○士幌町文書取扱規則
平成12年6月30日
規則第100号
注 令和8年3月から改正経過を注記した。
目次
第1章 総則(第1条～第5条)
第2章 収受及び配布(第6条～第11条)
第3章 起案及び回議(第12条～第19条)
第4章 公文書(第20条～第24条)
第5章 整理、保管、保存及び廃棄(第25条～第32条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規則は、文書事務の迅速かつ確実な処理を図るため、その取扱基準を定めることを目的とする。
(適用範囲)
第2条 士幌町における文書事務の取扱については、別に定めるものを除くほか、この規則の定めるところによる。
(定義)
第3条 この規則において「文書」とは職員が職務上作成し、又は取得した文書、図面及び写真であって、職員が組織的に用いるものとして、町が保有するものをいう。ただし、不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。
2 前項の文書に関する電磁的記録(電子的方式、磁気的方式のその他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)の取扱いについても、この規則に準ずる。
(令8規則5・全改)
(文書主管課等)
第4条 文書事務は、総務課が主管する。
2 総務課長は、文書事務に関して全般を総括する。
(文書取扱責任者)
第5条 文書取扱責任者は、各所属長(以下「課長等」という。)とする。
2 課長等が不在の場合は、あらかじめ課長等が指定した職員が、文書取扱責任者の職務を代行する。
3 文書取扱責任者は、次の各号に掲げる事項を処理しなければならない。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の整理、保管、編集及び保存に関すること。
(3) 文書事務の指導及び改善に関すること。
第2章 収受及び配布
(収受文書の処理)
第6条 収受文書(小荷物を含む。)は、主管課等で直接収受したものを除き、総務課において収受し、次の各号により処理しなければならない。
(1) 文書は、親展を除き、すべて開封のうえ余白に受付印(第1号様式)を押印し文書取扱責任者に配布する。
(2) 特殊郵便物(簡易書留、現金書留、配達証明、内容証明、特別送達、電報等)は、特殊文書配布簿(第2号様式)に必要事項を記載して宛名人に引き継ぐものとする。ただし、戸籍法(昭和22年法律第224号)及び住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)に基づく交付請求に係るもの又は総務課長が認めたときは、処理の一部を省略することができる。
(3) 添付物の表示があって添付物が欠けている場合は、封筒の余白にその旨を記載し、発信者に照会する。
(4) 特殊郵便物のうち不服申立て、訴訟等で、収受の日時が権利の得喪に関わる文書については、封筒の余白に到着の日時を明記し、特殊文書配布簿に必要事項を記載し宛名人に配布する。
(5) 主務課は、通信回線を利用して到達し、又は電磁的記録媒体等により受領したもののうち収受の処理が必要と認めるものを文書管理システム(文書の収受、起案、決定、保存、廃棄等の事務の処理及び行政文書に係る情報の総合的な管理等を行う情報処理システムをいう。以下同じ。)に記録するものとする。
2 執務時間外に日直者又は警備員が収受した文書については、一時保管し、総務課に引き継ぐものとする。ただし、電報、速達等の緊急を要すると思われる文書は、文書取扱責任者に連絡し引き継ぐものとする。
(令8規則5・一部改正)
(受付を要しない文書)
第7条 到着文書中、戸籍法及び住民基本台帳法に基づく届け書には、受付印を押してはならない。
(返送文書の取扱い)
第8条 返送されてきた文書は、文書取扱責任者に引き継がなければならない。
(1) 収受文書は、総務課長が町長及び副町長の検閲を経て、文書取扱責任者に配布する。ただし、軽易な文書については、直接文書取扱責任者に配布する。
(2) 主管課等が不明確な場合は、主たる担当課等に配布する。
(4) 文書取扱責任者は、配布文書又は直接到着した文書で所掌事務でないものは、速やかに総務課に返付しなければならない。
(配布文書の処理)
第10条 文書取扱責任者は、配布文書を閲覧し当該文書の余白に認印したうえ、担当係長等に回付する。ただし、処理前に町長及び副町長の指揮により処理する必要があるものは、供覧に付し指示を得る。
(主管課等で収受した文書)
第11条 主管課等で重要文書を収受したときは、速やかに封筒を添えて総務課に回付しなければならない。
2 電話口頭による受付は、電話・口頭応接処理票(第3号様式)により処理しなければならない。
第3章 起案及び回議
(発議)
第12条 事務処理の発議(電話、電報及びファクシミリによる重要事項の収発を含む。)は、回議書(第4号様式)を作成しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、閲覧にとどまるもの又は定例の報告その他軽易な事案に係る発議は、その文書の余白に必要事項を記載して処理することができる。
3 定例の事項については、帳票により処理することができる。
(起案)
第13条 文書の起案に当たっては、次の各号に留意して作成しなければならない。
(1) 必要がある場合は、起案理由、準拠法令その他参考となる事項を記載すること。
(2) 立案の経過をわかりやすくするため、必要に応じ参考資料及び法規等を添付すること。
(3) 情報公開条例(平成12年条例第125号)第6条に規定される非公開情報及びその他特別の取扱いを必要とするものは、その旨を朱記、又は「取扱注意」の文字を表示すること。
(4) 合議を要するものは、その合議欄に必要職名を記入すること。
(5) 専決により町長の決裁を要しない起案は、回議書の決裁欄をその専決の内容により斜線で抹消すること。
(6) 文書の種類及び保存年限を記入すること。
(起案文書の審査)
第14条 起案文書は、所属長の審査及び決裁を受けなければならない。
(1) 書式について
(2) 文体について
(3) 用語及び用字について
(4) 文書の種類及び保存年限について
3 前項により訂正すべき個所が多くある場合は、起案者に返付し再提出させなければならない。
(起案文書の加除訂正)
第15条 起案文書の原案を加除訂正したときは、訂正者は訂正個所に認印し、特に重要な訂正の場合は、欄外にその理由を記すこと。
(合議)
第16条 他の課に関連する事件は、その合議を経て決裁を受けなければならない。
2 合議の順序は、主管課等を最初とし、関連の深い課等から順次他の課等に回議する。
3 前項の合議事件について、関係課等の意見が異なるとき並びに双方協議してもなお意見の一致を見ないときは、主管課等が双方の意見を具して上司の指示を受けるものとする。
(合議の特例)
第17条 次の各号のいずれかに該当するときは、総務防災係を経て総務課長に合議又は協議を行わなければならない。
(1) 法規文書
(2) 令達文書(指令を除く。)
(3) 議会に提案する議案
(4) 不服の申立てに関するもの
(5) その他決定の内容が重要又は異例に属するもの
(後閲)
第18条 起案文書で上司不在のため代決した場合、重要又は異例と認められるものは、代決者において「後閲」と明記し、後日後閲に供さなければならない。
(変更又は廃案した原議の処理)
第19条 合議事件であって、上司の命によりその原議案を変更又は廃案した場合、起案者はその旨を合議先に周知しなければならない。
第4章 公文書
(公文書の区分)
第20条 公文書の区分は、次のとおりとする。
(1) 法規文書
イ 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条第1項の規定により制定するもの
ロ 規則 地方自治法第15条第1項の規定により制定とするもの
(2) 令達文書
イ 訓令 町長が所管の機関又は職員に対し、一般的に指揮命令するもの
ロ 訓 町長が所管の機関又は職員に対し、個別的に命令するもの
ハ 達 特定の団体又は個人に対し、許可、認可等を取り消し、又は一方的に作為若しくは不作為を命令するために発するもの
ニ 指令 申請、出願等に対し、許可、認可等を行うために発するもの
(3) 公示文書 告示、公表等一般に公示を要するもの
(4) 一般文書 前3号に掲げる公文書以外のもの
(1) 対外的に発送する文書で、特殊又は相当と認められるものは、副町長名又は各所属長名
(2) 庁内の往復文書及びこれに類するものは、副町長名又は各所属長名
(発送文書の記号、記名及び公印)
第23条 発送文書には、記号及び記名を付さなければならない。ただし、表彰状その他これらに類するもの及び軽易な文書については、この限りでない。
(1) 記号は、「士」の次に主管課、係名等の頭文字及び「発」を記載するものとする。
(2) 記名は、その本文の末尾に、主管課、係名等の連絡先を括弧を付して表示するものとする。
2 発送文書には、公印を押印しなければならない。ただし、印刷物その他文書の性質上公印の押印が不要と認められるものは、これを省略することができる。
(発送手続)
第24条 文書を発送する場合は、次に掲げる手続きを経て、当日午後3時までに総務課に回付しなければならない。ただし、急を要するものはこの限りでない。
(1) 書留、速達等特殊な事務取扱を要する文書は、封筒に「書留」「速達」その他所定の表示をする。
(2) 区内特別郵便については、数量等を確認のうえ所定の手続きをする。
2 総務課において発送文書の回付を受けた場合は、次の各号に掲げる手続きにより処理のうえ、発送しなければならない。
(1) 郵便物等の数量、重量及び料金を検査する。
3 郵便等発送締切後に文書の発送を要するものは、総務課にその旨連絡する。
第5章 整理、保管、保存及び廃棄
(文書の整理及び保管)
第25条 文書取扱責任者は、保管文書を完結文書と未完結文書に区分し、常に文書の所在を明らかにして、必要なときに速やかに取り出せるよう、整理及び保管を完全にしなければならない。
2 完結文書は、次の各号による取扱いを経て保管するものとする。
(1) 文書取扱責任者は、文書が完結したときは、文書の種類ごとに分類し保管する。
(2) 保管期間は、当該年(年度)末日までとし、文書取扱責任者が責任をもって保管する。
(3) 複数年にわたる事件に係る文書は、事件が完結するまで保管する。
(公文書の保存期間)
第26条 文書の保存期間は、法令の規定により保存期間の定めのある文書を除き、永久、10年、5年、3年又は1年とし、その基準は次条のとおりとする。ただし、郵送等により収受した文書のうち、文書管理システムに記録された文書かつ廃棄することが業務上又はその他法令上支障が無い場合は、この限りでない。
(令8規則5・一部改正)
(保存期間の基準)
第27条 永久に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 皇室及び庁中儀式に関する文書で重要なもの
(2) 条例、規則、その他重要な例規文書の公布原議
(3) 国又は道等の令達文書で特に重要なもの
(4) 国又は道その他関係官庁との重要な往復文書、報告書等で将来の参考又は例証となるもの
(5) 職員の進退、賞罰等に関する文書及び履歴書
(6) 退職給付金の裁定に関する文書
(7) 予算、決算及び出納に関する文書で特に重要なもの
(8) 議会関係文書で特に重要なもの
(9) 訴訟、不服申立て等に関する文書(軽易なものを除く。)
(10) 統計書、試験研究資料等で特に重要なもの
(11) 貸付金、補助金等に関する文書で特に重要なもの
(12) 町有財産に関する文書(軽易なものは除く。)
(13) 町村配置分合、境界変更、名所変更等に関する文書
(14) 行政機関、公の施設等の設置及び廃止に関する文書
(15) 許可、認可、登録その他の行政処分に関する文書で特に重要なもの
(16) 契約その他権利義務に関する文書で特に重要なもの
(17) 町の沿革に関する文書で将来の参考又は例証となるもの
(18) その他重要にして永久保存の必要があると認められる文書
2 10年に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 工事に関する設計書等で重要なもの
(2) 許可、認可、登録その他の行政処分に関する文書で重要なもの
(3) 契約その他権利義務に関する文書で重要なもの
(4) 予算、決算及び出納に関する文書で重要なもの
(5) 統計書、試験研究資料等で重要なもの
(6) 請願書、陳情書等で重要なもの
(7) その他10年保存の必要があると認められる文書
3 5年に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 人事に関する文書(職員の進退、賞罰等に関するものを除く。)
(2) 給与等に関する文書
(3) 予算、決算及び出納に関する文書
(4) 調査報告書類及び統計資料
(5) 許可、認可、登録その他の行政処分に関する文書
(6) 往復文書
(7) 請願書、陳情書等
(8) 原簿及び台帳の登記又は登録の原因となった文書
(9) その他5年保存の必要があると認められる文書
4 3年に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 軽易な儀式・褒賞に関する文書
(2) 各種協議会の連絡調整に関する文書
(3) 各種諸証明に関する文書
(4) 課長会議に関する文書
(5) 官報・公報
(6) 職員研修計画・実施に関する文書
(7) その他3年保存の必要があると認められる文書
5 1年に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 往復文書で軽易なもの
(2) 帳簿、台帳等で別に原議があるもの
(3) 文書の収受及び発送に関する帳簿類
(4) その他保存の必要があると認められる文書
(保存年限の始期)
第28条 前条の文書の保存年限は、保管期間満了の翌年(年度)から起算する。
(編集及び製本の方法等)
第29条 完結文書等の編集及び製本は、次に各号に定めるところにより行うものとし、保存期間の起算日から30日を経過する日までに製本しなければならない。ただし、保存期間の起算日から30日を経過した日までに製本し難いものにあっては、同日後に製本することができることとし、文書管理システムその他の情報システム(電磁的記録を系統的に整理し、及び保存し、並びに容易に検索することができる機能を有する情報システムに限る。)(以下「文書管理システム等」という。)を利用し記録された文書は、製本を要しない。
(1) 一般文書及び令達文書のうち指令に係るものは会計年度別に、法規文書、令達文書(指令を除く。)、公示文書にあっては暦年別に編集する。ただし、数年にわたる事件に関する文書は、事件完結の年(年度)に編集する。
(2) 文書の編集区分は、事務事業の種類別及び保存年限別とする。
(3) 種類が多岐にわたる文書は、関係の最も深いものにまとめる。
(4) 厚さは6センチメートルを標準とすること。ただし、保存期間が10年未満の完結文書及び厚さ6センチメートルを標準とすることが適当でない完結文書については、この限りでない。
(5) 文書に附属する図面等で編集に支障のあるものは、これを別に編集しその旨文書に記載する。
(6) 簿冊ごとに文書目録(第8号様式)をつける。ただし、保存期間が10年未満の文書及び文書目録をつけないことに相当の理由がある完結文書については、この限りでない。
(7) 表紙及び背表紙(第9号様式)を付けること。ただし、1年保存の文書については、省略することができる。
(令8規則5・一部改正)
(保存文書の管理)
第30条 保存文書は、主管課において文書管理システム等又は所定の文書庫等に収納し、管理しなければならない。
2 文書取扱責任者は、保存文書台帳(第10号様式)を作成しなければならない。
(令8規則5・一部改正)
(廃棄)
第31条 保存期間を経過した保存文書は、所管課において廃棄する。
2 前項の規定にかかわらず、法令等の規定により保存年限に定めのある文書は、それぞれ当該法令等に定める期間を得た後廃棄する。
3 軽易な文書で保存する必要がないものは、随時廃棄する。
4 前3項の規定により廃棄する文書のうち、他に内容を知られることにより支障を生ずると認められるものは、裁断、溶解、焼却その他適切な方法により廃棄しなければならない。
(雑則)
第32条 この規則に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は、総務課長の定めるところによる。
附則
この規則は、平成12年6月30日から施行する。
附則(平成13年3月26日規則第19号)
1 この規則は、平成13年4月1日から施行する。
2 この規則の適用前の規定によりなされた文書の取扱いは、この規則の相当規定によりなされた文書の取扱とみなす。
附則(平成13年6月1日規則第25号)
この規則は、公布の日から施行する。
附則(平成14年3月29日規則第11号)
この規則は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成15年3月28日規則第23号)
この規則は、平成15年4月1日から施行する。
附則(平成16年3月30日規則第4号)
この規則は、平成16年4月1日から施行する。
附則(平成18年3月17日規則第18号)
この規則は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月26日規則第13号)
この規則は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年9月27日規則第21号)
この規則は、平成19年10月1日から施行する。
附則(平成20年1月30日規則第3号)
この規則は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成30年8月1日規則第20号)
この規則は、公布の日から施行し、平成30年4月1日から適用する。
附則(令和2年3月31日規則第17号)
この規則は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月31日規則第11号)
この規則は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和8年3月27日規則第5号)
この規則は、令和8年4月1日から施行する。
別表1(第21条関係)
指令文書を付す記号
課名 | 記号 |
総務課 | 総務 |
地域戦略課 | 地戦 |
町民課 | 町民 |
産業振興課 | 産振 |
建設課 | 建設 |
保健福祉課 | 保福 |
幼児教育課 | 幼教 |
消防課 | 消防 |
