(趣旨)

第1条　この規程は、本町における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書は、全て正確かつ迅速に取り扱い、常に整備して事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

(課長の職務)

第3条　総務課長は、町の文書事務が円滑に行われるよう文書事務全般にわたって管理統制しなければならない。

(文書取扱主任)

第4条　課長の文書事務を補佐するため、課に文書取扱主任を置く。

(公文書の区分及び定義)

第5条　公文書の区分及び定義は、おおむね次のとおりとする。

(文書分類)

第6条　全ての文書は、別に定める文書分類表に従い分類し、保存年限の区分に基づき整理及び保管しなければならない。

(簿冊等)

第7条　総務課庶務法規係(以下「庶務法規係」という。)又は各課に、次の簿冊を備える。

(記号及び番号)

第8条　公文書には、次の各号により記号及び番号を付さなければならない。ただし、臨時の組織において用いる記号は、総務課長と協議して定めなければならない。

(文書の年次)

第9条　文書の処理に関する年次は、法規文書、令達文書及び公示文書にあっては公布又は発する日の属する年次、往復文書及び一般文書にあっては当該文書を受付け又は施行する日の属する会計年度の年次とする。

(到達文書等の収受)

第10条　到達した文書は、庶務法規係において収受する。

(収受した文書等の受付、分類)

第11条　収受した文書等は、庶務法規係において、次の各号の方法により受付し、分類しなければならない。

(町長及び副町長の閲覧)

第12条　収受した文書のうち重要又は異例にわたると認められるものは、主管課に配布するに先立って町長及び副町長の閲覧に供さなければならない。

(文書の配布)

第13条　秘密文書は、「親展」表示のあるものについては宛名人に、その他のものは主管課長に配布し受領印を徴さなければならない。

(配布文書の照合)

第14条　配布を受けた文書のうち、他課に配布すべきものと認められる文書又は物品の配布を受けた課長は、速やかに当該文書又は物品を庶務法規係に返付するとともに、文書配布に関する簿冊の受領印の消除を求めるものとし、庶務法規係は、その旨を記入した上、速やかに当該受領印を消し、更に配布の手続を取らなければならない。

(文書の処理)

第15条　課長は、文書の配布を受けたときは、即日これを処理するようにしなければならない。ただし、事務の性質上直ちに処理することができないときは、専決事項に属するものを除き、町長及び副町長の閲覧に付し、その指示又は承認を受けなければならない。

(起案)

第16条　事案の処理は、全て文書によるものとする。

(起案の基準)

第17条　文書の起案は、全て起案用紙(様式第16号)を用いなければならない。

(起案用紙を用いないもの)

第18条　前条第1項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する場合においては、起案用紙を用いないで処理することができる。

(重要事案の起案)

第19条　起案者は、重要又は異例な事案について起案しようとするときは、あらかじめ上司の指示を得て起案しなければならない。

(取扱区分の表示)

第20条　起案用紙には、必要に応じて、「至急」、「普通」、「速達」、「書留」、「親展」、「秘密」、「電報」、「はがき」、「公印省略」等を取扱区分欄に表示しなければならない。

(審査)

第21条　起案文書は、適正な処理の決定をするため、決裁前に係長及び課長の審査を受けなければならない。

(例規審査委員会の審査)

第22条　法規文書は、総務課に合議し、例規審査委員会の審査を受けなければならない。

(合議)

第23条　事案が他課に関係するものは、課長の審査を経たのち、それぞれ関係する課に合議しなければならない。

(合議の方法)

第24条　合議の方法は、会議式合議及び回覧式合議とする。ただし、特に緊急を要する文書、機密その他重要な文書は、内容を説明できる職員が持ち回り合議することができる。

(合議の同意、不同意及び異議)

第25条　合議を受けた関係課において、異議があるときは、速やかに主管課と協議し、協議が整ったときは、主管課において訂正又は再起案をする。協議が整わないときは、異議のある課において、異議要旨を記載した紙片を添付して主管課に返付する。

(起案文書の再回付)

第26条　関係課において合議を受けた事案の決裁結果を知る必要があるときは、起案用紙上部余白に「要再回付何々課」の表示を朱書し、再回付を求めることができる。

(合議の省略)

第27条　合議を要する文書で、特に緊急を要し合議の時間的余裕がないときは、上司の指示を受けなければならない。この場合、合議が省略されて決裁されたときは、主管課長は、決裁後合議をしなければならない。

(決裁)

第28条　特に定めのある場合を除き、事案は全て直属する上司の決裁を受けなければならない。

(不在代決)

第29条　事務の促進を図るため、決裁者が不在の場合で急を要する文書は、下諏訪町事務専決及び代決規程の定めるところによって代決することができる。

(決裁日付)

第30条　決裁又は代決した文書は、決裁日付を所定欄に記入しなければならない。

(議案の取扱い)

第31条　決裁となった議案は、総務課において議案件名簿により順位番号を付し、保管するものとする。

(浄書)

第32条　原議は、主管課において浄書する。

(発信者名)

第33条　文書の発信者名は、町長名とする。ただし、次の各号に掲げる場合においては、それぞれ定める発信者名を用いることができる。

(公示令達文書の施行)

第34条　町議会の議決を経た原議のうち、法規文書、令達文書及び公示文書並びにその他公示を要する文書の施行については、総務課に備付けの公示令達件名簿に記載のうえ、発議した課が下諏訪町公告式条例(昭和25年下諏訪町条例第1号)によって公表しなければならない。

(施行文書の記号及び番号)

第35条　前条に掲げる法規文書、令達文書及び公示文書を除く施行文書の記号及び番号は、第8条第3号の要領によるものとする。

(公印及び割印)

第36条　発送文書は、下諏訪町公印規則(昭和52年下諏訪町規則第7号)の定めるところにより公印を押印し、かつ、1件ごとに決裁文書と割印しなければならない。ただし、軽易な文書については、これを省略することができる。

(発送)

第37条　発送文書は、特別の事情のあるものを除き、施行予定日に発送しなければならない。

(主管課の発送手続)

第38条　発送文書は、主管課において次の各号に掲げる手続を経るものとする。

(総務課の発送手続)

第39条　庶務法規係は、発送文書の送付を受けたときは、次の各号に掲げる手続を経て発送しなければならない。

(発送文書の締切時刻)

第40条　発送文書の締切時刻は、下諏訪町の休日を定める条例(平成元年下諏訪町条例第38号)に定める町の休日を除き、午後3時30分とする。

(整理保管の原則)

第41条　完結文書、資料、帳簿、帳票及びその他の文書は、全て事務処理が容易であるように常に整理し、かつ、保管位置を定めておかなければならない。

(完結文書の整理)

第42条　各課の文書取扱主任は、次の各号に掲げるとおり完結文書を整理し編集しなければならない。

(文書の即時廃棄)

第43条　保存を要しない文書は、即時廃棄処分とする。

(文書の保存年限)

第44条　文書の保存年限は、法令に別の定めがあるものを除き、次に掲げるとおりとする。

(保存年限の始期)

第45条　文書を保存する期間の計算は、暦年によるものは翌年1月1日、年度によるものは翌年4月1日から起算する。

(保存年限区分の基準)

第46条　永年保存に属する文書は、おおむね次のとおりとする。

(分類)

第47条　文書の分類は、各課ごとに総務課長と合議して定める。これを変更する場合も、また同様とする。

(保存文書の収納)

第48条　第42条の規定によって編集した文書の簿書が、保存期限の始期に至ったときは、常時必要のものを除き、主管課は文書保存目録(様式第17号)に登載の上、書庫に収納しなければならない。

(保存文書の管理)

第49条　保存文書は、特定のものを除き書庫に保存しなければならない。

(文書の廃棄)

第50条　保存期間の満了した文書及び保存の必要がなくなった文書は、文書分類表に従い年次、分類、保存年限及び冊数を記入して、課長の決裁を経て廃棄するものとする。

(町史編さん資料)

第51条　廃棄しようとする文書のうち、町史編さん資料として必要なものは、別に保存しなければならない。