○士幌町立学校文書管理規程
平成26年3月10日
教育委員会教育長訓令第1号
目次
第1章 総則(第1条―第6条)
第2章 文書の収受及び配布(第7条・第8条)
第3章 文書の作成(第9条―第14条)
第4章 文書の施行(第15条―第17条)
第5章 文書の保存期間及び分類(第18条―第20条)
第6章 文書の編集(第21条・第22条)
第7章 文書の保管及び保存(第23条・第24条)
第8章 文書の廃棄(第25条―第27条)
第9章 補則(第28条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この教育長訓令は、士幌町立学校(以下「町立学校」という。)における公文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 公文書 町立学校が作成し、又は取得した文書、図画及び写真(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)並びに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)であって、当該町立学校が組織的に用いるものとして、当該町立学校が管理しているものをいう。
(2) 電子文書 電磁的記録のうち書式情報(文書の体裁に関する情報をいう。)を含めて、電磁的記録媒体等に記録されているものであって、職務上作成し、又は取得されたものをいう。
(3) 紙文書 文字又はこれに代わるべき符号を用い、紙の上に永続すべき状態におかれているものであって、職務上作成し、又は取得されたものをいう。
(4) 電子情報 電磁的記録のうち電磁的記録媒体等に記録されているもの(電子文書を除く。)をいう。
(公文書取扱いの原則)
第3条 町立学校の職員は、公文書の取扱いを的確かつ迅速に行わなければならない。
2 町立学校の職員は、公文書を常に丁寧に取り扱うとともに、その受渡しを確実に行い、汚損し、又は紛失しないように万全の注意を払わなければならない。
3 町立学校は、公文書の効率的な利用を図るため、常に公文書の所在を明らかにしなければならない。
(校長の責務)
第4条 校長は、町立学校における公文書の管理を統括し、その適正かつ円滑な運営を図らなければならない。
(文書取扱者)
第5条 町立学校に文書取扱者を置く。
2 文書取扱者は、事務長(事務長を置かない町立学校にあっては、あらかじめ校長が指定する職員。以下同じ。)をもって充てる。
3 文書取扱者は、校長の命を受けて、次の業務を処理する。
(1) 文書の管理の指導及び改善に関すること。
(2) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(3) 文書の整理並びに編集及び製本に関すること。
(4) 文書の保管、保存及び廃棄に関すること。
(5) 文書の処理の促進に関すること。
(6) その他文書の管理に関し必要なこと。
(表簿)
第6条 町立学校には、次の各号に掲げる表簿を備えなければならない。
(1) 普通文書処理簿(別記第1号様式)
(2) 特殊文書処理簿(別記第2号様式)
(3) 文書施行簿(別記第3号様式)
2 前項各号に定める表簿は、毎年4月1日に更新する。
3 第1項各号に掲げる表簿は、校長が特に重要でないと判断するものについては記載を省略することができるものとする。
第2章 文書の収受及び配布
(到達文書の収受)
第7条 町立学校に到達した文書は、文書取扱者が収受しなければならない。
(1) 紙文書は、すべて開封し、その文書の余白に受付印(別記第4号様式)を押し、普通文書処理簿に必要事項を記載すること。
(2) 電子文書及び電子情報並びにファクシミリ装置により受信した文書は、速やかに紙に出力し、直接到達した文書として、前号の規定により処理するものとする。
(3) 書留扱い(現金書留、引受時刻証明、配達証明、代金引換及び特別送達を含む。以下同じ。)又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者、同条第9項に規定する特定信書便事業者若しくは同法第3条第4号に規定する外国信書便事業者による同法第2条第2項に規定する信書便の役務のうち書留扱いに準ずるものとして教育長が定めるものによる文書は、封のまま、その封筒の余白に受付印を押し、特殊文書処理簿に必要事項を記載すること。
(4) 紙文書に金券その他貴重品が添付されている場合は、第1号の規定にかかわらず、その封筒の余白に受付印を押し、特殊文書処理簿に必要事項を記載すること。
3 親展文書は、文書取扱者において、直ちに、名あて人に配布するものとする。
4 職員は、文書を直接受領したときは、速やかに、その文書を文書取扱者に回付しなければならない。
(収受済文書の処理)
第8条 校長は、収受文書を閲覧したときは、教頭又は事務長に対し、その文書の処理につき必要な指示をしなければならない。
第3章 文書の作成
(公文書の作成)
第9条 町立学校の職員は、当該町立学校における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに当該町立学校の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、次に掲げる重要な意思の決定に関する事項その他の事項について、校長の指示に従い、適切に公文書を作成しなければならない。
(1) 学校運営の基本的な事項を定める方針又は計画の策定又は改定
(2) 児童及び生徒(以下「生徒等」という。)の入学、進級、卒業、賞罰、事故その他生徒等に関する重要な事項
(3) 学校運営協議会その他町立学校における重要な事項に係る会議の開催
(4) 職員の人事に関する事項
2 町立学校は、公文書を作成するときは、責任の所在を明確にするとともに、迅速に処理しなければならない。
(報告)
第10条 収受を省略した文書の配布若しくは決定を要しない文書の回付を受けたとき、又は所管の校務に関する資料を得たときは、口頭その他の方法により報告する場合を除き、報告書(別記第5号様式)により校長又はその文書に係る校務に関し専決することができる者(以下「校長等」という。)並びにその内容に関係のある校務を所管する他の職員(以下「関係職員」という。)に報告しなければならない。ただし、校長が別に定める場合は、この限りでない。
(起案の方法)
第11条 決定書案の起案は、簡潔で、分かりやすく、親しみのある表現によらなければならない。
2 決定書案の起案は、次に定めるところにより決定書(別記第6号様式)を用いて行わなければならない。ただし、校長が別に定める場合は、この限りでない。
(1) 決定書案には、必要がある場合は、案文の前又は次に起案理由、準拠法令その他参考になる事項を作成すること。
(2) 決定書案には、必要な関係資料を整理して添付すること。
(3) 決定書の施行及び取扱方法の欄には、次に掲げるところにより当該事案の区分に対応する表示をすること。
ア 重要なもの 重要
イ 至急の取扱いを要するもの 至急
ウ 施行の際、電気通信回線を利用するもの ファクシミリ施行、電子メール施行
エ 施行の際、特殊の取扱いを要するもの 親展、書留、速達、配達証明、内容証明等
3 前項の規定にかかわらず、その処理につき所定の例規のあるもの及び事案の軽易なものは、その文書若しくはその文書の余白又は表簿をもって起案することができる。
(合議)
第12条 決定書案は、その内容に応じ、関係職員に合議しなければならない。
(決定書の処理)
第13条 決定書案について決定を受けたときは、決定書に決定年月日を記載しなければならない。
2 前項のうち施行を伴うものについて決定を受けたときは、決定書に施行年月日及び文書施行簿により取得した文書番号を記載しなければならない。
(決定書の閲覧)
第14条 決定書案を回付した場合であって、決定書案の回付を受ける者が不在のときは、閲覧に供さなければならない。ただし、軽易又は定例的なものその他閲覧の必要がないと認めるものについては、この限りでない。
第4章 文書の施行
(記号及び番号)
第15条 証明書、表彰状その他これらに類する文書、告示以外の公示文書及び軽易な文書を除き、決定を施行するための文書(以下「施行文書」という。)には、記号及び番号を付さなければならない。ただし、校長が別に定める場合は、この限りでない。
2 施行文書の記号は、別表第1のとおりとする。
3 施行文書の番号は、文書施行簿により取得した文書番号とする。ただし、第13条第3項に規定する場合は、例文処理簿による標題別の整理番号を付すものとする。
(公印の押印)
第16条 施行文書のうち送付を要するものであって次に掲げるもの以外のものについては、公印を押さないものとする。
(1) 法令の規定により公印を押さなければならないもの
(2) 教育委員会又は校長がその権限を行使するため施行するもの
(3) 不服申立てに関するもの
(4) その他公印を押さざるを得ない特別な事情があると認められるもの
(発送及び送信)
第17条 郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者、同条第9項に規定する特定信書便事業者若しくは同法第3条第4号に規定する外国信書便事業者による同法第2条第2項に規定する信書便による文書の発送は、文書取扱者の管理の下に行うものとする。
2 ファクシミリ装置により送信する施行文書には、一定の様式によるファクシミリ送信票を添付して、送信しなければならない。
3 電子メールにより送信する施行文書は、別に定める方法により送信しなければならない。
第5章 文書の保存期間及び分類
(公文書の保存期間)
第18条 町立学校の公文書の保存期間は、永年、20年、10年、5年、3年又は1年とし、別表第2の基準により別に定めるものとする。ただし、法令等の規定により保存期間の定めのある公文書については、当該法令等の定めるところによる。
(1) 暦年により処理する文書 当該文書に係る事業の処理が完結した日の属する年の翌年の4月1日
(2) 4月1日から5月31日までの間の文書で前会計年度に属する歳入又は歳出に係るもの 当該文書に係る事案の処理が完結した日の属する会計年度の4月1日
(3) 法令等の規定により保存期間の起算日が定められている文書 当該法令等で定める日
(文書編集保存分類表)
第20条 公文書は、その所在を常に明確にし、かつ、検索を迅速に行うことができるよう、別に定める文書編集保存分類表の分類項目(以下単に「分類項目」という。)に従って編集するものとする。ただし、校長が別に定める場合は、この限りでない。
第6章 文書の編集
(編集の方法)
第21条 完結文書及び完結文書以外の文書のうち第23条各号に掲げるものは、次に定めるところにより編集しなければならない。
(1) 分類項目ごとに区分すること。ただし、2以上の分類項目にわたる完結文書は、その主たる分類項目に区分すること。
(2) 4月1日から5月31日までの間の文書で前会計年度に属する歳入又は歳出に係るものは、前会計年度に区分すること。
(3) 台帳、表簿その他の常時業務に使用する文書及び数年にわたる事案に係る文書は、一括すること。
2 編集した未完結文書には、前項に定める背表紙に準じた背表紙を付けなければならない。
第7章 文書の保管及び保存
(保管)
第23条 処理が完結した事案に係る公文書以外の公文書のうち次の各号に掲げるもの及び保存期間の起算日前までの間における完結文書は、文書取扱者が指定する場所で管理(以下「保管」という。)しなければならない。
(1) 決定を要しない公文書にあっては報告済のもの
(2) 決定を要する公文書で施行を要しないものにあっては決定済のもの
(3) 施行を要する公文書にあっては施行済のもの
(保存)
第24条 完結文書は、文書取扱者の指定する日までに書庫に収納するものとする。ただし、その文書に係る校務を所管する担当者(以下「校務担当者」という。)において保存する必要があるときは、校務担当者は、文書取扱者と協議の上、引き続き文書取扱者が指定する場所で保存することができる。
2 文書取扱者は、保存する文書について、毎年6月末日までに保存文書一覧表(別記第10号様式)を作成するものとする。
3 書庫は、文書取扱者において管理する。
第8章 文書の廃棄
(廃棄)
第25条 文書取扱者は、保存期間が満了した文書について、毎年6月末日までに廃棄文書一覧表(別記第11号様式)を作成し、校長の決定を受けて、廃棄するものとする。
2 保存期間が永年の文書で、校長が保存の必要がないと認めたものは、前項の規定に準じて、廃棄することができる。
(廃棄の方法)
第26条 廃棄する文書のうち、他に内容を知られることにより支障を生ずると認められるものは、裁断、溶解、焼却、消去その他適切な方法により廃棄しなければならない。
(保存の延長)
第27条 文書取扱者は、保存期間の満了した文書について、なお保存する必要があるときは、引き続き保存することができる。
第9章 補則
第28条 この教育長訓令に定めるもののほか、町立学校の公文書の管理に関し必要な事項は、当該町立学校の校長が定める。
附則
この教育長訓令は、平成26年3月17日から施行する。
附則(平成27年12月9日教育長訓令第3号)
この教育長訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成30年3月13日教育長訓令第1号)
この教育長訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附則(平成31年3月12日教育長訓令第1号)
この教育長訓令は、平成32年4月1日から施行する。
附則(令和元年6月21日教育長訓令第1号)
この教育長訓令は、令和元年7月1日から施行する。
附則(令和2年3月17日教育長訓令第3号)
この教育長訓令は、令和2年4月1日から施行する。
別表第1 町立学校の記号(第15条関係)
学校名 | 記号 |
士幌小学校 | 士士小 |
中士幌小学校 | 士中小 |
上居辺小学校 | 士上小 |
士幌町中央中学校 | 士中 |
北海道士幌高等学校 | 士高 |
別表第2 文書保存期間区分基準表(第18条関係)
第1種(永年保存)
1 例規となる通達等の文書
2 学校の沿革に関する文書
3 児童・生徒に関する文書で特に重要なもの
4 財務、会計等に関する文書で特に重要なもの
5 人事、給与等に関する文書で特に重要なもの
6 表簿、台帳等の帳票で特に重要なもの
7 その他永年保存の必要があると認められる文書
第2種(20年保存)
1 指導要録(学籍に関する記録に限る。)
2 職員人事記録簿
3 その他20年保存の必要があると認められる文書
第3種(10年保存)
1 児童・生徒に関する文書で重要なもの
2 財務、会計等に関する文書で重要なもの
3 人事、給与等に関する文書で重要なもの
4 表簿、台帳等の帳票で重要なもの
5 その他10年保存の必要があると認められる文書
第4種(5年保存)
1 指導要録(指導に関する記録に限る。)
2 児童・生徒に関する文書
3 教育計画等の教務に関する文書
4 財務、会計等に関する文書
5 人事、給与等に関する文書
6 表簿、台帳等の帳票
7 その他5年保存の必要があると認められる文書
第5種(3年保存)
1 調査又は統計に関する文書
2 特別活動に関する文書
3 その他3年保存の必要があると認められる文書
第6種(1年保存)
1 諸願又は届出に関する文書
2 文書の収受及び発送に関する表簿等
3 その他1年保存の必要があると認められる文書
