○新宿区における文書等の保存及び廃棄に関する規程
平成16年3月24日
訓令第15号
新宿区における文書の保管、保存及び廃棄に関する規程(昭和61年新宿区訓令第18号)の全部を次のように改正する。
(目的)
第1条 この規程は、新宿区における文書等の保存及び廃棄の基準を定めることにより、文書等に関する事務の円滑かつ適正な実施を図り、もって事務の能率化及び合理化に資することを目的とする。
(1) 課 新宿区文書等取扱規程(平成16年新宿区訓令第49号。以下「文書等取扱規程」という。)第3条第2号に規定する課をいう。
(2) 係 文書等取扱規程第3条第4号に規定する係をいう。
(3) 移換え キャビネットの現年度の文書等の保存場所に収納している文書等を前年度の文書等の保存場所に移すことをいう。
(4) 置換え キャビネットの前年度の文書等の保存場所に収納している文書等(保存期間が3年以上のものに限る。)を、保存期間別に文書保存箱に入れて書庫等に収納することをいう。
(文書等の保存の基本)
第3条 文書等の保存に当たっては、適正かつ能率的に行い、事務が円滑に執行されるように努めなければならない。
2 前項の目的を達成するため、文書等は、常に整然と体系的に分類して整理し、必要に応じてすぐ利用できるように保存しなければならない。
(文書等の整理及び保存)
第4条 文書等は、その性質に応じて、文書管理システム又はファイリング・システムにより整理し、保存するものとする。
(課長の職務)
第5条 総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は、適宜各課における文書等の保存状況及び廃棄状況について調査し、文書等の保存及び廃棄が適正に行われるよう課長を指導しなければならない。
2 課長は、課における文書等の保存及び廃棄が適正に行われるよう所属職員を指揮監督しなければならない。
(ファイル責任者の設置及び職務)
第6条 課ごとに、ファイル責任者1人を置く。
2 ファイル責任者は、文書主任又は文書取扱主任を兼ねることができない。
3 ファイル責任者は、課長の指揮監督の下に課における次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書管理基準表の作成に関すること。
(2) 文書等の移換え及び置換えに関すること。
(3) 前2号のほか、文書管理システムによる文書等の管理及びファイリング・システムの維持管理その他文書等の整理及び保存に関すること。
(ファイル担当者の設置)
第7条 ファイル責任者を補助するため、課の係ごとにファイル担当者を置く。
(ファイル責任者及びファイル担当者の指定)
第8条 課長は、毎年度の始めに前2条に規定するファイル責任者及びファイル担当者を指定しなければならない。
(保存用具)
第9条 文書等(文書管理システムにより保存する電磁的記録を除く。以下第12条までにおいて同じ。)の保存用具は、A4キャビネットを使用する。ただし、A4キャビネットに収納することが不適当な文書等は、その他のキャビネット、書棚等の用具を使用することができる。
2 キャビネットは、引出しごとに現年度の文書等の保存箇所、前年度の文書等の保存箇所及び資料等の保存箇所を区分しておかなければならない。
(平17訓令33・一部改正)
(文書等の取扱い)
第10条 懸案中の文書等は、懸案フォルダーに入れてキャビネットの所定の位置に収納しておくものとする。
2 文書等は、執務中を除いては、自己の手元に置いてはならない。
(文書管理基準表の作成)
第11条 課長は、課において当該年度に分類整理された文書等について、当該年度の翌年度の4月末日までに文書管理基準表(第1号様式)を作成しなければならない。
(平17訓令33・一部改正)
(移換え及び置換え)
第12条 移換え及び置換えは、毎年、総務課長が定めた時期に行う。
2 前項の規定にかかわらず、課長が移換え又は置換えを行うことが適当でないと認める文書等は、移換え又は置換えを行わないことができる。
(平17訓令33・旧第13条繰上)
(保存期間の区分)
第13条 文書等の保存期間の区分は、次のとおりとする。
(1) 1年未満
(2) 1年
(3) 3年
(4) 5年
(5) 10年
(6) 永年
(平17訓令33・旧第14条繰上)
(保存期間の設定)
第14条 課長は、法令等の定め、別に定める新宿区文書保存期間設定基準、文書等の利用度及び重要度等を考慮して、前条の保存期間の区分に従い、文書等の保存期間を定めるものとする。
2 前項の規定により文書等の保存期間を定めるに当たっては、必要最小限のものとしなければならない。
(平17訓令33・旧第15条繰上)
(保存期間の計算)
第15条 文書等の保存期間の計算は、文書等の完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、保存期間が1年未満の文書等にあっては、文書等の完結した日から起算する。
2 前項本文の規定にかかわらず、会計年度の末に作成し、完結した起案文書で翌年度の会計事務に係るものの保存期間は、当該起案文書の完結日の属する会計年度の翌々年度の初めから起算する。
3 前2項の規定にかかわらず、特に必要がある文書等については、課長は、別に保存期間の起算日を定めることができる。
(平17訓令33・旧第16条繰上)
(他の課で発生した文書等の利用)
第16条 他の課で発生した文書等の貸出しを受け、又は閲覧しようとするときは、当該文書等を所管する課長の承認を受けなければならない。
(平17訓令33・旧第17条繰上)
(文書等の廃棄)
第17条 課長は、文書等の保存期間が経過したときは、当該文書等を廃棄しなければならない。ただし、廃棄の時期は、総務課長と協議するものとする。
2 前項の文書等の廃棄は、消去、溶解、焼却、細断等当該文書の内容又は性質に応じた方法により行うものとする。
3 課長は、文書等を廃棄したときは、文書管理基準表の所定の欄に廃棄した年月を記入する。
(平17訓令33・旧第18条繰上)
(保存期間の確認)
第18条 課長は、保存している文書等の保存期間が適当であるか否かについて随時確認しなければならない。
2 前項の規定による確認の結果、必要と認めるときは、文書等の保存期間を変更するものとする。
3 総務課長は、必要と認めるときは、保存期間の変更について課長に指示することができる。
(平17訓令33・旧第19条繰上)
(委任)
第19条 この規程の実施細則は、総務部長が別に定める。
(平17訓令33・旧第20条繰上)
附則
(施行日)
1 この訓令は、平成16年4月1日から施行する。
(新宿区工事施行規程の一部改正)
2 新宿区工事施行規程(昭和63年新宿区訓令第16号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
(平17訓令33・一部改正)
