○四国中央市公用文に関する規程
平成16年4月1日
訓令第9号
(趣旨)
第1条 この訓令は、公文書の書式等に関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この訓令において「公文書」とは、次に掲げるもののほか、職員がその職務権限に基づいて作成する文書及び図画をいう。
(1) 例規文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定に基づき、市議会の議決を経て制定するもの
イ 規則 法第15条の規定に基づき、市長が制定するもの
(2) 令達文書 次に掲げるものについて制定する文書
ア 訓令 職務執行上の基本的事項等について、所属の機関又は職員に対して命令するもの
イ 通達 指揮監督権に基づいて上級行政機関が、下級行政機関又は所属職員に対し、職務運営の細目的事項、法令の解釈、運用方針等を指示するもの
ウ 指令 申請、願その他の要求に対して、指示し、又は命令するもの
(3) 公示文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 告示 法令等の規定又は権限に基づいて処分し、又は決定した事項その他一定の事項を管内一般又はその一部に公示するもの
イ 公告 法令等の規定によらない一定の事実を管内一般又はその一部に公示するもの
(4) 議案文書 法第96条に定められた議決すべき事件について、市長又は議員が議会の議決を求めるものについて作成する文書
(5) 一般文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 照会 行政機関又は私人との間において、ある事項を問い合わせるもの
イ 回答 問い合わせに対し、一定の事項を答えるもの
ウ 通知 行政機関又は私人に対し、一定の事実、処分又は意思を知らせるもの
エ 依頼 行政機関又は私人に対し、一定の事項を頼むもの
オ 送付 物件を相手方に送達し、その受領を要求するもの
カ 報告 国、県、委任者等に対して、一定の事実又は意思を知らせるもの
キ 依命通達 上司からの命を受けた特定事項を自己の名で発するもの
ク 諮問 所属の機関(諮問機関)に対し、一定の事項について意見を求めるもの
ケ 答申 諮問を受けた機関が、その諮問に対して意見を述べるもの
コ 進達 行政機関又は私人が受理した書類その他の物件を、上司又は上級機関に差し出すもの
サ 副申 進達する文書に意見を添えるもの
シ 申請・願 所管の行政機関に対し、許可、認可、補助等の一定の行政行為を求めるもの
ス 届 一定の事項を行政機関に届け出るもの
セ 建議 附属機関が、その属する機関に対して自発的に意見を申し出るもの
ソ 協議 行政機関又は私人に対し、一定の事項について相談するもの
タ 伺 上司又は上級行政機関の指揮を求めるもの
チ 上申 上司又は上級行政機関に対し、意見又は事実を述べるもの
ツ 内申 主として部内の人事関係事項について上申するもの
テ 復命 上司から命ぜられた用務の結果その他について、その旨を記載して上司に交付するもの
ト 辞令 職員の身分、給与、勤務等の異動について、その旨を記載して当人に交付するもの
(6) 契約関係文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 契約書 一定の法律結果の下に、申込みと承諾という二つに意思表示が合致することによって成立した法律行為を証するもの
イ 請書 契約金額が小額等のため契約書の作成を省略した場合に、履行上の紛議を避けるため、主要な事項について後日の証拠となるべき証とするもの
ウ 覚書 確約書、誓約書、念書等その表題を問わず、契約書に代えて相互の間の権利関係等重要な事項を明記して交換するもの
エ 協定書 複数の当事者が一定の事項について合意の上取り決めるもの
(用字)
第3条 公文書に用いる漢字、仮名遣い及び送り仮名については、次に掲げる基準による。
(1) 常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)
(2) 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)
(3) 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)
(4) 外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)
(5) 公用文における漢字使用等について(昭和56年事務次官等会議申合せ)
(6) 法令における漢字使用等について(昭和56年内閣法制局総発141号)
(7) 「公用文における漢字使用等について」の具体的な取扱い方針について(昭和56年内閣閣第150号・庁文国第19号)
(8) 法令用語改善の実施要領(昭和29年法制局総発第89号)
(用語)
第4条 公文書を作成するに当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 専門用語は、なるべく用いないで、優しい言葉を用いること。
(2) 外来語は、日常使われているものを用いること。また、日常使われていない外来語を用いるときは、注釈を付けること。
(3) 古い言葉及び硬い表現を避け、日常使い慣れている言葉及び表現を用いること。
(4) あいまいな言葉を避け、具体的な表現を用いること。
(5) 回りくどい表現を避け、簡潔な表現を用いること。
(6) 高圧的な言葉及び表現を避け、相手の気持ちを考えた言葉及び表現を用いること。
(文体)
第5条 公文書の文体については、おおむね次に掲げる基準による。
(1) 文体は、条例、規則、議案、専決処分、訓令、告示及び契約に関する文書を除き、原則として「ます」体を用いること。
(2) 文章は、なるべく区切って短くすること。
(3) 内容に応じ、箇条書の方法を取り入れ、一読して理解しやすい文章とすること。
(書式)
第6条 公文書の書式は、次に掲げる基準による。
(1) 用紙は、日本産業規格(産業標準化法(昭和24年法律第185号)第20条第1項の日本産業規格をいう。)によるA4判を用いる。ただし、別に規格の定めのある場合又はその他の用紙を必要とする場合は、この限りでない。
(2) 公文書の書き方は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものについて作成する公文書については、この限りでない。
ア 法令その他これに準ずるものの規定により書式を縦書きと定められているもの
イ 他の官公署により書式を縦書きと定められたもの
ウ 賞状、祝辞その他これらに類するものであって縦書きが適当と認められるもの
エ その他市長が縦書きを適当と認めたもの
(3) 市長その他市の機関の発する文書(別に定めるものを除く。)に付ける敬称には、「様」を用いる。
(令元訓令1・一部改正)
(形式)
第7条 公文書の形式については、おおむね別記の基準による。
附則
この訓令は、平成16年4月1日から施行する。
附則(平成20年3月31日訓令第5号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(令和元年6月7日訓令第1号)
この訓令は、令和元年7月1日から施行する。
(平20訓令5・一部改正)
