○四国中央市農業委員会文書管理規程
平成16年4月19日
農業委員会訓令第2号
(趣旨)
第1条 この訓令は、法令その他別に定めるもののほか、四国中央市農業委員会(以下「委員会」という。)における文書(マイクロフィルム文書を含む。)の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。
(文書取扱いの原則)
第2条 文書はすべて正確かつ迅速に取扱い、常にその処理経過を明らかにし、能率的に処理しなければならない。
(職員)
第3条 事務局長(以下「局長」という。)は、常に所属職員をして文書の作成及び取扱いに習熟させ、文書事務が円滑に処理されるよう留意し、その促進に努めなければならない。
2 係長は、局長及び次長の命を受け、その係における文書事務の処理を推進し、完結するまでの経過を明らかにしておかなければならない。
(文書主任)
第4条 委員会に文書管理主任(以下「文書主任」という。)をおく。
2 文書主任は、会長の承認を得て局長の指定する事務局職員をもってこれに充てる。
3 局長は、必要と認めるときは、文書主任の補助者を置くことができる。
(平18農委訓令3・一部改正)
(文書主任の職務)
第5条 文書主任は、上司の命を受け次に掲げる事務を掌理する。
(1) 文書の収受、配布及び発送手続に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書の処理促進に関すること。
(4) 文書の編さん及び成冊についての審査、指導に関すること。
(5) 文書の保存及び引継ぎに関すること。
(6) 前各号に掲げるもののほか、文書の処理に関すること。
(処理)
第6条 文書はすべて、関係者の合議を求め、主任、係長、次長、局長の順に回議して、会長の決裁を受けなければならない。
(平17農委訓令1・一部改正)
(起案)
第7条 起案を要するものについては、担当者は、直ちに着手し、前条の順を経て会長の決裁を受けなければならない。
(決裁文書の処理)
第8条 決裁文書は、すべて次の各号のいずれかにより処理しなければならない。
(1) 発送を要するものは、使途及び郵送に区分して処理すること。
(2) 法規文書、公示文書及び令達文書は、浄書及び校合の上、掲示及び送達すること。
(3) 案件処理後は、主務係において保管すること。
(4) 処理未済の文書は、主務係において一定の書箱に収納し、常にその所在及び経過を明らかにしておかなければならない。
(文書の編さん)
第9条 決裁文書で所定の手続を終わったもの(以下「完結文書」という。)は、各係ごとに区分し、文書主任の審査及び指導の下に編さん成冊するものとする。
2 完結文書は、会計年度ごとに編さんする。ただし、歴年ごとに区分することが適当なものについては、この限りではない。
3 編さん紙数が少量のときは、数年分を1冊とすることができる。
4 成冊する場合は、表紙及び背表紙を付け、文書の種別等を明らかにしなければならない。
(保管の方法)
第10条 編さんを終えた文書、簿冊は文書保存台帳に登載し、年次をおって所定の個所に収納しておくものとする。
2 マイクロフィルム文書は、庶務係において保管するものとする。
(廃棄)
第11条 保存期間の満了した文書は、文書主任において会長の決裁を経て廃業の手続きをするものとする。
2 マイクロフィルム文書化した原文書は、局長が特に保存を必要と認めたものを除き、前項の手続に従って廃棄するものとする。
(文書の持出し禁止)
第12条 文書は、局長が承認した場合を除き、庁外に持ち出してはならない。
(その他)
第13条 この訓令に定めるものの外、文書の取扱いについては、四国中央市文書管理規程(平成16年訓令第8号)の例による。
附則
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成17年2月10日農委訓令第1号)
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成18年12月27日農委訓令第3号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
別表(第11条関係)
分類表(共通文書分類表は、四国中央市文書管理規程(平成16年四国中央市訓令第8号)第35条別表を準用する。)
課 | 常用 | 第1種(永年) | 第2種(10年) | 第3種(5年) | 第4種(1・2・3年) |
農業委員会 | 1 進達簿綴 | 1 農地法通達文書綴 | 1 農地改良関係綴 | 1 農用地利用増進申出書綴 | 1 農家台帳調査書綴 |
2 農地転用カード | 2 農地法関係文書綴 | 2 農地法施行規則関係綴 | 2 農地法許可申請書綴 | 2 県農業会議往復文書綴 | |
3 農家台帳 | 3 国有農地関係綴 | 3 農業者年金進達承認関係綴 | 3 農地法転用届出書綴 | 3 農委入間地方協議会関係綴 | |
4 農家台帳索引簿 | 4 買収・売渡関係綴 | 4 農地移動実態調査関係綴 | 4 許可指令書綴 | 4 他市町村農委広報綴 | |
5 公図 | 5 登記関係綴 | 5 国有農地通知綴 | 5 農地競売適格証明願書綴 | 5 農政資料綴 | |
6 小作地カード | 6 開拓地関係綴 | 6 農地賃貸借関係綴 | 6 取消・取下・訂正願等綴 | 6 週間農林綴 | |
7 相続・贈与カード | 7 未墾地関係綴 | 7 離農給付金関係綴 | 7 農業用施設届出書綴 | 7 作文募集関係綴 | |
8 農業者年金カード | 8 土地区画整理事業関係綴 | 8 非農地証明関係綴 | 8 農地転用事前審査申出書綴 | 8 広報発行関係綴 | |
9 農業者年金加入者記録リスト | 9 訴訟関係綴 | 9 農業年金者認定承認関係綴 | 9 農業者年金関係文書綴 | 9 農政諸調査関係綴 | |
10 農業者年金被保険者管理カード | 10 和解仲介関係綴 | 10 委員(職員)身分証明書発行簿 | 10 田畑売買価格調査関係綴 | 10 農業青色申告指導資料綴 | |
11 あっせん譲受等候補者名簿 | 11 行政不服審査関係綴 | 11 身元保証書綴 | 11 各種統計報告書 | 11 時間外勤務命令簿 | |
12 農地移動適正化あっせん台帳 | 12 相続税納税猶予関係綴 | 12 農政モニター会議録 | 12 農地転用事実に関する綴 | 12 農業委員報酬台帳 | |
13 証明書交付簿 | 13 相続税納税猶予証明綴 | 13 農業後継者媒酌人褒賞関係綴 | 13 農地転用違反関係綴 | 13 伺文書 | |
14 事業実績書 | 14 農地法確認関係綴 | 14 長期営農継続農地関係綴 | 14 農振整備計画変更綴 | 14 職員研修関係綴 | |
15 合意解約通知書処理簿 | 15 農地名寄台帳 | 15 合意解約通知書綴 | 15 道路位置指定関係綴 | 15 自動車運転日誌 | |
16 農業者年金通達文書 | 16 換地図 |
| 16 農地法関係文書綴 | 16 公印使用簿 | |
17 農業委員名簿 | 17 農地法調査関係綴 |
| 17 証明書関係綴 |
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18 農政モニター名簿 | 18 小作料台帳 |
| 18 農地の移動状況調査綴 |
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19 農業班長名簿 | 19 交換分合計画書綴 |
| 19 農地改良願書綴 |
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20 農業委員会例規集 | 20 のうねん綴 |
| 20 農地あっせん関係綴 |
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21 農林法規解説全集 | 21 農地部会議事録綴 |
| 21 国有農地報告書綴 |
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22 農地関係法令集 | 22 農地部会・協議会報告書綴 |
| 22 選挙人名簿登載申請書関係綴 |
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23 農地転用関係例規通達集 | 23 農地部会議案綴 |
| 23 農家相談関係綴 |
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24 土地利用建築規制総覧 | 24 換地説明書 |
| 24 水田管理転作関係綴 |
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25 ○○県県土保全整備関係例規集 | 25 総会議事録綴 |
| 25 農地転用許可後の状況調査結果綴 |
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26 職員台帳 | 26 総会・協議会報告書綴 |
| 26 標準小作料関係綴 |
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27 土地宝典 | 27 総会議案綴 |
| 27 現況農地である土地の地目変更綴 |
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28 告示簿 | 28 事業実績書綴 |
| 28 所有地耕作地関係綴 |
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29 広報 農家のみなさんへ | 29 告示文書綴 |
| 29 互選会関係綴 |
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30 利用権設定終期管理台帳 | 30 委員関係綴 |
| 30 農政関係文書綴 |
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31 農家実態調査結果 | 31 歴代農業委員任期一覧 |
| 31 農政モニター関係綴 |
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32 農林統計年報 | 32 表彰関係綴 |
| 32 農政部会関係綴 |
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33 各種農家名簿 | 33 人事関係綴 |
| 33 農用地高度利用関係綴 |
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34 農家相談資料 | 34 資金関係綴 |
| 34 農業後継者関係綴 |
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35 住居届 | 35 農政部会議事録綴 |
| 35 農業関係報告書綴 |
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36 通勤届 | 36 農政部会・協議会報告書綴 |
| 36 建議要望関係綴 |
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37 扶養親族簿 | 37 農政部会議案綴 |
| 37 農地流動化関係綴 |
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38 保存文書台帳 | 38 公印台帳 |
| 38 農業団体関係綴 |
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39 会計通知 |
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| 39 補助事業関係綴 |
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40 重要備品来歴簿 |
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| 40 所得税源泉徴収簿 |
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| 41 農業委員会実態調査関係綴 |
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