらない場合は、記入を要しない。 |
5 療養及び休養 | 発令日 | 発令文全文を記入する。 | 冒頭から記入 |
| 通知文書 |
6 育児休業許可等 | 発令日 | 人事異動通知書の「異動内容」欄記載事項の全文を記入する。 | 冒頭から記入 |
| 「瀬戸内市職員の育児休業等に関する規則」 |
7 「瀬戸内市表彰規則」に定めるもの及び部外機関等が行ったもの |
| 次の例により略記する。 「例」 (1) ○○優績により表彰する。 (2) その他表彰状等の内容略文 | 2字おいた箇所から記入 | 通知文書又は職員が提出した届け書及び表彰状の写し |
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8 退職手当 | 支払通知書発行日 | 退職手当金の金額を記入する。 「例」 退職手当金○○円(岡山県市町村総合事務組合退職手当支給条例第○条第○項) | 1字おいた箇所から記入 | 通知文書 |
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9 共済 |
| 共済組合法の規定による長期給付を受けた事実及びその金額を記入する。 「例」 決定年月日 地方公務員等共済組合法による退職一時金○○円 | 1字おいた箇所から記入 | 通知文書 | 決定年月日は、「日付」欄に記入する。 |
10 その他 |
| 任命権者がその都度指示した事項 |
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注意
1 人事記録(乙)に記載された事項の修正の方法は、次による。
(1) 勤務の記録に関する事項を条例に基づいて修正した場合は、当該箇所に「(平成○年条例第○○号による。)」等と記入する。ただし、修正した事項の中に根拠条例が明らかな場合は、当該記入を省略することができる。
(2) 訂正、削除、挿入又は追記等の修正方法は、人事記録(甲)の注意1による。
2 「発令者」欄には、当該事項を発令した者の「職名」を記入する。ただし、「事項別」7及び8については、記入を要しない。
3 人事記録は、人事記録(甲)をNo.1とし人事記録(乙)を以下No.2、No.3と逐次番号を付して使用する。
なお、ゴム印を使用することは、差し支えない。
